Wie man ein Corporate Event bewirbt und die richtigen Gäste gewinnt

Ein starkes Programm bringt die Gäste nicht von allein zusammen. Wir schauen uns an, wie man eine Unternehmensveranstaltung bewirbt: von der Zielgruppensegmentierung und der Event-Seite bis hin zu Partnerankündigungen und der Kontrolle der Anmeldungen.

Ein großartiges Unternehmensprojekt verkauft sich nicht von selbst. Selbst ein starkes Programm und bekannte Speaker helfen nicht, wenn die richtigen Leute zu spät vom Event erfahren, den Nutzen nicht verstehen oder nicht wissen, wie sie sich anmelden.

Die Bewerbung einer Unternehmensveranstaltung beginnt nicht mit einem Werbepost. Zuerst muss man festlegen, wen man einlädt, warum die Person kommen sollte und welchen nächsten Schritt man von ihr erwartet. Danach werden Kanäle, Zeitplan und Format der Botschaften ausgewählt.

In diesem Artikel haben wir ein praktikables Schema für Unternehmens-, Business- und Kundenevents zusammengestellt. Es eignet sich für das interne Team, den Organisator eines Launches, einer Präsentation oder eines Partnertreffens. Vor der Bewerbung ist es sinnvoll, die Ausgangsdaten im Briefing für eine Unternehmensveranstaltung abzugleichen.

Was gilt als Promotion einer Firmenveranstaltung?

Kurz gesagt: Promotion ist eine konsequente Kommunikation mit konkreten Gästegruppen vor dem Event, nicht eine einzelne Ankündigung im Firmenchat.

Zur Promotion gehören die Formulierung des Mehrwerts der Veranstaltung, die Einladung, Erinnerungen, die Arbeit mit Speakern und Partnern, eine Registrierungsseite, die Beantwortung von Fragen und die Kontrolle der Resonanz. Wenn ein Element fehlt, versuchen die Organisatoren oft, es durch zusätzliche Werbung zu kompensieren, obwohl das Problem im Angebot selbst liegen kann.

Zum Beispiel erklärt die Nachricht „Wir laden Sie zu einer Firmenveranstaltung ein“ nicht, was der Mitarbeiter oder Partner davon hat. Die Nachricht „Beim Treffen zeigen wir den neuen Entwicklungsplan, besprechen drei Praxisbeispiele und lassen Zeit für Fragen an die Geschäftsleitung“ gibt bereits einen Grund, die Einladung zu öffnen.

Mit welchem Ziel sollte man die Promotion beginnen?

Praktische Antwort: Legen Sie zunächst fest, welche Aktion nach dem Kontakt mit der Zielgruppe erfolgen soll – Registrierung, Teilnahmebestätigung, Anfrage für ein Meeting oder der Übergang zu einem Gespräch mit einem Manager.

Das Ziel beeinflusst den gesamten Plan. Bei einer internen Veranstaltung sind die Teilnahmebestätigung, die tatsächliche Teilnahme und das Engagement wichtig. Bei einem Kundentag sind die Anmeldungen der relevanten Unternehmen, die Anzahl der Meetings und die anschließenden Kontakte wichtig. Bei einer Produktpräsentation sind der Besuch der wichtigsten Programmpunkte und Anfragen nach der Veranstaltung entscheidend.

Formulieren Sie das Ziel in einem Satz und fügen Sie einen messbaren Richtwert hinzu. Zum Beispiel: „120 Mitarbeiter aus drei Abteilungen zusammenbringen und mindestens 80 % Bestätigungen eine Woche vor der Veranstaltung erhalten“ oder „40 Partnerunternehmen einladen und 15 Meetings vor Ort planen“.

Verknüpfen Sie das Ziel mit dem Programm. Wenn Sie nicht erklären können, welcher Programmpunkt hilft, die gewünschte Aktion zu erreichen, wird es für die Zielgruppe schwer sein, den Wert der Teilnahme zu erkennen.

Wie teilt man die Zielgruppe in Gruppen auf?

Für die Promotion: Senden Sie nicht dieselbe Einladung an alle. Unterteilen Sie mindestens Mitarbeiter, Kunden, Partner, Führungskräfte und Referenten nach ihren Aufgaben bei der Veranstaltung.

Verschiedene Gruppen haben unterschiedliche Gründe zu kommen. Für die Führungskraft sind das Geschäftsziel und das Organisationsniveau wichtig. Für den Mitarbeiter sind der Inhalt, eine günstige Zeit und ein klares Teilnahmeformat wichtig. Für den Partner ist die Möglichkeit wichtig, die richtigen Leute zu treffen. Für den Referenten sind das Publikum, das Timing und die Auftrittsbedingungen wichtig.

