Banket salonu, stadyum veya loft? Etkinlik için uygun mekan nasıl seçilir?

Специалисты агентства событий «Авентура» подготовили для вас несколько примеров, которые наглядно покажут, как преобразовать простое производственное пространство в захватывающую площадку для мероприятия.

Bir etkinliğin konsepti düşünüldüğünde ve fikir üzerinde anlaşıldığında, her organizatörün aklına şu soru gelir: etkinlik nerede yapılmalı? Etkinliğin başarılı geçmesi için uygun bir mekân seçmek gerekir. Mekân, etkinliğin amaç ve hedeflerine uygun olmalıdır. Bugün her zevke hitap eden çok çeşitli mekânlar mevcut. Geriye sadece ölçek, gerekli özellikler ve fiyat aralığına karar vermek kalıyor.

Ancak bazen hiçbir mekânın belirtilen gereksinimleri karşılamadığı durumlar ortaya çıkar. Örneğin, mekânda yeterli boş alan yoktur, mekânın formatı uygun değildir veya müşterinin kendi binası vardır. Bu durumda alternatif seçenekler aramak ve kendinize uygun bir mekân yaratmak gerekir. Aventura etkinlik ajansının uzmanları, basit bir üretim alanını etkinlik için etkileyici bir mekâna nasıl dönüştüreceğinizi açıkça gösterecek birkaç örnek hazırladı.

Mekânı incelerken özellikle nelere dikkat edilmeli ve hazırlığa nereden başlanmalı?

Mekân planı

Herhangi bir mekânla, hazırlıksız bir mekânla bile, çalışmak mekânı incelemekle başlar. Etkinlik yöneticileri, mekânın genel durumunu değerlendirmek, iç mekânı fotoğraflamak, panoramik görüntü almak ve gerekli ölçümleri yapmak için gelecekteki etkinlik yerine giderler. Mekân sahiplerinde tüm ölçüleri gösteren bir teknik bina planı varsa bu sadece bir avantajdır. Ancak, gelecekte hatalardan kaçınmak için her bilgi her zaman yeniden kontrol edilmelidir. 

Bazen etkinlik yöneticileri uydu görüntülerini bile kullanır. Bunlar, uzak bir mekâna gitme imkânı olmadığında yardımcı olur. Örneğin Google Haritalar kullanarak binanın veya otoparkın alanı ölçülebilir. Ardından tasarımcılar fotoğraflara, çizimlere ve panoramik görüntülere göre mekânın şemalarını ve 3D modellerini çizer, mobilya ve ekipmanları mekâna yerleştirir. Ayrıntılı görselleştirme sayesinde misafirlerin bu mekânda rahat edip etmeyeceğini ve mekânın belirlenen hedeflere uygun olup olmadığını anlarız.

Kapasite

Mekânın büyüklüğü bir dizi önemli faktöre bağlıdır: etkinliğin formatı ve hedefleri, misafir sayısı ve oturma düzeni ile kullanılan mobilya türü. Örneğin, bir ziyafete katılan kişi başına minimum alan 2-2,5 m²'dir. Kokteyl için kişi başına en az 1,5 m², “tiyatro” düzeninde oturmalı bir konferans için ise 1 m² yeterlidir. Ayrıca dans pisti, sahne, animasyon ve karşılama alanları için yer ayrılması gerektiği unutulmamalıdır. Bu durumda ne çok büyük ne de çok küçük mekânlar seçilmemelidir. Az sayıda kişinin olduğu geniş bir salonda da kalabalık bir dar alanda olduğu kadar rahatsız olunur.

Teknik donanım

Mekân seçerken teknik donanıma özellikle dikkat edilmelidir. Mobilya sayısı ve mobilya formatını, teknik durumu ve ses ekipmanlarının gücünü ve ışık ekipmanlarının gücünü, klimaların varlığını, elektrik erişim noktalarını ve gerekli voltajı ve diğer özellikleri dikkate almak önemlidir.

Mekân tamamen donanımsız bir üretim binasıysa, gerekli tüm teknik bileşenleri organizatörlerin sağlaması gerekir. Özellikle, mekânın akustiği dikkate alınmalıdır; akustik, seslerin mekânda yayılmasından sorumludur. Örneğin, alçak tavanlar samimi bir atmosfer yaratır, ancak çok sayıda misafir olduğunda gürültü seviyesi kat kat artar.  Yüksek tavanlar ise tam tersine yankı ve reverb oluşturur, bu nedenle gerektiğinde organizatörler duvarları kaplamaya başvurur. 

Bir diğer önemli teknik özellik ise ışıktır. Bugün ışık, her etkinliğin olmazsa olmaz bir parçası olmakla kalmaz, aynı zamanda en trend dekorasyon seçeneğidir. Işık yardımıyla saklanması gerekenler saklanabilir ve gösterilmesi önemli olanlara dikkat çekilebilir. Mekân yeterince karanlık değilse, özel bir ışık geçirmez “Blackout” perdesi kullanılır.

Vestiyer

Her etkinlik de tıpkı tiyatro gibi vestiyerle başlar. Bu nedenle mekânı incelerken sadece vestiyerin olup olmadığını değil, kapasitesini de dikkate almak önemlidir. Mekânda vestiyer yoksa, bir vestiyer öngörülmeli ve ona yer ayrılmalıdır.  

Tuvaletler

Önceden sadece tuvaletlerin konumuna ve sayısına değil, durumuna da bakmak gerekir. Bazen kadın ve erkek tuvaletlerinin onarım gerektirdiği ve misafirlerin onları kullanmakta rahatsız olacağı durumlar olur. Teknik durum iyiyse, gerekli tuvalet malzemeleri ve yönlendirme işaretleriyle ilgilenmek önemlidir.

