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¿Qué es un evento?

Event (también conocido como "evento" o "evennto") traducido del inglés y en un sentido amplio puede entenderse como cualquier evento privado o público. Sin embargo, si se acotan los parámetros del evento, hoy en día se refiere principalmente a actividades organizadas para clientes actuales o potenciales, colegas, socios.

Con mayor frecuencia, el evento tiene como objetivo informar y llamar la atención: promocionar la empresa, promover su marca o productos y servicios específicos. Pero también hay excepciones: los eventos pueden entretener y educar al público. Independientemente del tipo específico de evento, por lo general es muy costoso y requiere una preparación minuciosa no solo en términos de concepto general, sino también de los detalles más pequeños. Este enfoque ayudará a evitar imprevistos y satisfacer todos los gustos de los invitados al evento.

Tipos de eventos

CorporativosAquí se incluyen eventos para colectivos que contribuyen al fortalecimiento de la cultura corporativa y al desarrollo del espíritu de equipo. Pueden ser pequeños (para varios empleados de una empresa pequeña) o a gran escala (para todos los departamentos y sucursales). Entre los tipos más populares de eventos corporativos se encuentran las fiestas, búsquedas del tesoro, cuestionarios, actividades de formación de equipos, competiciones deportivas, banquetes, picnics, excursiones. Los motivos para un evento corporativo pueden ser una festividad profesional, aniversario de la organización o la dirección, días festivos comunes (Año Nuevo, 8 de marzo, mayo) o un hito importante en la historia y desarrollo de la empresa (cierre de un trato, presentación de informes trimestrales, nuevo proyecto importante, etc.).
EmpresarialesEstos son eventos para altos directivos, socios y competidores, patrocinadores e inversores. En su mayoría, estos eventos empresariales resuelven objetivos comerciales, ya sea ampliar el círculo de contactos útiles, intercambiar experiencias profesionales o mejorar habilidades directivas y habilidades para negociar. Estos eventos incluyen almuerzos y cenas de negocios, negociaciones y discusiones, mesas redondas y presentaciones comerciales, juegos empresariales, entre otros.
PublicitariosEstos son eventos para promocionar la marca. Mejoran la reputación de la empresa, aumentan la lealtad de los clientes e informan sobre nuevos servicios o productos. Incluyen festivales y ferias comerciales, ceremonias solemnes de apertura/cierre y alfombras rojas, presentaciones y exposiciones, entre otros eventos relacionados con la imagen.

La clasificación de eventos es un tema muy amplio que no se agota con la agrupación de eventos según el propósito del evento y el público objetivo. Por ejemplo, se pueden clasificar los eventos según sus ubicaciones: en oficinas, al aire libre, en locales alquilados, fuera de la ciudad y en otras regiones o países; así como eventos en línea e híbridos.
Además, los eventos se pueden clasificar según su formato y carácter, es decir, el método de comunicación de información y las condiciones para la organización. Por ejemplo, los eventos educativos pueden incluir talleres prácticos, seminarios, conferencias, congresos, foros, entrenamientos; mientras que los eventos recreativos y benéficos pueden incluir conciertos gratuitos para niños o personas mayores o maratones deportivos. Algunos eventos también pueden considerarse ecológicos: implican cuidar el medio ambiente y minimizar el impacto negativo durante la preparación y realización del evento.

¿Cómo organizar un evento paso a paso?

Preparación

En primer lugar, comience definiendo el objetivo y las tareas del futuro evento. La esencia y el significado del evento ayudan a determinar su formato, escala y ambiente; duración y fecha; así como el presupuesto. Luego comience a elaborar el guion deseado en términos generales y un plan donde especifique todos los asuntos organizativos que tendrá que resolver. Esto le permitirá liberar su mente sin obsesionarse demasiado con los detalles menores pero sin perder lo importante; además le permitirá seguir el plan establecido para evitar gastos financieros y temporales innecesarios. Cuando esté claro cómo debe ser el evento, puede comparar su presupuesto con este plan; es decir hacer un presupuesto detallado con todas las partidas de gastos e incluso planificar una pequeña "red de seguridad" por si ocurre algún imprevisto. Después debe formar un equipo para preparar el evento y asignar responsabilidades definiendo áreas de responsabilidad para cada tarea del plan preparatorio. Idealmente cada tarea del plan preparatorio debería tener su propio ejecutor.

Programa y ubicación

Dos preguntas básicas constituyen la base organizativa de cualquier evento: primero qué harán los invitados; segundo dónde tendrá lugar todo esto. En primer lugar hay que decidir qué harán los invitados al evento basándose en el formato del ocio educativo o comunicativo; esto permitirá comprender qué otras personas estarán involucradas en el evento es decir encontrar contratistas externos necesarios para el evento como presentadores moderadores entrenadores instructores camareros cantantes DJ artistas fotógrafos camarógrafos etcétera; paralelamente hay que elegir un lugar adecuado si es necesario alquilarlo teniendo en cuenta el número de invitados las formas dinámicas del ocio durante el evento las condiciones climáticas estacionales la conveniencia del transporte y el equipo técnico necesario; antes del alquiler es imprescindible visitar personalmente el lugar para verificar su autenticidad respecto a las fotos y videos proporcionados.

Procesos asociados

Informamos sobre el evento. Por un lado será necesario enviar invitaciones a todos los participantes; por otro lado si es necesario realizar una campaña publicitaria con la participación de medios de comunicación social e influencers entre las posibles opciones: anuncios en el sitio web corporativo conferencia de prensa o comunicado prensa pancartas carteles folletos publicidad en redes sociales mensajería envío por correo electrónico.
Resolvemos cuestiones relacionadas con el servicio seguridad logística. Es necesario elegir un servicio de catering o platos del menú banquete ofrecidos por restaurantes reservar transporte u organizar estacionamiento asegurarse del cumplimiento del evento con las normas sanitarias epidemiológicas vigentes contra incendios.
Trabajamos con la ubicación. Es necesario organizar su decoración floral construir un escenario o dividir la ubicación en diferentes zonas llevar instalar ajustar luces sonido proyectores u otro equipo similar alquilar colocar muebles accesorios recordatorios para informar a los participantes regalos para ganadores diversas competiciones.

Toques finales

Aproximadamente 24 horas antes hay que realizar una verificación final sobre la preparación del evento inspeccionando primero la ubicación volviendo a contactar a todos los contratistas nuevamente; se puede hacer una lista de verificación sobre equipos decoraciones accesorios comparando todo in situ con ella; durante el transcurso del evento el organizador puede desempeñar funciones coordinadoras siguiendo el programa según sea necesario introduciendo correcciones sobre la marcha resolviendo problemas emergentes; cuando termina el evento hay que asegurarse que todos los participantes se han ido ordenar limpieza si es necesario.

¿Cómo evaluar la efectividad de un evento realizado?

Calcule el número de invitados reales en comparación con los invitados, así como la cantidad de menciones del evento en los medios de comunicación y redes sociales después de su finalización.
Obtenga retroalimentación de los participantes, recopilando comentarios inmediatamente a través de una encuesta, o pidiendo que dejen una reseña más adelante, por ejemplo, por correo electrónico. También puede preguntar a su equipo si lograron alcanzar los objetivos establecidos y evitar errores comunes, o no.
Analice el logro de los objetivos establecidos. ¿Querían obtener ingresos? Compare los ingresos y gastos. ¿Estaban interesados en expandir la base de clientes? Cuente cuántos contactos han reunido. ¿Necesitaban aumentar las ventas o aumentar el interés en el producto? Determine la conversión para una acción específica, por ejemplo, solicitar una consulta en el sitio web.