Die Spezialisten der Eventagentur «Aventura» haben für Sie einige Beispiele vorbereitet, die anschaulich zeigen, wie man eine einfache Produktionsfläche in eine beeindruckende Eventlocation verwandelt.

Wenn das Konzept Veranstaltungen durchdacht und die Idee abgestimmt ist, stellt sich bei jedem Organisator die Frage: Wo sollen wir die Veranstaltung durchführen? Damit das Event erfolgreich wird, muss eine passende Location ausgewählt werden. Sie sollte den Zielen und Aufgaben der Veranstaltung entsprechen. Heutzutage gibt es eine große Vielfalt an Räumlichkeiten, die jeden Geschmack treffen. Es bleibt nur, den Umfang, die notwendigen Eigenschaften und die Preisspanne festzulegen.

Doch manchmal kommt es vor, dass keine der Locations den gestellten Anforderungen entspricht. Zum Beispiel gibt es auf der Location nicht genügend Freiraum, das Gastronomieformat passt nicht oder der Kunde hat eigene Räumlichkeiten. In diesem Fall muss man nach alternativen Lösungen suchen und die Location «nach Maß» gestalten. Die Spezialisten der Eventagentur «Aventura» haben für Sie einige Beispiele vorbereitet, die anschaulich zeigen, wie man eine einfache Produktionsfläche in eine beeindruckende Eventlocation verwandelt.

Worauf sollte man bei der Besichtigung einer Location besonders achten und wo beginnt man mit der Vorbereitung?

Raumplan

Die Arbeit mit jeder Location, auch mit einer unvorbereiteten, beginnt mit der Besichtigung des Raums. Eventmanager fahren zum Ort des zukünftigen Events, um den allgemeinen Zustand der Location zu bewerten, das Interieur zu fotografieren, eine Panoramaaufnahme zu machen und notwendige Maße zu nehmen. Wenn die Eigentümer zusätzlich über einen technischen Plan des Gebäudes mit allen Maßen verfügen, ist das ein Pluspunkt. Dennoch müssen alle Informationen immer überprüft werden, um Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Manchmal nutzen Event-Manager sogar Satellitenbilder. Sie helfen, wenn es nicht möglich ist, zu einer abgelegenen Location zu reisen. Mit Google Maps kann man beispielsweise die Fläche eines Gebäudes oder Parkplatzes messen. Anschließend zeichnen Designer anhand von Fotos, Plänen und Panoramen Schemata und 3D-Modelle der Location und platzieren Möbel und Geräte im Raum. Dank der detaillierten Visualisierung verstehen wir, ob sich die Gäste an diesem Ort wohlfühlen und ob er den gestellten Anforderungen entspricht.

Kapazität

Die Größe der Location hängt von mehreren wichtigen Faktoren ab: dem Format und den Zielen der Veranstaltung, der Anzahl und Sitzordnung der Gäste sowie der Art der verwendeten Möbel. So beträgt die Mindestfläche pro Bankettteilnehmer beispielsweise 2-2,5 m² pro Person. Für einen Stehempfang sind mindestens 1,5 m² pro Person erforderlich, und für eine Konferenz mit Theaterbestuhlung reichen 1 m² pro Person. Auch muss Platz für Tanzfläche, Bühne, Animations- und Willkommenszonen eingeplant werden. Dabei sollte man weder zu große noch zu kleine Räume wählen. In einem geräumigen Saal mit wenigen Personen fühlt man sich genauso unwohl wie in einem begrenzten Raum mit einer Menschentraube.

Technische Ausstattung

Bei der Auswahl einer Location sollte besonderes Augenmerk auf die technische Ausstattung gelegt werden. Wichtig ist, die Anzahl und das Format der Möbel,, den technischen Zustand, и die Leistung der Audio- und Lichtanlagen, die Verfügbarkeit von Klimaanlagen, Stromanschlüsse und die benötigte Spannung sowie andere Merkmale zu berücksichtigen.

