Большое массовое мероприятие, на котором журналисты получают материал о компании, изменениях и новинках. Имеют возможность задать максимум вопросов руководству или спикерам встречи, с которыми нет связи в другое время.
На такой встрече информация выдается быстро, кратко. Время очень ограничено, журналисты готовят свои вопросы заранее, получают комментарии по какому-то определенному событию.
Подходит для больших компаний, которые хотят наглядно показать работу. Представляют свои производственные мощности, дают комментарии по работе. Идеально для громкого заявления о компании в СМИ.
Неформальное общение одного руководителя из компании, окруженного помощниками, с представителями прессы. Могут быть ланчи, завтраки и т.д., является уникальным способом поддерживать интерес к бизнесу у журналистов.
Поиск, формулировка и согласование идеи и темы бизнес ивента. Утверждение списка гостей и журналистов.
Подбор и аренда локации. Выбором локации стоит заниматься как можно раньше.
Рассылка приглашений гостям, оповещение производится заранее. Подбор ведущего, ассистентов и обслуживающего персонала.
Создание сценария и разработка четкого тайминга. Обсуждение возможных форс-мажоров и утверждение их решения.
Оформление площадки в корпоративном стиле, оборудование под каждое бизнес-мероприятие. Решение вопроса с кейтерингом (питание и размещение иногородних гостей, при необходимости)
Обеспечение безопасности. Заказ пропусков и решение всех организационных вопросов с площадкой.
Стоит заранее позаботится о полиграфии, которую будут выдавать при встрече и регистрации гостей. Обязательно пропишите на бумаге тайминг мероприятия.
Если выступающих спикеров много, или их доклады нагружены информацией, стоит давать перерывы через равные промежутки. Это позволит удерживать внимание участников конференции до самого конца.
Блок с вопросами от СМИ всегда трудозатратный. Необходимо учесть техническую составляющую процесса, обеспечить нужно количество ассистентов. Это сработает в плюс репутации.
Кофе-брейк - тренд современности, даже если ваше бизнес-мероприятие небольшое, угостить гостей и журналистов кофе - хороший тон.
