6月

ビジネスイベントの企画方法

ビジネスイベントは多くの企業の企業文化の一部であるだけでなく、イベントマーケティングのツールでもあります。これらのイベントは、さまざまなビジネス上の課題を解決し、効果的なマネジメントやPR手法を選択し、ブランドの戦略計画を調整するのに役立ちます。また、プロジェクトの開発やチームビルディングにも寄与します。

今回は、ビジネスイベントの種類と、それらを適切に企画する方法についてお話しします。

ビジネスイベントの目的と課題

専門知識の交換：科学、テクノロジー、人事、広告などの分野におけるケーススタディやトレンドの議論。
プロジェクトやビジネスプロセスの内部プレゼンテーション、または新製品やサービスのメディア向け発表。
ターゲットオーディエンスの拡大：消費者にブランドを紹介する。
ブランドの中核的価値、哲学、ミッションの発信。
パートナー、請負業者、投資家の探索によるビジネスネットワークの拡大、または既存のビジネス関係の強化。
ソフトスキルのトレーニングと向上：コミュニケーションスキル、チームワーク、ビジネスマナー、自己プレゼンテーションなどの開発。
ブランドのポジティブなイメージの形成と、プロフェッショナルコミュニティにおける専門家としての評判の強化。
Привлечение внимания средств массовой информации к бренду и рост популярности в широких кругах: рассказ об истории и успехах компании, представление новинок отрасли и производства;
ブランドへのメディア注目を集め、広く認知度を高める。企業の歴史や成功事例を伝え、業界や製造の新製品を紹介する。
新たな成長・発展のポイントを模索する。協業の展望、業界、販売チャネルなど。
製品・サービスへの需要、平均客単価、企業収入を増加させる。

ビジネスイベントの種類と特徴

ビジネスイベントには多くの分類法があり、参加者の範囲、規模、公式性の度合いなどを考慮します。例えば、内部ビジネスイベントはスタッフとの連携に必要なもので、外部イベントは従業員だけでなく外部とのやり取りを伴います。公式イベントは具体的な合意や書類署名のために行われ、非公式イベントはコミュニケーションや余暇の充実を目的としています。

設定された課題や組織の複雑さに関わらず、現代のイベント業界ではビジネスイベントの典型的な形式がいくつか存在します。詳しく見ていきましょう。

プレゼンテーション

ブランドが製品、サービス、テクノロジーといった具体的な新機能を発表することを意味します。プレゼンテーションは通常1～2人のスピーカーによるプレゼンで構成されますが、高品質のビジュアルサポートが必須です。目的は最大限の興味喚起、話題作り、驚き、そして販売です。そのためには、ターゲット視聴者の言語で語り、彼らの課題を理解し、すべてのメリットを示す必要があります。

カンファレンス

これは大規模な集まりで、異なる組織や大企業のすべての支店の代表者が参加することを目的としています。カンファレンスでは、人々は自社のビジネスの特徴、地域での成功、現代のトレンドなどについて話し合い、経験を共有します。カンファレンスはメディアの注目を集めることができ、それによってパートナーや顧客を見つけるのに役立ちます。ビジネスカンファレンスはオンラインでも開催できますが、プログラムは変わりません。スピーカーのプレゼンテーションと議論が交互に行われ、最後に主要なポイントをまとめて結論を出します。

セミナー

ビジネスセミナーはカンファレンスと似た仕組みですが、参加者がはるかに少なく、1つのチームの従業員を対象としています。多くの場合、インタラクティブで実践志向のビジネスイベントとして行われ、従業員が短いプレゼンテーション、報告、ミニレクチャーを通じて互いに教え合います。議論もセミナーの重要な要素です。イベントマーケティングの分野では、自社の活動を宣伝するために、希望者全員を対象にしたオープンセミナーも開催されます。

トレーニング

研修は、特定のテーマの専門家である経験豊富な講師（ビジネストレーナー）との作業を伴います。. 多くの場合、このイベントはインタラクティブな形式、つまり、役割を与え、特定の行動モデルを演じるビジネスゲームとして行われます。. ビジネスゲームとして実施され、役割を割り当て、特定の行動パターンを演じます。. 研修は、ハードスキル（例：販売方法を教える）とソフトスキル（例：スピーチスキルを向上させる）の両方に焦点を当てることができます。. プレゼンテーションとテーマは似ていますが、より大規模です。プレゼンテーションが別のイベント（会社の記念日や店舗開店など）の一部になることがあるのに対し、展示会は独立したイベントと見なされ、通常は多くの企業が参加します。

