Event (aynı zamanda "ivent" veya "event") İngilizceden çeviriyle ve geniş anlamda herhangi bir özel veya kamusal etkinlik olarak anlaşılabilir.
Çoğu zaman etkinlik, bilgilendirme ve dikkat çekme amacı taşır: şirketi tanıtmak, markasını veya belirli ürün ve hizmetlerini tanıtmak. Ancak istisnalar da vardır: etkinlikler izleyiciyi eğlendirebilir ve eğitebilir. Belirli türü ne olursa olsun, etkinlik genellikle oldukça maliyetlidir ve yalnızca genel konsept açısından değil, en küçük ayrıntılara kadar titiz bir hazırlık gerektirir. Bu yaklaşım, beklenmedik sorunlardan kaçınmaya ve etkinlik konuklarının tüm zevklerini tatmin etmeye yardımcı olacaktır.Etkinlik Türleri
- Kurumsal. Buraya, kurum kültürünü güçlendirmeye ve takım ruhunu geliştirmeye katkıda bulunan, ekiplere yönelik etkinlikler dahildir. Küçük ölçekli (küçük bir işletmenin birkaç çalışanı için) veya büyük ölçekli (tüm departmanlar ve şubeler için) olabilirler. En popüler kurumsal etkinlik türleri arasında partiler, kvestler, quizler, takım oluşturma (teambuilding), spor müsabakaları, banketler, piknikler, doğa yürüyüşleri yer alır. Kurumsal bir etkinliğin nedeni mesleki bir bayram, kuruluşun veya yönetimin yıl dönümü, genel kabul görmüş bir takvim tatili (Yeni Yıl, 8 Mart, Mayıs tatilleri) veya şirketin tarihindeki ve gelişimindeki önemli bir dönüm noktası (bir anlaşmanın kapanması, çeyrek raporlarının teslimi, yeni büyük bir proje vb.) olabilir.
- İş. Bunlar üst düzey yönetim, ortaklar ve rakipler, sponsorlar ve yatırımcılar için düzenlenen etkinliklerdir. Bu tür etkinlikler çoğunlukla, ister faydalı tanışma çevresini genişletme, ister mesleki deneyim alışverişi veya yönetim becerileri ile müzakere yeteneklerini geliştirme olsun, iş görevlerini çözer. Bu tür etkinlikler arasında iş kahvaltıları ve iş yemekleri, müzakereler ve tartışmalar, yuvarlak masa toplantıları ve pitch sunumları, iş oyunları vb. yer alır.
- Reklam. Bunlar marka tanıtımına yönelik etkinliklerdir. Müşteri sadakatini artırarak şirketin itibarını iyileştirir, yeni hizmet veya ürünleri tanıtırlar. Buraya festivaller ve fuarlar, görkemli açılış/kapanış törenleri ve kırmızı halılar, tanıtımlar ve sergiler, diğer imaj etkinlikleri dahildir.
Ayrıca etkinlikler formatlarına ve niteliklerine, yani bilgi aktarma yöntemine ve organizasyon koşullarına göre sınıflandırılabilir. Örneğin, eğitim etkinlikleri arasında atölye çalışması, seminer, konferans, kongre, forum, eğitim vb. sayılabilir. Eğlence amaçlı ve aynı zamanda hayır amaçlı olarak, çocuklar veya yaşlılar için ücretsiz bir konser, bir spor maratonu düşünülebilir. Bazı etkinlikler ayrıca çevreci olarak da sınıflandırılabilir — bu, çevreye özen gösterilmesi ve aynı zamanda etkinliğin hazırlanması ve düzenlenmesi sürecinde çevre üzerindeki olumsuz etkinin en aza indirilmesi anlamına gelir.
Bir etkinlik nasıl adım adım organize edilir?
