Los eventos de negocios no solo son parte de la cultura corporativa de muchas empresas, sino también una herramienta de marketing de eventos. Ayudan a resolver diversas tareas empresariales, elegir métodos eficaces de gestión y relaciones públicas, ajustar los planes estratégicos de la marca. También contribuyen al desarrollo de proyectos y a la formación de equipos de trabajo.

Hoy hablaremos sobre los tipos de eventos de negocios y cómo organizarlos correctamente.

Metas y objetivos de los eventos de negocios

• Intercambio de conocimientos profesionales: discusión de casos y tendencias en ciencia, tecnología, RRHH, publicidad, etc.;
• Presentación interna de proyectos y procesos de negocio o presentación mediática de nuevos productos y servicios;
• Aumento de la audiencia objetivo: presentación de la marca a los consumidores;
• Transmisión de los valores fundamentales de la marca, filosofía y misión;
• Ampliación de contactos de negocio mediante la búsqueda de socios, contratistas e inversores, o fortalecimiento de relaciones comerciales existentes;
• Capacitación y desarrollo de habilidades blandas: habilidades de comunicación, trabajo en equipo, etiqueta empresarial, autopresentación, etc.;
• Formación de una imagen positiva de la marca y fortalecimiento de la reputación experta en la comunidad profesional;
• Atraer la atención de los medios de comunicación hacia la marca y aumentar la popularidad en círculos amplios: historia y logros de la empresa, presentación de novedades del sector y la producción;
• Búsqueda de nuevos puntos de crecimiento y desarrollo: perspectivas de colaboración, sectores de producción, plataformas de venta, etc.
• Aumento de la demanda de productos y servicios, del ticket promedio y de los ingresos de la empresa.
• Reducción del nivel de conflicto dentro de los equipos de trabajo, identificación de líderes y ejecutores, búsqueda de nuevas herramientas de motivación.

Tipos de eventos de negocios y sus características

Existen muchas clasificaciones de eventos de negocios que tienen en cuenta el círculo de participantes, la escala, el grado de formalidad, etc. Por ejemplo, los eventos de negocios internos son necesarios para trabajar con el equipo, mientras que los externos implican la interacción no solo con los empleados. Los eventos formales se organizan para lograr acuerdos concretos y firmar documentos, mientras que los informales son para fomentar la comunicación y el ocio.

Independientemente de las tareas planteadas y la complejidad de la organización, en la industria de eventos moderna se distinguen varios formatos típicos de eventos de negocios. Analicémoslos con más detalle.

Presentación

Implica que la marca presente una novedad concreta, ya sea un producto, servicio o tecnología. A menudo la presentación consiste en la intervención de 1 o 2 ponentes, pero siempre incluye un acompañamiento visual de calidad. El objetivo de la presentación es interesar al máximo, crear expectación, sorprender y vender. De ahí la necesidad de hablar el idioma del público objetivo, tener en cuenta sus dolores y mostrar todos los beneficios.

Conferencia

Es una gran reunión orientada a la participación de representantes de diferentes organizaciones o de todas las filiales de una gran corporación. En la conferencia, las personas intercambian experiencias, hablando sobre las particularidades de su negocio, éxitos regionales, tendencias modernas, etc. La conferencia puede atraer la atención de los medios, por lo que contribuye a la búsqueda de socios y clientes. Las conferencias de negocios también pueden realizarse en línea, pero su programa permanece sin cambios: las intervenciones de los oradores se alternan con debates, y luego finalizan con la fijación de las tesis principales y la conclusión.

Seminario

El seminario de negocios es similar en mecánica a la conferencia, pero implica muchos menos participantes y está orientado a empleados de un mismo equipo. A menudo se presenta como un evento empresarial interactivo y práctico, donde los empleados se enseñan mutuamente a través de pequeñas presentaciones, informes o miniconferencias. El debate también es un elemento importante del seminario. En el ámbito del event marketing, también existen seminarios abiertos que la empresa realiza para todos los interesados, con el fin de promocionar su actividad.

Capacitación

Son eventos corporativos educativos y, por lo general, altamente especializados, destinados a mejorar la profesionalidad de los empleados y contribuir a su desarrollo personal. La capacitación implica trabajar con un facilitador experimentado (business trainer), experto en un tema específico. A menudo, este evento puede tener una base interactiva, es decir, realizarse como un juego de negocios con asignación de roles y representación de ciertos modelos de comportamiento. Las capacitaciones pueden orientarse tanto a hard skills (por ejemplo, enseñar a vender) como a soft skills (por ejemplo, mejorar la oratoria).

