Yılbaşı kurumsal parti organizasyonu: süreler ve anahtar teslim bütçe

Yılbaşı kurumsal etkinliği organizasyonu, hesaplama için gerekli bilgilerle başlar. Ajansla nelerin kararlaştırılması gerektiği ve ödeme öncesi teklif ve sözleşmenin nasıl kontrol edileceği.

Yılbaşı kurumsal etkinliği organizasyonu basit bilgilerle başlar: şehir, tarih, misafir sayısı ve bütçe aralığı. Program daha sonra ortaya çıkacaktır. Önce eylem sırasını inceleyelim: başvurmadan önce neler toplanmalı, kutlama ne zaman sipariş edilmeli ve ödeme öncesi teklif ve sözleşme nasıl kontrol edilmeli.

Önemli: «anahtar teslim»in tek bir tanımı yoktur. Bir yüklenici mekânı, yemekleri ve şov programını kapsar. Bir diğeri sadece etkinlik günü koordinasyonunu üstlenir. Bu nedenle, iş listesini ve istisnaları avans öncesinde yazılı olarak isteyin.

Acenteye başvurmadan önce netleştirilmesi gerekenler

Bizimle ilk görüşme için dört temel bilgi yeterli: etkinliğin amacı, şehir ve tarihler, misafir profili, bütçe aralığı. Geri kalan her şeyi birlikte netleştiririz.

Etkinliğin amacı programı belirler. Yılın bilançosunu mu çıkarıyorsunuz, çalışanları mı ödüllendiriyorsunuz yoksa ekibin dinlenip sohbet etmesini mi sağlıyorsunuz? Resmi bölüm için sahne, ekran, ses ve prova gerekir. Bu, iş kapsamını ve bütçeyi değiştirir; bu nedenle amacı ilk sırada netleştirin.

Misafirleri genel hatlarıyla tanımlayın: aynı ofisten çalışanlar mı yoksa şehir dışından gelen meslektaşlar mı, yaklaşık sayı, yemek ve erişilebilirlik gereksinimleri. İlk hesaplama için kişisel listeler ve tıbbi ayrıntılar gerekli değildir.

Kısa bir talep şöyle görünür:

1. Şehir ve tarih kısıtlamaları. Neyin tercihe bağlı, neyin değiştirilemez olduğunu belirtin.
2. Misafirler: sayı, profil, yemek ve erişilebilirlik özellikleri.
3. Bütçe üst limiti ve şirketin doğrudan ödediği masraflar.
4. Konsepti ve bütçeyi kimin onayladığı. Satın alma prosedürü gerekip gerekmediği ve ne kadar sürdüğü.

Bütçenin «netleşecek» olması zayıf bir girdidir. Bunu tamamlayın: tutarı kim ve ne zaman belirleyecek. Aksi halde acente hesaplamayı tahminler üzerine kurmak zorunda kalır. Biz Aventura olarak, belirsiz bir ifade yerine nihai tutar içermeyen dürüst bir aralığı tercih ederiz.

Format henüz netleşmediyse, ekibinize uygun yılbaşı korporatif etkinliği fikirlerine göz atın. Soruların tam listesi acente brifine nelerin dahil edileceği materyalinde yer alıyor.

Yılbaşı kurumsal etkinliği ne zaman sipariş edilmeli?

Basit bir kılavuz: tarihten iki-üç ay önce. Deneyimlerimize göre, iyi mekânlar ve sunucular için popüler Aralık tarihleri ekim sonunda dolu oluyor. Kasımda seçenekler azalır, aralıkta ise hafta içi günler ve sabah saatleri kalır.

Şirket satın alma süreciyle çalışıyorsa, bu süreye kendi prosedürünüzün uzunluğunu ekleyin: teklif toplama, değerlendirme, imza. Hukukçular da rezervasyondan önce gerekli, sonra değil.

Sonra geriye dönük bir takvim oluşturun. Etkinlik tarihinden geriye doğru gidin: program ve materyallerin hazır olması, bütçe ve sözleşmenin onaylanması, yüklenici seçimi. Bazı kararlar birbirine bağlıdır. Teknik hesaplama, program ve salonun olanakları anlaşılmadan mümkün değildir. Bu tür bağlantıları takvimde hemen işaretleriz, böylece kritik yolu görürsünüz.

Takvime her karar için sorumluları yazın. Başlangıçta, şirket içindeki onay sırasını belirtmek, kutlamanın istenen tarihinden daha önemlidir.

Anahtar teslim hizmetin içeriği

Kapsamlı organizasyon, üzerinde anlaşılmış görev listesini biz yürütürüz ve siz tek bir sözleşme ile tek bir sorumluluk noktası elde edersiniz. Temel kapsamımıza şunlar dahildir:

• brief ve bütçe onayı, kişisel yönetici;
• mekân seçimi, yemek ve transfer;
• teknik destek, sanatçılar, fotoğraf ve video.

Anahtar teslim kurumsal etkinlik organizasyonu sayfasının içeriğini kendi görev listenizle karşılaştırın.

