トレンドを押さえよう：イベント業界の新たな動向

2019年は、イベント主催者に対し、イベントがより大きな効果を発揮するための新たなアプローチを求めています。優先されるのは、単なる出来事の印象ではなく、記憶に残る印象です。このようなアプローチは、イベント参加者一人ひとりに焦点を当てることで達成されるべきであり、参加者は対象から行為の主体へと変わります。このゲストの変容が、イベントの有効性を如実に示す指標となるでしょう。

イベントエージェンシー「Aventura」は、イベント業界の人気トレンドや新たな動向を積極的に注視し、自社の活動に取り入れています。2019年の主な傾向を見てみましょう。

受動的な関与

この側面が最も顕著に現れるのは、現代のテクノロジーを活用する場合です。会場にそれらが豊富にあることは歓迎されますが、常に正当化され、適切であるとは限りません。最新流行のガジェットやさまざまなデジタルパネルの使用は、何よりもまず参加者にとって実用的で有益であるべきです。

各ゲストは、イベントに関する関心のあるあらゆる情報に迅速にアクセスできる必要があります。参加者が戸惑いながら何らかの問題を解決するためにブラウザのページをめくったり、インターネットの電波が弱いために必要なアプリに登録できないといった状況を招いてはなりません。

このような見落としを防ぎ、すべてのデジタルサービスが迅速に機能し、出席者全員のコミュニケーションへの最大限の参加を確保することが重要です。より高い信頼性を得るために、ナビゲーションツールを簡素化し、たとえばミニサイトやチャットボットなど、イベントのガイドとなり会場に関するあらゆる質問に答えるものへの各参加者のアクセスを事前に確保してください。

綿密な計画

どんなイベントのプログラムも、最大限に考え抜かれ、充実し、内容のあるものでなければなりません。その一歩一歩が計画されてこそ、効果的であり、まさにその変容をもたらします。段階から段階への漸進的な移行が、計画された結果を現実のものに変えます。参加者は、綿密に練られた計画に従って起こる変化を自ら感じ、出来上がった結果を見るのです。

まさに詳細な計画とプログラムの内容によって、潜在的な参加者やスポンサーは、自分の参加の見通しを事前に評価できるようになります。誰もが具体的なことを知りたいのです。何が待っているのか、何を学べるのか、このイベントから何を得られるのか、そして参加する価値があるのかどうかを。

快適な家具への配慮

ホールの装飾、椅子やその他のゲスト用家具、それらの配置は、一見した以上に大きな意味を持ちます。スピーカーは壇上で自信と快適さを感じるべきです。あまりに低いソファや高すぎる椅子の上で自分がどう見えるかを気にすることが、スピーチの質に影響し、目的が達成されない可能性があります。

参加者の席の配置や滞在も、細部に至るまで考え抜かれている必要があります。各ゲストは快適な時間を過ごすことを期待しているので、あなたの課題は、それぞれの起こりうるニーズや希望を考慮することです。これについては次の項目で詳しく述べます。

一人ひとりへの配慮

絶え間ない情報の流れは、私たちをコンテンツに対してはるかに選択的にしました。そしてイベント業界はまさに、各イベントの最大限の充実と内容の濃さに基づいています。参加者は無個性の塊ではなく、それぞれの願いを持つ多くの個性であることを忘れてはなりません。展示ホール、商談エリア、講義、トレーニング、ネットワーキングゾーンなど、興味のある方向を選ばせてあげましょう。全員にイベントのフルパッケージへの関心を求めてはいけません。

このような各参加者のニーズへの配慮は結果をもたらします。あなたはSNSで肯定的なレビューを得るでしょう。それは最高の広告となります。また、チケットをカテゴリー別に分けることで、将来のためにゲストの需要を分析し、その後のイベントプロジェクトを最適化できます。  

より多くを得るためにスキップする

このアプローチは、いわゆるRPNAS症候群（現在の出来事を逃すことによる喜び）に基づいています。現代のイベントのプログラムが大きく過密になっているのは、時間の制約があるためです。主催者は短い期間に多くの構想を実現しようとします。そのため参加者はさまざまなセクションに関わり、知り合い、何かを学び、何かを覚え、交渉し、契約を結びます。しばしばこれらの流れは並行して起こり、さらにSNSでの活動、休息、楽しみもあります。

もちろん、これほどの情報量をこなすのは誰にとっても難しく、準備のない人ならなおさらです。そこから、重要なことや興味深いことを見逃してしまうのではないかという不安が生まれます。ストレス状況や疲労は、イベントに積極的に参加し、生産的に交流する能力を低下させます。

新しいアプローチは、イベントの喧騒から離れて気をそらし、情報を「消化」し、コーヒーを一杯飲みながら休憩し、さらには瞑想する機会にあります。それは休憩だけでなく、希望者が体力を回復し、休息をとってから生産的な活動に戻ることができる専用ゾーンでもあります。

安全第一

以前はこの項目が警備とテロ対策に限られていましたが、今日ではサイバーセキュリティも同じくらい重要になっています。各クライアントの個人データの保護が優先されるため、デジタルセキュリティ対策を前もって検討することが重要です。

すべてのデータベースとメールボックスをパスワードとアクセス制限で保護してください。会場内のWiFiプロトコルの安全性を確認し、すべてのゲストの個人データを適切に保護してください。

社会問題への対応の重要性

 最近の調査によると、人々は社会の切実な問題に対するブランドの明確な姿勢にますます注目するようになっています。環境、動物保護、社会問題に関する一般的な潮流に沿うことは、ゲストや地元住民の間で肯定的なイメージを生み出します。

あなたの考えを裏付けることは細部に現れます。省エネ技術を使用し、イベントが行われる場所の環境保全に配慮し、地域のインフラに投資してください。ビュッフェの食べ残しや収益の一部は、保護犬猫施設に寄付できます。

イベント業界の新しい潮流は、従来のアプローチを否定するものではありません。多くの場合、それらは共存し、相互作用しながら、徐々に互いを置き換えていきます。 イベントエージェンシー「Aventura」は、時代と歩調を合わせ、社会の現在のニーズを考慮するよう努めています。新しいトレンド、細部へのこだわり、各参加者の関与 – これらがエージェンシーの最優先事項です。2019年のトレンドに適合していることは、すべてのスタッフの高い専門性を示しています。