El año 2019 exige de los organizadores de eventos nuevos enfoques en el trabajo para que los eventos tengan un mayor efecto. La prioridad ya no es simplemente la impresión del evento, sino una impresión memorable. Este enfoque debe lograrse mediante la orientación a cada participante del evento, que de objeto se convierte en sujeto de la acción. Esta transformación de los invitados se convertirá en un indicador claro de la eficacia del evento.
Agencia de eventos «Aventura» sigue activamente las tendencias populares y las nuevas corrientes en la industria de eventos para aplicarlas en su actividad. Veamos las principales tendencias de 2019.
Participación pasiva
Este aspecto se manifiesta más claramente en el uso de tecnologías modernas. Su abundancia en el lugar se agradece, pero no siempre resulta justificada y conveniente. El uso de gadgets de última moda y diversos paneles digitales debe ser, en primer lugar, práctico y útil para los participantes.
Cada invitado debe tener acceso rápido a cualquier información que le interese sobre el evento. No permita situaciones en las que los participantes, confundidos, hojeen páginas del navegador para resolver alguna cuestión o no puedan registrarse en la aplicación deseada debido a una señal débil de internet.
Es importante prevenir tales omisiones para que todos los servicios digitales funcionen rápido y garanticen la máxima participación de todos los presentes en la comunicación. Para mayor fiabilidad, simplifique las herramientas de navegación, garantice de antemano el acceso de cada participante, por ejemplo, a un mini-sitio o chatbot, que serán la guía del evento y proporcionarán respuestas a todas las preguntas sobre el lugar.
Planificación minuciosa
El programa de cualquier evento debe ser lo más meditado, completo y sustancioso posible. Solo cada paso planificado del mismo será eficaz y conducirá a esa misma transformación. La transición gradual de etapa en etapa convierte el resultado planificado en real. Los participantes experimentan en sí mismos los cambios que ocurren según un plan cuidadosamente meditado y ven el resultado final.
Precisamente un plan detallado y el contenido del programa permitirán a los posibles participantes y patrocinadores evaluar de antemano la perspectiva de su participación. Después de todo, cada uno quiere concreción: ¿qué me espera, qué aprenderé, qué obtendré de este evento y vale la pena participar en él?
Atención al mobiliario cómodo
La decoración de la sala, las sillas y otros muebles para los invitados, su disposición tienen mucha más importancia de lo que parece a primera vista. Los oradores deben sentirse seguros y cómodos en la tribuna. La preocupación por cómo se ven en un sofá demasiado bajo o una silla demasiado alta afectará la calidad de la presentación y el objetivo podría no alcanzarse.
La disposición y la estancia de los participantes en sus asientos también debe estar pensada hasta el más mínimo detalle. Cada invitado espera una estancia cómoda, por lo que su tarea es tener en cuenta las posibles necesidades y deseos de cada uno. Sobre esto con más detalle, en el siguiente punto.
Atención a cada uno
El flujo incesante de información nos ha hecho mucho más selectivos con el contenido. Y la industria de eventos se basa precisamente en la máxima plenitud y sustancialidad de cada evento. No hay que olvidar que los participantes no son una masa sin rostro, sino una multitud de individualidades con sus propios deseos. Permítales elegir las direcciones que les interesen, ya sea solo la sala de exposiciones, el área comercial, una conferencia, un taller o la zona de networking. No exija de todos el interés en el paquete completo del evento.
Tal atención a las necesidades de cada participante dará sus frutos. Recibirá comentarios positivos en las redes sociales, que se convertirán en la mejor publicidad. Y la división de las entradas por categorías permitirá analizar para el futuro la demanda de los invitados y optimizar los próximos proyectos de eventos.
Omitir para obtener más
Este enfoque se basa en el llamado síndrome RPNAS (alegría por saltarse eventos no relevantes). La gran sobrecarga de los programas de los eventos modernos está justificada por la limitación de tiempo. Los organizadores intentan realizar múltiples ideas en poco tiempo. Por eso los participantes están involucrados en diferentes secciones, conocen gente, aprenden algo, memorizan algo, negocian, cierran tratos. A menudo estas líneas transcurren en paralelo, además de la actividad en redes sociales, el descanso y la diversión.
Por supuesto, con semejante volumen es difícil que cualquier persona pueda con todo, y mucho menos alguien no preparado. De ahí surge el miedo a perderse algo importante e interesante. Una situación de estrés y el cansancio reducen la capacidad de participar activamente en los eventos e interactuar de manera productiva.
El nuevo enfoque consiste en la posibilidad de alejarse del ajetreo del evento y desconectar, «digerir» la información, descansar con una taza de café e incluso meditar. No se trata solo de pausas, sino también de zonas separadas donde quienes lo deseen puedan recuperar fuerzas y volver a la actividad productiva ya descansados.
La seguridad ante todo
Si antes este punto se limitaba a la seguridad física y las medidas antiterroristas, hoy la ciberseguridad se ha vuelto igual de importante. La protección de los datos personales de cada cliente es prioritaria, por lo que es importante pensar de antemano en las medidas de seguridad digital.
Proteja todas sus bases de datos y correos electrónicos con contraseñas y restricciones de acceso. Infórmese sobre la seguridad del protocolo WiFi en el recinto, y también garantice la debida protección de los datos personales de todos los invitados.
Relevancia en los temas sociales
Los últimos estudios indican que las personas prestan cada vez más atención a que la marca tenga una posición clara sobre los problemas más candentes de la sociedad. Adecuarse a las tendencias generalmente aceptadas en relación con el medioambiente, la protección de los animales y los problemas sociales creará una imagen positiva entre los invitados y los residentes locales.
La confirmación de sus puntos de vista puede manifestarse en los detalles. Utilice tecnologías de ahorro energético, cuide la conservación del entorno en el lugar donde se celebra el evento, invierta en la infraestructura local. Los restos de comida del bufet o parte de los fondos recaudados se pueden donar a un refugio de animales sin hogar.
Las nuevas tendencias en la industria de eventos no anulan los enfoques tradicionales. A menudo coexisten, interactúan y se sustituyen mutuamente de forma gradual. La agencia de eventos «Aventura» se esfuerza por ir en sintonía con los tiempos y tener en cuenta las necesidades actuales de la sociedad. Las nuevas tendencias, la atención al detalle y la implicación de cada participante son las principales prioridades de la agencia. La adecuación a las tendencias de 2019 evidencia el alto profesionalismo de todos los empleados.
¿Te resultó útil el artículo?
