Organisation einer Neujahrs-Firmenfeier: Termine und Komplettangebot

Die Organisation einer Neujahrs-Firmenfeier beginnt mit den Eckdaten für die Kalkulation. Was mit der Agentur abzustimmen ist und wie man Kostenvoranschlag und Vertrag vor der Zahlung prüft.

Die Organisation einer Neujahrs-Firmenfeier beginnt mit einfachen Eckdaten: Stadt, Datum, Gästezahl und Budgetrahmen. Das Programm entsteht später. Zuerst gehen wir die Reihenfolge durch: was vor der Anfrage zusammenzustellen ist, wann man das Fest bucht und wie man Kostenvoranschlag und Vertrag vor der Zahlung prüft.

Wichtig: „aus einer Hand“ hat keine einheitliche Definition. Ein Dienstleister übernimmt Location, Catering und Showprogramm. Ein anderer übernimmt nur die Koordination des Veranstaltungstags. Bitten Sie daher vor der Anzahlung um eine schriftliche Liste der Leistungen und Ausschlüsse.

Kanal der Agentur: Telegram-канал «Авентуры». Und für die Berechnung einer konkreten Feier sammeln Sie zunächst die Eckdaten aus dem ersten Abschnitt.

Was vor der Anfrage bei der Agentur zu klären ist

Für das erste Gespräch mit uns genügen vier Eckdaten: Ziel des Festes, Stadt und Termine, Gästezusammensetzung, Budgetrahmen. Alles Weitere klären wir gemeinsam.

Der Anlass des Events bestimmt das Programm. Lassen Sie das Jahr Revue passieren, zeichnen Sie Mitarbeitende aus oder geben Sie dem Team eine Auszeit und Gelegenheit zum Austausch? Für den offiziellen Teil braucht es Bühne, Leinwand, Ton und eine Probe. Das verändert den Leistungsumfang und die Kalkulation, daher legen Sie die Zielsetzung zuerst fest.

Beschreiben Sie die Gäste grob: Mitarbeitende aus einem Büro oder angereiste Kolleginnen und Kollegen, ungefähre Anzahl, Anforderungen an Verpflegung und Barrierefreiheit. Persönliche Listen und medizinische Details sind für die Erstkalkulation nicht nötig.

Eine kurze Anfrage sieht so aus:

1. Stadt und terminliche Einschränkungen. Markieren Sie, was wünschenswert ist und was nicht geändert werden kann.
2. Gäste: Anzahl, Zusammensetzung, Besonderheiten bei Verpflegung und Barrierefreiheit.
3. Budgetobergrenze und Ausgaben, die das Unternehmen direkt bezahlt.
4. Wer genehmigt das Konzept und die Finanzen. Ist ein Beschaffungsverfahren erforderlich und wie lange dauert es.

Budget «wird noch geklärt» – eine schwache Angabe. Ergänzen Sie sie: Wer legt die Summe fest und wann? Sonst bleibt der Agentur nur, die Kalkulation auf Vermutungen zu stützen. Wir bei «Aventura» bevorzugen eine ehrliche Bandbreite ohne endgültige Summe statt einer vagen Formulierung.

Wenn das Format noch offen ist, schauen Sie sich Ideen für die Neujahrs-Firmenfeier für Ihr Team. Die vollständige Liste der Fragen finden Sie im Material was in das Briefing für die Agentur gehört.

Wann sollte man eine Neujahrs-Firmenfeier buchen?

Die Faustregel ist einfach: zwei bis drei Monate vor dem Termin. Nach unserer Erfahrung sind beliebte Dezembertermine bei guten Locations und Moderatorinnen und Moderatoren bereits Ende Oktober ausgebucht. Im November wird die Auswahl kleiner, und im Dezember bleiben nur Werktage und Morgenslots.

Wenn das Unternehmen über die Einkaufsabteilung arbeitet, addieren Sie zu diesem Zeitraum die Dauer Ihres Verfahrens: Angebote einholen, Bewertung, Unterzeichnung. Auch die Rechtsabteilung wird vor der Buchung gebraucht, nicht danach.

Erstellen Sie als Nächstes einen Rückwärtsplan. Gehen Sie vom Veranstaltungsdatum rückwärts: Fertigstellung von Programm und Materialien, Genehmigung von Budget und Vertrag, Auswahl des Dienstleisters. Einige Entscheidungen hängen voneinander ab. Eine technische Kalkulation ist ohne Kenntnis des Programms und der Möglichkeiten des Saals nicht möglich. Wir markieren solche Abhängigkeiten sofort im Kalender, damit Sie den kritischen Pfad sehen.

Tragen Sie im Kalender die Verantwortlichen für jede Entscheidung ein. Zu Beginn ist es wichtiger, die Reihenfolge der Abstimmungen im Unternehmen zu nennen als das Wunschdatum der Feier.

