Event (también conocido como "evento" o "evennto") traducido del inglés y en un sentido amplio puede entenderse como cualquier evento privado o público. Sin embargo, si se acotan los parámetros del evento, hoy en día se refiere principalmente a actividades organizadas para clientes actuales o potenciales, colegas, socios.
La mayoría de las veces, un evento tiene como objetivo informar y atraer la atención: promocionar la empresa, impulsar su marca o productos y servicios concretos. Pero también hay excepciones: los eventos pueden entretener y formar al público. Independientemente del tipo concreto, un evento suele ser bastante costoso y exige una preparación minuciosa, no solo en cuanto al concepto general, sino también en los más mínimos detalles. Este enfoque ayudará a evitar imprevistos y a satisfacer todos los gustos de los invitados al evento.Tipos de eventos
- Corporativos. Aquí se incluyen los eventos para equipos que contribuyen a fortalecer la cultura corporativa y desarrollar el espíritu de equipo. Pueden ser pequeños (para unas pocas personas de una misma empresa de pequeña envergadura) y de gran escala (para todas las sucursales y filiales). Entre los tipos más populares de eventos corporativos se encuentran las fiestas, las yincanas, los quizzes, el team building, las competiciones deportivas, los banquetes, los picnics y las excursiones. El motivo para un evento corporativo puede ser una festividad profesional, el aniversario de la organización o de la dirección, un día festivo del calendario generalmente aceptado (Año Nuevo, 8 de marzo, las fiestas de mayo) o un hito importante en la historia y el desarrollo de la empresa (cierre de un acuerdo, presentación de informes trimestrales, un nuevo proyecto importante, etc.)
- De negocios. Son eventos para altos directivos, socios y competidores, patrocinadores e inversores. En su mayoría, este tipo de eventos resuelven tareas empresariales, ya sea ampliar el círculo de contactos útiles, intercambiar experiencia profesional o mejorar las habilidades directivas y la capacidad de negociación. A este tipo de actos pertenecen los desayunos y almuerzos de negocios, las negociaciones y los debates, las mesas redondas y los pitchings, los juegos de negocios, etc.
- Publicitarios. Son eventos para la promoción de la marca. Mejoran la reputación de la empresa al aumentar la lealtad de los clientes, y dan a conocer nuevos servicios o productos. Aquí se incluyen festivales y ferias, ceremonias solemnes de apertura/cierre y alfombras rojas, presentaciones y exposiciones, y otros eventos de imagen.
Además, los eventos se pueden clasificar por su formato y carácter, es decir, por la forma de transmitir la información y las condiciones de organización. Por ejemplo, entre los eventos educativos se pueden incluir los talleres, los seminarios, las conferencias, los congresos, los foros, los trainings, etc. Como eventos de entretenimiento y a la vez benéficos se pueden considerar un concierto gratuito para niños o personas mayores, o un maratón deportivo. Algunos de los eventos también se pueden considerar ecológicos, es decir, que implican el cuidado del medio ambiente y, al mismo tiempo, un impacto negativo mínimo en él durante la preparación y celebración del evento.
¿Cómo organizar un evento paso a paso?
