Organisation einer Neujahrs-Firmenfeier: Termine und Budget aus einer Hand

Die Organisation einer Neujahrs-Firmenfeier beginnt mit den Eckdaten für die Kalkulation. Was mit der Agentur abzustimmen ist und wie Sie Kostenvoranschlag und Vertrag vor der Zahlung prüfen.

Die Organisation einer Neujahrs-Firmenfeier beginnt mit einfachen Eckdaten: Stadt, Datum, Gästezahl und Budgetrahmen. Das Programm entsteht später. Zuerst betrachten wir die Reihenfolge der Schritte: was vor der Anfrage vorzubereiten ist, wann die Feier gebucht werden sollte und wie man Kostenvoranschlag und Vertrag vor der Zahlung prüft.

Wichtig: „Rundum-Service“ hat keine einheitliche Beschreibung. Ein Anbieter deckt Location, Catering und Showprogramm ab. Ein anderer übernimmt nur die Koordination des Veranstaltungstages. Deshalb fordern Sie die Liste der Leistungen und Ausschlüsse vor der Anzahlung schriftlich an.

Was vor der Anfrage bei einer Agentur zu klären ist

Für das erste Gespräch mit uns genügen vier Eckpunkte: die Aufgabe des Events, Stadt und Termine, die Gästezusammensetzung und der Budgetrahmen. Alles Weitere klären wir gemeinsam.

Die Aufgabe des Events bestimmt das Programm. Wollen Sie das Jahr Revue passieren lassen, Mitarbeitende auszeichnen oder dem Team eine Pause und Gelegenheit zum Austausch geben? Für den offiziellen Teil braucht es Bühne, Leinwand, Ton und eine Probe. Das verändert den Leistungsumfang und die Kalkulation, deshalb sollte die Aufgabe zuerst festgehalten werden.

Beschreiben Sie die Gäste allgemein: Mitarbeitende eines Büros oder anreisende Kolleginnen und Kollegen, ungefähre Anzahl, Anforderungen an Verpflegung und Barrierefreiheit. Persönliche Listen und medizinische Angaben sind für die erste Kalkulation nicht nötig.

Eine kurze Anfrage sieht so aus:

1. Stadt und terminliche Einschränkungen. Vermerken Sie, was wünschenswert ist und was nicht geändert werden kann.
2. Gäste: Anzahl, Zusammensetzung, Besonderheiten bei Verpflegung und Barrierefreiheit.
3. Die Budgetobergrenze und Kosten, die das Unternehmen direkt übernimmt.
4. Wer das Konzept und die Mittel freigibt. Ist ein Beschaffungsverfahren nötig und wie lange dauert es.

Budget „wird noch geklärt“ – ein schwacher Ausgangspunkt. Ergänzen Sie: Wer die Summe festlegt und wann. Sonst bleibt der Agentur nichts anderes übrig, als die Kalkulation auf Vermutungen zu stützen. Wir bei Aventura bevorzugen eine ehrliche Spanne ohne endgültige Summe statt einer vagen Formulierung.

Wenn das Format noch offen ist, sehen Sie sich Ideen für die Neujahrs-Firmenfeier für Ihr Team an. Die vollständige Fragenliste finden Sie im Beitrag was in ein Briefing für die Agentur gehört.

Wann sollte man die Firmen-Neujahrsfeier buchen?

Die Faustregel ist einfach: zwei bis drei Monate vor dem Termin. Nach unserer Erfahrung sind beliebte Dezembertermine bei guten Locations und Moderatoren bereits Ende Oktober ausgebucht. Im November wird die Auswahl kleiner, und im Dezember bleiben nur Werktage und Morgenslots.

Wenn das Unternehmen über die Beschaffung arbeitet, addieren Sie zu diesem Zeitraum die Dauer Ihres Verfahrens: Angebotssammlung, Bewertung, Unterschrift. Auch Juristen werden vor der Buchung gebraucht, nicht danach.

