Kurumsal etkinlik nasıl düzenlenir: profesyonellerden tavsiyeler

Bu makalede kurumsal etkinliklerin düzenlenmesi ve gerçekleştirilmesinin özellikleri detaylı olarak anlatılacak, etkinliğin hazırlık sürecini kolaylaştırmak için birkaç ipucu sunulacak ve ayrıca orijinal fikirlerden bazıları paylaşılacaktır.

İlgi çekici ve etkili bir etkinlik yaratmanın basit bir yolu, görevi profesyonel ajanslara devretmektir. Kurumsal etkinlik konseptini ve formatını düşünmeye, mekân seçmeye, catering organize etmeye, sunucu ve fotoğrafçı aramaya zamanınız yoksa bu evrensel bir seçenektir. “Aventura” uzmanları, İK ve iş hedeflerinize uygun ve en önemlisi uzun süre hatırlanacak bir etkinliğin nasıl düzenleneceğini bilir.

Organizasyonu dış ajanslara devretmeye hazır değilseniz, bu görevi kendiniz üstlenebilirsiniz. Kurumsal etkinliği düzenlemenize yardımcı olacak adım adım bir plan hazırladık:

1. Amaç belirlemek. Etkinliği organize etmeden önce, ondan beklenen sonucun ne olduğunu anlamak gerekir. Amaç belirlemek, format seçimine yardımcı olur. Ekip ruhunu güçlendirme görevi varsa, sportif ya da entelektüel bir takım oluşturma etkinliği düzenlemek daha iyidir. Dinlenmek ve güç toplamak içinse genellikle kostümlü partiler ve dans yarışmaları düzenlenir.

2. Çalışanların ilgi alanlarını öğrenmek. Etkinliğe maksimum katılım sağlamak için ekibin isteklerini ve tercihlerini öğrenin. Konsept onları daha fikir aşamasında etkilerse, iş arkadaşlarınız etkinliğe coşkuyla hazırlanacaktır.

3. Format seçmek. Etkinlik sektöründe kurumsal etkinlik düzenlemek için pek çok program vardır: klasik ziyafetlerden ve toplu film gösterimlerinden tiyatro gösterilerine ve raftinge kadar. Çalışanların olanaklarını ve isteklerini, ayrıca etkinliğin amaçlarını göz önünde bulundurarak uygun bir konsept seçin.

4. Motivasyon düşünmek. Konukların kurumsal etkinlik sırasında alacağı küçük hediyeler düzenleyin. Bunlar hediyelik eşyalar, şekerlemeler veya marka tarzında matbaa ürünleri olabilir.

5. Bütçeyi belirlemek. Etkinliğin ne kadara mal olacağını hesaplamak gerekir. Ana gider kalemleri: mekân kirası, sunucu hizmetleri, yemek organizasyonu. Ek giderler arasında fotoğraf ve video çekimi, salon dekorasyonu, konuklara hediyeler vb. yer alır.

6. Mekân seçmek. Konum etkinlik formatına uygun olmalıdır. Örneğin, sportif bir kurumsal etkinlik planlanıyorsa, geniş park otelleri, şehir dışı kulüpler ve dinlenme tesisleri değerlendirilmelidir. Quizler, partiler ve atölye çalışmaları için hem açık alanlar hem de çeşitli kapalı mekânlar uygundur.

7. Yemek organizasyonu yapmak. Entelektüel veya aktif etkinlikler, özellikle açık havada düzenlendiklerinde konukların iştahını kabartabilir. Bu nedenle piknik, kokteyl veya ziyafet düzenlemek gerekir.

8. Beklenmedik durumları öngörmek. Etkinliği kötü hava, bir katılımcının yaralanması veya konuk sayısının hesaplanmasındaki bir hata bozabilir. Bu nedenle “B” planını düşünmek gerekir. İlk yardım çantası, yağmurluklar ve ek malzemeler hazırlayın, iş arkadaşlarınızı katılım kararı için son tarih konusunda uyarın vb.

İşverenlere kurumsal etkinlik düzenleme ipuçları

• Formatları değiştirin. Geçen yıl ekibiniz bir mutfak atölyesine katıldıysa, bu sefer benzer bir kurumsal etkinlik pek ilgilerini çekmeyebilir. Yeni etkinlik için kimseyi kayıtsız bırakmayacak taze bir fikir bulmak daha iyidir.

