2019 yılı, etkinlik organizatörlerinden işlerinde yeni yaklaşımlar gerektiriyor, böylece etkinlikler daha büyük bir etki yaratacak. Öncelik, sadece olayın izlenimi değil, akılda kalıcı bir izlenim haline geliyor. Bu yaklaşım, etkinliğin her katılımcısına odaklanarak elde edilmeli; katılımcı, eylemin nesnesi olmaktan öznesi konumuna geçiyor. Konukların bu dönüşümü, etkinliğin başarısının somut bir göstergesi olacaktır.
«Aventura» etkinlik ajansı, popüler trendleri ve etkinlik sektöründeki yeni akımları aktif olarak takip ederek bunları kendi faaliyetlerinde uygular. 2019'un ana trendlerini inceleyelim.
Pasif katılım
Bu yön en çok modern teknolojilerin kullanımında belirginleşir. Mekândaki bollukları memnuniyetle karşılanır, ancak her zaman haklı ve yerinde olmayabilir. Yeni moda gadget'ların ve çeşitli dijital panellerin kullanımı öncelikle katılımcılar için pratik ve faydalı olmalıdır.
Her konuk, etkinlikle ilgili ilgisini çeken her türlü bilgiye hızlı erişebilmelidir. Katılımcıların bir sorunu çözmek için şaşkınlık içinde tarayıcı sayfalarını karıştırdığı veya zayıf internet sinyali nedeniyle gerekli uygulamaya kayıt olamadığı durumlara izin vermeyin.
Bu tür eksiklikleri önlemek önemlidir; böylece tüm dijital hizmetler hızlı çalışır ve iletişimde bulunan herkesin maksimum katılımını sağlar. Daha fazla güvenilirlik için navigasyon araçlarını basitleştirin, her katılımcının önceden erişimini sağlayın; örneğin etkinliğe rehberlik edecek ve mekânla ilgili tüm sorulara yanıt verecek bir mini siteye veya sohbet botuna.
Titiz planlama
Herhangi bir etkinliğin programı son derece iyi düşünülmüş, zengin ve içerikli olmalıdır. Ancak her adımı planlanmış bir program etkili olur ve o bahsedilen dönüşüme yol açar. Aşamadan aşamaya kademeli geçiş, planlanan sonucu gerçeğe dönüştürür. Katılımcılar, titizlikle düşünülmüş bir plana göre meydana gelen değişimleri üzerlerinde hisseder ve hazır sonucu görürler.
Ayrıntılı bir plan ve program içeriği, potansiyel katılımcıların ve sponsorların katılımlarının perspektifini önceden değerlendirmelerini sağlar. Sonuçta herkes netlik ister: Beni ne bekliyor, ne öğreneceğim, bu etkinlikten ne elde edeceğim ve katılmalı mıyım?
Konforlu mobilyalara dikkat
Salonun dekorasyonu, sandalyeler ve konuklar için diğer mobilyalar, bunların yerleşimi ilk bakışta göründüğünden çok daha büyük önem taşır. Konuşmacılar kürsüde kendilerini güvende ve rahat hissetmelidir. Aşırı alçak bir kanepede veya çok yüksek bir sandalyede nasıl göründüklerine dair endişe, konuşmanın kalitesini etkiler ve amaca ulaşılamayabilir.
Katılımcıların yerlerdeki konumu ve orada bulunma süreleri de en ince ayrıntısına kadar düşünülmelidir. Her konuk rahat bir zaman geçirmeyi bekler, bu nedenle göreviniz her birinin olası ihtiyaç ve isteklerini dikkate almaktır. Bununla ilgili ayrıntılar bir sonraki maddede.
Her birine dikkat
Aralıksız bilgi akışı bizi içeriğe karşı çok daha seçici hale getirdi. Etkinlik endüstrisi tam da her olayın maksimum doluluk ve içerik zenginliğine dayanır. Katılımcıların yüzü olmayan bir kitle değil, kendi istekleri olan birçok birey olduğunu unutmamak gerekir. İster sadece sergi salonu, ister satış alanı, ders, eğitim veya networking alanı olsun, ilgi duydukları yönleri seçmelerine izin verin. Herkesten etkinliğin tam paketine ilgi göstermesini istemeyin.