Erstellen Sie dann einen rückwärts gerichteten Kalender. Gehen Sie vom Veranstaltungsdatum rückwärts: Fertigstellung des Programms und der Materialien, Genehmigung von Budget und Vertrag, Auswahl des Dienstleisters. Einige Entscheidungen hängen voneinander ab. Eine technische Berechnung ist ohne Kenntnis des Programms und der Saalkapazitäten nicht möglich. Wir vermerken solche Abhängigkeiten sofort im Kalender, damit Sie den kritischen Pfad sehen.

Tragen Sie im Kalender die Verantwortlichen für jede Entscheidung ein. Zu Beginn ist es wichtiger, die Reihenfolge der Abstimmungen im Unternehmen zu benennen als das Wunschdatum der Feier.

Bestandteile der Komplettleistung

Komplettorganisation bedeutet, dass wir die abgestimmte Aufgabenliste führen und Sie einen Vertrag und einen Verantwortungspunkt erhalten. Zum Basisumfang gehören bei uns:

• Abstimmung von Briefing und Budget, persönlicher Manager;
• Auswahl der Location, Catering und Transfer;
• Technische Betreuung, Künstler, Foto und Video.

Vergleichen Sie den Inhalt der Seite Komplettorganisation von Firmenfeiern mit Ihrer eigenen Aufgabenliste.

Prüfen Sie nicht den Namen des Pakets, sondern die Aufgabenverteilung. Die Tabelle unten ist eine Möglichkeit zur Selbstprüfung, keine Preisliste.

Fordern Sie separat eine Liste der Ausschlüsse an. Darin verstecken sich oft Geschenke, Gerätelieferung und zusätzliche Arbeitsstunden. Eine leere Zeile neben Transfer ist zweideutig: Wird die Leistung nicht benötigt, nicht kalkuliert oder direkt bezahlt? Wir beantworten eine solche Frage direkt, und von jedem Dienstleister sollte man dasselbe verlangen.

Wenn eine Aufnahme geplant ist, klären Sie vorab die Frage der Einwilligungen der Teilnehmer. Die Reihenfolge der Benachrichtigung der Gäste, Speicherung und Veröffentlichung der Materialien besprechen Sie mit einem Juristen. Allgemeine Anforderungen an personenbezogene Daten legt das Föderale Gesetz Nr. 152-FZ fest, einen Link dazu finden Sie in den Quellen.

Kanal der Agentur: Telegram-Kanal von Aventura. Und für die Kalkulation einer konkreten Feier sammeln Sie zunächst die Vorgaben aus dem ersten Abschnitt.

Budget: Wie Sie die Summe nennen

Nennen Sie die Budgetobergrenze und was darin enthalten ist. Teilen Sie das Geld in Agenturleistungen und Direktzahlungen auf: Die Miete der Location kann über einen separaten Vertrag laufen, ebenso wie die Honorare von Star-Gästen.

Wenn die Gästezahl noch unbekannt ist, bitten Sie darum aufzuzeigen, welche Positionen nach Bestätigung der Liste neu berechnet werden. Die Verpflegung hängt in der Regel von der Teilnehmerzahl ab, das Technikteam von den Aufgaben und der Arbeitszeit.

Setzen Sie Prioritäten. Markieren Sie das Pflichtprogramm: Zum Beispiel erfordert die Preisverleihung einen Screen und Mikrofone. Listen Sie dann auf, worauf das Unternehmen verzichten kann. Dekorative Ergänzungen besprechen Sie erst nach der Kalkulation des Pflichtteils.

Planen Sie die Reserve für konkrete Risiken ein: Verlängerung der Miete, Wachstum der Gästeliste, zusätzlicher Transport. Ein pauschaler Prozentsatz erklärt die Ausgaben nicht. Vereinbaren Sie, wer die Verwendung der Reserve genehmigt und wie Sie über eine Änderung der Summe informiert werden.

Steuern und Abgaben prüft die Person, die das Budget freigibt. Im Angebot muss erkennbar sein, ob sie im Endbetrag enthalten sind.

Wie prüft man die Kalkulation und vergleicht Angebote?

Kalkulationen sind vergleichbar, wenn die Agenturen dieselbe Aufgabe erhalten haben. Fordern Sie eine bearbeitbare Tabelle an. In jeder Zeile: Beschreibung, Menge, Berechnungseinheit, Satz, Betrag. Die Agenturvergütung und enthaltene Gebühren sind getrennt ausgewiesen.

