Dans cet article, nous expliquerons en détail les particularités de l'organisation et de la tenue d'événements d'entreprise, proposerons quelques conseils pour faciliter le processus de préparation de l'événement, ainsi que suggérerons quelques idées originales.
Organisation d'une soirée d'entreprise demande une énergie et une force sans limites : il faut choisir un lieu et le décorer, choisir un concept, élaborer un programme festif, inviter un animateur, etc. Pendant ce temps, de nombreux employés refusent d'assister à de tels événements. Certains ne peuvent pas se détendre et se reposer en compagnie de leurs collègues, d'autres n'apprécient pas le format de la soirée d'entreprise. De nombreuses questions se posent sur la manière d'organiser un événement afin de garantir une présence maximale des invités tout en ne négligeant aucun détail important. Notre équipe a préparé des conseils qui aideront les dirigeants et les responsables RH des entreprises à organiser un événement éclatant et inoubliable.Un moyen simple de créer un événement captivant et efficace est de déléguer la tâche à des agences professionnelles. C'est une option universelle si vous n'avez pas le temps d'inventer un concept et un format de soirée d'entreprise, de choisir un lieu, d'organiser le service traiteur, de chercher un animateur et un photographe. Les experts d'« Aventura » savent comment organiser un événement qui répondra à vos objectifs RH et business et, surtout, qui restera longtemps dans les mémoires.
Si vous n'êtes pas prêt à confier l'organisation à des agences externes, vous pouvez prendre cette tâche en charge vous-même. Nous avons élaboré un plan étape par étape qui vous aidera à organiser une soirée d'entreprise :
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Définir l'objectif. Avant d'organiser un événement, il est nécessaire de comprendre quel résultat est attendu. La définition de l'objectif aidera au choix du format. Si l'objectif est de renforcer la cohésion d'équipe, il est préférable d'organiser un team building sportif ou intellectuel. Et pour se détendre et reprendre des forces, on organise généralement des soirées costumées et des battles de danse.
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Identifier les intérêts des employés. Pour garantir une présence maximale à l'événement, renseignez-vous sur les souhaits et les préférences de l'équipe. Les collègues se prépareront avec enthousiasme à l'événement si le concept les intéresse dès le stade de l'idée.
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Choisir le format. Dans l'industrie événementielle, il existe de nombreux programmes pour organiser une soirée d'entreprise : des banquets classiques et projections collectives de films aux événements théâtralisés et au rafting. Sélectionnez un concept adapté en tenant compte des possibilités et des souhaits des employés, ainsi que des objectifs de l'événement.
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Trouver une motivation. Organisez de petits cadeaux que les invités recevront pendant la soirée d'entreprise. Il peut s'agir de souvenirs, de bonbons ou de produits imprimés aux couleurs de la marque.
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Déterminer le budget. Il est nécessaire de calculer combien coûtera l'événement. Les principaux postes de dépenses : la location de la salle, les services d'un animateur, l'organisation de la restauration. Les dépenses supplémentaires comprennent : la photo et la vidéo, la décoration de la salle, les cadeaux aux invités, etc.
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Choisir un lieu. Le lieu doit correspondre au format de l'événement. Par exemple, si une soirée d'entreprise sportive est prévue, il est préférable d'envisager des hôtels-parcs spacieux, des clubs de campagne et des bases de loisirs. Pour les quiz, les soirées et les master-classes, les espaces ouverts comme les divers locaux conviennent.
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Organiser la restauration. Les événements intellectuels ou actifs peuvent aiguiser l'appétit des invités, surtout s'ils se déroulent en plein air. Par conséquent, un pique-nique, un buffet ou un banquet est nécessaire.
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Prévoir les imprévus. Un événement peut être gâché par le mauvais temps, une blessure d'un participant ou une erreur dans le calcul du nombre d'invités. Il est donc nécessaire de réfléchir à un plan B. Préparez une trousse de premiers secours, des imperméables et des accessoires supplémentaires, avertissez vos collègues de la date limite pour décider de leur présence, etc.
