Los especialistas de la agencia de eventos «Aventura» han preparado para usted varios ejemplos que mostrarán claramente cómo transformar un espacio industrial simple en un lugar fascinante para un evento.

Когда концепция eventos продумана, а идея согласована, у каждого организатора возникает вопрос: где же провести событие? Para que el evento tenga éxito, es necesario elegir el lugar adecuado. Debe cumplir con los objetivos y metas del evento. Hoy en día existe una gran variedad de espacios para todos los gustos. Solo queda decidir las dimensiones, las características necesarias y el rango de precios.

Pero a veces surgen momentos en que ningún lugar cumple con los requisitos establecidos. Por ejemplo, en el lugar no hay suficiente espacio libre, el formato del establecimiento no es el adecuado o el cliente tiene su propio local. En ese caso, hay que buscar alternativas y crear un lugar «a medida». Los especialistas de la agencia de eventos «Aventura» han preparado para usted varios ejemplos que mostrarán claramente cómo transformar un espacio industrial simple en un lugar fascinante para un evento.

¿En qué prestar especial atención al inspeccionar el lugar y por dónde empezar los preparativos?

Plano del espacio

El trabajo con cualquier espacio, incluido uno no preparado, comienza con una inspección del lugar. Los organizadores de eventos acuden al sitio del futuro evento para evaluar el estado general del espacio, fotografiar el interior, tomar una panorámica y realizar las mediciones necesarias. Si los propietarios del lugar tienen un plano técnico del edificio con todas las dimensiones, eso es una ventaja. Sin embargo, siempre es necesario verificar cualquier información para evitar errores en el futuro.

A veces, los organizadores de eventos incluso utilizan imágenes satelitales. Ayudan cuando no es posible viajar a un lugar remoto. Con Google Maps, por ejemplo, se puede medir el área de un edificio o estacionamiento. Luego, con base en fotografías, planos y panorámicas, los diseñadores dibujan esquemas y modelos 3D del espacio, y colocan muebles y equipos en el lugar. Gracias a la visualización detallada, entendemos si los invitados estarán cómodos en ese espacio y si cumple con los objetivos establecidos.

Capacidad

El tamaño del espacio depende de varios factores importantes: el formato y los objetivos del evento, el número y la disposición de los invitados, así como el tipo de mobiliario utilizado. Por ejemplo, el área mínima por persona para un banquete es de 2 a 2,5 metros cuadrados. Para un cóctel, se necesitan al menos 1,5 metros cuadrados por persona, y para una conferencia con disposición de teatro, 1 metro cuadrado es suficiente. También se debe considerar el espacio para la pista de baile, el escenario, las zonas de animación y bienvenida. No se deben elegir espacios demasiado grandes ni demasiado pequeños. En una sala espaciosa con pocas personas, la incomodidad será similar a la de un espacio reducido con mucha gente.

Equipamiento técnico

Al elegir un espacio, se debe prestar especial atención al equipamiento técnico. Важно учитывать количество и формат мебели, техническое состояние и мощность звуковой и световой аппаратуры, наличие кондиционеров, точки доступа к электричеству и необходимое напряжение, а также другие характеристики.

Si el espacio es un recinto industrial completamente sin equipar, todos los componentes técnicos necesarios deben ser previstos por los organizadores. En particular, se debe considerar la acústica del lugar, que afecta la propagación del sonido. Los techos bajos crean un ambiente acogedor, pero con muchos invitados, el nivel de ruido aumenta considerablemente. Por el contrario, los techos altos generan eco y reverberación, por lo que, si es necesario, los organizadores recurren al tapizado de paredes.

Por el contrario, los techos altos generan eco y reverberación, por lo que, si es necesario, los organizadores recurren al drapeado de las paredes.

Vestuario

Si la sala no es lo suficientemente oscura, se utiliza un telón especial opaco llamado “Blackout”.

Туалетные комнаты

Заранее стоит посмотреть не только расположение туалетов и их количество, но и их состояние. Es recomendable verificar no solo la ubicación de los baños y su cantidad, sino también su estado. A veces ocurre que los baños de damas y caballeros necesitan reparaciones y los invitados no se sentirán cómodos al usarlos

Zonas para fumadores

Si el estado técnico está en orden, es importante ocuparse de los artículos de tocador necesarios y de los letreros indicadores.

