如何在支付预付款前核查活动供应商

如何在支付预付款前核查活动供应商：核对统一法人登记册、授权权限、预订、银行信息及付款决策的流程。

如果方案已确认、发票已躺在邮箱里，如何在支付预付款前核查活动供应商？请将合同、预算和生产条件汇总为一个文件包。如需外部审查，请索取预算与项目审查。我们将帮助核查付款依据，并将其与工作计划关联起来。

选择在哪里结束，核查从哪里开始

选定之后，关注点就转向具体交易：钱付给谁、谁承担义务、预付款启动哪些工作。

选定之后开始核查文件。首先核对合同主体与签署人。然后核对标的、预算、发票和银行账户信息。公司、文件版本或阶段存在不一致，就应暂停付款。

我们从流程的边界开始。执行方已经通过直接询价或针对同一任务比较方案选定。我们不再重复评估概念和团队。现在核查的是具体交易和具体转账。

这项核查的目的不是给供应商颁发终身质量认证。公开登记信息只能反映部分情况。它们无法确认场地预订、设备到位、与艺人的约定或搭建班组的准备情况。因此，我们把法律身份与生产环节的确认结合起来。

对于组织企业年会，当同一预算中包含场地、餐饮、设备、节目和交通时，这种做法尤其有用。依赖关系越多，把一张收到的发票当作充分依据就越危险。

首先应该核查什么？

简要说明：在查询登记信息之前，先核对合同主体、发票收款方、签署人和所付款阶段。然后弄清预付款启动哪些工作。如果文件之间存在不一致，要求供应商提供一套没有矛盾的文件。

从准确的标识信息开始。网站上的品牌名称可能与法人或个体工商户的全称不同。查询和核对需要 INN、OGRN 或 OGRNIP。文件中注明的标识信息不应存在差异；缺少必备信息时，应结合文件类型来判断。

核查前，请用一封邮件收集整套文件。这样比从冗长的往来邮件中提取信息更容易发现遗漏：

1. 全称、INN、如有则提供 KPP、OGRN 或 OGRNIP。
2. 合同草案及全部附件、规格说明和预算。
3. 签署人的姓名和职务、其权限依据。
4. 发票和收款方的银行账户信息。
5. 日程计划以及预付款所启动的阶段。
6. 项目经理的联系人和备用联系人。
7. 关键预订的确认，或明确的获取方式。
8. 验收和阶段结算所需的文件清单。

请将工作范围与用于报价的统一简报和最终方案进行核对。请对方展开说明“技术保障”的具体含义。单独列明运输和搭建、活动期间团队的工作、撤场以及加班时段。

单独核查收款方。向另一家公司、个体工商户、自然人或个人支付合作伙伴付款，并不能证明存在欺诈。但这是暂停操作并索取合同依据、文件以及财务或法务确认的理由。

付款准备情况卡

将结果汇总到一张卡片中：事实、确认文件、待解决的问题以及下一步的负责人。输出结果应为以下三种状态之一：“可以付款”、“需要澄清”或“在确认前暂停付款”。

我们建议将付款准备情况卡用作组织工具，而非强制性的法律表格。它有助于避免遗漏采购、财务和项目团队之间的重要差异。

无需将卡片变成复杂的评分系统。一个红色事实可能比十个绿色事实更重要。例如，整洁的银行流水和良好的报表无法弥补签署人权限未经确认或收款人不一致的问题。

对于商务活动，请将卡片与项目计划关联。商务活动组织包括议程、场地、设备、注册、承包商和结算文件。从卡片中应能看出付款启动了哪项工作。

如果需要统一的文件包和控制节点，请申请项目分析。只需发送任务和当前版本的预算即可。

如何核查法人实体和授权？

请在俄罗斯联邦税务局（FNS）的服务中，按INN或OGRN查找承包商。核对状态、地址以及不可靠标记。然后核查签署合同的人员。

初步核查时，请使用统一国家法人登记簿和个体经营者登记簿（EGRUL和EGRIP）信息查询服务以及“透明商业”服务。FNS允许按精确标识符查找已登记主体，并查看关于状态、负责人、地址、活动类型及个别风险标记的可用信息。

请依次核查：

1. 按INN查找组织或个体经营者。
2. 确认状态为有效。
3. 核对全称、OGRN或OGRNIP以及地址。
4. 将负责人与合同签署人进行比对。
5. 查看关于不可靠、重组或清算的记录。
6. 保存摘录或核查结果并注明核查日期。
7. 记录差异，并在付款前要求解释。