Prüfreihenfolge:

1. Gleichen Sie die Ausgangsdaten ab: Datum, Location, Gästezahl, Dauer. Unterschiedliche Versionen des Briefings führen zu nicht vergleichbaren Zahlen.
2. Prüfen Sie Miete und Technik. Sind Aufbau, Abbau, Lieferung und die Arbeitszeit der Fachkräfte enthalten? Wo endet die bezahlte Zeit?
3. Klären Sie Verpflegung und Programm. Wer verpflegt das Team, sind die Rider der Künstler und zusätzliche Stunden berücksichtigt?
4. Ermitteln Sie das vollständige Gesamtergebnis: Addieren Sie die direkten Verträge des Unternehmens und die Bedingungen für die Neuberechnung.

Eine niedrige Summe eines unvollständigen Angebots bedeutet nicht ein kleineres Budget der Veranstaltung. Vergleichen Sie die Gesamtkosten für das Unternehmen. Eine ausführliche Analyse finden Sie im Beitrag Wie Sie das Budget einer Firmenveranstaltung zusammenstellen.

Unsere Erfahrung sehen Sie im Portfolio von Aventura. Zum Beispiel „Neujahrspreis ‚Sing & Tanz'“ - eine Online-Show für die Nordwest-Niederlassung der Bank of Russia. Bitten Sie jede Agentur, auch uns, zu erklären, welche Erfahrung genau für Ihre Aufgabe anwendbar ist.

Vertrag: Was vor der Zahlung zu prüfen ist

Vergleichen Sie den Vertrag mit der aktuellen Version des Kostenvoranschlags. In den Anlagen darf keine frühere Version verbleiben, die Sie bereits in der Korrespondenz geändert haben. Prüfen Sie die Bezeichnung der Parteien, das Datum der Veranstaltung, den Ort und das Leistungsverzeichnis.

Lesen Sie die Zahlungsmodalitäten und Bedingungen vor der Unterzeichnung. Die Ablehnung der Leistung regelt Artikel 782 des Zivilgesetzbuchs der Russischen Föderation: Der Auftraggeber kann vom Vertrag zurücktreten, wenn er dem Auftragnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Die allgemeine Norm garantiert nicht die Rückerstattung der gesamten Vorauszahlung, daher sollten Sie die Rückerstattungsbedingungen im Vertrag festhalten. Der Text des Artikels befindet sich in den Quellen.

Klären Sie die Reservierung separat. Ist die Ressource angeboten, vorübergehend gehalten oder bestätigt? Durch welches Dokument ist dies festgehalten und was wird von Ihnen benötigt, um das Datum zu fixieren? Ein Bild des Saals in der Präsentation bestätigt nichts.

Abnahme des Ergebnisses: Was übergibt die Agentur nach der Veranstaltung und wer nimmt die Arbeit seitens des Unternehmens ab. Lassen Sie die rechtliche Bewertung des Vertrags von einem Juristen vornehmen, insbesondere wenn das Dokument verschiedene Arten von Verpflichtungen bündelt.

Abstimmung von Änderungen

Benennen Sie eine Person, die die Kommentare des Unternehmens sammelt und uns die abgestimmte Entscheidung übermittelt. So arbeitet der Auftragnehmer mit einer genehmigten Position und nicht mit widersprüchlichen Anweisungen verschiedener Abteilungen.

Stimmen Sie den fertigen Plan mit der Geschäftsleitung ab, bevor die Reservierungen erfolgen. Fordern Sie den technischen Rider der Künstler im Voraus an: Darin sind die Anforderungen an Bühne, Ton, Licht und Garderoben aufgeführt.

Halten Sie Änderungen schriftlich fest. Sie haben einen Auftritt des Generaldirektors hinzugefügt? Bitten Sie um eine Einschätzung der Auswirkungen auf Programm und Technik. Die Antwort enthält entweder eine Kostenänderung oder die Bestätigung, dass der vereinbarte Umfang die Aufgabe abdeckt. Aktualisieren Sie nach der Entscheidung das Gesamtdokument, markieren Sie alte Versionen als nicht mehr aktuell.