Definieren Sie für jede Gruppe vier Punkte:

• was die Person aus der ersten Nachricht verstehen soll;
• welchen persönlichen Nutzen sie davon hat;
• wer die Einladung versendet;
• welchen Schritt sie nach dem Lesen unternehmen muss.

Die Segmentierung bedeutet nicht, dass für jeden Gast ein separates Design erforderlich ist. Oft reicht es, die Überschrift, die ersten beiden Absätze und den Call-to-Action zu ändern. Eine interne Veranstaltung und die Arbeit mit externen Gästen können ebenfalls unterschiedliche Registrierungsszenarien erfordern.

Wann sollte man mit der Ankündigung beginnen?

Arbeitsregel: Die erste Ankündigung erfolgt, wenn das Ziel, das Datum oder der Zeitraum, das Format und der Grund zu kommen bereits bekannt sind. Warten Sie nicht auf die vollständige Fertigstellung des Programms.

Die Promotion verläuft in mehreren Wellen:

1. Vorankündigung. Teilen Sie mit, dass eine Veranstaltung geplant wird, und geben Sie das Thema oder den Nutzen an. Dies hilft, das Datum zu reservieren.
2. Haupteinladung. Geben Sie Datum, Ort, das übergeordnete Programm, Teilnahmebedingungen und den Link zur Registrierung an.
3. Erinnerung mit neuem Grund. Berichten Sie über den Referenten, den praktischen Teil, den Veranstaltungsort oder die Möglichkeit, eine Frage zu stellen.
4. Finale Bestätigung. Geben Sie die Uhrzeit, die Route, die Einlassmodalitäten und die Dinge, die mitzubringen sind, an.
5. Nachricht nach der Veranstaltung. Danken Sie den Gästen, senden Sie Materialien und schlagen Sie den nächsten Schritt vor.

Je komplexer die Logistik und je höher die Gästezahl, desto früher ist der erste Kontakt erforderlich. Eine späte Ankündigung kann nicht durch eine Erhöhung des Budgets vollständig korrigiert werden: Die Kalender, Reisen und internen Abstimmungen der Menschen können bereits belegt sein.

Welche Kanäle nutzen?

Die Kanäle werden danach ausgewählt, wo die jeweilige Gruppe bereits Arbeitsinformationen erhält.

Bei internen Veranstaltungen helfen in der Regel die Unternehmens-E-Mail, Kalendereinladungen, Führungskräfte-Meetings, das Intranet und Nachrichten der Abteilungsleitungen. Partner und Kunden benötigen persönliche E-Mails, Anrufe der Manager, Fachcommunities und direkte Einladungen von Speakern.

Für eine offene Business-Veranstaltung braucht man eine Landingpage, einen Newsletter, Veröffentlichungen in eigenen Kanälen, Ankündigungen der Partner und bei Bedarf bezahlte Werbung. Wichtig ist, alle Kanäle auf eine Seite oder ein Formular zu lenken, um Anmeldungen nicht manuell aus mehreren Chats zusammenzutragen.

Eine gute Ankündigung beantwortet fünf Fragen:

• für wen die Veranstaltung ist;
• welches Problem sie lösen hilft;
• was konkret stattfinden wird;
• wann und wo alles stattfindet;
• wie man sich anmeldet oder die Teilnahme bestätigt.

Die Veranstaltungsseite muss auf dem Smartphone benutzerfreundlich sein. Prüfen Sie Überschrift, Programm, Formular, Kontakte, Karte und die E-Mail nach der Anmeldung, bevor Sie den Versand starten.

Wie setzt man Speaker und Partner ein?

Eine Partner-Ankündigung funktioniert besser, wenn der Partner eine klare Rolle und fertiges Material hat, anstatt der Bitte, „über unsere Veranstaltung zu erzählen“.

Bereiten Sie für jeden Teilnehmer ein kurzes Paket vor: einen Text mit 500-700 Zeichen, ein Bild, einen Link mit eigenem Tag und zwei Überschriftenvarianten. Geben Sie dem Speaker eine Antwort auf die Frage, warum es für sein Publikum wichtig ist, die Einladung zu öffnen.

Nützliche Anlässe für eine Partnerplatzierung:

• gemeinsame Analyse einer praktischen Aufgabe;
• ein neues Produkt oder ein Branchen-Launch;
• Zugang zu Experten, die man nur schwer einzeln zusammenbringt;
• eine Studie, eine Demonstration oder eine Business-Diskussion;
• die Möglichkeit, vor Ort persönliche Gespräche zu führen.

