¿Salón de banquetes, estadio o loft? ¿Cómo elegir el lugar adecuado para un evento?

Los especialistas de la agencia de eventos «Aventura» han preparado para usted varios ejemplos que mostrarán claramente cómo transformar un espacio industrial simple en un lugar fascinante para un evento.

Cuando el concepto del evento está pensado y la idea acordada, a cada organizador le surge la pregunta: ¿dónde realizar el evento? Para que el evento sea exitoso, es necesario elegir un lugar adecuado. Debe corresponder a los objetivos y tareas del evento. Hoy en día existe una gran variedad de espacios para todos los gustos. Solo queda decidir la escala, las características necesarias y el rango de precios.

Pero a veces surgen momentos en los que ningún lugar cumple con los requisitos establecidos. Por ejemplo, el lugar no tiene suficiente espacio libre, no se adapta al formato del establecimiento o el cliente tiene su propio local. En este caso, hay que buscar opciones alternativas y crear un lugar «a medida». Los especialistas de la agencia de eventos «Aventura» han preparado para ustedes varios ejemplos que mostrarán claramente cómo transformar un simple espacio de producción en un lugar fascinante para el evento.

¿En qué prestar especial atención al inspeccionar el lugar y con qué empezar la preparación?

Plano del local

El trabajo con cualquier lugar, incluso con uno no preparado, comienza con la inspección del local. Los gestores de eventos se desplazan al lugar del futuro evento para evaluar el estado general del lugar, fotografiar el interior, hacer una panorámica y realizar las mediciones necesarias. Si además los propietarios del local disponen de un plano técnico del edificio con indicación de todas las dimensiones, esto es solo una ventaja. Sin embargo, siempre es necesario verificar cualquier información para evitar errores en el futuro. 

A veces los gestores de eventos incluso utilizan imágenes satelitales. Ayudan cuando no hay posibilidad de ir a un lugar remoto. Con la ayuda de Google Maps, por ejemplo, se puede medir la superficie del edificio o del estacionamiento. Luego, a partir de fotografías, planos y panorámicas, los diseñadores dibujan esquemas y modelos 3D del lugar, colocan en el espacio muebles y equipos. Gracias a la visualización detallada, entendemos si los invitados estarán cómodos en dicho lugar y si corresponde a los objetivos planteados.

Capacidad

El tamaño del lugar depende de una serie de factores importantes: el formato y los objetivos del evento, la cantidad y la disposición de los invitados, así como el tipo de mobiliario utilizado. Por ejemplo, la superficie mínima por participante en un banquete es de 2-2,5 m² por persona. Para un cóctel se necesitan al menos 1,5 m² por persona, y para una conferencia con disposición “teatro”  es suficiente 1 m². También hay que tener en cuenta el espacio para la pista de baile, el escenario, las zonas de animación y de bienvenida. Además, no conviene elegir locales demasiado grandes o, por el contrario, demasiado pequeños. En una sala espaciosa con poca gente también será incómodo, como en un espacio reducido con una multitud de personas.

Equipamiento técnico

Al elegir el lugar, se debe prestar especial atención al equipamiento técnico. Es importante tener en cuenta la cantidad y el formato del mobiliario, el estado técnico y la potencia del equipo de sonido y de iluminación, la presencia de aires acondicionados, los puntos de acceso a la electricidad y el voltaje necesario, así como otras características.

Si el lugar es un local de producción absolutamente no equipado, los organizadores deben prever todos los componentes técnicos necesarios. En particular, es necesario tener en cuenta la acústica del local, que es responsable de la propagación del sonido en el espacio. Así, los techos bajos crean un ambiente acogedor, pero con una gran cantidad de invitados el nivel de ruido aumenta considerablemente.  Los techos altos, por el contrario, generan eco y reverberación, por lo que, si es necesario, los organizadores recurren a la drapería de las paredes. 

Otra característica técnica importante es la iluminación. Hoy en día la luz no es solo un componente necesario de cualquier evento, sino también la opción de decoración más de moda. Con ayuda de la luz se puede ocultar lo que se necesita ocultar y enfocar la atención en lo que es importante mostrar. Si en el local no está suficientemente oscuro, se utiliza un telón opaco especial “Blackout”.

Guardarropa

Cualquier evento, como el teatro, comienza por el guardarropa. Por eso, al inspeccionar el lugar es importante tener en cuenta no solo la presencia de guardarropa, sino también su capacidad. Si el local no está equipado con guardarropa, es necesario preverlo y asignarle un espacio.  

Baños

De antemano conviene ver no solo la ubicación de los baños y su cantidad, sino también su estado. A veces ocurre que los baños de damas y caballeros requieren reparación y los invitados no se sentirán cómodos al visitarlos. Si el estado técnico está bien, es importante encargarse de los artículos de aseo necesarios y de las señalizaciones.