Paketin adını değil, görev dağılımını kontrol edin. Aşağıdaki tablo, bir tarife tablosu değil, kendi kendini kontrol etme yöntemidir.

Ayrıca istisnalar listesini isteyin. Orada sıklıkla hediyeler, ekipman teslimatı ve ek çalışma saatleri gizlenir. Transferin yanındaki boş satır belirsizdir: hizmet gerekli değil mi, hesaplanmadı mı yoksa doğrudan mı ödeniyor? Biz böyle bir soruya doğrudan yanıt veririz ve her yükleniciden de aynısını talep etmek gerekir.

Çekim planlanıyorsa, katılımcıların onayları konusunu önceden çözün. Misafirlerin bilgilendirilme sırasını, materyallerin saklanmasını ve yayınlanmasını avukatınızla görüşün. Kişisel verilere ilişkin genel gereklilikler Federal Law No. 152-FZ ile belirlenir, kaynaklarda buna bir bağlantı vardır.

Ajansın kanalı: «Aventura» Telegram kanalı. Belirli bir kutlama için hesaplama yapmak içinse önce ilk bölümdeki girdileri toplayın.

Bütçe: tutarı nasıl ifade etmeli

Bütçe üst sınırını ve bu sınıra nelerin dahil olduğunu belirtin. Parayı ajans hizmetleri ve doğrudan ödemeler olarak ayırın: mekân kirası ayrı bir sözleşmeyle ilerleyebilir, ünlü konukların telif ücretleri de öyle.

Konuk sayısı henüz bilinmiyorsa, liste onaylandıktan sonra hangi kalemlerin yeniden hesaplanacağını göstermelerini isteyin. Yemek genellikle katılımcı sayısına, teknik ekip ise görevlere ve çalışma süresine bağlıdır.

Öncelikleri belirleyin. Zorunlu olanları işaretleyin: örneğin ödül töreni için ekran ve mikrofon gerekir. Ardından şirketin nelerden vazgeçmeye hazır olduğunu sıralayın. Dekoratif eklemeleri zorunlu kısmın hesaplanmasından sonra görüşün.

Bütçe rezervini somut risklere göre planlayın: kira süresinin uzatılması, konuk listesinin büyümesi, ek ulaşım. Genel bir yüzde, harcamaları açıklamaz. Rezervi harcamaya kimin izin verdiğini ve tutardaki değişikliği nasıl öğreneceğinizi kararlaştırın.

Vergileri ve harçları, bütçeyi onaylayan çalışan kontrol eder. Teklifte bunların toplam tutara dahil olup olmadığı görülmelidir.

Teklif nasıl kontrol edilir ve karşılaştırılır?

Teklifler, ajanslar aynı görevi aldığında karşılaştırılabilir. Düzenlenebilir bir tablo isteyin. Her satırda: açıklama, miktar, hesaplama birimi, birim fiyat, tutar. Ajans ücreti ve dahil edilen harçlar ayrı ayrı okunmalıdır.

Kontrol sırası:

1. Başlangıç verilerini karşılaştırın: tarih, mekân, konuk sayısı, süre. Farklı brief sürümleri karşılaştırılamaz rakamlar verir.
2. Kira ve teknik donanımı kontrol edin. Kurulum, söküm, teslimat ve uzmanların çalışma süresi dahil mi? Ödenen süre nerede bitiyor?
3. Yemek ve programı netleştirin. Ekibi kim besliyor, sanatçıların talepleri ve ek saatler dikkate alınmış mı?
4. Tam toplamı bir araya getirin: şirketin doğrudan sözleşmelerini ve yeniden hesaplama koşullarını ekleyin.

Eksik bir teklifin düşük tutarı, kutlamanın daha düşük bütçeli olduğu anlamına gelmez. Şirket için toplam maliyeti karşılaştırın. Ayrıntılı inceleme kurumsal etkinlik bütçesi nasıl oluşturulur materyalinde.

Deneyimimizi Aventura'nın portföyünde görebilirsiniz. Örneğin, "Poy-Tantsuy Yılbaşı Ödülü" - Rusya Merkez Bankası Kuzeybatı Şubesi için bir online şov. Bizim de aralarında bulunduğumuz herhangi bir ajansdan, hangi deneyimin tam olarak sizin görevinize uygulanabileceğini açıklamasını isteyin.

Sözleşme: Ödemeden önce neler kontrol edilmeli

Sözleşmeyi bütçenin son sürümüyle karşılaştırın. Eklerde yazışmalarda değiştirdiğiniz eski bir sürüm kalmamalı. Tarafların adlarını, etkinlik tarihini, yeri ve iş listesini kontrol edin.

Ödeme düzenini ve koşullardaki değişiklikleri imzadan önce okuyun. Hizmetten vazgeçme, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 782. maddesi ile düzenlenir: müşteri, yükleniciye fiilen katlandığı masrafları ödeyerek sözleşmeden vazgeçebilir. Genel hüküm, tüm ön ödemenin iadesini garanti etmez, bu nedenle iade koşullarını sözleşmede sabitleyin. Maddenin metni kaynaklardadır.

