Kurumsal Bir Etkinliği Nasıl Tanıtmalı ve Doğru Konukları Nasıl Toplamalı

Güçlü bir program konukları kendi başına toplayamaz. Kurumsal bir etkinliğin nasıl tanıtılacağını ele alıyoruz: hedef kitle segmentasyonundan etkinlik sayfasına, iş ortağı duyurularından kayıt takibine kadar.

Harika bir kurumsal proje kendini kendi başına satamaz. Güçlü bir program ve tanınmış konuşmacılar bile, doğru kişiler etkinliği geç öğrenirse, faydasını anlamazsa veya nasıl kayıt olacağını bilmezse işe yaramaz.

Kurumsal bir etkinliğin tanıtımı bir reklam gönderisiyle başlamaz. Önce kimi davet ettiğinizi, kişinin neden gelmesi gerektiğini ve ondan hangi sonraki adımı beklediğinizi belirlemek gerekir. Ardından kanallar, zamanlama ve mesaj formatı seçilir.

Bu makalede kurumsal, iş ve müşteri etkinlikleri için işleyen bir şema derledik. Bu şema iç ekibe, lansman organizatörüne, sunuma veya iş ortaklarıyla toplantıya uygundur. Tanıtımdan önce kurumsal etkinlik brief'inde yer alan başlangıç verilerini kontrol etmek faydalıdır.

Kurumsal etkinliğin tanıtımı olarak ne kabul edilmeli?

Kısaca: tanıtım, etkinlik öncesinde belirli misafir gruplarıyla yapılan tutarlı bir iletişimdir; kurumsal sohbette tek bir duyuru değildir.

Tanıtım; etkinliğin değerinin ifade edilmesi, davet, hatırlatmalar, konuşmacılar ve partnerlerle çalışma, kayıt sayfası, soruların yanıtlanması ve geri dönüşlerin takibini kapsar. Unsurlardan biri eksik kalırsa, organizatörler genellikle bunu ek reklamla telafi etmeye çalışır; oysa sorun teklifin kendisinde olabilir.

Örneğin, «Kurumsal etkinliğe davetlisiniz» mesajı, çalışanın veya partnerin ne elde edeceğini açıklamaz. «Toplantıda yeni gelişim planını gösterecek, üç pratik vaka inceleyecek ve yönetime soru sormak için zaman ayıracağız» mesajı ise daveti açmak için bir neden sunar.

Tanıtıma hangi hedefle başlanır?

Pratik yanıt: önce hedef kitleyle temas sonrasında hangi eylemin gerçekleşmesi gerektiğini belirleyin: kayıt, katılım onayı, toplantı talebi veya bir yöneticiyle görüşmeye geçiş.

Hedef tüm planı etkiler. İç etkinlikler için katılım onayı, katılım oranı ve bağlılık önemlidir. Müşteri günü için istenen şirketlerin kayıtları, görüşme sayısı ve sonraki temaslar. Ürün tanıtımı için ise kilit oturumlara katılım ve etkinlik sonrası talepler.

Hedefi tek bir cümleyle yazın ve ölçülebilir bir referans ekleyin. Örneğin: «Üç birimden 120 çalışanı bir araya getirmek ve etkinlikten bir hafta önce en az %80 onay almak» veya «40 partner şirketi davet etmek ve mekânda 15 görüşme planlamak».

Hedefi programla ilişkilendirin. Hangi bölümün istenen eylemi elde etmeye yardımcı olduğunu açıklayamıyorsanız, hedef kitlenin katılımın değerini görmesi zor olacaktır.

Hedef kitleyi gruplara nasıl ayırırız?

Tanıtım için: aynı davetiyeyi herkese göndermeyin. En azından çalışanları, müşterileri, iş ortaklarını, yöneticileri ve konuşmacıları etkinlikteki görevlerine göre ayırın.

Farklı grupların gelme nedeni farklıdır. Bir yönetici için iş amacı ve organizasyon düzeyi önemlidir. Bir çalışan için içerik, uygun zaman ve anlaşılır katılım formatı önemlidir. Bir iş ortağı için doğru kişilerle tanışma imkânı önemlidir. Bir konuşmacı için kitle, zamanlama ve konuşma koşulları önemlidir.

