Event (auch als „Event“ oder „Ewnt“ bezeichnet) ist aus dem Englischen übersetzt und im weitesten Sinne jedes private oder öffentliche Ereignis. Wenn man die Parameter des Events eingrenzt, zählen heute hauptsächlich Veranstaltungen dazu, die für bestehende oder potenzielle Kunden, Kollegen, Partner organisiert werden.
Meistens verfolgt eine Veranstaltung das Ziel, zu informieren und Aufmerksamkeit zu erregen: für das Unternehmen zu werben, seine Marke oder konkrete Produkte und Dienstleistungen zu fördern. Doch es gibt auch Ausnahmen: Events können das Publikum unterhalten und weiterbilden. Unabhängig vom konkreten Eventtyp ist ein Event in der Regel recht kostenintensiv und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung nicht nur hinsichtlich des Gesamtkonzepts, sondern auch der kleinsten Details. Eine solche Herangehensweise hilft, höhere Gewalt zu vermeiden und alle Geschmäcker der Gäste der Veranstaltung zu bedienen.Arten von Events
- Corporate Events. Hierzu zählen Veranstaltungen für Teams, die die Unternehmenskultur stärken und den Teamgeist fördern. Sie können klein sein (für einige Personen aus einem Kleinunternehmen) und groß angelegt (für alle Abteilungen und Filialen). Zu den beliebtesten Arten von Corporate Events gehören Partys, Quests, Quizze, Teambuildings, Sportwettkämpfe, Bankette, Picknicks, Wanderungen. Anlass für ein Corporate Event kann ein Berufsfeiertag, ein Jubiläum der Organisation oder der Geschäftsleitung, ein allgemein anerkannter Feiertag (Neujahr, 8. März, Maifeiertage) oder ein wichtiger Meilenstein in der Geschichte und Entwicklung des Unternehmens sein (Abschluss eines Deals, Abgabe von Quartalsberichten, ein neues großes Projekt usw.).
- Business-Events. Das sind Veranstaltungen für die oberste Führungsebene, Partner und Wettbewerber, Sponsoren und Investoren. In ihrer Mehrheit lösen solche Events Geschäftsaufgaben, sei es die Erweiterung nützlicher Kontakte, der Austausch von Berufserfahrung oder die Verbesserung von Führungsqualitäten und Verhandlungsfähigkeiten. Zu solchen Veranstaltungen zählen Business-Frühstücke und Business-Lunches, Verhandlungen und Diskussionen, runde Tische und Pitches, Business-Spiele usw.
- Werbe-Events. Das sind Veranstaltungen zur Markenförderung. Sie verbessern die Reputation des Unternehmens, indem sie die Kundenloyalität erhöhen, und informieren über neue Dienstleistungen oder Produkte. Dazu gehören Festivals und Messen, feierliche Eröffnungs-/Schließungszeremonien und rote Teppiche, Präsentationen und Ausstellungen sowie andere Image-Events.
Darüber hinaus lassen sich Veranstaltungen nach ihrem Format und Charakter klassifizieren, d. h. nach der Art der Informationsvermittlung und den Organisationsbedingungen. Zum Beispiel kann man zu den Bildungs-Events einen Workshop, ein Seminar, eine Konferenz, einen Kongress, ein Forum, ein Training usw. zählen. Als unterhaltsam und zugleich wohltätig kann ein kostenloses Konzert für Kinder oder ältere Menschen, ein Sportmarathon gelten. Einige der Events lassen sich auch als ökologisch einordnen — was bedeutet, dass sie sich um die Umwelt kümmern und gleichzeitig bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung möglichst geringe negative Auswirkungen auf sie haben.
Wie organisiert man ein Event Schritt für Schritt?
