Wie man eine Firmenfeier organisiert: Tipps von Profis

In diesem Artikel erzählen wir ausführlich über die Besonderheiten der Organisation und Durchführung von Firmenfeiern, bieten einige Tipps zur Vereinfachung des Vorbereitungsprozesses und geben einige originelle Ideen.

Ein einfacher Weg, eine spannende und effektive Veranstaltung zu schaffen, ist, die Aufgabe an professionelle Agenturen zu delegieren. Dies ist eine universelle Option, wenn keine Zeit bleibt, um ein Konzept und ein Format für die Firmenfeier zu entwickeln, eine Location auszuwählen, Catering zu organisieren, einen Moderator und einen Fotografen zu suchen. Die Experten von „Aventura“ wissen, wie man eine Veranstaltung durchführt, die Ihren HR- und Geschäftszielen entspricht und vor allem lange in Erinnerung bleibt.

Wenn Sie jedoch nicht bereit sind, die Organisation an externe Agenturen zu übergeben, können Sie diese Aufgabe selbst übernehmen. Wir haben einen Schritt-für-Schritt-Plan erstellt, der Ihnen hilft, eine Firmenfeier durchzuführen:

1. Das Ziel festlegen. Bevor man ein Event organisiert, muss man verstehen, welches Ergebnis davon erwartet wird. Die Zielbestimmung hilft bei der Wahl des Formats. Wenn die Aufgabe darin besteht, das Team zusammenzuschweißen, ist es besser, ein sportliches oder intellektuelles Teambuilding zu organisieren. Um sich zu erholen und neue Kraft zu tanken, veranstaltet man üblicherweise Kostümpartys und Tanzbattles.

2. Die Interessen der Mitarbeiter ermitteln. Um eine maximale Teilnahme an der Veranstaltung zu gewährleisten, finden Sie die Wünsche und Vorlieben des Teams heraus. Die Kollegen werden sich mit Begeisterung auf das Ereignis vorbereiten, wenn das Konzept sie bereits in der Ideenphase interessiert.

3. Das Format wählen. In der Eventbranche gibt es viele Programme für die Durchführung einer Firmenfeier: von klassischen Banketten und gemeinsamen Filmvorführungen bis hin zu theatralischen Veranstaltungen und Rafting. Wählen Sie ein passendes Konzept unter Berücksichtigung der Möglichkeiten und Wünsche der Mitarbeiter sowie der Ziele des Events.

4. Motivation ausdenken. Organisieren Sie kleine Geschenke, die die Gäste während der Firmenfeier erhalten. Das können Souvenirs, Süßigkeiten oder Druckerzeugnisse im Markenstil sein.

5. Das Budget festlegen. Es ist notwendig zu berechnen, wie viel die Veranstaltung kosten wird. Die Hauptkostenposten: Raummiete, Honorar des Moderators, Organisation der Verpflegung. Zu den zusätzlichen gehören: Foto- und Videoaufnahmen, Dekoration des Saals, Geschenke für die Gäste usw.

6. Die Location auswählen. Die Location muss dem Format der Veranstaltung entsprechen. Wenn beispielsweise eine sportliche Firmenfeier geplant ist, sollte man besser geräumige Parkhotels, Landclubs und Erholungszentren in Betracht ziehen. Für Quiz, Partys und Workshops eignen sich sowohl Open-Air-Flächen als auch verschiedene Räumlichkeiten.

7. Die Verpflegung organisieren. Intellektuelle oder aktive Veranstaltungen können den Appetit der Gäste wecken, besonders wenn sie an der frischen Luft stattfinden. Deshalb ist ein Picknick, ein Buffet oder ein Bankett notwendig.

8. Höhere Gewalt vorsehen. Die Veranstaltung kann durch schlechtes Wetter, eine Verletzung eines Teilnehmers oder einen Fehler bei der Berechnung der Gästezahl beeinträchtigt werden. Daher ist es notwendig, einen Plan „B“ durchzudenken. Bereiten Sie eine Erste-Hilfe-Ausrüstung, Regencapes und zusätzliches Requisit vor, informieren Sie die Kollegen über die Frist für die Entscheidung über die Teilnahme usw.

Tipps für Arbeitgeber zur Organisation einer Firmenveranstaltung

• Wechseln Sie die Formate ab. Wenn Ihr Team im letzten Jahr an einem Kochworkshop teilgenommen hat, wird es wahrscheinlich dieses Mal nicht an einer ähnlichen Firmenfeier interessiert sein. Für ein neues Event sollten Sie besser eine frische Idee finden, die niemanden kalt lässt.