展示会

展示会は地域、全国、国際的なものがあります。顧客を見つけ、競合他社を調査し、自社の成功や特徴をアピールするのに役立ちます。展示会は数日から数週間続くため、常に高品質で多様な技術設備（ブース、棚、ショーケースなど）が備えられています。. Если презентация может быть частью другого ивента (например, юбилея компании или открытия магазина), то выставка рассматривается как отдельное событие, в котором обычно участвует множество компаний. 展示会 могут быть региональными, всероссийскими и международными. 彼らはバイヤーを見つけ、競合他社を調査し、成功や特徴を大きく訴えるのに役立ちます。. 展示会は数日から数週間続くため、常に質が高く多様な技術装備（ブース、棚、ショーケースなど）が備わっています。

レセプション

ビジネスレセプションは、ビジネス朝食会、ランチ会、ビュッフェスタイルなど様々な形で行われます。これらはパートナー、クライアント、投資家、メディアなどのために開催されます。レセプションは通常、関係構築が目的のため非公式であり、複数日開催のフォーラムなど、他のイベントの一部となることもあります。海外からの同僚の到着を記念して、重要な契約締結後などに行われることがよくあります。

円卓会議

その目的から見ると、このイベントはカンファレンスやセミナーに似ていますが、重点はスピーカーから全員での議論に移ります。基本的にはミーティングですが、自由な形式で行われます。ラウンドテーブルの参加者全員が平等であり、特定のトピックについて発言する権利があります。イベントの目的は通常、問題に対する効果的な解決策を見つけるか、最大限のアイデアを集めることです。ラウンドテーブルは、ブランドイメージの形成やメディア注目の獲得によく使われます。これは、企業が非常に時事的な問題について開催し、科学、ビジネス、政治などの著名な人物を招くためです。

もちろん、これらは企業がさまざまなビジネス課題を解決するために利用できるイベントの網羅的なリストではありません。イベント業界では現在、大会、フォーラム、記者会見、ブリーフィング、フォーカスグループ、会議、シンポジウム、オープンデーなども需要があります。これらのイベントの多くは、ビジネス、科学、広告、企業イベントの境界線上にあり、それはまったく正常で、ブランドがさまざまな課題を解決するのに役立っています。

ビジネスイベント企画の段階

Определение ключевых моментов. В самом начале надо установить цель ивента, очертить круг участников, подумать над продолжительностью и масштабом события. Всё это поможет сформировать бюджет, смету и план действий.
要点を決める。最初にイベントの目的を設定し、参加者の範囲を絞り、期間と規模を考える。これらは予算、見積もり、行動計画の策定に役立つ。
アイデアを練る。ビジネスイベントへのコンセプチュアルなアプローチは、その後の技術準備を具体化し、プログラムを開発する助けとなる。イベントがどのようなパート（アクティビティの形式）で構成されるかを理解し、各参加者が会場を去る際の成果を事前に想定することが重要である。
準備をする。これには必ず会場（会議室、ホテル、レストランなど）の確保、コーポレート／テーマ性のある装飾とゾーニング、音響・照明・マルチメディアの搬入・設定、家具のレンタル、印刷物・記念品の準備、ケータリング、宿泊、送迎の手配が含まれる。司会者、モデレーター、トレーナー、スピーカーの選定と連携も重要である。
プロモーション。ビジネスイベントの目的が注目を集めることなら、広告宣伝が必要になる。ここでは、独自の招待状やメディア向け記者会見、ブロガーへの告知、ラジオ・テレビ広告など、様々なツールが用いられる。
イベント当日。ゲストの受付・誘導、プログラムとタイムスケジュールの遵守、機材の動作確認、トラブル時の代替計画の有無を確認する。悪天候や交通渋滞などの影響を受けないようイベントを運営することが重要である。

なぜ私たちにビジネスイベントを任せるべきなのか

ポストプロダクション。イベント終了時には、参加者全員からフィードバックを収集するとよい。さらに、イベントの写真や動画を編集し、公式レポートやウェブサイト、ソーシャルメディア、パートナーサイト、メディアでの報告に活用する。
豊富な経験と広い地域対応。10年以上にわたり、ロシア国内外でB2Bイベントを開催している。
最新技術の活用。実験を好み、新しいオンラインフォーマットやハイブリッドイベントプログラムを常に開発している。
大規模なチームと信頼できるパートナー。ターンキーでイベントを運営するため、協力業者を素早く見つけ、自社の機材基盤も保有している。