イベント企画会社「Aventura」の専門家が、単なる生産スペースを魅力的なイベント会場に変える方法を具体例でご紹介します。
イベントのコンセプトが練られ、アイデアが合意されると、どの主催者にも疑問が生じます。それは、どこでイベントを開催するかということです。イベントを成功させるには、適切な会場を選ぶ必要があります。会場はイベントの目的と課題に合致していなければなりません。今日では、あらゆる好みに合う多様な空間が存在します。あとは規模、必要な特性、価格帯を決めるだけです。
しかし時には、どの会場も提示された要件を満たさないという状況が生じます。たとえば、会場に十分な空きスペースがない、施設の形式が合わない、あるいはクライアントが自前の施設を持っている場合です。そのような場合は、代替案を探し、自分たちに合った会場を作らなければなりません。イベントエージェンシー「Aventura」の専門家が、シンプルなインダストリアルスペースをイベント用の魅力的な会場へと変える方法を具体的に示すいくつかの事例を用意しました。
会場の下見で特に注意すべき点と、準備は何から始めるべきか？
会場の平面図
どんな会場でも、準備が整っていない会場であっても、作業は施設の下見から始まります。イベントマネージャーは、会場の全体状態を評価し、内装を撮影し、パノラマを作成し、必要な寸法を測るために、将来のイベント開催地へ足を運びます。その際、施設の所有者がすべての寸法を示した建物の技術図面を持っていれば、それは利点です。ただし、将来のミスを避けるため、どんな情報も常に再確認する必要があります。
時にはイベントマネージャーが宇宙からの画像を使うこともあります。これは、遠方の会場に足を運べない場合に役立ちます。たとえばGoogleマップを使えば、建物や駐車場の面積を測定できます。その後、写真や図面、パノラマをもとに、デザイナーが会場の図面や3Dモデルを描き、空間に家具や機材を配置します。詳細な可視化のおかげで、その会場でゲストが快適に過ごせるか、また設定された課題に合っているかを理解できます。
収容人数
会場の広さは、いくつかの重要な要素によって決まります。イベントの形式と課題、ゲストの人数と着席方法、使用する家具の種類などです。たとえば、バンケットで1人あたりに必要な最小面積は1人2～2.5平方メートルです。ビュッフェでは1人あたり少なくとも1.5平方メートル、劇場形式の着席を伴うカンファレンスでは 1平方メートルで十分です。また、ダンスフロア、ステージ、アニメーションゾーン、ウェルカムゾーンのためのスペースも考慮する必要があります。その際、広すぎる施設も、逆に狭すぎる施設も選ぶべきではありません。広々としたホールに少人数の場合は、限られた空間に大勢の人がいる場合と同じように快適とは言えません。
技術設備
会場を選ぶ際には、技術設備に特に注意を払うべきです。家具の数と形式、技術的状態、音響の出力および照明機材、エアコンの有無、電源へのアクセスポイントと必要な電圧、その他の特性を考慮することが重要です。
会場がまったく設備の整っていない工業施設である場合、必要な技術的要素はすべて主催者が用意しなければなりません。特に、施設の音響を考慮する必要があります。音響は空間内での音の伝わり方を左右します。たとえば、天井が低いと居心地のよい雰囲気が生まれますが、ゲストが多いと騒音レベルが何倍にもなります。 逆に天井が高いと反響や残響が生じるため、必要に応じて主催者は壁のドレープ処理を行います。
もう一つの重要な技術的特性は照明です。今日、照明はあらゆるイベントに欠かせない要素であるだけでなく、最もトレンドの装飾方法でもあります。照明を使って、隠すべきものを隠し、見せるべき重要なものに注目を集めることができます。施設内が十分に暗くない場合は、特別な遮光カーテン「Blackout」を使用します。
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クローク
どんなイベントも、劇場と同様にクロークから始まります。そのため、会場の下見では、クロークの有無だけでなく、その収容力も考慮することが重要です。施設にクロークが備わっていない場合は、クロークを設けることを想定し、そのための場所を確保する必要があります。
トイレ
事前に、トイレの位置や数だけでなく、その状態も確認すべきです。女性用と男性用のトイレに修繕が必要で、ゲストが利用するのに快適でない場合もあります。技術的な状態に問題がなければ、必要なトイレ用品と案内表示を用意することが重要です。
喫煙所
