Wie man eine Geschäftsveranstaltung organisiert

Geschäftsveranstaltungen sind nicht nur ein Teil der Unternehmenskultur vieler Unternehmen, sondern auch ein Instrument des Eventmarketings. Solche Events helfen, verschiedene Geschäftsaufgaben zu lösen, Methoden des effektiven Managements und PR auszuwählen, die strategischen Pläne der Marke anzupassen. Sie tragen auch zur Entwicklung von Projekten und zur Bildung von Arbeitsgruppen bei.

Heute sprechen wir darüber, welche Arten von Business-Events es gibt und wie man sie richtig organisiert.

Ziele und Aufgaben von Business-Events

• Austausch von Fachwissen: Diskussion von Cases und Trends in den Bereichen Wissenschaft, Technologie, HR, Werbung usw.;
• Interne Präsentation von Projekten und Geschäftsprozessen oder mediale Vorstellung neuer Produkte und Dienstleistungen;
• Vergrößerung der Zielgruppe: Bekanntmachung von Verbrauchern mit der Marke;
• Vermittlung der Kernwerte der Marke, der Philosophie und der Mission;
• Erweiterung von Geschäftskontakten durch die Suche nach Partnern, Auftragnehmern und Investoren oder die Stärkung bestehender Geschäftsbeziehungen;
• Schulung und Ausbau von Soft Skills: Entwicklung von Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit, Business-Etikette, Selbstpräsentation usw.;
• Aufbau eines positiven Markenimages und Stärkung der Expertenreputation in der Fachcommunity;
• Aufmerksamkeit der Medien auf die Marke lenken und die Bekanntheit in der breiten Öffentlichkeit steigern: Erzählung über die Geschichte und Erfolge des Unternehmens, Vorstellung von Neuheiten der Branche und Produktion;
• Suche nach neuen Wachstums- und Entwicklungspunkten: Kooperationsperspektiven, Produktionszweigen, Vertriebsplattformen usw.;
• Steigerung der Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen, des durchschnittlichen Bestellwerts und der Unternehmenseinnahmen;
• Verringerung des Konfliktniveaus innerhalb der Arbeitsteams, Identifizierung von Führungskräften und Umsetzern, Suche nach neuen Motivationsinstrumenten.

Arten von Business-Events und ihre Besonderheiten

Es gibt viele Klassifizierungen von Business-Events, die den Teilnehmerkreis, den Umfang, den Formalitätsgrad usw. berücksichtigen. Zum Beispiel sind interne Business-Veranstaltungen für die Arbeit mit dem Team notwendig, während externe die Interaktion nicht nur mit Mitarbeitern voraussetzen. Offizielle Events werden organisiert, um konkrete Vereinbarungen zu erzielen und Dokumente zu unterzeichnen, während informelle dem Aufbau von Kommunikation und Freizeit dienen.

Unabhängig von den gestellten Aufgaben und den organisatorischen Herausforderungen gibt es in der modernen Event-Industrie mehrere typische Formate von Business-Veranstaltungen. Betrachten wir sie genauer.

Präsentation

Sie umfasst die Präsentation einer bestimmten Innovation durch die Marke, sei es ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Technologie. Häufig besteht eine Präsentation aus dem Auftritt von 1–2 Speakern, beinhaltet aber unbedingt eine hochwertige visuelle Begleitung. Das Ziel der Präsentation ist es, maximales Interesse zu wecken, einen Hype zu erzeugen, zu überraschen und zu verkaufen. Daher ist es notwendig, die Sprache der Zielgruppe zu sprechen, auf ihre Pain Points einzugehen und alle Vorteile aufzuzeigen.

Konferenz

Dies ist eine große Versammlung, die auf die Teilnahme von Vertretern verschiedener Organisationen oder aller Filialen eines großen Konzerns ausgerichtet ist. Auf einer Konferenz tauschen Menschen Erfahrungen aus, indem sie über die Besonderheiten ihres Geschäfts, regionale Erfolge, aktuelle Trends usw. berichten. Eine Konferenz kann die Aufmerksamkeit der Medien auf sich ziehen und trägt somit zur Suche nach Partnern und Kunden bei. Business-Konferenzen können auch online stattfinden, aber ihr Programm bleibt unverändert: Auftritte von Speakern wechseln sich mit Diskussionen ab und enden anschließend mit der Festhaltung der wichtigsten Thesen und einer Zusammenfassung.

