Bankettsaal, Stadion oder Loft? Wie wählt man die passende Location für eine Veranstaltung?

Die Spezialisten der Eventagentur «Aventura» haben für Sie einige Beispiele vorbereitet, die anschaulich zeigen, wie man eine einfache Produktionsfläche in eine beeindruckende Eventlocation verwandelt.

Wenn das Konzept der Veranstaltung durchdacht und die Idee abgestimmt ist, stellt sich für jeden Organisator die Frage: Wo soll das Event stattfinden? Damit die Veranstaltung erfolgreich verläuft, muss eine passende Location gewählt werden. Sie muss den Zielen und Aufgaben der Veranstaltung entsprechen. Heute gibt es eine große Vielfalt an Räumlichkeiten für jeden Geschmack. Es bleibt nur, sich für den Umfang, die erforderlichen Eigenschaften und den Preisrahmen zu entscheiden.

Doch manchmal gibt es Momente, in denen keine Location den angegebenen Anforderungen entspricht. Zum Beispiel gibt es an der Location nicht genügend freie Fläche, das Format der Einrichtung passt nicht, oder der Kunde verfügt über eigene Räumlichkeiten. In diesem Fall muss man nach Alternativen suchen und eine Location „nach eigenen Vorstellungen“ schaffen. Die Spezialisten der Eventagentur „Aventura“ haben für Sie einige Beispiele vorbereitet, die anschaulich zeigen, wie man einen einfachen Produktionsraum in eine spannende Veranstaltungslocation verwandeln kann.

Worauf sollte man bei der Besichtigung der Location besonders achten und womit beginnt man die Vorbereitung?

Raumplan

Die Arbeit mit jeder Location, auch mit einer nicht vorbereiteten, beginnt mit der Besichtigung des Raums. Event-Manager fahren zum Ort der künftigen Veranstaltung, um den allgemeinen Zustand der Location zu bewerten, das Interieur zu fotografieren, ein Panorama zu erstellen und die erforderlichen Messungen vorzunehmen. Wenn die Eigentümer der Räumlichkeiten dabei über einen technischen Bauplan mit Angabe aller Maße verfügen, ist das nur von Vorteil. Allerdings müssen alle Informationen stets überprüft werden, um künftige Fehler zu vermeiden. 

Manchmal verwenden Event-Manager sogar Satellitenbilder. Sie helfen, wenn keine Möglichkeit besteht, zu einer entfernten Location zu fahren. Mit Google Maps zum Beispiel kann man die Fläche eines Gebäudes oder eines Parkplatzes messen. Anschließend zeichnen Designer anhand von Fotos, Zeichnungen und Panoramen Schemata und 3D-Modelle der Location, platzieren Möbel und Ausstattung im Raum. Dank der detaillierten Visualisierung verstehen wir, ob sich die Gäste an dieser Location wohlfühlen werden und ob sie den gestellten Aufgaben entspricht.

Kapazität

Die Größe der Location hängt von einer Reihe wichtiger Faktoren ab: vom Format und den Aufgaben der Veranstaltung, von der Anzahl und Platzierung der Gäste sowie von der Art der verwendeten Möbel. So beträgt die Mindestfläche pro Teilnehmer eines Banketts 2-2,5 qm pro Person. Für einen Stehempfang sind mindestens 1,5 qm pro Person erforderlich, für eine Konferenz mit „Theater“-Bestuhlung reichen 1 qm. Außerdem muss man Platz für Tanzfläche, Bühne, Animations- und Willkommenszonen berücksichtigen. Dabei sollte man weder zu große noch umgekehrt zu kleine Räume wählen. In einem großzügigen Saal mit wenigen Personen ist es ebenso unangenehm wie in einem begrenzten Raum mit einer Menschenmenge.

Technische Ausstattung

Bei der Auswahl der Location sollte man besonderes Augenmerk auf die technische Ausstattung legen. Wichtig ist, die Menge und das Format der Möbel, den technischen Zustand und die Leistung der Ton- und Lichttechnik, das Vorhandensein von Klimaanlagen, Stromanschlüsse und die erforderliche Spannung sowie weitere Eigenschaften zu berücksichtigen.