Wenn die Location eine völlig unausgestattete Produktionshalle ist, müssen die Organisatoren alle notwendigen technischen Bestandteile bereitstellen. Insbesondere muss die Akustik des Raums berücksichtigt werden, die für die Schallausbreitung verantwortlich ist. Niedrige Decken schaffen eine gemütliche Atmosphäre, aber bei vielen Gästen steigt der Lärmpegel um ein Vielfaches. Hohe Decken hingegen erzeugen Echo und Nachhall, weshalb die Organisatoren bei Bedarf auf Wandverkleidungen zurückgreifen.

Ein weiteres wichtiges technisches Merkmal ist das Licht. Heutzutage ist Licht nicht nur eine notwendige Komponente jeder Veranstaltung, sondern auch die trendigste Gestaltungsoption. Mit Licht kann man verstecken, was versteckt werden muss, und die Aufmerksamkeit auf das lenken, was gezeigt werden soll. Wenn der Raum nicht dunkel genug ist, wird ein spezieller lichtdichter Vorhang "Blackout" verwendet.

Garderobe

Jede Veranstaltung beginnt, wie das Theater, mit dem Kleiderhaken. Daher ist es bei der Besichtigung des Veranstaltungsortes wichtig, nicht nur das Vorhandensein einer Garderobe, sondern auch ihre Kapazität zu berücksichtigen. Wenn der Raum nicht mit einer Garderobe ausgestattet ist, muss eine vorgesehen und ein Platz dafür eingerichtet werden.

Toilettenräume

Man sollte sich nicht nur die Lage der Toiletten und ihre Anzahl, sondern auch ihren Zustand vorher ansehen. Manchmal kommt es vor, dass die Damen- und Herrentoiletten renovierungsbedürftig sind und die Gäste sie nicht gerne aufsuchen. Wenn der technische Zustand in Ordnung ist, ist es wichtig, für die notwendigen Toilettenartikel und Wegweiser zu sorgen.

Raucherbereiche

Wenn der Veranstaltungsort nicht über eingerichtete Raucherbereiche verfügt, ist es wichtig, diese zu organisieren und Wegweiser vorzubereiten. Wenn es auf dem Gelände Raucherbereiche gibt, sollte man auf deren Sauberkeit achten.

Wegführung

Wenn der Veranstaltungsort groß genug ist, sollte man einen Grundriss mit allen Zonen erstellen (Parkplatz, Ein-/Ausgang, Toiletten, Raucherbereich, Bühne, Aktivitätszonen, Buffet-Tische). Darüber hinaus sind Wegweiser unbedingt erforderlich, die den Gästen die Orientierung auf dem Gelände erleichtern.

Treppen und Aufzüge

Besondere Aufmerksamkeit sollte dem Zustand von Treppen und Aufzügen am Veranstaltungsort gewidmet werden, falls vorhanden. Es ist wichtig, dass jeder Gast problemlos zum Veranstaltungsort gelangen kann. Die Aufzüge müssen technisch einwandfrei sein und die Treppenstufen rutschfest und intakt. Neben dem Haupteingang für Gäste sollte man auch wissen, wo Großgerät angeliefert werden kann.

Sicherheit und Fluchtwege

Jede Veranstaltungsfläche für Massenveranstaltungen muss den Sicherheitsbestimmungen entsprechen und mit zusätzlichen Notausgängen ausgestattet sein. Es ist notwendig, die Evakuierungspläne vorher zu studieren sowie das Vorhandensein und die Funktionsfähigkeit der Brandmeldeanlage zu überprüfen.

Parkplatz

Bei der Auswahl einer Veranstaltungsfläche ist auf ein so wichtiges Kriterium wie den Parkplatz zu achten. Denn davon hängt der Erfolg der gesamten Veranstaltung maßgeblich ab. Egal, ob 50 oder 500 Personen eingeladen sind, es ist wichtig, sich nicht nur um ihre komfortable Unterbringung, sondern auch um die Parkmöglichkeiten für ihre Autos zu kümmern.