Conseils à l'employeur pour l'organisation d'un événement d'entreprise
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Alternez les formats. Si l'année dernière votre équipe a participé à un atelier culinaire, il est peu probable qu'un tel événement d'entreprise les intéresse cette fois-ci. Pour un nouvel événement, il vaut mieux trouver une idée fraîche qui ne laissera personne indifférent.
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Intéressez-vous aux souhaits de l'équipe. Si vous avez des difficultés avec le concept de l'événement ou le choix du lieu, demandez l'avis de vos collègues à ce sujet : créez un sondage pour les employés, dans lequel chacun pourra exprimer ses souhaits.
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Organisez une séance photo et vidéo. Il existe une idée fausse selon laquelle on peut prendre des photos avec un téléphone tout aussi bien qu'avec un appareil photo professionnel. Cependant, si une soirée dynamique avec des effets lumineux est prévue, une équipe composée d'un vidéaste et d'un photographe ne sera pas de trop. Ils savent comment réaliser des clichés impressionnants même dans un mauvais éclairage.
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N'organisez pas l'événement au bureau. Permettez à l'équipe de se reposer de l'environnement de travail. Si vous devez économiser, vous pouvez envisager des espaces en plein air.
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Envoyez l'invitation à l'avance. Les employés apprécient les attentions, alors informez-les de l'événement bien à l'avance afin que tout le monde ait suffisamment de temps pour se préparer à l'événement et planifier ses affaires personnelles.
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Ne prenez pas le temps des employés. Si vous organisez un événement d'entreprise un jour de congé, la moitié de l'équipe pourrait refuser de participer à l'événement en raison de projets familiaux.
Idées pour un meilleur événement d'entreprise
Jeu de piste
Un format d'événement populaire dans lequel les participants doivent accomplir des tâches de difficulté variable pour atteindre un objectif final. Le jeu de piste aide à répondre aux enjeux RH et à passer un moment captivant. Ce format convient aussi bien aux espaces intérieurs qu'aux sites extérieurs.
Soirée hip-hop
Un événement d'entreprise dansant — un excellent moyen de développer son sens du rythme et de découvrir un courant populaire. On peut clôturer l'événement par une battle qui désignera le meilleur dans le style hip-hop. Ce format convient aux espaces intérieurs et extérieurs, ainsi qu'à l'organisation de team buildings et d'événements d'entreprise.
Atelier culinaire ou de cocktails
On invite un chef ou un barman professionnel à l'événement pour apprendre aux collaborateurs une nouvelle recette. Ce format permet à l'équipe d'exprimer ses talents culinaires et de savourer un plat ou une boisson raffiné.
Quiz
Un jeu intellectuel où chacun peut se prendre pour un érudit. Il suffit de choisir un thème : l'histoire de l'entreprise, le cinéma, les courants musicaux, les années 90, etc.
Événement sportif
Cette option convient aux loisirs d'été comme d'hiver. Par temps chaud, on peut organiser du rafting ou du trekking, et par temps froid, des balades en motoneige ou une course à ski.
Soirée costumée
Un événement captivant où les invités peuvent se glisser dans la peau de leurs héros préférés de livres, de films ou de jeux vidéo. Choisissez un thème adapté : les collaborateurs ne seront limités que par leur imagination.
Comment « Aventura » aide à l'organisation d'un événement d'entreprise
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Nous disposons d'une base de partenaires et de sous-traitants vérifiés, c'est pourquoi nous trouverons et préparerons rapidement un lieu, organiserons le service traiteur, inviterons un animateur, un photographe et un DJ, et si nécessaire, nous prévoirons le transfert.
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Notre équipe proposera un concept clé en main ou préparera un scénario personnalisé, en fonction de vos souhaits, des capacités physiques des employés et du budget alloué.
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Nous organiserons non pas simplement un événement moderne, mais un événement correspondant aux objectifs du business, du marketing, du management et de la culture d'entreprise interne.
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