mayıs

Etkinlik nedir?

Event (aynı zamanda "ivent" veya "event") İngilizceden çeviriyle ve geniş anlamda herhangi bir özel veya kamusal etkinlik olarak anlaşılabilir.

Genellikle, bir etkinliğin amacı bilgilendirmek ve dikkat çekmektir: şirketi tanıtmak, markasını tanıtmak veya belirli ürün ve hizmetleri tanıtmak. Ancak istisnalar da vardır: olaylar izleyicileri eğlendirebilir ve eğitebilir. Belirli bir türdeki herhangi bir etkinlikten bağımsız olarak, genellikle detaylı bir hazırlık gerektiren ve sadece genel kavram değil aynı zamanda en küçük detaylara kadar dikkat gerektiren oldukça maliyetlidir. Bu yaklaşım, olayın her türlü sürprizden kaçınmasına ve katılımcıların tüm zevklerini karşılamasına yardımcı olacaktır.

Etkinlik türleri

Kurumsal. Buraya, şirket kültürünü güçlendirmeye ve takım ruhunu geliştirmeye yardımcı olan kolektiflere yönelik etkinlikler dahildir. Bunlar küçük (küçük işletme şirketinden birkaç kişiye) veya büyük (tüm departmanlar ve şubeler için) olabilir. En popüler kurumsal etkinlik türleri arasında partiler, arama oyunları, bilgi yarışmaları, takım oluşturma aktiviteleri, spor yarışmaları, banketler, piknikler ve doğa yürüyüşleri bulunmaktadır. Kurumsal bir etkinliğin nedeni profesyonel tatil, organizasyonun veya yönetimin jubilesi, genel tatil (Yeni Yıl, 8 Mart, Mayıs günleri) veya şirketin tarihindeki önemli bir kilometre taşı (anlaşmanın imzalanması, üç aylık raporların sunulması, yeni büyük proje vb.) olabilir.
Деловые. Bu tür etkinlikler üst düzey yöneticiler, ortaklar ve rakipler, sponsorlar ve yatırımcılar içindir. Bu tür olayların çoğunluğu iş hedefleri çözer; faydalı bağlantıların genişletilmesi, profesyonel deneyim paylaşımı veya müzakerelerde yönetim becerilerinin geliştirilmesi gibi. Bu tür olaylara iş kahvaltısı ve iş öğle yemeği, müzakereler ve tartışmalar, yuvarlak masa toplantıları ve sunumlar, iş oyunları vb. dahildir.
Reklam. Bu tür olaylar markanın tanıtımını yapar. Şirketin itibarını artırarak müşteri sadakatini artırırken yeni hizmetleri veya ürünleri tanıtır. Festival ve panayır gibi olaylar bu kategoriye girerken açılış/kapanış törenleri ve kırmızı halının seremonileri gibi imaj olayları da buraya dahildir.

Etkinlik sınıflandırması oldukça geniş bir konudur ve katılımcıların hedefine göre gruplandırılmasıyla bitmez. Örneğin; olayları lokasyonlarına göre gruplandırabiliriz; ofis içindeki olaylar, açık havada yapılanlar, kiralanmış mekanlarda yapılanlar, şehir dışında veya diğer bölgelerde veya ülkelerde yapılanlar ile online ve hibrit olanları.
Ayrıca olayları formatlarına ve karakterlerine göre sınıflandırabiliriz; yani bilgi iletim şekline ve organizasyon koşullarına göre sınıflandırabiliriz. Örneğin eğitici olaylara; ustalık sınıfını, semineri, konferansı, kongreyi, forumu, eğitimi vb., eğlenceli ama aynı zamanda hayırsever olanlara ise çocuklar veya yaşlılar için ücretsiz konser ya da spor maratonunu dahil edebiliriz. Bazı olayları çevreye duyarlı olanlara dahil edebiliriz - bu tür organizasyonların çevreye duyarlılık göstermesini ama aynı zamanda organizasyonun hazırlığı ve gerçekleştirilmesinde minimum negatif etkiye sahip olmasını içerir.

Etkinliği aşamalı olarak nasıl organize edebilirim?

Hazırlık

Öncelikle, gelecekteki etkinliğin amacını ve hedeflerini belirlemekle başlayın. Etkinliğin özü ve anlamı, formatı, ölçeği, atmosferi, süresi ve tarihi ile bütçesini belirlemenize yardımcı olur. Daha sonra genel olarak istenen senaryoyu ve organizasyonun çözülmesi gereken tüm konularını içeren bir planı yazmaya başlarsınız. Bu, detaylara çok fazla takılmadan zihni özgür bırakmanıza ve önemli olanı kaçırmamanıza olanak tanır, ayrıca gereksiz finansal ve zaman kayıplarını önlemek için belirlenen plana uymayı sağlar. Etkinliğin nasıl görünmesi gerektiği anlaşıldığında, bütçenizi bu planla karşılaştırabilirsiniz, yani bir bütçe oluşturabilir ve tüm harcama kalemlerini detaylandırabilirsiniz, ayrıca beklenmedik durumlar için küçük bir "güvenlik yastığı" da planlayabilirsiniz. Bundan sonra etkinlik hazırlıkları için bir ekip oluşturup görevleri dağıtmalısınız ve sorumluluk alanlarını belirlemelisiniz. İdeal olarak hazırlık planındaki her görev için ayrı bir yürütücü belirlenmelidir.

