Das Jahr 2019 verlangt von Event-Agenturen neue Arbeitsansätze, damit Veranstaltungen eine größere Wirkung erzielen. Priorität hat nicht nur der Eindruck eines Events, sondern ein unvergesslicher Eindruck. Dieser Ansatz sollte durch die Ausrichtung auf jeden einzelnen Teilnehmer erreicht werden, der vom Objekt zum Subjekt des Geschehens wird. Diese Transformation der Gäste wird zu einem anschaulichen Indikator für die Effektivität der Veranstaltung.
Die Event-Agentur Aventura verfolgt aktiv populäre Trends und neue Strömungen in der Eventbranche, um sie in ihrer Arbeit einzusetzen. Betrachten wir die wichtigsten Trends des Jahres 2019.
Passive Einbindung
Am deutlichsten zeigt sich dieser Aspekt beim Einsatz moderner Technologien. Deren Vielfalt am Veranstaltungsort ist willkommen, aber nicht immer gerechtfertigt und sinnvoll. Der Einsatz neumodischer Gadgets und verschiedener digitaler Panels sollte in erster Linie praktisch und nützlich für die Teilnehmer sein.
Jeder Gast muss schnell auf alle für ihn interessanten Informationen über die Veranstaltung zugreifen können. Vermeiden Sie Situationen, in denen Teilnehmer ratlos Browserseiten durchblättern, um eine Frage zu klären, oder sich aufgrund eines schwachen Internetsignals nicht in der benötigten App registrieren können.
Es ist wichtig, solche Versäumnisse zu vermeiden, damit alle digitalen Dienste schnell funktionieren und eine maximale Einbindung aller Anwesenden in die Kommunikation gewährleisten. Erhöhen Sie die Zuverlässigkeit, indem Sie die Navigationsinstrumente vereinfachen und jedem Teilnehmer im Voraus Zugang verschaffen, beispielsweise zu einer Mini-Website oder einem Chatbot, die als Guide für die Veranstaltung dienen und Antworten auf alle Fragen zum Veranstaltungsort bieten.
Sorgfältige Planung
Das Programm jeder Veranstaltung muss maximal durchdacht, gefüllt und inhaltlich anspruchsvoll sein. Nur wenn jeder Schritt geplant ist, wird es effektiv sein und zu genau jener Transformation führen. Der schrittweise Übergang von Etappe zu Etappe verwandelt das geplante Ergebnis in ein reales. Die Teilnehmer spüren die Veränderungen, die nach einem sorgfältig durchdachten Plan ablaufen, und sehen das fertige Ergebnis.
Gerade ein detaillierter Plan und der Inhalt des Programms ermöglichen es potenziellen Teilnehmern und Sponsoren, die Perspektive ihrer Teilnahme im Voraus einzuschätzen. Schließlich möchte jeder Konkretes wissen: Was erwartet mich, was werde ich lernen, was bekomme ich von dieser Veranstaltung und lohnt es sich, daran teilzunehmen?
Aufmerksamkeit für komfortable Möbel
Die Gestaltung des Saals, Stühle und andere Möbel für die Gäste sowie deren Anordnung sind viel wichtiger, als es auf den ersten Blick scheint. Referenten sollten sich auf dem Podium sicher und wohl fühlen. Die Sorge darüber, wie sie auf einem zu niedrigen Sofa oder einem zu hohen Stuhl wirken, beeinträchtigt die Qualität des Auftritts, und das Ziel kann verfehlt werden.
Auch die Anordnung und der Aufenthalt der Teilnehmer an ihren Plätzen müssen bis ins Detail durchdacht sein. Jeder Gast erwartet eine komfortable Zeitgestaltung, daher ist es Ihre Aufgabe, die möglichen Bedürfnisse und Wünsche jedes Einzelnen zu berücksichtigen. Mehr dazu im nächsten Punkt.
Aufmerksamkeit für jeden
Der ununterbrochene Informationsfluss hat uns viel selektiver gegenüber Inhalten gemacht. Und die Eventbranche basiert gerade auf der maximalen Fülle und inhaltlichen Tiefe jeder Veranstaltung. Man sollte nicht vergessen, dass Teilnehmer keine gesichtslose Masse sind, sondern eine Vielzahl von Individualitäten mit eigenen Wünschen. Lassen Sie sie die für sie interessanten Bereiche wählen, sei es nur die Ausstellungshalle, der Handelsbereich, ein Vortrag, ein Training oder eine Networking-Zone. Verlangen Sie nicht von allen Interesse am vollständigen Veranstaltungspaket.