Oft sind gewöhnliche Straßenparkplätze nicht für viele Autos ausgelegt. Wenn das Gelände nicht genügend Platz bietet, sollten nahegelegene Parkhäuser oder Valet-Parking (Valet-Parking) in Betracht gezogen werden. Dank dieses Services können Gäste ihr Auto einfach einem professionellen Fahrer am Eingang übergeben, der einen Parkschein ausstellt und das Fahrzeug auf einen angemieteten Parkplatz bringt. Ein einziger Anruf genügt, um das Auto zum Eingang vorfahren zu lassen. Das spart Zeit und Nerven bei der Suche nach freien Parkplätzen.

Verkehrsanbindung

Die Erreichbarkeit der Location und ihre Lage sind für die meisten Teilnehmer eines Events wichtig. Wenn Sie sich jedoch für eine ungewöhnliche, abgelegene Location entschieden haben, sollten Sie bereit sein, einen Transfer für die Gäste zu organisieren.

Unkonventionelle Veranstaltungsorte

Im Jahr 2008 veranstaltete das Magazin 'Interview' während der New York Fashion Week eine Party in einem unfertigen Hotel. Um dem Interieur eine surreale Note zu verleihen, wurden die erste Etage und das Penthouse mit grellen roten Lichtern beleuchtet. Die rubinrote Lumineszenz war von der Straße aus sichtbar. Als Dekoration wurden Rohre, Kabel, umgestürzte Müllcontainer, gelbes Band und ein orangefarbenes Mikronetz verwendet.

Eine weitere interessante unkonventionelle Location ist ein Fabrikgebäude. So organisierte das Architekturbüro 'Raw Design' 2011 eine Veranstaltung in einer alten Brotfabrik, die in Kürze abgerissen werden sollte.

Unsere Eventagentur "Aventura" war mehrfach Partner der jährlichen Preisverleihung "Hauptheld", bei der die besten Unternehmensführer ausgezeichnet werden. Die Veranstaltungsorte wurden stets außergewöhnlich gewählt: die Produktionshalle einer Kartografiefabrik und ein Loft-Raum einer örtlichen geschlossenen Fabrik. Bei der Umwandlung einer gewöhnlichen Location in einen feierlichen Zeremoniensaal wurden installiert: eine große professionelle Bühne, leistungsstarke Bildschirme, hochwertige Ton-, Licht- und Videoausrüstung. Es wurde eine vollständige Branding der Location durchgeführt: Dekorationen, Gestaltung des Raums mit hellen Lichteffekten. Zudem wurden thematische Animationszonen, ein Showprogramm auf der Bühne und ein Buffet für 500 Personen organisiert.

Die Eventagentur "Aventura" sorgt für einen komfortablen Aufenthalt der Gäste bei Veranstaltungen, daher wählt sie stets die besten Optionen für Events und beobachtet die Eröffnung neuer interessanter Locations.

Im Sommer sind Veranstaltungen im Freien aktuell. Stadt- und Naturparks, Küstenregionen, offene Arenen und Stadien – diese Orte eignen sich hervorragend für eine große Personenzahl und erfreuen mit ihrer natürlichen Schönheit. Hauptsache, man kümmert sich um Sicherheit, Chemietoiletten, technische Ausstattung und Schutz bei Regen. Auch muss man verstehen, dass die meisten dieser Naturlocations eine leere Leinwand sind und man erhebliche Mittel investieren muss, um die Veranstaltung mit allem Notwendigen, einschließlich Strom und Wasser, zu versorgen. Wir erzählen Ihnen in den folgenden Artikeln von den ungewöhnlichsten Open-Air-Locations der Welt. Bleiben Sie dran und abonnieren Sie unseren Newsletter!