Program ve mekan

Herhangi bir etkinliğin organizasyon temelini iki temel soru oluşturur. Birincisi, konukların ne yapacakları. İkincisi, her şeyin nerede gerçekleşeceği. Öncelikle bu aşamada davetlilerin etkinlikte ne yapacaklarına ve nasıl meşgul olacaklarına karar vermek gerekmektedir, bu şov izleme, etkileşimde bulunma, yemek yeme vb. olabilir. Eğlence, eğitim veya iletişim formatından hareketle etkinlikte hangi kişilerin daha dahil edileceği anlaşılabilir, yani yükleniciler bulunabilir. Bu aşamada sunucuları, moderatörleri, eğitmenleri, rehberleri, garsonları, şarkıcıları, DJ'leri ve sanatçıları, fotoğrafçıları ve kameramanları belirlemek gerekmektedir. Aynı zamanda mekan seçimi yapılmalı ve gerektiğinde kiralama konusunda anlaşma sağlanmalıdır. Mekan seçimi, misafir sayısı, etkinlikteki eğlence biçimleri, mevsimsel hava koşulları, ulaşım kolaylığı ve gerekli teknik donanımın gerekliliklerine göre belirlenmelidir. Kiralama öncesinde mekanın mutlaka bizzat ziyaret edilerek gerçekliği kontrol edilmelidir.

İlişkili süreçler

Etkinlik hakkında bilgilendirme yapılır. Bir yandan tüm katılımcılara davetiyeler gönderilmesi gerekecek. Diğer yandan ise gerekiyorsa medya ve blog yazarlarının da dahil edildiği PR kampanyası düzenlenmesi gerekecek. Olası seçenekler arasında: şirket web sitesinde duyurular, basın toplantısı veya basın bildirisi, afişler, posterler ve broşürler, sosyal medya ve mesajlaşma uygulamalarında reklamlar, e-posta ile gönderim.
Hizmet sunumu, güvenlik ve lojistik konularının çözülmesi. Catering hizmeti seçmek veya restoranların banket menüsünden yemekler sipariş etmek, ulaşım düzenlemek veya otopark sağlamak, etkinliğin geçerli hijyen ve yangın güvenliği standartlarına uygunluğunu takip etmek gerekecektir.
Mekanla çalışma. Mekanın dekoratif ve çiçek düzenlemesinin yapılması, sahne kurulması veya mekanın farklı bölgelere ayrılması, aydınlatma, ses sistemleri, projektör vb. ekipmanların getirilmesi, bağlanması ve ayarlanması; mobilya ve dekorasyon malzemelerinin kiralanması ve yerleştirilmesi gerekecektir. Detaylara dikkat edilmelidir. Katılımcıların bilgilendirilmesi için basılı ürünlerden tutun da tüm misafirlere hatıra olarak verilecek hediyelere kadar her şey düşünülmelidir.

Son dokunuşlar

Etkinliğin hazır olma durumunun son kontrolünün yaklaşık olarak bir gün öncesinde yapılması gerekecek; öncelikle mekanın denetlenmesi ve tüm yüklenicilerle tekrar iletişime geçilmesi gerekecektir. Ekipmanlar, dekorasyon malzemeleri ve rekvizitler için bir kontrol listesi oluşturulabilir ve bu liste doğrultusunda yerinde kontrol gerçekleştirilebilir. Etkinlik sürecinde organizatör koordinasyon görevlerini yerine getirebilir; programın senaryoya uygun ilerlemesini takip eder ve gerektiğinde operasyonel düzende düzeltmeler yaparak ortaya çıkan sorunları çözer. Etkinlik sona erdiğinde tüm katılımcıların dağıldığından emin olunmalı ve mekan düzenlenmeli; örneğin temizlik hizmeti alınarak mekan temizlenmelidir.

Düzenlenen etkinliğin etkinliğini nasıl değerlendiririm?

Gerçek katılımcı sayısını davet edilenlerle karşılaştırın; ayrıca etkinliğin medyada ve sosyal medyada bahsedilme sıklığını inceleyin.
Katılımcılardan geribildirim alarak anket aracılığıyla hemen geri bildirim toplayın veya daha sonra e-posta yoluyla geribildirim isteyin; ayrıca ekibinizden belirlenen hedeflere ulaşıp ulaşılamadığını veya tipik hatalardan kaçınıp kaçınılmadığını sorabilirsiniz.
Belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesini analiz edin; gelir elde etmek mi istediniz? Kazancı ve harcamaları karşılaştırın. Müşteri tabanını genişletmek mi istediniz? Topladığınız kişi sayısını hesaplayın. Satışları arttırmak mı istediniz ya da ürüne ilgiyi arttırmak mı? Belirli bir hedef eyleme dönük dönüşümü belirleyerek bunu analiz edebilirsiniz; örneğin web sitesinde danışmanlık talebi formu doldurma.