Создание и организация мероприятия – это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку.
Мы уже говорили о важности команды, которой вы сможете доверить часть работы, и которая не подведет в ответственный момент. Но это то, что касается менеджмента и координации процессов. Часть задач будут выполнять подрядчики, и как «не облажаться» при работе с ними, мы постараемся вам сегодня рассказать.
Хорошие ведущие, ответственные артисты, расторопные декораторы со вкусом, вкусный и надежный кейтеринг и административный персонал, качественные технические работники – это не весь список лиц, которые обычно вовлечены в подготовку рядового ивента. Как же выбрать лучших из лучших?
Надежные подрядчики – это как в любви: их невозможно найти, их можно только встретить. Пережив первую «несчастную любовь», т.е. столкнувшись с разными не самыми надежными подрядчиками, мы стали подходить к подбору партнеров гораздо тщательнее, и сейчас у нас есть команда, которой всегда можно доверять. Но даже нам иногда приходится искать новых специалистов, и вот какими правилами мы руководствуемся.
Детальное описание задачи
Прежде всего мы всегда составляем очень конкретное описание технического задания. Советуем вам составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у вас или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д.
Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше. Важно предоставить примеры работ(референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания ваших желаний подрядчиком.
Детальное описание задачи
Прежде всего мы всегда составляем очень конкретное описание технического задания. Советуем вам составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у вас или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д.
Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше. Важно предоставить примеры работ(референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания ваших желаний подрядчиком.
Шорт лист подрядчиков
Для составления списка потенциальных подрядчиков в том или ином направлении мы используем все доступные способы: собственная база подрядчиков наработанная годами, рекомендации коллег и партнеров, а также топ-10 поисковых систем. Мы внимательно изучаем портфолио подрядчиков, фото, видео материалы и читаем отзывы о его работе.
Только имея выбор из 10-20 потенциальных партнеров мы можем сделать действительно правильный выбор.
После определения претендентов мы связываемся с каждым и отсылаем заранее подготовленное ТЗ.
Мучительный выбор
После отправки ТЗ прежде всего мы смотрим на оперативность реагирования подрядчика, адекватность его реакции и вопросов и на его ценовую политику. Помимо этого мы смотрим на соответствие цен рынку и задаем каверзные уточняющие вопросы.
После сравнения всех представленных вариантов, взвешивания всех положительных и отрицательных факторов, а также после небольшого внутреннего совещания наконец можно сделать выбор и выбрать того "Единственного" или даже иногда разделить задачу между несколькими подрядчиками.
Договор
Обязательно заключайте договор с партнерами, и не работайте с теми, кто говорит, что готов все сделать без договора или просит предоплату до подписания документа. Пропишите в нем:
— Условия расторжения договоренности и штрафы за просрочку выполнения работ
— Стоимость услуг и порядок оплаты
— Права на публикации и материалы (фото, видео и т.д.)
— Другие требования, которые характерны именно для вашей задачи.
Оплата и предоплата
Многие артисты работают по предоплате, это нормально и так уж устроена работа звезд. Но вот иной персонал или работа декораторов должны оплачиваться уже после того, как все сделано, и все «косяки» проверены и устранены. Не платите заранее, но и не скупитесь, если очень довольны результатом.
Вы работаете в одной команде
Один из важных пунктов – умение правильно общаться с подрядчиками. При подготовке мероприятий порой приходится работать с представителями очень разных профессий, и ко всем нужно найти верный подход. Уважать несколько эксцентричный характер артистов и грубоватую манеру общения технического персонала. Главное всегда проявлять вежливость, следить за собственными обещаниями, сроками, помнить, что все вы работаете в одной команде и у вас одна цель – сделать так, чтобы мероприятие прошло идеально!
Работа с подрядчиками может стать головной болью, а может стать началом большой дружбы и долгих лет сотрудничества, если подойти к делу ответственно и вдумчиво. Мы рады, что наши партнеры всегда работают на совесть и стали уже полноценной частью команды агентства событий «Авентура», которой мы гордимся.
Вопрос профессионального выгорания стоит достаточно остро, особенно для работников event-индустрии. Насыщенные графики, полные событиями и встречами дни, постоянное нахождение онлайн — все это может привести к физической и психологической усталости, и, как следствие — к профессиональному «выгоранию».
Выгорание – это истощение физических или эмоциональных сил и мотивации, как правило, в результате длительного стресса или фрустрации. Происходит оно по одной из двух причин: недостаток отдыха для восстановления (переутомление) или отсутствие мотивации и вознаграждения.
Каким образом можно избежать выгорания? Казалось бы, ответ прост – больше отдыхать и ценить свой труд. Однако, не всё так просто, как кажется на первый взгляд. Вот несколько советов, как превратить свою работу в дело своей жизни и не сойти с ума.
Найдите своё место
Подход к работе и отношение к делу, которым мы занимаемся добрую треть своей жизни, постоянно менялся. Сегодня, как считают психологи, чтобы быть счастливым и получать удовлетворение от работы, нужно выбрать свою стихию, найти место, где вы сможете раскрыть свой потенциал. Берясь за неподходящее дело, вы рискуете потерять драгоценное время и веру в себя. Если вы осознали, что ваши затраты не компенсируются, то не оттягивайте момент расставания.
Не работайте сверхурочно
Стоп. Event индустрия, организация мероприяйти и не работать сверхурочно во время проекта — как такое вообще возможно? На самом деле даже в такой непростой сфере возможно сохранение баланса работы и личной жизни. Не важно сколько длится ваш рабочий день, важна выполненная работа. Планируйте заранее выполнение долгосрочного проекта, составляйте план, делегируйте ряд обязанностей и тогда, это позволит вам избежать потери времени, а в дальнейшем и перегрузок на финишной прямой.
Пробуйте новое
Не бойтесь выходить из зоны комфорта. Берите на себя новые посильные задачи. Их решение позволит вам пересмотреть свои возможности, посмотреть на свою работу с другой стороны, раскрыться и внести разнообразие в деятельность.
Не бойтесь рисковать
Прислушивайтесь к своим желаниям. Порой именно они являются подсказками, как следует изменить свою работу, чтобы она приносила больше плодов. Соглашайтесь на обдуманный риск, это привнесет в жизнь новые впечатления и новый опыт. Предложили организовать корпоратив в зоопарке среди львов? Или день рождения в дремучем лесу? Почему нет — новые вызовы — это новый опыт, события и источник энергии.
Хобби и личное время
Иногда лучше отказаться от дополнительного проекта, который принесет доход, и пойти на танцы или на курсы французского языка, которые дадут эмоции и свежий взгляд на жизнь, а в последствии, возможно, новые идеи для реализации в профессиональной деятельности.
Работайте в ивент-агентстве!
Опыт работы в ивент агентстве, безусловно, намного более разнообразен, нежели длительная работа на стороне клиента. Со временем однообразие проектов сводит с ума даже самых лучших маркетологов, PR и HR директоров.
Работая в ивент агентстве, сегодня у вас может быть корпоратив, а завтра концерт звезды на центральной площади, а после конференция или роудшоу из серии мероприятий в разных городах. Разнообразие проектов позволяет всегда находится в тонусе, заниматься тем, что действительно нравится, и совершенствоваться в различных направлениях.
Самое главное, всегда стоит помнить о том, что ваша работа – это ваша вторая жизнь.