会場に喫煙所が備わっていない場合は、喫煙スペースを設け、案内表示を用意することが重要です。敷地内に喫煙所がある場合は、清潔に保つよう気を配りましょう。
ナビゲーション
会場が十分に広い場合は、すべてのエリア（駐車場、入口/出口、トイレ、喫煙所、ステージ、アクティビティエリア、ビュッフェテーブル）を示した会場図を用意することをおすすめします。さらに、ゲストが敷地内で迷わないよう、案内表示も必ず必要です。
階段とエレベーター
会場に階段やエレベーターがある場合は、その状態に特に注意を払うべきです。すべてのゲストが問題なくイベント会場へ移動できることが重要です。エレベーターは技術的に正常で、階段の段は滑りにくく、損傷がない状態でなければなりません。ゲスト用のメイン入口のほか、大型機材を搬入できる場所も確認しておきましょう。
安全対策と非常口
大人数向けイベントの会場は、いずれも安全規則に適合し、予備の非常口が設けられている必要があります。事前に避難計画を確認し、火災報知器の有無と正常動作もチェックする必要があります。
駐車場
会場を選ぶ際は、駐車場という重要な基準に注目する必要があります。なぜなら、イベント全体の成功は駐車場に大きく左右されるからです。イベントに50人を予定していても500人を予定していても関係なく、ゲストが会場で快適に過ごせることだけでなく、どこに車を駐めるかについても配慮することが大切です。
多くの場合、通常の路上駐車場は多数の車を想定していないため、敷地内に十分なスペースがない場合は、最寄りの常設駐車場やバレットパーキング（Valet-Parking）サービスを検討する価値があります。このサービスを利用すれば、ゲストは建物の入口でプロのドライバーに車を預けるだけでよく、ドライバーは駐車券を渡し、車を契約した駐車場まで移動させます。車を入口まで回してもらうには、電話を1回かけるだけで十分です。これにより、空いている駐車スペースを探す時間とストレスが節約できます。
交通アクセス
会場へのアクセスのしやすさとその立地は、イベント参加者の大多数にとって重要です。もし何か珍しい遠隔地の会場をイベント用に選んだ場合は、ゲスト向けの送迎を手配する準備をしておきましょう。
型破りなイベント会場
2008年、ニューヨーク・ファッションウィークで、雑誌「Interview」は未完成のホテルでパーティーを開催しました。内装にシュルレアリスム的な雰囲気を出すため、1階とペントハウスは鮮やかな赤い照明で照らされました。また、ルビー色の光は通りから見えるように配置されました。装飾には、パイプ、電線、逆さにしたゴミ箱、黄色いテープ、オレンジ色のマイクロメッシュが選ばれました。
型破りな会場のもう一つの興味深い例は、工場の建物です。2011年、建築スタジオ「Raw Design」は、まもなく取り壊しが予定されていた古いパン工場でイベントを開催しました。
当社のイベントエージェンシー「Aventura」は、企業の優れた経営者を表彰する年次賞「Glavnyy Geroy」のパートナーを何度も務めてきました。このイベントの会場は常に型破りな場所が選ばれました。地図製作工場の生産施設や、地元の閉鎖された工場のロフトスペースなどです。通常の会場をセレモニー用の厳粛なホールに改装する過程で、大型のプロ仕様ステージ、高性能スクリーン、高品質な音響・照明・映像機器が設置されました。会場の全面的なブランディングも実施しました。装飾や、鮮やかな照明効果による空間演出です。また、テーマ別のアニメーションゾーン、ステージでのショープログラム、500人分のビュッフェも用意されました。
イベントエージェンシー「Aventura」は、ゲストがイベントを快適に過ごせることを大切にしており、そのため常にイベント開催に最適な選択肢を選び、新しい魅力的な会場のオープンにも注目しています。
夏は屋外イベントが好適です。都市公園や自然公園、沿岸エリア、屋外アリーナやスタジアム——これらの場所は大人数のイベントに最適で、自然の美しさを楽しませてくれます。重要なのは、安全対策、バイオトイレ、技術設備、雨の際の雨除けを確保することです。また、こうした自然の会場の多くはまっさらなキャンバスのようなもので、電気や水を含め、イベントに必要なものをすべて整えるにはかなりの費用がかかることを理解しておく必要があります。次回の記事では、世界でも特に珍しい屋外会場をご紹介します。ニュースをチェックし、ぜひニュースレターにご登録ください！
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