Juni

Wie man eine Geschäftsveranstaltung organisiert.

Geschäftsveranstaltungen sind nicht nur ein Teil der Unternehmenskultur vieler Unternehmen, sondern auch ein Instrument des Eventmarketings. Solche Events helfen, verschiedene Geschäftsaufgaben zu lösen, Methoden des effektiven Managements und PR auszuwählen, die strategischen Pläne der Marke anzupassen. Sie tragen auch zur Entwicklung von Projekten und zur Bildung von Arbeitsgruppen bei.

Heute sprechen wir darüber, welche Arten von Geschäftsveranstaltungen es gibt und wie man sie richtig organisiert.

Ziele und Aufgaben von Geschäftsveranstaltungen

Austausch von beruflichem Wissen: Diskussion von Fallstudien und Trends in den Bereichen Wissenschaft, Technologie, HR, Werbung usw.;
Interne Präsentation von Projekten und Geschäftsprozessen oder Medienpräsentation neuer Produkte und Dienstleistungen;
Erweiterung der Zielgruppe: Einführung von Verbrauchern in die Marke;
Vermittlung der Kernwerte der Marke, Philosophie und Mission;
Ausbau von Geschäftskontakten durch die Suche nach Partnern, Auftragnehmern und Investoren oder die Stärkung bestehender Geschäftsbeziehungen;
Schulung und Verbesserung von Soft Skills: Entwicklung von Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit, Business-Etikette, Selbstpräsentation usw.;
Aufbau eines positiven Markenimages und Stärkung des Expertenrufs in der professionellen Gemeinschaft;
Gewinnung der Aufmerksamkeit der Medien für die Marke und Steigerung der Bekanntheit in breiten Kreisen: Berichterstattung über die Geschichte und Erfolge des Unternehmens, Vorstellung von Branchenneuheiten und Produktion;
Suche nach neuen Wachstumspunkten und Entwicklungsmöglichkeiten: Perspektiven für Zusammenarbeit, Produktionsbereiche, Verkaufsplattformen usw.;
Steigerung der Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen, durchschnittlicher Scheckhöhe, Unternehmenseinkommen;
Reduzierung des Konfliktniveaus innerhalb von Arbeitsgruppen im Kollektiv, Identifizierung von Führungskräften und Ausführenden, Suche nach neuen Motivationsinstrumenten.

Arten von Geschäftsveranstaltungen und ihre Besonderheiten

Es gibt viele Klassifizierungen von Business-Events, die den Kreis der Teilnehmer, den Umfang, den Grad der Offiziellheit usw. berücksichtigen. Zum Beispiel sind interne Business-Events für die Arbeit mit dem Kollektiv notwendig, während externe Events nicht nur die Interaktion mit Mitarbeitern implizieren. Offizielle Events werden organisiert, um konkrete Vereinbarungen zu treffen und Verträge zu unterzeichnen, während informelle Events dazu dienen, Kommunikation und Freizeit zu fördern.

Unabhängig von den gestellten Aufgaben und den Schwierigkeiten bei der Organisation gibt es in der modernen Eventindustrie mehrere typische Formate von Business-Events. Lassen Sie uns diese genauer betrachten.

Präsentation

Es beinhaltet die Präsentation einer bestimmten Neuheit durch die Marke, sei es ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Technologie. Oft besteht eine Präsentation aus dem Vortrag von 1-2 Rednern, beinhaltet aber unbedingt hochwertige visuelle Begleitung. Das Ziel einer Präsentation ist es, maximal zu interessieren, Aufsehen zu erregen, zu überraschen und zu verkaufen. Daher ist es notwendig, die Sprache der Zielgruppe zu sprechen, ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen und alle Vorteile aufzuzeigen.

Konferenz

Dies ist eine große Versammlung mit Beteiligung von Vertretern verschiedener Organisationen oder allen Niederlassungen eines großen Unternehmens. Bei Konferenzen tauschen Menschen Erfahrungen aus und berichten über die Besonderheiten ihres Geschäfts, regionale Erfolge, moderne Trends usw. Eine Konferenz kann die Aufmerksamkeit der Medien auf sich ziehen und somit bei der Suche nach Partnern und Kunden helfen. Business-Konferenzen können auch online abgehalten werden, ihr Programm bleibt jedoch unverändert: Die Redner wechseln sich mit Diskussionen ab und enden dann mit der Festlegung der Hauptthesen und einem Fazit.

Seminar

Business-Seminar ähnelt in der Mechanik einer Konferenz, setzt jedoch viel weniger Teilnehmer voraus und konzentriert sich auf Mitarbeiter eines Teams. Oft sieht es aus wie ein interaktives praxisorientiertes Geschäftsevent, bei dem Mitarbeiter sich gegenseitig durch kurze Präsentationen, Vorträge oder Minilektionen unterrichten. Diskussion ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Seminars. Im Bereich des Event-Marketings gibt es auch offene Seminare, die das Unternehmen für alle Interessierten veranstaltet, um ihre Aktivitäten zu bewerben.

Training

Dies sind firmeninterne Bildungsveranstaltungen, die in der Regel darauf abzielen, die Professionalität der Mitarbeiter zu steigern und zu ihrer persönlichen Entwicklung beizutragen. Ein Training beinhaltet die Arbeit mit einem erfahrenen Trainer (Business-Trainer) - einem Experten in einem bestimmten Thema. Oft kann diese Veranstaltung einen interaktiven Charakter haben, d.h. als Geschäftsspiel mit Rollenzuweisung und Darstellung bestimmter Verhaltensmodelle durchgeführt werden. Trainings können sowohl auf Hard Skills (zum Beispiel Verkaufstraining) als auch auf Soft Skills (zum Beispiel Verbesserung der Redekunst) ausgerichtet sein.

