Salle de banquet, stade ou loft ? Comment choisir un lieu adapté à un événement ?

Les spécialistes de l'agence événementielle « Aventura » ont préparé pour vous plusieurs exemples qui montreront de manière concrète comment transformer un simple espace de production en un lieu captivant pour un événement.

Lorsque le concept de l'événement est réfléchi et l'idée validée, chaque organisateur se pose la question : où organiser l'événement ? Pour que l'événement soit un succès, il est nécessaire de choisir un lieu adapté. Il doit correspondre aux objectifs et aux enjeux de l'événement. Aujourd'hui, il existe une grande variété d'espaces pour tous les goûts. Il ne reste plus qu'à déterminer l'échelle, les caractéristiques nécessaires et la fourchette de prix.

Mais parfois, il arrive qu'aucun lieu ne corresponde aux exigences énoncées. Par exemple, le lieu manque d'espace libre, le format de l'établissement ne convient pas ou le client dispose de son propre local. Dans ce cas, il faut chercher des alternatives et créer un lieu « sur mesure ». Les spécialistes de l'agence événementielle « Aventura » ont préparé pour vous plusieurs exemples qui montreront clairement comment transformer un simple espace de production en un lieu captivant pour un événement.

Sur quoi porter une attention particulière lors de l'inspection d'un lieu et par où commencer la préparation ?

Plan des locaux

Le travail avec n'importe quel lieu, y compris non préparé, commence par une visite des locaux. Les event managers se rendent sur le lieu du futur événement pour évaluer l'état général du lieu, photographier l'intérieur, réaliser un panorama et effectuer les mesures nécessaires. Si les propriétaires des locaux disposent d'un plan technique du bâtiment avec toutes les dimensions, c'est un atout supplémentaire. Cependant, il est toujours nécessaire de vérifier toutes les informations afin d'éviter des erreurs à l'avenir. 

Parfois, les event managers utilisent même des images satellites. Elles sont utiles lorsqu'il n'est pas possible de se rendre sur un lieu éloigné. À l'aide de Google Maps, par exemple, il est possible de mesurer la superficie d'un bâtiment ou d'un parking. Ensuite, à partir des photos, des plans et des panoramas, les designers dessinent des schémas et des modèles 3D du lieu, placent le mobilier et les équipements dans l'espace. Grâce à une visualisation détaillée, nous comprenons si les invités seront à l'aise dans ce lieu et s'il correspond aux objectifs fixés.

Capacité

La taille du lieu dépend de plusieurs facteurs importants : le format et les objectifs de l'événement, le nombre et le placement des invités, ainsi que le type de mobilier utilisé. Ainsi, par exemple, la surface minimale par participant à un banquet est de 2 à 2,5 m² par personne. Pour un cocktail, il faut au moins 1,5 m² par personne, et pour une conférence avec une disposition « théâtre »  1 m² suffit. Il faut également tenir compte de l'espace pour la piste de danse, la scène, les zones d'animation et d'accueil. Il ne faut pas choisir des locaux trop grands ou au contraire trop petits. Dans une salle spacieuse avec peu de personnes, le confort sera aussi faible que dans un espace restreint avec une foule.

Équipement technique

Lors du choix d'un lieu, une attention particulière doit être portée à l'équipement technique. Il est important de prendre en compte la quantité et le format du mobilier, l'état technique et la puissance des équipements sonores et lumineux, la présence de climatiseurs, les points d'accès à l'électricité et la tension nécessaire, ainsi que d'autres caractéristiques.

Si le lieu est un local de production absolument non équipé, les organisateurs doivent prévoir tous les composants techniques nécessaires. En particulier, il faut tenir compte de l'acoustique du local, elle est responsable de la propagation des sons dans l'espace. Ainsi, les plafonds bas créent une atmosphère cosy, mais avec un grand nombre d'invités, le niveau de bruit augmente considérablement.  Les plafonds hauts, au contraire, créent de l'écho et de la réverbération, c'est pourquoi, si nécessaire, les organisateurs ont recours à la draperie des murs. 

Une autre caractéristique technique importante est la lumière. Aujourd'hui, la lumière n'est pas seulement une composante nécessaire de tout événement, mais aussi l'option de décoration la plus tendance. Grâce à la lumière, on peut cacher ce qui doit être caché et mettre l'accent sur ce qui est important de montrer. Si la pièce n'est pas suffisamment sombre, on utilise un rideau occultant spécial « Blackout ».

Vestiaire

Tout événement, comme le théâtre, commence par le vestiaire. C'est pourquoi, lors de la visite du lieu, il est important de prendre en compte non seulement la présence d'un vestiaire, mais aussi sa capacité. Si le local n'est pas équipé d'un vestiaire, il est nécessaire de le prévoir et de lui réserver un espace.  

Toilettes

Il convient d'examiner à l'avance non seulement l'emplacement des toilettes et leur nombre, mais aussi leur état. Il arrive parfois que les toilettes hommes et femmes nécessitent des réparations et que les invités ne soient pas à l'aise pour les utiliser. Si l'état technique est correct, il est important de prévoir les accessoires de toilette nécessaires et la signalisation.