《俄罗斯联邦民法典》第53条规定，法人通过其机关行事。EGRUL中可能列明多个共同或独立行事的人员。因此，仅凭熟悉的“总经理”职位本身并不能免除查阅最新摘录的必要。

如果合同由无需授权即代表法人行事的人员签署，请将其信息和代表权限与EGRUL进行核对。对于其他代表，请索取授权委托书。核查其是否有权签署合同、变更价格并以公司名义承担义务。

机器可读授权委托书可通过FNS基础设施核查，公证授权委托书可通过联邦公证协会服务核查。公开检索中缺少普通纸质授权委托书本身并不能证明其无效。

如果摘录中有多个签署人、需要共同行动、金额对公司不寻常，或授权委托书包含限制，请将材料包转交律师。组织性检查清单有助于发现问题。它不能替代对章程、交易批准和具体权限的法律评估。

法院、债务与破产：不贴草率标签

请分别核查执行程序、仲裁案件、税务信息和破产程序。对每条记录，查看承包方的角色、争议标的、日期和当前阶段。发现一起争议并不能说明什么；查询结果干净也不能保证具体合同会被履行。

联邦法警局数据库公布执行程序的公开信息。对每条记录，核查状态和终结依据：有记录并不总是意味着该程序目前仍在进行。仲裁案件卡可以帮助查看司法争议和文件。“透明商业”包含可获取的税务信息，而联邦税务局另行说明法人破产的各阶段。

对每个发现的事实，填写一行简短记录：来源、核查日期、承包方角色、标的、当前阶段、说明和决定。这种格式比不透明的“可靠性83%”评级更有用。

请关注多种信号的组合。近期出现的一连串同类预付款返还要求，可能比承包方作为原告的旧商事争议更相关。涉及小额争议金额的执行程序和大量新增债务，也需要不同的应对。

不要混淆破产申请、法院已启动的程序和破产认定。这是不同的事件。如果发现正在进行的破产案件，或文件表明交易可能被撤销，进一步评估应由律师进行。

卡片中的红色区域意味着“暂停付款并查明情况”。它不构成公开指控公司欺诈或无力偿债的依据。核查是为了对自身交易作出决定，而不是为了公开发布标签。

合同是否与实际项目相符？

一份干净的摘录只能证明公司存在，却无法说明其是否准备好举办活动。请将合同与需求简报、预算表和日程表进行核对。对于付费阶段，请明确成果、期限、负责人以及替换的审批流程。

首先，请基于同一版本的任务来比较文件。已批准的预算表条目应当对应合同和发票中所述的同一工作量。最终金额通常会有明显差异。工作内容的变化更难发现：它们隐藏在除外条款和假设条件中。

对于制作承包商，请提出以下问题：

• 所需日期的场地可用性和搭建窗口是否已确认？
• 是否考虑了电力容量、吊挂点、尺寸、卸货、噪音限制和拆除？
• 谁对关键分包商负责？
• 哪些替换无需审批即可进行，哪些需要客户的书面决定？
• 对于人员生病、设备故障、场地禁用或供货中断，是否有备用方案？
• 承包商认为哪些费用不可退还，以及如何证明其实际发生？

对于场地，建议单独进行条件技术审计。如果场地尚未选定，最好将基于上下文的场地筛选与预算表并行推进。否则，技术测算可能建立在某个假设之上，而该假设会在预付款后改变价格。

预订确认可以是供应商的邮件、隐去价格的文档副本或匿名确认。如果无法获得此类确认，请在合同中单独明确总承包商的責任。这可以分配风险，但并不能证明预订的存在。

在付款前，请确定未来的验收方式：由谁检查成果、依据哪些特征判断阶段已完成、以及用何种文件关闭该阶段。请单独区分可在活动后修复的问题和导致成果无法验收的缺陷。

与验收和结算文件的衔接需要在第一笔转账之前建立。

将预付款与明确的工作或义务挂钩

在工作模型中，预付款最好与明确的义务挂钩：预订、采购、制作、设备预留或独立阶段。请固定这项工作，并明确承包方以何种文件确认其启动。

请承包方说明付款后的具体动作。例如，场地方确认日期，生产部门采购材料，技术公司预留设备。对于艺人和运输，同样需要可验证的结果。

之后请检查四项关联：

1. 金额对应具体合同和阶段。
2. 阶段与日历计划一致。
3. 启动确认可以留存。
4. 取消或改期的后果已在合同中写明。

不要为任何交易设定一个“安全”的百分比。比例取决于采购模式、日期的稀缺程度、不可退预订、个性化制作和谈判地位。按可验证的事件拆分付款，比寻找神奇数字更有用。

在做出“可以付款”的决定后，该条目转入活动付款日历。在那里可以看到日期、负责人、付款后的工作以及修改期限的条件。在核查之前，该条目保持待确认状态，不会被“紧急”状态所掩盖。

