Cómo organizar un evento de negocios

Los eventos de negocios no solo son parte de la cultura corporativa de muchas empresas, sino también una herramienta de marketing de eventos. Ayudan a resolver diversas tareas empresariales, elegir métodos eficaces de gestión y relaciones públicas, ajustar los planes estratégicos de la marca. También contribuyen al desarrollo de proyectos y a la formación de equipos de trabajo.

Hoy hablaremos de qué tipos de eventos de negocios existen y cómo organizarlos correctamente.

Objetivos y tareas de los eventos de negocios

• Intercambio de conocimientos profesionales: debate de casos y tendencias en ciencia, tecnología, RR. HH., publicidad, etc.;
• Presentación interna de proyectos y procesos de negocio o presentación mediática de nuevos productos y servicios;
• Aumento de la audiencia objetivo: dar a conocer la marca a los consumidores;
• Transmisión de los valores principales de la marca, la filosofía y la misión;
• Ampliación de contactos de negocio mediante la búsqueda de socios, contratistas e inversores o el fortalecimiento de las relaciones comerciales actuales;
• Formación y desarrollo de soft skills: desarrollo de habilidades de comunicación, trabajo en equipo, etiqueta empresarial, autopresentación, etc.;
• Formación de una imagen positiva de la marca y fortalecimiento de la reputación experta en la comunidad profesional;
• Atracción de la atención de los medios de comunicación hacia la marca y crecimiento de la popularidad en amplios círculos: relato de la historia y los éxitos de la empresa, presentación de las novedades del sector y de la producción;
• Búsqueda de nuevos puntos de crecimiento y desarrollo: perspectivas de cooperación, sectores de producción, plataformas de venta, etc.;
• Aumento de la demanda de productos y servicios, del ticket medio y de los ingresos de la empresa;
• Reducción del nivel de conflictividad dentro de los equipos de trabajo del personal, identificación de líderes y ejecutores, búsqueda de nuevas herramientas de motivación.

Tipos de eventos de negocios y sus características

Existen muchas clasificaciones de los eventos de negocios que tienen en cuenta el círculo de sus participantes, la escala, el grado de formalidad, etc. Por ejemplo, los eventos internos de negocios sirven para trabajar con el equipo, mientras que los externos implican la interacción no solo con los empleados. Los eventos oficiales se organizan para alcanzar acuerdos concretos y firmar documentos, mientras que los informales, para entablar comunicación y ocio.

Independientemente de los objetivos planteados y de las dificultades de organización, en la industria actual de eventos se distinguen varios formatos típicos de eventos de negocios. Los analizaremos con más detalle.

Presentación

Implica la presentación por parte de una marca de una novedad concreta, ya sea un producto, un servicio o una tecnología. A menudo, la presentación consiste en la intervención de 1 o 2 ponentes, pero incluye obligatoriamente un acompañamiento visual de calidad. El objetivo de la presentación es interesar al máximo, crear expectación, sorprender y vender. De ahí la necesidad de hablar el lenguaje del público objetivo, tener en cuenta sus problemas y mostrar todos los beneficios.

Conferencia

Es una gran reunión orientada a la participación de representantes de diferentes organizaciones o de todas las filiales de una gran corporación. En la conferencia, las personas intercambian experiencias, hablando sobre las particularidades de su negocio, los éxitos regionales, las tendencias actuales, etc. La conferencia puede atraer la atención de los medios de comunicación y, por lo tanto, contribuir a la búsqueda de socios y clientes. Las conferencias de negocios también pueden realizarse en línea, pero su programa permanece invariable: las intervenciones de los ponentes se alternan con debates y después finalizan con la fijación de las tesis principales y la conclusión de resultados.

Seminario

El seminario de negocios es similar en su mecánica a una conferencia, pero implica muchos menos participantes y una orientación a los empleados de un mismo equipo. A menudo se presenta como un evento de negocios interactivo y práctico, donde los trabajadores se capacitan mutuamente mediante pequeñas presentaciones, ponencias o mini-charlas. La discusión también es un elemento importante del seminario. En el ámbito del marketing de eventos también existen seminarios abiertos, que la empresa realiza para todos los interesados con el fin de promocionar su actividad.

Formación

Son eventos corporativos educativos y, por regla general, altamente especializados, destinados a aumentar el profesionalismo de los empleados y favorecer su desarrollo personal. La formación implica el trabajo con un facilitador experimentado (formador de negocios), experto en un tema concreto. A menudo, este evento puede tener una base interactiva, es decir, realizarse como un juego de negocios con asignación de roles y representación de determinados modelos de comportamiento. Las formaciones pueden orientarse tanto a las hard skills (por ejemplo, enseñar a vender) como a las soft skills (por ejemplo, mejorar las habilidades de oratoria).