Rezervasyonu ayrıca netleştirin. Kaynak teklif mi edildi, geçici olarak mı tutuluyor yoksa onaylandı mı? Bu hangi belgeyle sabitlenmiş ve tarihi kesinleştirmek için sizden ne gerekiyor? Sunumdaki salon resmi hiçbir şeyi teyit etmez.

Sonucun teslim alınması: ajans etkinlikten sonra neyi teslim eder ve şirket tarafından işi kim kabul eder. Sözleşmenin hukuki değerlendirmesini bir avukatla yapın, özellikle belge farklı türde yükümlülükleri birleştiriyorsa.

Değişikliklerin onaylanması

Şirketin yorumlarını toplayan ve bize onaylanmış kararı ileten tek bir kişi atayın. Böylece yüklenici, farklı departmanların çelişkili talimatlarıyla değil, onaylanmış bir pozisyonla çalışır.

Hazır planı, rezervasyonlar yapılmadan önce yönetimle onaylayın. Sanatçıların teknik raider'ını önceden talep edin: içinde sahne, ses, ışık ve makyaj odalarına yönelik gereksinimler listelenmiştir.

Değişiklikleri yazılı olarak kaydedin. Genel müdürün konuşmasını mı eklediniz? Program ve teknik üzerindeki etkisinin değerlendirmesini isteyin. Yanıt, maliyet değişikliğini veya onaylanan kapsamın görevi karşıladığını teyit eder. Karardan sonra genel belgeyi güncelleyin, eski sürümleri geçersiz olarak işaretleyin.

Etkinlikten önce çalışma zaman çizelgesini ve sorumluların iletişim bilgilerini isteyin. İçinde misafirlerin gelişi, resmi bölüm, servis ve hazırlık birbirine bağlanır. Müşteri konuşmayla meşgulse, mekanda kararları kimin vereceğini atayın.

Kutlamadan sonra kapanış belgelerini onaylanmış kapsamla karşılaştırın. Bir tutarsızlık bulursanız, bütçe versiyonlarını ve yazışmaları toplayın, bu somut bir konuşmanın temelidir.

Kutlamaya az zaman kaldıysa

Tarihiniz için müsait mekânları ve yüklenicileri kontrol ederek başlayın. Ajansa siparişte nelerin değiştirilebileceğini ve kararı kimin hızlıca onayladığını bildirin. Gerçek hazırlık süresi, kaynaklar kontrol edildikten sonra, daha erken değil, söylenir.

İç onay sürecini kısaltın. Yeni bir teklif versiyonu istemeden önce yönetici, satın alma ve finans gereksinimlerini tek bir görevde toplayın.

Kabul edilebilir ikameleri onaylayın: tarih kaydırma, dekorasyonun basitleştirilmesi, karmaşık sahnelemeden vazgeçme. Her uzlaşmayı kutlamanın amacına göre değerlendirin. Resmi bölümün gerçekleşemeyeceği ekipmanı, sırf silmek daha kolay olduğu için çıkarmak kötü bir tasarruftur.

Teklifte onaylanmış kalemleri hâlâ kontrol edilenlerden ayırın. İkincisi için yedek bir seçenek ve onay prosedürü gerekir. Aciliyet, maliyet tablosunun, sözleşmenin ve onaylayıcının yetkilerinin kontrolünü ortadan kaldırmaz. Acil projeleri alıyoruz, ancak neyi yetiştirebileceğimizi ve neyi yetiştiremeyeceğimizi dürüstçe söylüyoruz.

Nasıl çalışıyoruz

Biz Aventura olarak brifle başlıyoruz: kutlamanın amacını, formatını ve bütçe çerçevesini tartışıyoruz. Ardından konsepti hazırlıyor, mekânı ve yüklenicileri seçiyor, maliyet tablosunu hesaplıyor ve etkinliği mekânda koordine ediyoruz. Her projenin bir kişisel yöneticisi ve onaylanmış maliyet tablosuna sahip bir sözleşmesi vardır.

Hangi işlerin projenize dâhil olacağını teklif gösterecektir. Yılbaşı kurumsal etkinliği organizasyonu sayfası, başvurmadan önce mevcut hizmetleri kendi görev listenizle karşılaştırmanıza yardımcı olur.

İlk görüşmeden önce giriş bilgilerini toplayın: şehir, tarihler, misafir sayısı, bütçe çerçevesi ve satın alma gereksinimleri. Başka yüklenicilerin teklifleri zaten varsa, onları ekleyin. İçeriği sizin görevinizle karşılaştıracak ve tartışmalı satırları işaretleyeceğiz. Bu listeyle görüşme daha somut hale gelecektir.

Kaynaklar

• Civil Code of the Russian Federation, Article 782, in ConsultantPlus - Ücretli hizmet sözleşmesinden cayma.
• Federal Law No. 152-FZ "On Personal Data", in ConsultantPlus - Katılımcıların fotoğraf ve video çekimi için onaylar.
• Federal Law No. 44-FZ, in ConsultantPlus - Kamu ve belediye şirketleri için satın almalar.
• Federal Law No. 223-FZ, in ConsultantPlus - Belirli ticari kuruluş türleri için satın almalar.