• Ekibin isteklerini önemseyin. Etkinlik konsepti veya mekan seçimi konusunda zorluk yaşıyorsanız, iş arkadaşlarınızın bu konudaki görüşlerini alın: herkesin dileklerini ifade edebileceği bir çalışan anketi oluşturun.

• Fotoğraf ve video çekimi organize edin. Telefonla çekilen fotoğrafların profesyonel kameradan hiç de aşağı kalır yanı olmadığına dair bir yanılgı vardır. Ancak, ışık efektleri içeren dinamik bir parti planlanıyorsa, bir video operatörü ve fotoğrafçıdan oluşan ekip fazlalık olmayacaktır. Onlar kötü aydınlatmada bile harika kareler çekmeyi bilirler.

• Etkinliği ofiste yapmayın. Ekibinizin iş ortamından uzaklaşmasına izin verin. Tasarruf gerekliyse, açık hava mekanları değerlendirilebilir.

• Davetiyeyi önceden gönderin. Çalışanlar ilgiyi takdir eder, bu nedenle etkinlikten önce onları haberdar edin ki herkesin etkinliğe hazırlanmak ve kişisel işlerini planlamak için yeterli zamanı olsun.

• Çalışanların zamanını almayın. Kurumsal etkinliği hafta sonu düzenlerseniz, ekibin yarısı aile planları nedeniyle etkinliğe katılmayı reddedebilir.

Daha iyi bir kurumsal etkinlik için fikirler

Kvest 

Katılımcıların nihai hedefe ulaşmak için farklı zorluk derecelerinde görevleri yerine getirmesi gereken popüler bir etkinlik formatı. Kvest, İK görevlerini çözmeye yardımcı olur ve eğlenceli vakit geçirmeyi sağlar. Format hem kapalı mekânlar hem de açık alanlar için uygundur.

Hip-hop partisi

Danslı kurumsal etkinlik, ritim duygusunu geliştirmenin ve popüler bir akımla tanışmanın harika bir yoludur. Etkinlik, hip-hop stilinde en iyisini belirleyecek bir battle ile sonlandırılabilir. Format kapalı ve açık mekânların yanı sıra takım oluşturma etkinlikleri ve kurumsal etkinlikler için de uygundur.

Mutfak veya kokteyl atölyesi

Etkinliğe, çalışanlara yeni bir tarif öğretecek profesyonel bir aşçı veya barmen davet edilir. Format, ekibin mutfak yeteneklerini sergilemesine ve seçkin bir yemek veya içeceğin tadını çıkarmasına olanak tanır.

Quiz

Herkesin kendini bilge gibi hissedebileceği entelektüel bir oyun. Sadece bir tema seçmek gerekir: şirket tarihi, sinema, müzik türleri, 90'lar ve diğerleri.

Spor etkinliği 

Bu seçenek, yaz ve kış dinlenmesi için uygundur. Sıcak havalarda rafting veya trekking, soğuk havalarda ise kar motosikleti veya kayak yarışı düzenlenebilir. 

Kostümlü parti

Misafirlerin en sevdiği kitap, film veya bilgisayar oyunu kahramanlarının rolüne bürünebileceği eğlenceli bir etkinlik. Uygun temayı seçin: çalışanlar yalnızca hayal güçleriyle sınırlı olacaktır.

Aventura kurumsal parti organizasyonunda nasıl yardımcı olur?

• Doğrulanmış iş ortakları ve yüklenicilerden oluşan bir veri tabanına sahibiz, bu nedenle hızlı bir şekilde mekan bulup hazırlarız, catering organize ederiz, sunucu, fotoğrafçı ve DJ davet ederiz, gerekirse transfer sağlarız.

• Ekibimiz hazır bir konsept önerir veya istekleriniz, çalışanların fiziksel kapasiteleri ve ayrılan bütçe doğrultusunda bireysel bir senaryo hazırlar.

• Sadece modern bir organizasyon değil, iş, pazarlama, yönetim ve iç kurumsal kültürün hedeflerine uygun bir etkinlik düzenleriz.