Wenn die Location ein völlig unausgestatteter Produktionsraum ist, müssen die Organisatoren alle notwendigen technischen Komponenten einplanen. Insbesondere muss die Akustik des Raums berücksichtigt werden; sie ist für die Ausbreitung des Schalls im Raum verantwortlich. So schaffen niedrige Decken eine gemütliche Atmosphäre, doch bei einer großen Gästeschar steigt der Lärmpegel um ein Vielfaches.  Hohe Decken hingegen erzeugen Echo und Nachhall, daher greifen die Organisatoren bei Bedarf zur Wanddrapierung. 

Eine weitere wichtige technische Eigenschaft ist das Licht. Heute ist Licht nicht nur ein notwendiger Bestandteil jeder Veranstaltung, sondern auch die trendigste Gestaltungsvariante. Mit Licht kann man verbergen, was verborgen werden soll, und den Blick auf das lenken, was wichtig zu zeigen ist. Wenn es im Raum nicht dunkel genug ist, verwendet man einen speziellen lichtundurchlässigen Vorhang „Blackout“.

Garderobe

Jede Veranstaltung beginnt wie das Theater mit der Garderobe. Daher ist es bei der Besichtigung der Location wichtig, nicht nur das Vorhandensein einer Garderobe, sondern auch deren Fassungsvermögen zu berücksichtigen. Wenn der Raum nicht mit einer Garderobe ausgestattet ist, muss man sie einplanen und einen Platz dafür vorsehen.  

Toiletten

Im Voraus sollte man nicht nur die Lage der Toiletten und ihre Anzahl prüfen, sondern auch ihren Zustand. Manchmal kommt es vor, dass die Damen- und Herrentoiletten renoviert werden müssen und es für die Gäste unangenehm ist, sie zu besuchen. Wenn der technische Zustand in Ordnung ist, ist es wichtig, sich um die notwendigen Toilettenartikel und Hinweisschilder zu kümmern.

Raucherbereiche

Wenn die Location keine ausgestatteten Raucherbereiche bietet, ist es wichtig, diese einzurichten und Hinweisschilder vorzubereiten. Falls es auf dem Gelände Raucherbereiche gibt, sollte man dafür sorgen, dass sie sauber gehalten werden.

Navigation

Wenn die Location ausreichend groß ist, sollte ein Raumplan mit allen Zonen vorbereitet werden (Parkplatz, Ein-/Ausgang, Toiletten, Raucherbereich, Bühne, Aktivitätszonen, Buffet-Tische). Darüber hinaus sind unbedingt Hinweisschilder erforderlich, die den Gästen auf dem Gelände die Orientierung erleichtern.

Treppen und Aufzüge

Besondere Aufmerksamkeit sollte dem Zustand der Treppen und Aufzüge auf der Location gelten, sofern vorhanden. Es ist wichtig, dass jeder Gast problemlos zum Veranstaltungsort gelangen kann. Aufzüge müssen technisch einwandfrei sein, und Treppenstufen müssen rutschfest und intakt sein. Neben dem Haupteingang für Gäste sollte man herausfinden, wo großformatige Ausrüstung eingebracht werden kann.

Sicherheit und Notausgänge

Jede Location für Massenveranstaltungen muss den Sicherheitsvorschriften entsprechen und mit zusätzlichen Notausgängen ausgestattet sein. Es ist notwendig, Evakuierungspläne im Voraus zu prüfen sowie das Vorhandensein und die Funktionsfähigkeit der Brandmeldeanlage zu kontrollieren.

Parken

Bei der Auswahl einer Location muss ein so wichtiges Kriterium wie das Parken berücksichtigt werden. Denn davon hängt maßgeblich der Erfolg der gesamten Veranstaltung ab. Egal, ob 50 oder 500 Personen geplant sind, wichtig ist, sich nicht nur um ihre komfortable Unterbringung auf der Location zu kümmern, sondern auch darum, wo sie ihre Fahrzeuge parken.