Preparación
Ante todo, empiece por definir el objetivo y las tareas del futuro evento. La esencia y el sentido del evento ayudan a determinar su formato, escala y atmósfera, duración y fecha, así como el presupuesto. Luego empiece a describir el guion deseado de forma general y el plan, donde indique todas las cuestiones organizativas que habrá que resolver. Esto permitirá despejar la mente, sin obsesionarse demasiado con los detalles, pero sin perder de vista lo importante, y seguir lo previsto para evitar gastos innecesarios de dinero y tiempo. Cuando esté claro cómo debe verse el evento, se puede relacionar el presupuesto con ese plan, es decir, elaborar un presupuesto y detallar todas las partidas de gastos, y quizá incluso planificar un pequeño “colchón de seguridad” por si surge un imprevisto. Después hay que formar un equipo para la preparación del evento y distribuir las responsabilidades, definiendo las áreas de responsabilidad. Lo ideal es que cada tarea del plan de preparación tenga su propio responsable.Programa y ubicación
Dos cuestiones básicas constituyen la base organizativa de cualquier evento. En primer lugar, qué harán los invitados. En segundo lugar, dónde ocurrirá todo. Ante todo, en esta etapa hay que decidir en qué y cómo se ocuparán los invitados al evento, ya sea ver un espectáculo, participar en una actividad interactiva, comer, etc. Partiendo del formato de ocio, formación o comunicación, se puede entender qué otras personas estarán implicadas en el evento, es decir, encontrar proveedores. En esta etapa se determinan presentadores, moderadores, entrenadores, instructores, camareros, cantantes, DJ y artistas, fotógrafos y videógrafos. Paralelamente, hay que elegir un espacio y, si es necesario, acordar su alquiler. La ubicación debe determinarse en función del número de invitados, las formas dinámicas de ocio en el evento, las condiciones meteorológicas de la temporada, la comodidad de transporte y el equipamiento técnico requerido. Antes de alquilar el espacio, es obligatorio visitarlo en persona para comprobar la autenticidad de los vídeos y fotos de esa ubicación.Procesos asociados
- Informamos sobre el evento. Por un lado, habrá que enviar invitaciones a todos los participantes. Por otro, realizar, si es necesario, una campaña de PR con la participación de medios de comunicación y blogueros. Entre las opciones posibles: anuncios en la web de la empresa, rueda de prensa o comunicado de prensa, banners, carteles, pósters y folletos, publicidad en redes sociales y mensajería, envío por correo electrónico.
- Resolvemos cuestiones de servicio, seguridad y logística. Hay que elegir un servicio de catering o platos del menú de banquete de restaurantes, pedir transporte u organizar aparcamiento, y asegurarse de que el evento cumpla con las normas sanitario-epidemiológicas y de prevención de incendios vigentes.
- Trabajamos con el espacio. Hay que organizar su decoración y ornamentación floral, construir un escenario o dividir la ubicación en diferentes zonas, entregar, conectar y configurar la iluminación, el sonido, el proyector y otros equipos, alquilar y colocar mobiliario con atrezzo. Recordamos los detalles. Ya sea material impreso para informar a los participantes, merchandising de recuerdo para todos los invitados o regalos para los ganadores de las distintas competiciones.
Toques finales
Aproximadamente un día antes hay que realizar una comprobación final de la preparación del evento; ante todo, inspeccionar el espacio y volver a contactar con todos los proveedores. Se puede hacer una lista de verificación de equipos, decoración y atrezzo, y comprobar sobre el terreno con ella. Durante el desarrollo del evento, el organizador puede desempeñar funciones de coordinación. Supervisa que el programa siga el guion y, si es necesario, introduce correcciones de forma operativa y resuelve los problemas que surjan. Cuando el evento ha terminado, hay que controlar que todos los participantes se hayan marchado y poner el espacio en orden, por ejemplo, contratando un servicio de limpieza.Prepararemos un presupuesto para tu formato en 1 día laborableCorporativos, conferencias, jornadas de clientes — 16 años y 1 200+ proyectos.
Calcular presupuesto¿Cómo evaluar la eficacia de un evento ya celebrado?
- Cuente el número de asistentes reales en comparación con los invitados, así como el número de menciones del evento en medios de comunicación y redes sociales una vez finalizado.
- Reciba feedback de los participantes, recopilando comentarios de inmediato mediante una encuesta, o pidiéndoles que dejen una reseña más tarde, por ejemplo, por correo electrónico. También puede preguntar a su equipo si lograron alcanzar los objetivos planteados y evitar los errores típicos, o no.
- Analice el cumplimiento de los objetivos planteados. ¿Quería obtener ingresos? Compare los beneficios y los costes. ¿Le interesaba ampliar la base de clientes? Cuente cuántos contactos reunió. ¿Necesitaba aumentar las ventas o elevar el interés por el producto? Determine la conversión según una acción objetivo concreta, por ejemplo, solicitar una consulta en el sitio web.
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