Diese Aufmerksamkeit für die Bedürfnisse jedes Teilnehmers wird sich auszahlen. Sie erhalten positive Bewertungen in sozialen Netzwerken, die zur besten Werbung werden. Und die Aufteilung der Tickets in Kategorien ermöglicht es, die Nachfrage der Gäste für die Zukunft zu analysieren und künftige Eventprojekte zu optimieren.
Auslassen, um mehr zu bekommen
Dieser Ansatz basiert auf dem sogenannten JOMO-Syndrom (Freude am Auslassen nicht aktueller Ereignisse). Die große Überfrachtung der Programme moderner Events ist mit der Zeitbegrenzung zu erklären. Organisatoren versuchen, in kurzer Zeit viele Vorhaben umzusetzen. Deshalb sind die Teilnehmer in verschiedenen Sektionen aktiv, knüpfen Kontakte, lernen etwas, merken sich etwas, führen Gespräche und schließen Geschäfte. Oft laufen diese Stränge parallel, dazu Aktivität in sozialen Netzwerken, Erholung und Vergnügen.
Natürlich ist es für jeden Menschen schwierig, mit einem solchen Umfang zurechtzukommen, für Unvorbereitete erst recht. Daraus entsteht die Angst, etwas Wichtiges und Interessantes zu verpassen. Stresssituationen und Müdigkeit verringern die Fähigkeit, aktiv an Veranstaltungen teilzunehmen und produktiv zu interagieren.
Der neue Ansatz besteht in der Möglichkeit, sich vom Trubel des Events zu lösen und abzuschalten, Informationen zu „verdauen“, sich bei einer Tasse Kaffee zu erholen und sogar zu meditieren. Das können nicht nur Pausen sein, sondern auch separate Zonen, in denen Interessierte neue Kraft schöpfen und erholt zur produktiven Tätigkeit zurückkehren können.
Sicherheit an erster Stelle
Wenn sich dieser Punkt früher auf Sicherheitsdienst und Anti-Terror-Maßnahmen beschränkte, so ist heute die Cybersicherheit ebenso wichtig geworden. Der Schutz der personenbezogenen Daten jedes Kunden hat Priorität, daher ist es wichtig, Maßnahmen zur digitalen Sicherheit im Voraus zu durchdenken.
Schützen Sie alle Ihre Datenbanken und E-Mail-Postfächer mit Passwörtern und Zugriffsbeschränkungen. Informieren Sie sich über die Sicherheit des WiFi-Protokolls auf dem Gelände und gewährleisten Sie den ordnungsgemäßen Schutz der personenbezogenen Daten aller Gäste.
Aktualität bei sozialen Themen
Jüngste Studien zeigen, dass Menschen zunehmend auf eine klare Positionierung der Marke zu drängenden gesellschaftlichen Problemen achten. Die Übereinstimmung mit allgemein anerkannten Trends in Bezug auf Umwelt, Tierschutz und soziale Probleme schafft ein positives Image bei Gästen und Einheimischen.
Die Bestätigung Ihrer Haltung kann sich in Kleinigkeiten zeigen. Nutzen Sie energiesparende Technologien, sorgen Sie für den Erhalt der Umwelt am Veranstaltungsort und investieren Sie in die lokale Infrastruktur. Essensreste vom Buffet oder ein Teil der erzielten Einnahmen können an ein Tierheim für obdachlose Tiere gespendet werden.
Neue Entwicklungen in der Eventbranche machen traditionelle Ansätze nicht obsolet. Oft bestehen sie nebeneinander, interagieren und lösen einander allmählich ab. Die Eventagentur „Aventura“ bemüht sich, mit der Zeit zu gehen und die aktuellen Bedürfnisse der Gesellschaft zu berücksichtigen. Neue Trends, Liebe zum Detail und die Einbindung jedes Teilnehmers – das sind die Hauptprioritäten der Agentur. Die Übereinstimmung mit den Trends des Jahres 2019 zeugt von hoher Professionalität aller Mitarbeiter.
War der Artikel hilfreich?