Her grup için dört madde belirleyin:

• kişinin ilk mesajdan ne anlaması gerektiği;
• kendisi için kişisel olarak ne fayda sağlayacağı;
• davetiyeyi kimin gönderdiği;
• okuduktan sonra hangi adımın atılması gerektiği.

Segmentasyon, her konuk için ayrı bir tasarım gerektiği anlamına gelmez. Çoğu zaman başlığı, ilk iki paragrafı ve eylem çağrısını değiştirmek yeterlidir. İç etkinlik ve dış konuklarla çalışma da farklı kayıt senaryoları gerektirebilir.

Duyuruya ne zaman başlanmalı?

İş kuralı: ilk duyuru, amaç, tarih veya tarih aralığı, format ve gelme nedeni zaten bilindiğinde yayınlanır. Programın tamamen hazır olmasını beklemeyin.

Tanıtımın birkaç dalgası vardır:

1. Ön duyuru. Etkinliğin hazırlandığını bildirin ve konusunu veya faydasını belirtin. Bu, tarihi ayırtmaya yardımcı olur.
2. Ana davetiye. Tarih, yer, üst düzey program, katılım koşulları ve kayıt bağlantısını verin.
3. Yeni bir nedenle hatırlatma. Konuşmacıdan, pratik bölümden, mekândan veya soru sorma imkânından bahsedin.
4. Son onay. Saati, güzergâhı, giriş formatını ve yanınıza almanız gerekenleri netleştirin.
5. Etkinlik sonrası mesaj. Konuklara teşekkür edin, materyalleri gönderin ve bir sonraki adımı önerin.

Lojistik ne kadar karmaşıksa ve konuk sayısı ne kadar yüksekse, ilk temas o kadar erken gerekir. Geç duyuru, bütçeyi artırarak tamamen telafi edilemez: insanların takvimi, seyahatleri ve iç onayları zaten dolu olabilir.

Hangi kanallar kullanılmalı?

Kanallar, belirli bir grubun hâlihazırda iş bilgilerini aldığı yere göre seçilir.

İç etkinlikler genellikle kurumsal e-posta, takvim davetleri, yönetici toplantıları, iç portal ve birim yöneticilerinden gelen mesajlarla desteklenir. İş ortakları ve müşteriler için kişisel e-postalar, yönetici aramaları, profesyonel topluluklar ve konuşmacılardan doğrudan davetler gerekir.

Açık bir iş etkinliği için açılış sayfası, bülten, kendi kanallarında yayınlar, iş ortağı duyuruları ve gerekirse ücretli tanıtım gerekir. Kayıtları birkaç sohbetten manuel olarak toplamamak için tüm kanalları tek bir sayfaya veya forma yönlendirmek önemlidir.

İyi bir duyuru beş soruyu yanıtlar:

• etkinlik kimin için;
• hangi sorunu çözmeye yardımcı oluyor;
• tam olarak ne olacak;
• her şey ne zaman ve nerede gerçekleşecek;
• nasıl kayıt olunur veya katılım nasıl onaylanır.

Etkinlik sayfası mobil ekranda kullanışlı olmalıdır. Bülteni başlatmadan önce başlığı, programı, formu, iletişim bilgilerini, haritayı ve kayıt sonrası e-postayı kontrol edin.

Konuşmacılar ve iş ortakları nasıl kullanılır?

İş ortağı duyurusu, ortağın net bir rolü ve hazır materyali olduğunda, «etkinliğimizden bahset» talebi yerine daha iyi çalışır.

Her katılımcı için kısa bir set hazırlayın: 500-700 karakterlik metin, görsel, ayrı etiketli bir bağlantı ve iki başlık seçeneği. Konuşmacıya, kendi kitlesinin daveti neden açması gerektiğine dair bir yanıt verin.

İş ortağı yayını için faydalı nedenler:

• ortak bir pratik görev analizi;
• yeni bir ürün veya sektörel lansman;
• ayrı ayrı bir araya getirmenin zor olduğu uzmanlara erişim;
• araştırma, gösterim veya iş tartışması;
• mekânda bireysel görüşmeler yapma imkânı.