Vorbereitung
Zunächst beginnen Sie mit der Definition des Ziels und der Aufgaben der künftigen Veranstaltung. Der Kern und Sinn des Events helfen, Format, Umfang und Atmosphäre, Dauer und Datum sowie das Budget festzulegen. Dann beginnen Sie, das gewünschte Szenario in groben Zügen und einen Plan zu erstellen, in dem Sie alle organisatorischen Fragen festhalten, die gelöst werden müssen. Das ermöglicht es, den Kopf freizuhalten, ohne sich zu sehr mit Details zu verzetteln, aber auch nichts Wichtiges zu übersehen, und dem Geplanten zu folgen, um zusätzliche finanzielle und zeitliche Aufwände zu vermeiden. Wenn klar ist, wie die Veranstaltung aussehen soll, kann man sein Budget mit diesem Plan abgleichen, d. h. einen Kostenplan erstellen und alle Ausgabenposten auflisten, und möglicherweise noch ein kleines „Sicherheitspolster“ für den Fall höherer Gewalt einplanen. Danach muss man ein Team für die Vorbereitung des Events bilden und die Aufgaben verteilen, indem man Verantwortungsbereiche festlegt. Idealerweise sollte jede Aufgabe aus dem Vorbereitungsplan einen eigenen Ausführenden haben.Programm und Location
Zwei grundlegende Fragen bilden die organisatorische Basis jeder Veranstaltung. Erstens: Was werden die Gäste tun? Zweitens: Wo wird alles stattfinden? Zunächst muss in dieser Phase entschieden werden, womit und wie die zum Event eingeladenen Gäste beschäftigt werden, sei es eine Show, die Teilnahme an einem interaktiven Format, Essen und Ähnliches. Ausgehend vom Format der Freizeitgestaltung, des Lernens oder der Kommunikation kann man verstehen, welche weiteren Personen auf der Veranstaltung eingesetzt werden, d. h. Auftragnehmer finden. In dieser Phase werden Hosts, Moderatoren, Trainer, Instruktoren, Kellner, Sänger, DJs und Künstler, Fotografen und Videografen bestimmt. Parallel dazu muss eine Location ausgewählt und bei Bedarf deren Anmietung vereinbart werden. Die Location muss anhand der Gästezahl, der dynamischen Freizeitformen der Veranstaltung, der Wetterbedingungen der Saison, der Verkehrsanbindung und der erforderlichen technischen Ausstattung bestimmt werden. Die Location muss vor der Anmietung unbedingt persönlich besichtigt werden, um die Echtheit von Videos und Fotos dieser Location zu überprüfen.Begleitende Prozesse
- Wir informieren über die Veranstaltung. Einerseits müssen Einladungen an alle Teilnehmer versandt werden. Andererseits muss bei Bedarf eine PR-Kampagne unter Einbeziehung von Medien und Bloggern durchgeführt werden. Zu den möglichen Optionen gehören: Ankündigungen auf der Unternehmenswebsite, eine Pressekonferenz oder eine Pressemitteilung, Banner, Plakate, Poster und Broschüren, Werbung in sozialen Netzwerken und Messengern, E-Mail-Versand.
- Wir klären Fragen des Services, der Sicherheit und der Logistik. Es gilt, einen Catering-Service oder Gerichte aus dem Bankettmenü von Restaurants auszuwählen, Transport zu bestellen oder Parkplätze zu organisieren und die Einhaltung der geltenden sanitären, epidemiologischen und Brandschutzvorschriften für die Veranstaltung zu überwachen.
- Wir arbeiten mit der Location. Ihre dekorative und floristische Gestaltung muss organisiert, eine Bühne aufgebaut oder die Location in verschiedene Zonen aufgeteilt, Licht, Ton, Projektor und weitere Ausrüstung angeliefert, angeschlossen und eingerichtet sowie Möbel mit Requisiten gemietet und platziert werden. Wir denken an die Kleinigkeiten. Sei es Druckmaterial für die Information der Teilnehmer, Merchandise-Geschenke für alle Gäste oder Preise für die Gewinner verschiedener Wettbewerbe.
Letzte Handgriffe
Etwa einen Tag vorher muss eine abschließende Überprüfung der Bereitschaft der Veranstaltung durchgeführt werden, indem man vor allem die Location inspiziert und sich noch einmal mit allen Auftragnehmern in Verbindung setzt. Man kann eine Checkliste für Ausrüstung, Dekoration, Requisiten erstellen und sie vor Ort abarbeiten. Während des Events kann der Organisator koordinierende Funktionen übernehmen. Er überwacht, dass das Programm nach Drehbuch verläuft, und nimmt bei Bedarf kurzfristig Anpassungen vor und löst auftretende Probleme. Wenn die Veranstaltung beendet ist, muss kontrolliert werden, dass alle Teilnehmer gegangen sind, und die Location in Ordnung gebracht werden, z. B. durch die Bestellung einer Reinigung.Wir erstellen eine Kostenaufstellung für Ihr Format in 1 WerktagFirmenevents, Konferenzen, Kundentage — 16 Jahre und 1.200+ Projekte.
Angebot berechnenWie bewertet man die Effektivität einer durchgeführten Veranstaltung?
- Zählen Sie die Anzahl der tatsächlichen Gäste im Vergleich zu den eingeladenen sowie die Anzahl der Erwähnungen der Veranstaltung in Medien und sozialen Netzwerken nach deren Abschluss.
- Holen Sie Feedback von den Teilnehmern ein, indem Sie die Rückmeldung sofort mittels eines Fragebogens sammeln oder darum bitten, später eine Bewertung abzugeben, z. B. per E-Mail. Ebenso können Sie Ihr Team fragen, ob es gelungen ist, die gesetzten Ziele zu erreichen und typische Fehler zu vermeiden, oder nicht.
- Analysieren Sie die Erreichung der gesetzten Ziele. Wollten Sie Einnahmen erzielen? Vergleichen Sie Gewinn und Kosten. War die Erweiterung des Kundenstamms von Interesse? Zählen Sie, wie viele Kontakte gesammelt wurden. Mussten Sie den Umsatz steigern oder das Interesse am Produkt erhöhen? Bestimmen Sie die Konversion anhand einer konkreten Zielaktion, z. B. der Bestellung einer Beratung auf der Website.
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