Häufig sind normale Straßenparkplätze nicht für eine große Anzahl von Autos ausgelegt. Wenn auf dem Gelände nicht genügend Platz vorhanden ist, sollte man nahe gelegene stationäre Parkplätze oder den Service Valet-Parking in Betracht ziehen. Mit diesem Service können Gäste ihr Auto einfach direkt am Eingang des Gebäudes einem professionellen Fahrer überlassen; dieser stellt einen Parkbeleg aus und fährt das Fahrzeug auf einen gemieteten Parkplatz. Ein einziger Anruf genügt, damit das Auto zum Eingang gebracht wird. All das spart Zeit und Nerven bei der Suche nach freien Parkplätzen.

Verkehrsanbindung

Die Erreichbarkeit der Location und ihre Lage sind für die meisten Teilnehmer der Veranstaltung wichtig. Wenn Sie eine ungewöhnliche, abgelegene Location für die Veranstaltung gewählt haben, sollten Sie bereit sein, einen Transfer für die Gäste zu organisieren.

Ungewöhnliche Locations für Veranstaltungen

Im Jahr 2008 veranstaltete das Magazin „Interview“ während der New Yorker Modewoche eine Party in einem unfertigen Hotel. Um dem Interieur eine surrealistische Note zu verleihen, wurden das Erdgeschoss und das Penthouse mit hellen roten Lichtern beleuchtet. Dabei war die rubinrote Lumineszenz so angeordnet, dass sie von der Straße aus sichtbar war. Als Dekoration wurden Rohre, Kabel, umgedrehte Müllcontainer, gelbes Band und ein oranges Mikronetz gewählt.

Eine weitere interessante Variante einer ungewöhnlichen Location ist ein Fabrikgebäude. So organisierte das Architekturstudio „Raw Design“ im Jahr 2011 eine Veranstaltung in einer alten Brotfabrik, die in wenigen Tagen abgerissen werden sollte.

Unsere Eventagentur „Aventura“ war mehrfach Partner des Jahrespreises „Hauptheld“, bei dem die besten Führungskräfte von Unternehmen ausgezeichnet werden. Die Locations für diese Veranstaltung wurden immer ungewöhnlich gewählt: eine Produktionshalle einer kartografischen Fabrik und eine Loftfläche eines stillgelegten lokalen Werks. Im Zuge der Umgestaltung einer gewöhnlichen Location in einen festlichen Saal für Zeremonien wurden installiert: eine große professionelle Bühne, leistungsstarke Screens, hochwertige Ton-, Licht- und Videotechnik. Es wurde ein vollständiges Branding der Location durchgeführt: Dekorationen, Raumgestaltung mit hellen Lichteffekten. Außerdem wurden thematische Animationszonen, ein Showprogramm auf der Bühne und ein Buffet für 500 Personen organisiert.

Die Eventagentur „Aventura“ kümmert sich um den komfortablen Aufenthalt der Gäste bei der Veranstaltung, daher wählt sie immer die besten Optionen für die Durchführung von Events und verfolgt die Eröffnung neuer interessanter Locations.

Im Sommer sind Veranstaltungen im Freien besonders gefragt. Stadt- und Naturparks, Küstenregionen, Freiluftarenen und Stadien – diese Orte eignen sich hervorragend für eine große Anzahl von Menschen und begeistern mit ihrer natürlichen Schönheit. Das Wichtigste ist, sich um Sicherheit, mobile Toiletten, technische Ausstattung und einen Unterstand für den Fall von Regen zu kümmern. Man muss auch verstehen, dass die meisten dieser natürlichen Veranstaltungsorte eine leere Leinwand sind und dass erhebliche Mittel investiert werden müssen, um die Veranstaltung mit allem Notwendigen auszustatten, einschließlich Strom und Wasser. In unseren nächsten Artikeln stellen wir Ihnen die ungewöhnlichsten Open-Air-Veranstaltungsorte der Welt vor – bleiben Sie auf dem Laufenden und abonnieren Sie unseren Newsletter!