İçeriği erişim vaadiyle değiştirmeyin. B2B kitlesi için salonda kimin olacağı ve nasıl bir konuşmanın gerçekleşeceği, soyut bir «büyük çaplı etkinlik»ten daha önemlidir.

Tanıtımın işe yaradığını nasıl anlarız?

Asgari kontrol: kayıt kaynağını, geçiş sayısını, sayfa dönüşümünü ve her grup için onaylanmış katılımcı oranını kaydedin.

Bülten, iş ortakları, yöneticiler ve iç kanallar için ayrı bağlantılar oluşturun. Karmaşık bir analiz sistemi kurmak zorunda değilsiniz: basit bir tablo bile hangi kanalın kayıt getirdiğini, hangisinin yalnızca görüntüleme sağladığını gösterir.

Göstergeleri aşamalara göre kontrol edin:

• mesajı gördüler mi;
• sayfayı açtılar mı;
• kaydı başlattılar mı;
• tamamladılar mı;
• katılımı onayladılar mı;
• etkinliğe geldiler mi.

Sayfa ziyaret ediliyor ancak kayıt tamamlanmıyorsa sorun formda, zorunlu alan sayısında veya katılımın değerinin net olmamasında olabilir. E-posta açılmıyorsa göndereni ve konuyu kontrol edin. Onay sayısı azsa, bir genel duyuru daha eklemek yerine yöneticinin veya menajerin kişisel iletişim bilgisini ekleyin.

Başlatmadan önce neler kontrol edilmeli?

Son kontrol listesi: mesaj, sayfa, kayıt, lojistik ve sorumlular ilk toplu gönderimden önce koordine edilmiş olmalı.

Kontrol edin:

• etkinliğin amacı tek bir cümleyle ifade edilmiş;
• her grubun gelmesi için kendine özgü bir nedeni var;
• program aşırı yüklü bir zaman çizelgesi olmadan açıklanmış;
• tarih, yer ve format tüm kanallarda aynı şekilde belirtilmiş;
• kayıt formu telefonda çalışıyor;
• misafirlerin sorularını yanıtlayacak bir kişi atanmış;
• kanal bağlantıları farklıdır ve geçiş kaynağını anlamayı sağlar;
• hatırlatma ve katılım onayı öngörülmüş;
• etkinlik sonrası için materyaller ve geri bildirim planlanmış.

Programı, mekânı, yüklenicileri ve iletişimi tek bir sistemde toplamanız gerekiyorsa, ön maliyet tahmini isteyin. Ajans, reklam kampanyasını başlatmadan önce iş hacmini ve sonraki adımı belirlemenize yardımcı olacaktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Kurumsal bir etkinliği reklamsız tanıtmak mümkün mü?

Evet, eğer şirketin kendi kanalları varsa, yöneticiler ekipleri davet etmeye hazırsa ve iş ortakları duyuru için anlaşılır bir set alıyorsa. Ancak reklam bütçesinin olmaması işin olmadığı anlamına gelmez: içerik, kişisel davetiyeler, bültenler ve kayıt kontrolü gerekli olacaktır.

Tanıtıma ne kadar önceden başlanmalı?

Süre; ölçek, hedef kitle ve onay süreçlerinin karmaşıklığına bağlıdır. İlk temas, program tamamen hazır olmadan önce, konu, tarih veya tarih aralığı ve misafir için fayda belirlendiği anda gerekir. Ne kadar çok dış katılımcı ve lojistik varsa, o kadar erken başlanmalıdır.

Hangisi daha önemli: program mı yoksa tanıtım mı?

Biri diğerinin yerini tutmaz. Program, gelme sebebi yaratır; tanıtım ise bunu doğru zamanda doğru kişilere ulaştırır. Anlaşılır bir davetiye olmadan güçlü bir program bilinmez kalır; zayıf bir programın aktif tanıtımı ise hayal kırıklığını artırır.

Kaynaklar

• İnternette etkinlik tanıtımı: ayrıntılı rehber
• Kontrol listesi: bütçe olmadan katılımcılar nasıl çekilir?