Ausstellung

Eine Veranstaltung, die thematisch einer Präsentation ähnelt, jedoch globaler ist. Wenn eine Präsentation Teil einer anderen Veranstaltung sein kann (zum Beispiel eines Firmenjubiläums oder einer Geschäftseröffnung), wird eine Ausstellung als eigenständige Veranstaltung betrachtet, an der in der Regel viele Unternehmen teilnehmen. Ausstellungen können regional, landesweit und international sein. Sie helfen dabei, Käufer zu finden, Wettbewerber zu studieren und laut über alle ihre Erfolge und Besonderheiten zu verkünden. Ausstellungen dauern von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen und zeichnen sich daher immer durch hochwertige und vielfältige technische Ausstattung aus (Stände, Regale, Vitrinen usw.).

Empfang

Geschäftsempfänge können in Form von Business-Frühstücken, Mittagessen, Empfängen usw. stattfinden. Sie werden für Partner, Kunden, Investoren, Medien usw. organisiert. Der Empfang ist in der Regel informell, da er dazu dient, Beziehungen aufzubauen und kann ein Element einer anderen Veranstaltung sein, beispielsweise eines mehrtägigen Forums. Oft werden Empfänge zur Begrüßung von Kollegen aus dem Ausland organisiert oder nach dem Abschluss eines wichtigen Vertrags usw.

Runder Tisch

In Bezug auf ihre Ziele ähnelt diese Veranstaltung einer Konferenz oder einem Seminar, aber der Schwerpunkt liegt hier nicht auf Rednern, sondern auf allgemeiner Diskussion. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Besprechung in freier Form. Alle Teilnehmer des Roundtable haben das gleiche Gewicht und das Recht, sich zu einem bestimmten Thema zu äußern. Die Aufgabe des Events besteht in der Regel darin, eine effektive Lösung für ein bestimmtes Problem zu finden oder so viele Ideen wie möglich zu sammeln. Oft dienen Roundtables auch dazu, das Markenimage zu formen und Medien anzulocken, da sie von Unternehmen zu sehr aktuellen Themen mit Einladungen bekannter Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Wirtschaftspolitik usw., organisiert werden.

Dies ist natürlich bei weitem keine vollständige Liste von Veranstaltungen die Unternehmen zur Lösung verschiedener Geschäftsaufgaben nutzen können In der Event-Branche sind heute auch Kongresse Foren Pressekonferenzen Briefings Fokusgruppen Kongresse Symposien Tage der offenen Tür usw gefragt Viele dieser Veranstaltungen befinden sich an der Schnittstelle von geschäftlichen wissenschaftlichen Werbe- und Unternehmensveranstaltungen was völlig normal ist und Marken dabei hilft verschiedene Aufgaben zu lösen.

Phasen der Organisation von Geschäftsveranstaltungen

Bestimmung der Schlüsselpunkte. Am Anfang muss das Ziel des Events festgelegt werden, der Kreis der Teilnehmer abgesteckt werden und über die Dauer und den Umfang des Events nachgedacht werden. All dies hilft bei der Erstellung des Budgets, der Schätzung und des Aktionsplans.
Entwicklung einer Idee. Ein konzeptioneller Ansatz zu einer Geschäftsveranstaltung hilft bei der weiteren technischen Vorbereitung und Programmgestaltung. Es ist wichtig zu verstehen, aus welchen Teilen (Aktivitätsformen) das Event bestehen wird und im Voraus die Ergebnisse zu modellieren, mit denen jeder Teilnehmer die Veranstaltung verlassen soll.
Vorbereitung. Dazu gehört die Suche nach einem Veranstaltungsort (Konferenzsaal, Hotel, Restaurant usw.), die Unternehmens-/thematische Gestaltung und Zonierung des Ortes, Lieferung und Einrichtung von Ton- und Lichttechnik sowie Multimediaausrüstung, Möbelverleih, Druckvorbereitung und Souvenirs sowie die Lösung von Catering-, Unterkunfts- und Transferfragen. Ebenso wichtig ist die Auswahl von Moderatoren, Trainern, Sprechern und die Zusammenarbeit mit ihnen.
Promotion. Wenn das Ziel einer Geschäftsveranstaltung darin besteht, Aufmerksamkeit zu erregen, ist es notwendig an der Eventwerbung zu arbeiten. Hier kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz: originelle Einladungen und Pressekonferenzen mit den Medien, Ankündigungen bei Bloggern, Radio- und Fernsehwerbung usw.
Durchführung des Events. Am Tag der Veranstaltung ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Gäste empfangen und untergebracht werden können sowie das Programm und den Zeitplan einzuhalten; außerdem muss die Technik funktionieren und es sollten Notfallpläne für unvorhergesehene Ereignisse vorhanden sein. Es ist wichtig das Event so zu organisieren, dass es nicht durch schlechtes Wetter oder Verkehrsprobleme beeinträchtigt wird.
Postproduktion. Am Ende des Events ist es nützlich Feedback von allen Teilnehmern einzuholen. Darüber hinaus sollte man sich um die Bearbeitung von Foto- oder Videomaterial vom Event kümmern, um offizielle Berichte oder Erzählungen über das Event auf der offiziellen Website, in sozialen Netzwerken sowie auf Partnerplattformen und in den Medien zu ergänzen.

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