Señalización

Si el lugar es lo suficientemente grande, conviene preparar un plano del espacio con todas las zonas indicadas (estacionamiento, entrada/salida, baños, área de fumadores, escenario, zonas de actividades, mesas de buffet). Además, son necesarios letreros que ayuden a los invitados a orientarse en el terreno.. Si el lugar es lo suficientemente grande, conviene preparar un plano del espacio con todas las zonas indicadas (estacionamiento, entrada/salida, baños, área de fumadores, escenario, zonas de actividades, mesas de buffet)

Escaleras y ascensores

Отдельное внимание стоит уделить состоянию лестниц и лифтов на площадке, если таковые имеются. Se debe prestar especial atención al estado de las escaleras y ascensores del lugar, si los hay. Los ascensores deben estar en buen estado técnico, y los escalones de las escaleras deben ser antideslizantes y estar intactos.. Además de la entrada principal para los invitados, conviene saber por dónde se puede transportar el equipo de gran tamaño.

Seguridad y salidas de emergencia

Cualquier lugar para eventos masivos debe cumplir con las normas de seguridad y estar equipado con salidas de emergencia contra incendios. Es necesario estudiar de antemano los planes de evacuación, así como verificar la presencia y el correcto funcionamiento de la alarma contra incendios.

Aparcamiento

Al elegir un lugar, es necesario prestar atención a un criterio tan importante como el estacionamiento. De ello depende en gran medida el éxito de todo el evento. No importa si se planean 50 o 500 personas, es importante preocuparse no solo por su cómoda ubicación en el lugar, sino también por dónde estacionarán sus automóviles.

A menudo, los estacionamientos callejeros comunes no están diseñados para una gran cantidad de autos, por lo que si no hay suficiente espacio en el lugar, vale la pena considerar estacionamientos fijos cercanos o el servicio de Valet-Parking. Con este servicio, los invitados pueden simplemente dejar su automóvil a un conductor profesional justo en la entrada del edificio, quien a su vez entregará un ticket de estacionamiento y llevará el auto a un estacionamiento alquilado. Basta con hacer solo 1 llamada para que el automóvil sea llevado a la entrada. Todo esto ahorra tiempo y nervios en la búsqueda de espacios libres para estacionar.

Accesibilidad en transporte

La accesibilidad del lugar y su ubicación son importantes para la mayoría de los participantes del evento.. Если же вы выбрали какую-то необычную отдаленную площадку для eventos, то будьте готовы организовать трансфер для гостей.  

Espacios no convencionales para eventos

En 2008, durante la Semana de la Moda de Nueva York, la revista «Interview» organizó una fiesta en un hotel en construcción. Para darle un toque surrealista al interior, la planta baja y el ático fueron iluminados con brillantes luces rojas. La luminiscencia rubí se colocó de manera que fuera visible desde la calle. Como decoración se eligieron tuberías, cables, contenedores de basura volcados, cinta amarilla y micro malla naranja.

Otra opción interesante de lugar no convencional es el edificio de una fábrica. Así, en 2011, el estudio de arquitectura «Raw Design» organizó un evento en una antigua panificadora que estaba programada para ser demolida en unos días.

Наше агентство событий “Авентура” неоднократно выступало партнером Ежегодной премии “Главный герой”, в которой награждаются лучшие руководители компаний. Locaciones для данного eventos всегда выбирались нестандартные: производственное помещение картографической фабрики и лофт-пространство местного закрытого завода. В процессе преобразования обычной площадки в торжественный зал для церемоний были установлены: большая профессиональная сцена, мощные экраны, качественное звуковое, световое и видеооборудование. Осуществлено полное брендирование площадки: декорации, оформление пространства яркими световыми эффектами. Также были организованы тематические анимационные зоны, шоу-программа на сцене и фуршет на 500 человек.

Агентство событий «Авентура» заботится о комфортном пребывании гостей на мероприятии, поэтому всегда подбирает самые лучшие варианты для проведения событий и следит за открытием новых интересных площадок.

Летом актуальны eventos на открытом воздухе. Городские и природные парки, прибрежные районы, открытые арены и стадионы – эти места прекрасно подойдут для большого количества человек и порадуют своей естественной красотой. Главное позаботиться о безопасности, биотуалетах, техническом оснащении и укрытии на случай дождя. Также нужно понимать, что большинство таких природных площадок – это чистый холст, и придется вложить немало средств, чтобы обеспечить мероприятие всем необходимым, включая электричество и воду. Мы расскажем Вам о самых необычных площадках мира на открытом воздухе в следующих статьях, следите за новостями и подписывайтесь на нашу рассылку!