Seminar

Ein Business-Seminar ähnelt in seiner Mechanik einer Konferenz, setzt aber deutlich weniger Teilnehmer und eine Ausrichtung auf die Mitarbeiter eines Teams voraus. Häufig sieht es wie ein interaktives, praxisorientiertes Business-Event aus, bei dem Mitarbeiter sich gegenseitig durch kurze Präsentationen, Vorträge oder Mini-Vorlesungen schulen. Auch die Diskussion ist ein wichtiges Element eines Seminars. Im Bereich des Event-Marketings gibt es auch offene Seminare, die ein Unternehmen für alle Interessierten durchführt, um für seine Tätigkeit zu werben.

Training

Dies sind unternehmensinterne Weiterbildungs- und in der Regel hochspezialisierte Veranstaltungen, die darauf abzielen, die Professionalität der Mitarbeiter zu erhöhen und ihre persönliche Entwicklung zu fördern. Ein Training setzt die Arbeit mit einem erfahrenen Leiter (Business-Trainer) voraus – einem Experten für ein bestimmtes Thema. Häufig kann diese Veranstaltung interaktiv angelegt sein, d. h. als Business-Spiel mit Rollenzuweisung und dem Durchspielen bestimmter Verhaltensmodelle durchgeführt werden. Trainings können sowohl auf Hard Skills ausgerichtet sein (z. B. Verkaufen lernen) als auch auf Soft Skills (z. B. rhetorische Fähigkeiten verbessern).

Ausstellung

Eine Veranstaltung, die thematisch einer Präsentation ähnelt, aber globaler ist. Während eine Präsentation Teil eines anderen Events sein kann (z. B. eines Firmenjubiläums oder einer Ladeneröffnung), wird eine Ausstellung als eigenständiges Ereignis betrachtet, an dem in der Regel viele Unternehmen teilnehmen. Ausstellungen können regional, russlandweit und international sein. Sie helfen dabei, Käufer zu finden, Wettbewerber zu studieren und lautstark über alle eigenen Erfolge und Besonderheiten zu berichten. Ausstellungen dauern von ein paar Tagen bis zu mehreren Wochen und zeichnen sich daher immer durch eine hochwertige und vielfältige technische Ausstattung aus (Stände, Regale, Vitrinen usw.). 

Empfang

Business-Empfänge können in Form von Business-Frühstücken, Lunches, Stehempfängen usw. stattfinden. Sie werden für Partner, Kunden, Investoren, Medien usw. organisiert. Ein Empfang ist in der Regel informell, da bei ihm Beziehungen aufgebaut werden sollen, und kann Teil einer anderen Veranstaltung sein, beispielsweise eines mehrtägigen Forums. Nicht selten werden Empfänge anlässlich der Anreise von Kollegen aus dem Ausland, nach der Unterzeichnung eines wichtigen Vertrags usw. ausgerichtet.

Runder Tisch

In ihren Zielen ähnelt diese Veranstaltung einer Konferenz oder einem Seminar, doch der Schwerpunkt verlagert sich hier von den Speakern auf eine allgemeine Diskussion. Im Wesentlichen ist es eine Besprechung, aber in freier Form. Alle Teilnehmer des Runden Tisches haben gleiches Gewicht und das Recht, sich zu einem konkreten Thema zu äußern. Die Aufgabe des Events besteht in der Regel darin, eine effektive Lösung für ein Problem zu finden oder ein Maximum an Ideen zu sammeln. Häufig werden Runde Tische zu einer Methode zur Bildung des Markenimages und zur Gewinnung von Medien, da sie von Unternehmen zu sehr aktuellen Themen und unter Einladung bekannter Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik usw. veranstaltet werden.