Sigara içme alanları

Eğer mekanda düzenlenmiş sigara içme alanları yoksa, bunları organize etmek ve yönlendirme işaretleri hazırlamak önemlidir. Alanda sigara içme alanları varsa, bunların temizliğinin sağlanmasına dikkat edilmelidir.

Yönlendirme

Eğer mekan yeterince büyükse, tüm alanları gösteren bir yerleşim planı hazırlamak gerekir (otopark, giriş/çıkış, tuvaletler, sigara içme alanı, sahne, aktivite alanları, kokteyl masaları). Ayrıca, konukların alanda yön bulmasına yardımcı olacak yönlendirme işaretleri mutlaka gereklidir.

Merdivenler ve Asansörler

Mekandaki merdivenlerin ve varsa asansörlerin durumuna ayrıca dikkat edilmelidir. Her konuğun etkinlik alanına sorunsuz bir şekilde ulaşabilmesi önemlidir. Asansörler teknik olarak çalışır durumda olmalı, merdiven basamakları kaymaz ve sağlam olmalıdır. Konuklar için ana girişin yanı sıra, büyük ekipmanların nereden getirilebileceği de öğrenilmelidir.

Güvenlik ve Yangın Çıkışları

Herhangi bir toplu etkinlik mekanı güvenlik kurallarına uygun olmalı ve yedek yangın çıkışlarıyla donatılmış olmalıdır. Tahliye planlarını önceden incelemek, ayrıca yangın alarm sisteminin mevcut ve çalışır durumda olduğunu kontrol etmek gerekir.

Otopark

Mekan seçerken otopark gibi önemli bir kritere dikkat etmek gerekir. Çünkü etkinliğin başarısı büyük ölçüde buna bağlıdır. Etkinlikte 50 ya da 500 kişi planlanmış olması önemli değil; sadece mekanda rahatça ağırlanmalarını değil, aynı zamanda arabalarını nereye park edeceklerini de düşünmek önemlidir. 

Genellikle normal sokak otoparkları çok sayıda araç için tasarlanmamıştır, bu nedenle bölgede yeterli yer yoksa, en yakın sabit otoparkları veya Valet-Parking (Valet-Parking) hizmetini değerlendirmelisiniz. Bu hizmet sayesinde konuklar, araçlarını doğrudan binanın girişinde profesyonel bir şoföre bırakabilir; o da park fişini verip aracı kiralanmış otoparka götürür. Aracın girişe getirilmesi için sadece 1 arama yapmanız yeterlidir. Tüm bunlar, boş park yeri arama sürecinde zaman ve sinir tasarrufu sağlar.

Ulaşım Erişilebilirliği

Mekanın erişilebilirliği ve konumu, etkinliğe katılanların çoğu için önemlidir. Eğer etkinlik için alışılmadık, uzak bir mekan seçtiyseniz, konuklar için transfer organize etmeye hazır olun.  

Etkinlikler için Sıra Dışı Mekanlar

2008 yılında New York Moda Haftası'nda «Interview» dergisi, inşası henüz tamamlanmamış bir otelde parti düzenledi. İç mekana gerçeküstü bir hava katmak için birinci kat ve çatı katı parlak kırmızı ışıklarla aydınlatıldı. Yakut renkli ışıltı, sokaktan görülebilecek şekilde yerleştirildi. Dekor olarak borular, kablolar, devrilmiş çöp konteynerleri, sarı şerit ve turuncu tel örgü seçildi.

Bir başka ilginç sıra dışı mekan seçeneği de bir fabrika binasıdır. Örneğin, 2011 yılında «Raw Design» mimarlık stüdyosu, birkaç gün içinde yıkılması planlanan eski bir ekmek fabrikasında bir etkinlik düzenledi.

Bizim Aventura etkinlik ajansı olarak, şirketlerin en iyi yöneticilerinin ödüllendirildiği «Glavnyy Geroy» Yıllık Ödülü'ne birçok kez partner olduk. Bu etkinlik için mekanlar her zaman sıra dışı seçildi: bir kartografi fabrikasının üretim alanı ve yerel bir kapalı fabrikanın loft alanı. Sıradan bir mekanın tören salonuna dönüştürülmesi sürecinde büyük profesyonel sahne, güçlü ekranlar, kaliteli ses, ışık ve video ekipmanları kuruldu. Mekanın tam markalanması gerçekleştirildi: dekorasyon, alanın parlak ışık efektleriyle düzenlenmesi. Ayrıca temalı animasyon alanları, sahnede şov programı ve 500 kişilik kokteyl düzenlendi.

Aventura etkinlik ajansı, konukların etkinlikte rahat bir şekilde vakit geçirmesini önemser, bu nedenle etkinlikler için her zaman en iyi seçenekleri belirler ve yeni ilginç mekanların açılışını takip eder.

Yaz aylarında açık hava etkinlikleri günceldir. Şehir ve doğa parkları, kıyı bölgeleri, açık arenalar ve stadyumlar – bu yerler çok sayıda insan için mükemmel uygundur ve doğal güzellikleriyle sizi memnun edecektir. Önemli olan güvenlik, portatif tuvaletler, teknik donanım ve yağmur durumunda sığınak için önlem almaktır. Ayrıca, bu tür doğal mekanların çoğunun boş bir tuval olduğunu ve elektrik ve su dahil olmak üzere etkinlik için gereken her şeyi sağlamak için önemli miktarda yatırım yapmanız gerekeceğini anlamalısınız. Size dünyanın en sıra dışı açık hava mekanlarını gelecek makalelerimizde anlatacağız, haberleri takip edin ve bültenimize abone olun!