银行信息变更时该怎么办？

银行信息变更时，请暂停付款，并通过事先已知的号码联系承包方。通话后取得已签署的文件，再次核对银行，并记录日期、沟通渠道和核查人姓名。

付款信息被替换可能利用真实的业务往来邮件或其逼真的副本。IC3/FBI 关于商务电子邮件入侵（Business Email Compromise，BEC）的建议主张通过第二渠道确认银行信息变更。对于俄罗斯合同而言，这是网络安全建议，而非俄罗斯法律规范。

工作流程如下：

1. 暂停付款并冻结对方档案的变更。
2. 不要使用带有新银行信息的邮件中的联系方式。
3. 拨打此前已签署合同或其他事先已知来源中的号码。
4. 向负责人或授权代表确认变更。
5. 按合同和贵公司内部规章规定的形式和渠道取得通知或补充协议；必要时请与律师核实确切形式。
6. 核查签署变更之人的权限。
7. 按俄罗斯银行手册核对 BIK 和银行。
8. 按双人复核原则进行内部审批。
9. 保存日期、沟通渠道、文件和负责员工姓名。

俄罗斯银行手册有助于核对银行标识和银行本身。它不能确认某个具体结算账户属于所需承包方。银行信息的归属需通过文件和与对方的独立联系来确认。

如果款项已汇往可疑账户，请立即通过官方号码联系银行。同时按信息安全内部规章行事并报告管理层。速度很重要，但后续申诉的顺序由银行、律师和贵公司的安全部门决定。

可以在合同中事先约定银行信息变更的商定渠道和独立确认要求。确切措辞应由律师审核，尤其是当公司使用电子文档流转、机器可读授权书或复杂的收款方群体时。

决策：付款、核实还是暂停

核查最终会得出三种决策之一。绿色状态允许付款，黄色状态将材料包退回核实，红色状态则在具体差异消除前暂停转账。

当合同方与收款方一致，或者向第三方付款的依据已由文件确认并获批时，才可能出现绿色状态。签署人的权限已核实，且发票对应正确的阶段。关键条件已经满足；账户信息要么未曾变更，要么已通过单独核查。

黄色区域适用于新法人实体、近期更换负责人、个别可解释的争议、对分包商的重大依赖，或在确认预订前的大额付款。决策可以是：索取文件、拆分付款、将部分金额推迟到控制节点，或引入律师。

红色区域出现在以下情况：纳税人识别号或合同方不一致、权限未获确认、向第三方付款缺乏依据、仅凭信函变更账户、存在影响交易的破产程序，或拒绝确认关键预订。状态表述保持中性：“付款暂停，待确认”。

在提交财务部门之前，请进行最终检查：

1. 合同方与收款方一致，或者向第三方付款的依据已有文件证明，并已获得财务和律师所需的批准。
2. 在载明这些信息的文件中，名称、纳税人识别号以及（对组织而言）税务登记代码彼此不矛盾。
3. 合同由授权人员签署。
4. 发票与阶段和金额相符。
5. 银行和银行识别码已核实。
6. 账户信息未经单独记录不得变更。
7. 预付款条件已满足。
8. 确认材料已保存在项目包中。
9. 第二名员工已复核核对结果。
10. 付款有明确的决策负责人。

无论是这份清单还是公开数据库，都不能排除未来的违约。它们减少凭信任做出的决策数量，并指明何时应将问题转交给专业专家。对于复杂交易，请按职责范围引入律师、财务、采购、安全部门或银行。

如果您希望将承包商、预算、合同要点和现场管控整合到同一个项目中，请申请活动方案与预算分析。我们 Aventura 将从原始任务出发，说明在启动付款前需要哪些确认。

资料来源

• 俄罗斯联邦税务局：纳税人公开信息查询服务
• 俄罗斯联邦税务局：法人统一国家登记簿与个体经营者统一国家登记簿信息
• 俄罗斯联邦税务局：透明商业
• 俄罗斯联邦法警局：执行程序数据库
• 仲裁案件卡
• 俄罗斯联邦税务局：法人破产
• 俄罗斯联邦民法典第53条：法人的机关
• 俄罗斯联邦税务局：电子签名与机器可读授权书
• 联邦公证协会：授权书核验
• 俄罗斯银行：支付系统与BIC代码手册
• IC3/FBI：商务电子邮件入侵