Natürlich ist dies bei Weitem keine vollständige Liste von Veranstaltungen, die von Unternehmen zur Lösung verschiedener Business-Aufgaben genutzt werden können. In der Event-Branche sind heute auch Versammlungen, Foren, Pressekonferenzen, Briefings, Fokusgruppen, Kongresse, Symposien, Tage der offenen Tür usw. gefragt. Viele dieser Veranstaltungen liegen an der Schnittstelle von Business-, Wissenschafts-, Werbe- und Unternehmensveranstaltungen, was völlig normal ist und Marken dabei hilft, verschiedene Aufgaben zu bewältigen.

Phasen der Organisation von Business-Veranstaltungen 

1. Festlegung der Eckpunkte. Zu Beginn müssen das Ziel des Events festgelegt, der Teilnehmerkreis abgegrenzt sowie über Dauer und Umfang der Veranstaltung nachgedacht werden. All dies hilft, Budget, Kostenplan und Aktionsplan zu erstellen.
2. Entwicklung der Idee. Ein konzeptioneller Ansatz für die Business-Veranstaltung hilft, die weitere technische Vorbereitung zu präzisieren und das Programm zu erarbeiten. Wichtig ist zu verstehen, aus welchen Teilen (Aktivitätsformen) das Event bestehen wird, und im Voraus zu modellieren, mit welchen Ergebnissen jeder Teilnehmer den Veranstaltungsort verlassen soll.
3. Vorbereitung. Dazu gehören unbedingt die Suche nach einer Location (Konferenzsaal, Hotel, Restaurant usw.), die Corporate-/Themengestaltung und Zonierung des Veranstaltungsorts, Lieferung und Einrichtung von Ton und Licht sowie Multimedia, die Anmietung von Möbeln, die Vorbereitung von Druckerzeugnissen und Souvenirs, die Klärung von Catering, Unterkunft und Transfer. Ebenso wichtig ist die Auswahl von Moderatoren, Trainern, Speakern und die Zusammenarbeit mit ihnen.
4. Promotion. Wenn das Ziel der Business-Veranstaltung darin besteht, Aufmerksamkeit zu erregen, muss an der Werbung für das Event gearbeitet werden. Hier kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz: originelle Einladungen und Pressekonferenzen mit Medien, Ankündigungen bei Bloggern, Werbung in Radio und Fernsehen usw.
5. Durchführung des Events. Am Veranstaltungstag ist es wichtig, den Empfang und die Unterbringung aller Gäste zu kontrollieren, die Einhaltung des Programms und des Timings, den Betrieb der Technik und das Vorhandensein von Notfallplänen für den Fall höherer Gewalt. Es ist wichtig, das Ereignis so zu organisieren, dass es nicht durch schlechte Wetterbedingungen, Verkehrschaos auf den Straßen usw. beeinträchtigt wird. 
6. Postproduktion. Zum Abschluss der Veranstaltung ist es sinnvoll, Feedback von allen Teilnehmern einzuholen. Darüber hinaus sollte man sich mit der Bearbeitung von Foto- oder Videoinhalten vom Event befassen, um damit offizielle Berichte oder Berichte über die Veranstaltung auf der offiziellen Website, in sozialen Netzwerken, auf Partnerseiten und in den Medien zu ergänzen.

Warum Sie Ihre Business-Events uns anvertrauen sollten?

• Beeindruckende Erfahrung und breite Geografie. Seit mehr als #AV_YEARS_GEN# organisieren wir B2B-Veranstaltungen nicht nur in Russland, sondern auch darüber hinaus.
• Arbeit mit modernen Technologien. Wir experimentieren gern und entwickeln ständig neue Online-Formate und Programme für hybride Veranstaltungen.
• Ein großes Team und zuverlässige Partner. Wir organisieren Veranstaltungen schlüsselfertig, daher finden wir schnell Auftragnehmer und verfügen zudem über eine eigene technische Basis.
• Respekt und Verantwortung. Wir sind ehrlich zu unseren Kunden, wenn es um Preise und Bedingungen der Veranstaltungsorganisation geht, gehen bei der Umsetzung von Details sorgfältig vor und halten Termine zuverlässig ein, wobei wir uns stets an den genehmigten Plan halten.