Zonas de fumadores

Si el lugar no dispone de zonas habilitadas para fumar, es importante organizarlas y preparar señalizaciones. Si ya hay zonas para fumadores en el recinto, conviene encargarse de mantenerlas limpias.

Navegación

Si el lugar es lo suficientemente grande, conviene preparar un plano del recinto indicando todas las zonas (aparcamiento, entrada/salida, aseos, zona para fumadores, escenario, zonas de actividad, mesas de cóctel). Además, son imprescindibles las señalizaciones que ayuden a los invitados a orientarse en el recinto.

Escaleras y ascensores

Se debe prestar especial atención al estado de las escaleras y los ascensores en el lugar, si los hubiera. Es importante que cada invitado pueda acceder sin problemas al lugar del evento. Los ascensores deben estar técnicamente en buen estado, y los escalones de las escaleras deben ser antideslizantes y estar intactos. Además de la entrada principal para los invitados, conviene averiguar por dónde se puede introducir el equipo de grandes dimensiones.

Seguridad y salidas de incendios

Cualquier lugar para eventos masivos debe cumplir con las normas de seguridad y estar equipado con salidas de incendios de emergencia. Es necesario estudiar de antemano los planes de evacuación, así como comprobar la presencia y el buen funcionamiento de la alarma contra incendios.

Aparcamiento

Al elegir un lugar, es necesario prestar atención a un criterio tan importante como el aparcamiento. Después de todo, de él depende en gran medida el éxito de todo el evento. No importa cuántas personas se planeen para el evento, 50 o 500, es importante preocuparse no solo por su cómoda ubicación en el lugar, sino también por dónde estacionarán sus automóviles. 

A menudo, los aparcamientos callejeros habituales no están diseñados para una gran cantidad de coches, por lo que si el recinto no tiene suficiente espacio, conviene considerar los aparcamientos fijos cercanos o el servicio de Valet-Parking (estacionamiento con valet). Con este servicio, los invitados podrán simplemente dejar su automóvil a un conductor profesional justo en la entrada del edificio, y este, a su vez, entregará un tique de aparcamiento y llevará el coche a un aparcamiento alquilado. Basta con hacer una sola llamada para que traigan el automóvil a la entrada. Todo esto ahorra tiempo y nervios en la búsqueda de plazas de aparcamiento libres.

Accesibilidad del transporte

La accesibilidad del lugar y su ubicación son importantes para la mayoría de los participantes del evento. Pero si ha elegido un lugar poco común y alejado para el evento, esté preparado para organizar un traslado para los invitados.  

Lugares no convencionales para la celebración de eventos

En 2008, durante la semana de la moda en Nueva York, la revista «Interview» organizó una fiesta en un hotel en construcción. Para dar un toque surrealista al interior, la primera planta y el ático fueron iluminados con luces rojas brillantes. Además, la luminiscencia rubí estaba dispuesta de manera que fuera visible desde la calle. Como decoración se eligieron tuberías, cables, contenedores de basura volcados, cinta amarilla y una microred naranja.

Otra opción interesante de lugar no convencional es el edificio de una fábrica. Así, en 2011, el estudio de arquitectura «Raw Design» organizó un evento en una antigua fábrica de pan, que estaba previsto demoler en esos días.

Nuestra agencia de eventos “Aventura” ha sido en repetidas ocasiones socio del premio anual “Héroe Principal”, en el que se galardona a los mejores directivos de empresas. Los lugares para este evento siempre se elegían no convencionales: una nave industrial de una fábrica de cartografía y un espacio tipo loft de una fábrica local cerrada. En el proceso de transformación de un lugar común en una sala de ceremonias solemne se instalaron: un gran escenario profesional, potentes pantallas, equipos de sonido, iluminación y vídeo de calidad. Se realizó un branding completo del lugar: decorados, ornamentación del espacio con llamativos efectos de luz. También se organizaron zonas temáticas de animación, un programa de espectáculo en el escenario y un cóctel para 500 personas.

La agencia de eventos «Aventura» se preocupa por la estancia cómoda de los invitados en el evento, por lo que siempre selecciona las mejores opciones para la celebración de eventos y sigue la apertura de nuevos lugares interesantes.

En verano, los eventos al aire libre son relevantes. Parques urbanos y naturales, zonas costeras, arenas abiertas y estadios: estos lugares son perfectos para un gran número de personas y deleitarán con su belleza natural. Lo principal es encargarse de la seguridad, los baños portátiles, el equipamiento técnico y un refugio en caso de lluvia. También hay que entender que la mayoría de estos espacios naturales son un lienzo en blanco, y habrá que invertir bastante dinero para proporcionar al evento todo lo necesario, incluida electricidad y agua. ¡Le contaremos sobre los espacios al aire libre más inusuales del mundo en los próximos artículos, siga las noticias y suscríbase a nuestro boletín!