Leistungsumfang des Komplettpakets

Komplettorganisation bedeutet, dass wir eine abgestimmte Aufgabenliste führen und Sie einen Vertrag und einen einzigen Verantwortungspunkt erhalten. Zum Basisumfang gehören bei uns:

• Abstimmung von Briefing und Kostenvoranschlag, persönlicher Manager;
• Auswahl der Location, Verpflegung und Transfer;
• technische Ausstattung, Künstler, Foto und Video.

Inhalt der Seite Full-Service-Organisation von Firmenfeiern Gleichen Sie es mit Ihrer Aufgabenliste ab.

Prüfen Sie nicht den Namen des Pakets, sondern die Aufgabenverteilung. Die Tabelle unten ist eine Möglichkeit zur Selbstprüfung, kein Tarifraster.

Fordern Sie separat eine Ausschlussliste an. Dort verstecken sich oft Geschenke, Gerätelieferung und zusätzliche Arbeitsstunden. Eine leere Zeile neben dem Transfer ist missverständlich: Wird die Leistung nicht benötigt, nicht kalkuliert oder direkt bezahlt? Wir beantworten solche Fragen direkt, und von jedem Dienstleister sollte man dasselbe verlangen.

Wenn eine Aufnahme geplant ist, klären Sie vorab die Frage der Einwilligungen der Teilnehmer. Das Verfahren zur Benachrichtigung der Gäste, die Speicherung und die Veröffentlichung von Materialien besprechen Sie mit einem Juristen. Allgemeine Anforderungen an personenbezogene Daten legt das Föderale Gesetz Nr. 152-FZ fest, der Link dazu ist in den Quellen angegeben.

Budget: Wie man den Betrag angibt

Nennen Sie die Budgetobergrenze und was darin enthalten ist. Teilen Sie das Geld in Agenturleistungen und Direktzahlungen auf: Die Anmietung der Location kann über einen separaten Vertrag laufen, ebenso wie die Honorare von Stargästen.

Wenn die Gästezahl noch unbekannt ist, bitten Sie darum zu zeigen, welche Positionen nach Bestätigung der Liste neu berechnet werden. Die Verpflegung hängt in der Regel von der Teilnehmerzahl ab, das Technikteam von den Aufgaben und der Arbeitszeit.

Setzen Sie Prioritäten. Markieren Sie das Pflichtprogramm: Eine Preisverleihung erfordert beispielsweise einen Bildschirm und Mikrofone. Listen Sie dann auf, worauf das Unternehmen verzichten kann. Dekorative Ergänzungen besprechen Sie erst nach der Kalkulation des Pflichtteils.

Planen Sie die Reserve für konkrete Risiken: Verlängerung der Anmietung, Wachstum der Gästeliste, zusätzlicher Transport. Ein pauschaler Prozentsatz erklärt die Kosten nicht. Vereinbaren Sie, wer die Verwendung der Reserve genehmigt und wie Sie über Änderungen der Summe informiert werden.

Steuern und Abgaben prüft der Mitarbeiter, der das Budget genehmigt. Im Angebot muss ersichtlich sein, ob sie in der Endsumme enthalten sind.

Wie prüft man den Kostenvoranschlag und vergleicht Angebote?

Kostenvoranschläge sind vergleichbar, wenn die Agenturen dieselbe Aufgabe erhalten haben. Fordern Sie eine bearbeitbare Tabelle an. In jeder Zeile: Beschreibung, Menge, Berechnungseinheit, Satz, Betrag. Die Agenturvergütung und die enthaltenen Gebühren sind separat ausgewiesen.

Agenturvergütung und enthaltene Gebühren werden separat ausgewiesen.

1. Gleichen Sie die Ausgangsdaten ab: Datum, Veranstaltungsort, Gästezahl, Dauer. Unterschiedliche Briefing-Versionen führen zu nicht vergleichbaren Zahlen.
2. Prüfen Sie Anmietung und Technik. Sind Aufbau, Abbau, Lieferung und Arbeitszeit der Fachkräfte enthalten? Wo endet die bezahlte Zeit?
3. Klären Sie Verpflegung und Programm. Wer verpflegt das Team, sind die Rider der Künstler und zusätzliche Stunden berücksichtigt?
4. Stellen Sie die vollständige Endsumme zusammen: Berücksichtigen Sie die direkten Verträge des Unternehmens und die Bedingungen für die Neuberechnung.

Eine niedrige Summe eines unvollständigen Angebots bedeutet nicht ein kleineres Budget der Feier. Vergleichen Sie die Gesamtkosten für das Unternehmen. Eine detaillierte Analyse finden Sie im Beitrag wie Sie das Budget für eine Firmenveranstaltung zusammenstellen.

Unsere Erfahrungen finden Sie in Portfolio von „Aventura“. Zum Beispiel, „Neujahrs-Award Sing & Dance“ - eine Online-Show für die Nordwest-Filiale der Bank von Russland. Bitten Sie jede Agentur, auch uns, zu erklären, welche Erfahrung genau für Ihre Aufgabe anwendbar ist.

Vertrag: Was vor der Zahlung zu prüfen ist

Bitten Sie jede Agentur, einschließlich uns, zu erklären, welche Erfahrung genau für Ihre Aufgabe anwendbar ist.

