En este artículo, detallaremos las características de la organización y realización de eventos corporativos, ofreceremos varios consejos para simplificar el proceso de preparación del evento y también sugeriremos algunas ideas originales.
Organización de un evento corporativo requiere una cantidad ilimitada de fuerzas y energía: es necesario elegir un local y decorarlo, seleccionar un concepto, pensar en el programa festivo, invitar a un presentador, etc. Mientras tanto, muchos empleados se niegan a asistir a este tipo de eventos. Algunos no pueden relajarse y descansar en compañía de sus colegas, a otros no les convence el formato del evento corporativo. Surgen muchas preguntas sobre cómo llevar a cabo el evento para garantizar la máxima asistencia de invitados y, al mismo tiempo, no pasar por alto detalles importantes. Nuestro equipo ha preparado consejos que ayudarán a los directivos y gerentes de RR. HH. de las empresas a organizar un evento brillante e inolvidable.Una forma sencilla de crear un evento atractivo y eficaz es delegar la tarea en agencias profesionales. Es una opción universal si no hay tiempo para idear el concepto y el formato del evento corporativo, elegir el local, organizar el catering, buscar presentador y fotógrafo. Los expertos de “Aventura” saben cómo llevar a cabo un evento que se ajuste a tus objetivos de RR. HH. y de negocio y, lo más importante, que se recuerde durante mucho tiempo.
Si no estás dispuesto a ceder la organización a agencias externas, puedes asumir tú mismo esta tarea. Hemos elaborado un plan paso a paso que te ayudará a llevar a cabo el evento corporativo:
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Definir el objetivo. Antes de organizar el evento, es necesario entender qué resultado se espera de él. Definir el objetivo ayudará a elegir el formato. Si la tarea es unir al equipo, es mejor organizar un teambuilding deportivo o intelectual. Y para descansar y recuperar fuerzas, normalmente se celebran fiestas de disfraces y batallas de baile.
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Averiguar los intereses de los empleados. Para garantizar la máxima asistencia al evento, averigua los deseos y preferencias del equipo. Los colegas se prepararán con entusiasmo para el evento si el concepto les interesa ya en la etapa de la idea.
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Elegir el formato. En la industria de eventos existe una gran variedad de programas para celebrar un evento corporativo: desde banquetes clásicos y proyecciones de cine colectivas hasta eventos teatralizados y rafting. Selecciona el concepto adecuado teniendo en cuenta las posibilidades y los deseos de los empleados, así como los objetivos del evento.
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Pensar en la motivación. Organiza pequeños regalos que los invitados recibirán durante el evento corporativo. Pueden ser souvenirs, dulces o artículos de papelería con la imagen de la marca.
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Determinar el presupuesto. Es necesario calcular cuánto costará el evento. Los principales gastos son: alquiler del local, servicios del presentador, organización de la comida. Los adicionales incluyen: fotografía y vídeo, decoración de la sala, regalos para los invitados, etc.
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Elegir el lugar. La ubicación debe corresponder al formato del evento. Por ejemplo, si se planea un evento corporativo deportivo, es mejor considerar hoteles-parque espaciosos, clubes de campo y bases de descanso. Para quizzes, fiestas y talleres sirven tanto espacios abiertos como diversos locales.
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Organizar la comida. Los eventos intelectuales o activos pueden despertar el apetito de los invitados, sobre todo si se celebran al aire libre. Por eso es necesario un picnic, un cóctel o un banquete.
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Prever los imprevistos. El evento puede verse arruinado por el mal tiempo, una lesión de un participante o un error al calcular el número de invitados. Por eso es necesario pensar en un plan «B». Prepara un botiquín, impermeables y atrezzo adicional, avisa a los colegas sobre la fecha límite para decidir su asistencia, etc.
Consejos para el empleador sobre la organización de un evento corporativo
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Alterne los formatos. Si el año pasado su equipo participó en un taller de cocina, es poco probable que esta vez les interese un evento corporativo similar. Para un nuevo evento, es mejor encontrar una idea fresca que no deje a nadie indiferente.
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Interésese por los deseos del equipo. Si surgieron dificultades con el concepto del evento o la elección del lugar, averigüe la opinión de los colegas al respecto: cree una encuesta para los empleados en la que cada uno pueda expresar sus deseos.
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Organice fotografía y videografía. Existe la creencia errónea de que se pueden tomar fotos con el teléfono tan bien como con una cámara profesional. Sin embargo, si se planea una fiesta dinámica con efectos de luz, un equipo de videógrafo y fotógrafo no estará de más. Ellos saben cómo hacer tomas impresionantes incluso con poca luz.
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No realice el evento en la oficina. Permita que el equipo descanse del entorno laboral. Si se necesita ahorrar, se pueden considerar espacios al aire libre.
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Envíe la invitación con antelación. Los empleados valoran la atención, así que notifíqueles sobre el evento con suficiente tiempo para que todos tengan tiempo de prepararse para el evento y planificar asuntos personales.
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No les quite tiempo a los empleados. Si se organiza un evento corporativo en un día libre, la mitad del equipo podría rechazar asistir al evento debido a planes familiares.
Ideas para el mejor evento corporativo
Búsqueda del tesoro
Un formato de evento popular en el que los participantes deben completar tareas de diversa complejidad para alcanzar el objetivo final. La búsqueda del tesoro ayuda a resolver tareas de RRHH y a pasar un rato entretenido. El formato es adecuado tanto para interiores como para espacios abiertos.
Fiesta de hip-hop
Un evento corporativo de baile es una excelente manera de mejorar el sentido del ritmo y familiarizarse con una tendencia popular. Se puede terminar el evento con una batalla que determine al mejor en el estilo hip-hop. El formato es adecuado para interiores y espacios abiertos, así como para la realización de team building y eventos corporativos.
Taller de cocina o de cócteles
Al evento se invita a un chef o bartender profesional que enseñará a los empleados una nueva receta. El formato permitirá al equipo mostrar sus talentos culinarios y disfrutar de un plato o bebida exquisita.
Quiz
Un juego intelectual en el que cada uno puede sentirse un erudito. Solo hay que elegir la temática: historia de la empresa, cine, géneros musicales, los 90 y otros.
Evento deportivo
Esta opción es adecuada para el descanso de verano e invierno. En época de calor se puede organizar rafting o trekking, y en época de frío, paseos en moto de nieve o una carrera de esquí.
Fiesta de disfraces
Un evento entretenido en el que los invitados pueden sentirse como sus personajes favoritos de libros, películas o videojuegos. Elija una temática adecuada: los empleados solo estarán limitados por su imaginación.
Cómo “Aventura” puede ayudar a organizar un evento corporativo
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Contamos con una base de socios y proveedores verificados, por lo que encontraremos y prepararemos rápidamente la ubicación, organizaremos el catering, invitaremos al presentador, fotógrafo y DJ y, si es necesario, proporcionaremos el transporte.
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Nuestro equipo propondrá un concepto ya listo o preparará un guion personalizado, según sus deseos, las capacidades físicas de los empleados y el presupuesto asignado.
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Realizaremos no solo un evento moderno, sino un acontecimiento que se corresponda con los objetivos de negocio, marketing, gestión y cultura corporativa interna.
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