Fordern Sie vor der Veranstaltung das Arbeits-Timing und die Kontakte der Verantwortlichen an. Darin werden Ankunft der Gäste, offizieller Teil, Bewirtung und Vorbereitung aufeinander abgestimmt. Legen Sie fest, wer vor Ort Entscheidungen trifft, wenn der Auftraggeber mit einem Auftritt beschäftigt ist.

Gleichen Sie nach der Feier die Abschlussdokumente mit dem vereinbarten Umfang ab. Haben Sie eine Abweichung gefunden, sammeln Sie die Versionen des Kostenvoranschlags und die Korrespondenz – das ist die Grundlage für ein sachliches Gespräch.

Wenn bis zum Fest wenig Zeit bleibt

Beginnen Sie mit der Prüfung freier Locations und Dienstleister für Ihr Datum. Teilen Sie der Agentur mit, was am Auftrag geändert werden kann und wer Entscheidungen schnell freigibt. Der realistische Vorbereitungszeitraum wird erst nach Prüfung der Ressourcen genannt, nicht früher.

Verkürzen Sie den internen Abstimmungsweg. Fassen Sie die Anforderungen von Geschäftsführung, Einkauf und Finanzen in einer einzigen Aufgabenstellung zusammen, bevor Sie eine neue Angebotsversion anfordern.

Stimmen Sie zulässige Alternativen ab: Verschiebung des Datums, Vereinfachung der Ausstattung, Verzicht auf eine aufwendige Inszenierung. Bewerten Sie jeden Kompromiss im Hinblick auf das Ziel der Feier. Ausrüstung zu streichen, ohne die der offizielle Teil nicht stattfinden kann, nur weil sie sich leichter aus der Liste streichen lässt, ist falsche Sparsamkeit.

Trennen Sie im Angebot bestätigte Positionen von jenen, die noch geprüft werden. Für Letztere braucht es eine Alternative und ein Verfahren zu deren Freigabe. Dringlichkeit hebt nicht die Prüfung von Kostenplan, Vertrag und Befugnissen der freigebenden Person auf. Wir übernehmen Eilprojekte, sagen aber ehrlich, was wir schaffen und was nicht.

Wie wir arbeiten

Wir bei Aventura beginnen mit einem Briefing: Wir besprechen das Ziel der Feier, das Format und den Budgetrahmen. Danach erstellen wir ein Konzept, wählen Location und Dienstleister aus, kalkulieren das Budget und koordinieren die Veranstaltung vor Ort. Jedes Projekt hat einen persönlichen Ansprechpartner und einen Vertrag mit abgestimmtem Kostenplan.

Welche Leistungen in Ihr Projekt einfließen, zeigt das Angebot. Die Seite Organisation der Neujahrs-Firmenfeier hilft dabei, die verfügbaren Leistungen vor der Anfrage mit der eigenen Aufgabenliste abzugleichen.

Sammeln Sie vor dem ersten Gespräch die Eckdaten: Stadt, Daten, Gästezahl, Budgetrahmen und Anforderungen des Einkaufs. Falls bereits Angebote anderer Dienstleister vorliegen, fügen Sie diese bei. Wir gleichen den Leistungsumfang mit Ihrer Aufgabenstellung ab und markieren strittige Positionen. Mit dieser Liste wird das Gespräch konkreter.

Quellen

• Zivilgesetzbuch der Russischen Föderation, Artikel 782, in KonsultantPlyus - Rücktritt vom Vertrag über die entgeltliche Erbringung von Dienstleistungen.
• Federal Law No. 152-FZ „Über personenbezogene Daten“, in KonsultantPlyus - Einwilligungen für Foto- und Videoaufnahmen der Teilnehmer.
• Federal Law No. 44-FZ, in KonsultantPlyus - Beschaffungen für staatliche und kommunale Unternehmen.
• Federal Law No. 223-FZ, in KonsultantPlyus - Beschaffungen bestimmter Arten von kommerziellen Organisationen.