Prüfen Sie die Bezeichnungen der Parteien, das Datum der Veranstaltung, den Ort und das Leistungsverzeichnis.

Бронь выясняйте отдельно. Die Buchung klären Sie separat.? Ist die Ressource angeboten, vorläufig reserviert oder bestätigt?? Mit welchem Dokument ist dies festgehalten und was wird von Ihnen benötigt, um das Datum zu fixieren?

Ergebnisabnahme: Was die Agentur nach dem Event übergibt und wer die Leistung seitens des Unternehmens abnimmt. Lassen Sie die rechtliche Bewertung des Vertrags von einem Anwalt vornehmen, insbesondere wenn das Dokument verschiedene Arten von Verpflichtungen bündelt.

Abstimmung von Änderungen

Benennen Sie eine Person, die die Rückmeldungen des Unternehmens sammelt und uns die abgestimmte Entscheidung übermittelt. So arbeitet der Auftragnehmer mit einer freigegebenen Position und nicht mit widersprüchlichen Anweisungen verschiedener Abteilungen.

Stimmen Sie den fertigen Plan mit der Geschäftsleitung ab, bevor Buchungen vorgenommen werden. Fordern Sie den technischen Rider der Künstler im Voraus an: Darin sind die Anforderungen an Bühne, Ton, Licht und Garderoben aufgeführt.

Fixieren Sie Änderungen schriftlich. Haben Sie einen Auftritt des Geschäftsführers hinzugefügt? Bitten Sie um eine Einschätzung der Auswirkungen auf Programm und Technik. Die Antwort enthält eine Kostenänderung oder die Bestätigung, dass der vereinbarte Umfang die Aufgabe abdeckt. Aktualisieren Sie nach der Entscheidung das Gesamtdokument, und kennzeichnen Sie alte Versionen als nicht mehr aktuell.

Fordern Sie vor dem Event das Arbeits-Timing und die Kontakte der Verantwortlichen an. Darin werden Anreise der Gäste, offizieller Teil, Service und Vorbereitung aufeinander abgestimmt. Benennen Sie, wer vor Ort Entscheidungen trifft, wenn der Auftraggeber mit seinem Auftritt beschäftigt ist.

Gleichen Sie nach der Feier die Abschlussdokumente mit dem vereinbarten Umfang ab. Haben Sie eine Abweichung gefunden – sammeln Sie die Versionen des Kostenvoranschlags und die Korrespondenz; das ist die Grundlage für ein sachliches Gespräch.

Wenn bis zum Fest wenig Zeit bleibt

Beginnen Sie mit der Prüfung verfügbarer Locations und Künstler für Ihr Datum. Informieren Sie die Agentur darüber, was im Auftrag geändert werden kann und wer Entscheidungen schnell freigibt. Der realistische Vorbereitungszeitraum wird erst nach Prüfung der Ressourcen genannt, nicht früher.

Сократите внутренний путь согласования. Соберите требования руководителя, закупок и финансов в одном задании, прежде чем просить новую версию предложения.

Согласуйте допустимые замены: сдвиг даты, упрощение оформления, отказ от сложной постановки. Каждый компромисс оценивайте относительно задачи праздника. Убирать оборудование, без которого не состоится официальная часть, только потому что его проще вычеркнуть, - плохая экономия.

В предложении отделите подтверждённые позиции от тех, что ещё проверяются. Для вторых нужен запасной вариант и порядок его утверждения. Срочность не отменяет проверку сметы, договора и полномочий согласующего. Мы берём срочные проекты, но честно говорим, что успеваем, а что нет.

Wie wir arbeiten

Мы в «Авентуре» начинаем с брифа: обсуждаем задачу праздника, формат и бюджетную рамку. Дальше готовим концепцию, подбираем площадку и исполнителей, считаем смету и координируем событие на площадке. У каждого проекта есть персональный менеджер и договор с согласованной сметой.

Welche Leistungen in Ihr Projekt einfließen, zeigt das Angebot. Seite Organisation eines Neujahrs-Corporate-Events hilft, die verfügbaren Leistungen vor der Anfrage mit der eigenen Aufgabenliste abzugleichen.

Перед первым разговором соберите вводные: город, даты, число гостей, бюджетную рамку и требования закупки. Если уже есть предложения других подрядчиков, приложите их. Мы сверим состав с вашим заданием и отметим спорные строки. С этим списком разговор станет предметнее.

Quellen

• Zivilgesetzbuch der Russischen Föderation, Artikel 782, in ConsultantPlus - Rücktritt vom Vertrag über entgeltliche Dienstleistungen.
• Föderales Gesetz 152-FZ „Über personenbezogene Daten“, in ConsultantPlus - Einwilligungen zur Foto- und Videoaufnahme der Teilnehmer.
• Föderales Gesetz 44-FZ, in ConsultantPlus - Beschaffungen für staatliche und kommunale Unternehmen.
• Föderales Gesetz 223-FZ, in ConsultantPlus - Beschaffungen bestimmter Arten kommerzieller Organisationen.