• Interessieren Sie sich für die Wünsche des Teams. Wenn es Schwierigkeiten mit dem Konzept der Veranstaltung oder der Wahl des Veranstaltungsortes gibt, holen Sie die Meinung der Kollegen dazu ein: Erstellen Sie eine Umfrage für die Mitarbeiter, in der jeder seine Wünsche äußern kann.

• Organisieren Sie Foto- und Videoaufnahmen. Es gibt den Irrglauben, dass man mit dem Handy genauso gute Aufnahmen machen kann wie mit einer professionellen Kamera. Wenn jedoch eine dynamische Party mit Lichteffekten geplant ist, ist ein Team aus Videograf und Fotograf keineswegs überflüssig. Sie wissen, wie man auch bei schlechten Lichtverhältnissen großartige Aufnahmen macht.

• Veranstalten Sie das Event nicht im Büro. Erlauben Sie dem Team, sich von der Arbeitsatmosphäre zu erholen. Wenn Einsparungen notwendig sind, können Sie Orte im Freien in Betracht ziehen.

• Senden Sie die Einladung frühzeitig. Mitarbeiter schätzen Fürsorge, daher benachrichtigen Sie sie rechtzeitig über das Event, damit alle genügend Zeit haben, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten und persönliche Angelegenheiten zu planen.

• Nehmen Sie den Mitarbeitern nicht ihre Zeit. Wenn Sie die Firmenfeier an einem Wochenende organisieren, kann die Hälfte des Teams aufgrund von Familienplänen ablehnen, an dem Event teilzunehmen.

Ideen für die beste Firmenfeier

Quest 

Ein beliebtes Veranstaltungsformat, bei dem die Teilnehmer Aufgaben unterschiedlicher Schwierigkeit lösen müssen, um das Endziel zu erreichen. Die Quest hilft, HR-Aufgaben zu lösen und die Zeit spannend zu verbringen. Das Format eignet sich sowohl für Innenräume als auch für Außenbereiche.

Hip-Hop-Party

Eine Tanz-Firmenfeier ist eine hervorragende Möglichkeit, das Rhythmusgefühl zu verbessern und eine beliebte Richtung kennenzulernen. Die Veranstaltung kann mit einem Battle abgeschlossen werden, das den Besten im Hip-Hop-Stil ermittelt. Das Format eignet sich für Innenräume und Außenbereiche sowie für die Durchführung von Teambuildings und Firmenfeiern.

Kulinarischer oder Cocktail-Workshop

Zu der Veranstaltung wird ein professioneller Koch oder Barkeeper eingeladen, der den Mitarbeitern ein neues Rezept beibringt. Das Format ermöglicht es dem Team, kulinarische Talente zu zeigen und ein raffiniertes Gericht oder Getränk zu genießen.

Quiz

Ein intellektuelles Spiel, bei dem sich jeder als Kenner fühlen kann. Man muss nur das Thema wählen: Firmengeschichte, Kino, Musikrichtungen, die 90er und andere.

Sportliche Veranstaltung 

Diese Option eignet sich für Sommer- und Wintererholung. In der heißen Jahreszeit kann man Rafting oder Trekking organisieren, in der kalten Jahreszeit — Schneemobiltouren oder einen Skilanglauf. 

Kostümparty

Eine spannende Veranstaltung, bei der die Gäste sich in die Rolle ihrer Lieblingshelden aus Büchern, Filmen oder Computerspielen versetzen können. Wählen Sie ein passendes Thema: Die Mitarbeiter sind nur durch ihre eigene Fantasie eingeschränkt.

Wie “Aventura” bei der Organisation einer Firmenfeier hilft

• Wir verfügen über eine Datenbank mit geprüften Partnern und Auftragnehmern, daher finden und bereiten wir schnell einen Veranstaltungsort vor, organisieren das Catering, laden einen Moderator, Fotografen und DJ ein und sorgen bei Bedarf für den Transfer.

• Unser Team schlägt entweder ein fertiges Konzept vor oder erarbeitet ein individuelles Szenario basierend auf Ihren Wünschen, den physischen Möglichkeiten der Mitarbeiter und dem zugewiesenen Budget.

• Wir veranstalten nicht nur ein modernes Event, sondern ein Ereignis, das den Zielen des Business, des Marketings, des Managements und der internen Unternehmenskultur entspricht.