Zones fumeurs

Si le lieu ne dispose pas d'espaces fumeurs aménagés, il est important de les organiser et de préparer des panneaux indicateurs. Si le site dispose de fumoirs, il convient de veiller à leur propreté.

Navigation

Si le lieu est suffisamment grand, il convient de préparer un plan des locaux indiquant toutes les zones (parking, entrée/sortie, toilettes, fumoir, scène, zones d'activité, tables de buffet). En outre, des panneaux indicateurs sont indispensables pour aider les invités à s'orienter sur le site.

Escaliers et ascenseurs

Il convient de porter une attention particulière à l'état des escaliers et des ascenseurs sur le site, s'il y en a. Il est important que chaque invité puisse accéder sans problème au lieu de l'événement. Les ascenseurs doivent être techniquement en bon état, et les marches d'escalier antidérapantes et intactes. Outre l'entrée principale pour les invités, il convient de se renseigner sur les endroits où l'on peut acheminer du matériel volumineux.

Sécurité et issues de secours

Tout lieu destiné à des événements de masse doit être conforme aux règles de sécurité et être équipé d'issues de secours supplémentaires. Il est nécessaire d'étudier à l'avance les plans d'évacuation, ainsi que de vérifier la présence et le bon fonctionnement de l'alarme incendie.

Parking

Lors du choix d'un lieu, il est nécessaire de prêter attention à un critère important comme le parking. En effet, le succès de tout événement en dépend en grande partie. Peu importe le nombre de personnes prévues pour l'événement, 50 ou 500, il est important de veiller non seulement à leur installation confortable sur le site, mais aussi à l'endroit où ils gareront leurs voitures. 

Souvent, les parkings de rue ordinaires ne sont pas conçus pour un grand nombre de voitures ; par conséquent, si l'espace sur le site est insuffisant, il convient d'envisager les parkings fixes les plus proches ou le service Valet-Parking (voiturier). Grâce à ce service, les invités pourront simplement confier leur voiture à un conducteur professionnel juste à l'entrée du bâtiment, et celui-ci remettra un ticket de parking et conduira la voiture au parking loué. Il suffit de passer 1 seul appel pour que la voiture soit amenée à l'entrée. Tout cela permet d'économiser du temps et des nerfs dans la recherche de places de parking libres.

Accessibilité

L'accessibilité du lieu et son emplacement sont importants pour la plupart des participants à l'événement. Si toutefois vous avez choisi un lieu éloigné et insolite pour l'événement, soyez prêt à organiser un transfert pour les invités.  

Lieux non conventionnels pour l'organisation d'événements

En 2008, lors de la Fashion Week de New York, le magazine « Interview » a organisé une fête dans un hôtel inachevé. Pour donner un caractère surréaliste à l'intérieur, le premier étage et le penthouse ont été éclairés par de vives lumières rouges. Cette luminescence rubis était disposée de manière à être visible depuis la rue. Des tuyaux, des câbles, des poubelles renversées, un ruban jaune et un micro-filet orange ont été choisis comme décoration.

Un autre exemple intéressant de lieu non conventionnel est le bâtiment d'une usine. Ainsi, en 2011, le studio d'architecture « Raw Design » a organisé un événement dans une ancienne usine de pain qui devait être démolie sous peu.

Notre agence événementielle « Aventura » a été à plusieurs reprises partenaire du prix annuel « Héros principal », qui récompense les meilleurs dirigeants d'entreprises. Les lieux de cet événement ont toujours été choisis de manière non conventionnelle : les locaux de production d'une usine cartographique et un espace loft d'une usine fermée locale. Lors de la transformation d'un lieu ordinaire en salle de cérémonie solennelle, ont été installés : une grande scène professionnelle, des écrans puissants, un équipement sonore, lumineux et vidéo de qualité. Un branding complet du lieu a été réalisé : décors, aménagement de l'espace avec des effets lumineux éclatants. Des zones d'animation thématiques, un programme de spectacle sur scène et un buffet pour 500 personnes ont également été organisés.

L'agence événementielle « Aventura » se soucie du confort des invités lors de l'événement, c'est pourquoi elle sélectionne toujours les meilleures options pour l'organisation d'événements et suit l'ouverture de nouveaux lieux intéressants.

En été, les événements en plein air sont d'actualité. Les parcs urbains et naturels, les zones côtières, les arènes et stades en plein air – ces lieux sont parfaits pour un grand nombre de personnes et raviront par leur beauté naturelle. L'essentiel est de veiller à la sécurité, aux toilettes portables, à l'équipement technique et à un abri en cas de pluie. Il faut également comprendre que la plupart de ces sites naturels sont une toile vierge, et qu'il faudra investir des sommes importantes pour doter l'événement de tout le nécessaire, y compris l'électricité et l'eau. Nous vous parlerons des lieux en plein air les plus insolites au monde dans nos prochains articles, suivez l'actualité et abonnez-vous à notre newsletter !