Hazırlık
Öncelikle, gelecek etkinliğin amacını ve görevlerini belirleyerek başlayın. Etkinliğin özü ve anlamı, formatı, ölçeği ve atmosferi, süresi ve tarihi ile bütçesi hakkında karar vermenize yardımcı olur. Daha sonra, istenen senaryoyu genel hatlarıyla ve çözülmesi gereken tüm organizasyonel sorunları belirttiğiniz bir plan yazmaya başlarsınız. Bu, kafanızı rahatlatır, ayrıntılara fazla takılmadan ama önemli olanı da kaçırmadan, ayrıca gereksiz finansal ve zaman maliyetlerinden kaçınmak için belirlenen yolu izlemenizi sağlar. Etkinliğin nasıl görünmesi gerektiği netleştiğinde, bütçenizi bu planla ilişkilendirebilir, yani bir bütçe hazırlayıp tüm gider kalemlerini listeleyebilir ve hatta mücbir sebep durumunda küçük bir “güvenlik yastığı” planlayabilirsiniz. Bundan sonra, etkinlik hazırlığı için bir ekip oluşturmalı ve sorumluluk alanlarını belirleyerek görevleri dağıtmalısınız. İdeal olarak, hazırlık planındaki her görevin bir uygulayıcısı olmalıdır.Program ve mekan
Her etkinliğin organizasyonel temelini iki temel soru oluşturur. Birincisi, konuklar ne yapacak. İkincisi, her şey nerede gerçekleşecek. Öncelikle, bu aşamada etkinliğe davet edilenlerin neyle ve nasıl meşgul olacaklarına karar vermek gerekir; ister gösteri izlemek, interaktife katılmak, yemek yemek vb. olsun. Boş zaman, eğitim veya iletişim formatından yola çıkarak, etkinlikte başka hangi kişilerin görev alacağını, yani tedarikçileri bulmak mümkündür. Bu aşamada sunucular, moderatörler, eğitmenler, rehberler, garsonlar, şarkıcılar, DJ'ler ve sanatçılar, fotoğrafçılar ve video operatörleri belirlenir. Bununla paralel olarak, bir mekan seçmek ve gerekirse kiralama konusunda anlaşmak gerekir. Mekan, konuk sayısı, etkinlikteki dinamik boş zaman etkinlikleri, sezonun hava koşulları, ulaşım kolaylığı ve gereken teknik donanıma göre belirlenmelidir. Kiralamadan önce mekanı mutlaka şahsen ziyaret etmek, bu mekanın video ve fotoğraflarının gerçekliğini kontrol etmek gerekir.Yan süreçler
- Etkinlik hakkında bilgilendirme yapıyoruz. Bir yandan, tüm katılımcılara davetiye göndermek gerekecek. Diğer yandan, gerekirse medya ve blog yazarlarının katılımıyla bir PR kampanyası yürütmek. Olası seçenekler arasında: şirket web sitesinde duyurular, basın toplantısı veya basın bülteni, bannerlar, afişler, posterler ve broşürler, sosyal medya ve mesajlaşma uygulamalarında reklam, e-posta ile gönderim.
- Hizmet, güvenlik ve lojistik sorunlarını çözüyoruz. Catering hizmeti veya restoranların banket menüsünden yemekler seçmek, ulaşım sipariş etmek veya otopark düzenlemek, etkinliğin yürürlükteki sıhhi-epidemiyolojik ve yangın güvenliği normlarına uygunluğunu denetlemek gerekir.
- Mekanla çalışıyoruz. Dekoratif ve floristik düzenlemesini organize etmek, sahne kurmak veya mekanı farklı bölgelere ayırmak, ışık, ses, projektör ve diğer ekipmanları teslim etmek, bağlamak ve ayarlamak, mobilya ve aksesuarları kiralamak ve yerleştirmek gerekir. Detayları unutmayalım. Katılımcıları bilgilendirmek için basılı materyaller, tüm konuklara hediyelik ürünler veya çeşitli yarışmaların kazananlarına hediyeler olsun.
Son dokunuşlar
Yaklaşık bir gün önce etkinliğin hazırlık durumunun son kontrolünü yapmak, öncelikle mekanı denetlemek ve tüm tedarikçilerle bir kez daha iletişime geçmek gerekir. Ekipman, dekor, aksesuar için bir kontrol listesi yapabilir ve yerinde buna göre kontrol edebilirsiniz. Etkinlik süresince organizatör koordinatörlük işlevlerini yerine getirebilir. Programın senaryoya göre ilerlemesini takip eder, gerektiğinde hızlı bir şekilde düzeltmeler yapar ve ortaya çıkan sorunları çözer. Etkinlik sona erdiğinde, tüm katılımcıların ayrıldığını kontrol etmek ve mekanı düzene sokmak, örneğin temizlik hizmeti sipariş etmek gerekir.Bütçeyi formatınıza göre 1 iş günü içinde hazırlarız.Kurumsal etkinlikler, konferanslar, müşteri günleri — 16 yıl ve 1 200+ proje.
Bütçeyi hesaplaGerçekleştirilen etkinliğin verimliliği nasıl değerlendirilir?
- Davet edilen misafir sayısına kıyasla gerçekten katılan misafir sayısını ve etkinlik sona erdikten sonra etkinliğin medyada ve sosyal medyada kaç kez yer aldığını hesaplayın.
- Katılımcılardan geri bildirim alın; geri bildirimi hemen bir anket yoluyla toplayın veya daha sonra, örneğin e-posta yoluyla yorum bırakmalarını isteyin. Ayrıca ekibinize belirlenen hedeflere ulaşıp ulaşmadığınızı ve tipik hatalardan kaçınıp kaçınmadığınızı sorabilirsiniz.
- Belirlenen hedeflere ulaşılmasını analiz edin. Gelir elde etmek mi istiyordunuz? Kârı ve maliyetleri karşılaştırın. Müşteri tabanını genişletmek mi ilginizi çekiyordu? Kaç kişinin iletişim bilgilerini topladığınızı hesaplayın. Satışları artırmanız veya ürüne olan ilgiyi yükseltmeniz mi gerekiyordu? Dönüşümü, örneğin web sitesinde danışmanlık talebi verme gibi belirli bir hedef eyleme göre ölçün.
Makale faydalı oldu mu?