Her katılımcının ihtiyaçlarına gösterilen bu tür bir özen kendi sonuçlarını verecektir. Sosyal medyada en iyi reklamınız olacak olumlu yorumlar alacaksınız. Biletlerin kategorilere ayrılması ise gelecek için konuk talebini analiz etmenize ve sonraki etkinlik projelerini optimize etmenize olanak tanır.
Daha fazlasını elde etmek için kaçırmak
Bu yaklaşım, sözde RPNAS sendromuna (güncel olmayan etkinlikleri kaçırmanın verdiği mutluluk) dayanır. Modern etkinliklerin programlarının aşırı yüklenmesi, zaman kısıtlamasıyla açıklanır. Organizatörler kısa sürede birçok fikri hayata geçirmeye çalışır. Bu nedenle katılımcılar farklı bölümlerde yer alır, tanışır, bir şeyler öğrenir, bir şeyler hatırlar, müzakereler yürütür, anlaşmalar yapar. Çoğu zaman bu hatlar paralel ilerler; buna sosyal medya aktivitesi, dinlenme ve eğlence de eklenir.
Elbette, böyle bir hacimle başa çıkmak herkes için zordur, hazırlıksız olanlar içinse hepten zor. Buradan önemli ve ilgi çekici bir şeyi kaçırma korkusu doğar. Stresli durum ve yorgunluk, etkinliklere aktif katılma ve verimli etkileşim kurma becerisini azaltır.
Yeni yaklaşım, etkinliğin telaşından uzaklaşıp dikkati dağıtma, bilgiyi «sindirme», bir fincan kahveyle dinlenme ve hatta meditasyon yapma imkânı sunar. Bunlar sadece molalar değil, isteyenlerin güç toplayıp dinlenmiş olarak verimli çalışmaya dönebileceği ayrı alanlar da olabilir.
Her şeyden önce güvenlik
Bu madde eskiden güvenlik ve terörle mücadele önlemleriyle sınırlıyken, bugün siber güvenlik de en az onun kadar önemli hale geldi. Her müşterinin kişisel verilerinin korunması önceliklidir, bu nedenle dijital güvenlik önlemlerini önceden düşünmek önemlidir.
Tüm veri tabanlarınızı ve e-posta kutularınızı parolalarla ve erişim kısıtlayıcılarıyla koruyun. Alandaki WiFi protokolünün güvenliğini öğrenin ve tüm misafirlerin kişisel verileri için gereken korumayı sağlayın.
Sosyal konularda güncellik
Son araştırmalar, insanların markaların toplumun yakıcı sorunlarına ilişkin net bir duruşu olup olmadığına giderek daha fazla dikkat ettiğini gösteriyor. Çevre, hayvan hakları ve sosyal sorunlara ilişkin genel kabul görmüş eğilimlere uyum, misafirler ve yerel halk nezdinde olumlu bir imaj yaratacaktır.
Görüşlerinizin teyidi ayrıntılarda kendini gösterebilir. Enerji tasarrufu teknolojileri kullanın, etkinliğin yapıldığı yerde çevrenin korunmasına özen gösterin, yerel altyapıya yatırım yapın. Açık büfedeki yemek artıkları veya elde edilen gelirin bir kısmı sokak hayvanları barınağına bağışlanabilir.
Etkinlik sektöründeki yeni akımlar geleneksel yaklaşımları ortadan kaldırmaz. Çoğu zaman yan yana var olur, etkileşir ve yavaş yavaş birbirinin yerini alır. Aventura etkinlik ajansı zamanın gerisinde kalmamaya ve toplumun güncel ihtiyaçlarını dikkate almaya çalışır. Yeni trendler, ayrıntılara gösterilen özen, her katılımcının dahil edilmesi – ajansın başlıca öncelikleridir. 2019 trendlerine uyum, tüm çalışanların yüksek profesyonelliğini gösterir.
Makale faydalı oldu mu?