Exposición

Un evento temáticamente similar a la presentación, pero más global. Si la presentación puede ser parte de otro evento (por ejemplo, el aniversario de una empresa o la apertura de una tienda), la exposición se considera un evento aparte en el que normalmente participan numerosas empresas. Las exposiciones pueden ser regionales, de toda Rusia e internacionales. Ayudan a encontrar compradores, estudiar a los competidores y anunciar a bombo y platillo todos sus éxitos y características distintivas. Las exposiciones duran desde un par de días hasta varias semanas, por lo que siempre se distinguen por un equipamiento técnico de calidad y variado (estands, estanterías, vitrinas, etc.). 

Recepción

Las recepciones de negocios pueden adoptar la forma de desayunos de negocios, almuerzos, cócteles, etc. Se organizan para socios, clientes, inversores, medios de comunicación, etc. La recepción, por regla general, es informal, ya que en ella se pretende establecer relaciones, y puede ser un elemento de otro evento, por ejemplo, de un foro de varios días. Con frecuencia, las recepciones se organizan con motivo de la llegada de colegas del extranjero, tras la firma de un contrato importante, etc.

Mesa redonda

Por sus objetivos, este evento se parece a una conferencia o un seminario, pero el acento se desplaza aquí de los ponentes al debate general. En esencia, es una reunión, pero en formato libre. Todos los participantes de la mesa redonda tienen el mismo peso y derecho a expresarse sobre un tema concreto. El objetivo del evento, por regla general, es encontrar una solución eficaz a algún problema o reunir el máximo de ideas. A menudo, las mesas redondas se convierten en una forma de formar la imagen de marca y atraer a los medios, ya que las empresas las organizan sobre temas muy actuales y con la invitación de conocidos representantes de la ciencia, los negocios, la política, etc.

Por supuesto, esta no es ni mucho menos una lista completa de los eventos que las empresas pueden utilizar para resolver diversas tareas de negocios. En la industria de eventos también tienen demanda hoy en día las convenciones, foros, ruedas de prensa, briefings, grupos focales, congresos, simposios, jornadas de puertas abiertas, etc. Muchos de estos eventos se encuentran en la intersección de eventos de negocios, científicos, publicitarios y corporativos, lo cual es completamente normal y ayuda a las marcas a cubrir distintos objetivos.

Etapas de la organización de eventos empresariales 

1. Definición de los puntos clave. Al principio, hay que establecer el objetivo del evento, delimitar el número de participantes, pensar en la duración y la escala del evento. Todo esto ayudará a formar el presupuesto, la estimación de costos y el plan de acción.
2. Desarrollo de la idea. El enfoque conceptual del evento empresarial ayudará a precisar la posterior preparación técnica y a desarrollar el programa. Es importante entender de qué partes (formas de actividades) constará el evento, y modelar de antemano los resultados con los que cada participante debe abandonar el recinto.
3. Preparación. Aquí se incluyen necesariamente la búsqueda del lugar (sala de conferencias, hotel, restaurante, etc.), la decoración corporativa/temática y la zonificación de la ubicación, la entrega y configuración de sonido e iluminación, así como multimedia, alquiler de mobiliario, preparación de material impreso y souvenirs, solución de cuestiones de catering, alojamiento y traslado. No menos importante es la selección de presentadores, moderadores, formadores, ponentes y el trabajo con ellos.
4. Promoción. Si el objetivo del evento empresarial es atraer la atención, es necesario trabajar en la publicidad del evento. Aquí se utilizan diversas herramientas: invitaciones originales y ruedas de prensa con los medios, anuncios en blogs, publicidad en radio y televisión, etc.
5. Celebración del evento. El día del evento es importante controlar la recepción y el alojamiento de todos los invitados, el seguimiento del programa y el timing, el funcionamiento de los equipos y la existencia de planes de reserva en caso de fuerza mayor. Es importante organizar el evento de modo que no se vea afectado por malas condiciones meteorológicas, colapso de tráfico en las carreteras, etc. 
6. Postproducción. Al final del evento es útil recoger la retroalimentación de todos los participantes. Además, conviene ocuparse del procesamiento de contenido fotográfico o de video del evento para complementar con él los informes oficiales o los relatos sobre el evento en el sitio web oficial, en las redes sociales, en las plataformas de los socios y en los medios de comunicación.

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