Exposición

Un evento temáticamente similar a una presentación, pero más global. Mientras que una presentación puede ser parte de otro evento (por ejemplo, el aniversario de una empresa o la apertura de una tienda), una exposición se considera un evento independiente en el que suelen participar múltiples empresas. Las exposiciones pueden ser regionales, nacionales o internacionales. Ayudan a encontrar compradores, estudiar a la competencia y anunciar a voces todos los éxitos y ventajas. Las exposiciones duran desde un par de días hasta varias semanas, por lo que siempre cuentan con un equipamiento técnico de calidad y variado (stands, estanterías, vitrinas, etc.).

Recepción

Las recepciones de negocios pueden tener forma de desayunos de trabajo, almuerzos, cócteles, etc. Se organizan para socios, clientes, inversores, medios de comunicación, etc. La recepción, por lo general, es informal, ya que su objetivo es establecer relaciones, y puede ser un elemento de otro evento, por ejemplo, un foro de varios días. A menudo, las recepciones se realizan en honor a la llegada de colegas del extranjero, después de firmar un contrato importante, etc.

Mesa redonda

Por sus objetivos, este evento se asemeja a una conferencia o seminario, pero el enfoque se desplaza de los ponentes a la discusión general. En esencia, es una reunión, pero en un formato libre. Todos los participantes de la mesa redonda tienen igual peso y derecho a opinar sobre un tema específico. La tarea del evento, por lo general, es encontrar una solución efectiva a algún problema o recopilar el máximo de ideas. A menudo, las mesas redondas se convierten en una forma de construir la imagen de marca y atraer medios, ya que las empresas las organizan sobre temas muy actuales y con la invitación de figuras conocidas de la ciencia, los negocios, la política, etc.

Por supuesto, esta no es una lista completa de eventos que las empresas pueden utilizar para resolver diversas tareas comerciales. En la industria de eventos también son demandados hoy en día congresos, foros, conferencias de prensa, sesiones informativas, grupos focales, convenciones, simposios, jornadas de puertas abiertas, etc. Muchos de estos eventos se sitúan en la intersección de eventos empresariales, científicos, publicitarios y corporativos, lo cual es completamente normal y ayuda a las marcas a cumplir diferentes objetivos.

Etapas de organización de eventos de negocios

1. Determinación de los puntos clave. Al principio hay que establecer el objetivo del evento, delimitar el círculo de participantes y pensar en la duración y el alcance del evento. Todo esto ayudará a formar el presupuesto, el presupuesto detallado y el plan de acción.
2. Desarrollo de la idea. Un enfoque conceptual del evento empresarial ayudará a precisar la preparación técnica posterior y a desarrollar el programa. Es importante entender de qué partes (formas de actividades) constará el evento y modelar de antemano los resultados con los que cada participante debe abandonar el lugar.
3. Preparación. Esto incluye necesariamente la búsqueda del lugar (sala de conferencias, hotel, restaurante, etc.), la decoración corporativa/temática y la zonificación del espacio, la entrega y configuración del sonido y la luz, así como los multimedia, el alquiler de mobiliario, la preparación de material impreso y souvenirs, la gestión de catering, alojamiento y traslado. No menos importante es la selección de conductores, moderadores, formadores y ponentes, y el trabajo con ellos.
4. Promoción. Si el objetivo del evento empresarial es atraer la atención, es necesario trabajar en la publicidad del evento. Aquí se utilizan diversas herramientas: invitaciones originales y ruedas de prensa con los medios, anuncios en blogs de influencers, publicidad en radio y televisión, etc.
5. Realización del evento. El día del evento es importante controlar la recepción y el acomodo de todos los invitados, el cumplimiento del programa y los tiempos, el funcionamiento de la tecnología y la existencia de planes alternativos para casos de fuerza mayor. Es importante organizar el evento de manera que no se vea afectado por malas condiciones climáticas, colapsos de tráfico, etc.
6. Postproducción. Al final del evento es útil recopilar comentarios de todos los participantes. Además, vale la pena procesar el contenido fotográfico o de video del evento para complementar los informes oficiales o las reseñas del evento en el sitio web oficial, las redes sociales, las plataformas de los socios y los medios de comunicación.

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