Ersetzen Sie den Inhalt nicht durch das Versprechen von Reichweite. Für ein B2B-Publikum ist wichtiger, wer im Saal sein wird und welches Gespräch stattfindet, als ein abstraktes „groß angelegtes Event“.

Woran erkennt man, dass die Bewerbung funktioniert?

Minimale Kontrolle: Erfassen Sie die Quelle der Anmeldung, die Anzahl der Klicks, die Konversion der Seite und den Anteil der bestätigten Teilnehmer je Gruppe.

Erstellen Sie separate Links für den Newsletter, Partner, Manager und interne Kanäle. Es ist nicht notwendig, ein komplexes Analysesystem aufzubauen: Selbst eine einfache Tabelle zeigt, welcher Kanal Anmeldungen bringt und welcher nur Seitenaufrufe erzeugt.

Prüfen Sie die Kennzahlen nach Etappen:

• wurde die Nachricht gesehen;
• wurde die Seite geöffnet;
• wurde die Anmeldung begonnen;
• wurde sie abgeschlossen;
• wurde die Teilnahme bestätigt;
• sind die Teilnehmer zur Veranstaltung gekommen.

Wenn die Seite besucht, die Anmeldung aber nicht abgeschlossen wird, kann das Problem im Formular, in der Anzahl der Pflichtfelder oder im unklaren Mehrwert der Teilnahme liegen. Wenn die E-Mail nicht geöffnet wird, prüfen Sie Absender und Betreff. Wenn es wenige Bestätigungen gibt, fügen Sie einen persönlichen Kontakt des Vorgesetzten oder Managers hinzu und nicht nur eine weitere allgemeine Ankündigung.

Was ist vor dem Start zu prüfen?

Finale Checkliste: Botschaft, Seite, Anmeldung, Logistik und Verantwortliche müssen vor dem ersten Massenversand abgestimmt sein.

Prüfen Sie:

• das Ziel der Veranstaltung ist in einem Satz formuliert;
• für jede Gruppe gibt es einen eigenen Grund zu kommen;
• das Programm ist ohne überladenes Timing beschrieben;
• Datum, Ort und Format sind in allen Kanälen einheitlich angegeben;
• das Anmeldeformular funktioniert auf dem Handy;
• es ist eine Person benannt, die Fragen der Gäste beantwortet;
• die Links der Kanäle unterscheiden sich und lassen die Quelle des Übergangs erkennen;
• eine Erinnerung und Bestätigung der Teilnahme ist vorgesehen;
• nach der Veranstaltung sind Materialien und Feedback geplant.

Wenn Sie Programm, Location, Dienstleister und Kommunikation in einem System zusammenführen möchten, fordern Sie einen vorläufigen Kostenvoranschlag an. Die Agentur hilft, den Arbeitsumfang und den nächsten Schritt vor dem Start der Werbekampagne zu bestimmen.

Häufige Fragen

Kann man eine Firmenveranstaltung ohne Werbung bewerben?

Ja, wenn das Unternehmen über eigene Kanäle verfügt, Führungskräfte bereit sind, Teams einzuladen und Partner ein verständliches Paket für die Ankündigung erhalten. Aber ein fehlendes Werbebudget bedeutet nicht, dass keine Arbeit anfällt: Es werden Inhalte, persönliche Einladungen, Mailings und die Kontrolle der Anmeldungen benötigt.

Wie viel Zeit vorher sollte man mit der Bewerbung beginnen?

Der Zeitrahmen hängt vom Umfang, der Zielgruppe und der Komplexität der Abstimmungen ab. Der erste Kontakt sollte erfolgen, bevor das Programm vollständig fertig ist, sobald Thema, Datum oder Zeitraum und der Nutzen für den Gast feststehen. Je mehr externe Teilnehmer und Logistik es gibt, desto früher sollte man beginnen.

Was ist wichtiger: das Programm oder die Bewerbung?

Das eine ersetzt nicht das andere. Das Programm schafft den Grund zu kommen, und die Bewerbung vermittelt ihn den richtigen Leuten zur richtigen Zeit. Ein starkes Programm ohne verständliche Einladung bleibt unbekannt, und eine aktive Bewerbung eines schwachen Programms erhöht die Enttäuschung.

Quellen

• Veranstaltungsbewerbung im Internet: ein ausführlicher Leitfaden
• Checkliste: Wie man Teilnehmer ohne Budget gewinnt