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Was ist ein Event?

Event (auch als „Event“ oder „Ewnt“ bezeichnet) ist aus dem Englischen übersetzt und im weitesten Sinne jedes private oder öffentliche Ereignis. Wenn man die Parameter des Events eingrenzt, zählen heute hauptsächlich Veranstaltungen dazu, die für bestehende oder potenzielle Kunden, Kollegen, Partner organisiert werden.

Oftmals verfolgt die Veranstaltung das Ziel, die Aufmerksamkeit zu erregen und zu informieren: das Unternehmen zu bewerben, seine Marke oder spezifische Waren und Dienstleistungen zu fördern. Es gibt jedoch Ausnahmen: Ereignisse können das Publikum unterhalten und unterrichten. Unabhängig von der spezifischen Art der Veranstaltung ist sie in der Regel sehr kostspielig und erfordert sorgfältige Vorbereitung nicht nur in Bezug auf das allgemeine Konzept, sondern auch auf kleinste Details. Ein solcher Ansatz hilft, unvorhergesehene Umstände zu vermeiden und alle Geschmäcker der Gäste der Veranstaltung zu befriedigen.

Arten von Veranstaltungen

CorporateHierzu gehören Veranstaltungen für Teams, die zur Stärkung der Unternehmenskultur und zur Förderung des Teamgeistes beitragen. Sie können klein (für einige Mitarbeiter eines kleinen Unternehmens) oder groß angelegt sein (für alle Abteilungen und Filialen). Zu den beliebtesten Arten von Unternehmensveranstaltungen gehören Partys, Quests, Quizze, Teambuilding-Aktivitäten, Sportwettkämpfe, Bankette, Picknicks und Ausflüge. Anlässe für Unternehmensveranstaltungen können professionelle Feiertage, Jubiläen des Unternehmens oder der Geschäftsleitung, allgemein anerkannte Feiertage (Neujahr, Internationaler Frauentag, Maifeiertage) oder wichtige Meilensteine in der Geschichte und Entwicklung des Unternehmens (Abschluss eines Geschäfts, Quartalsberichte, neues großes Projekt usw.) sein.
GeschäftlicheDiese Veranstaltungen richten sich an das Top-Management, Partner und Wettbewerber, Sponsoren und Investoren. In erster Linie dienen solche Events der Lösung von Geschäftsproblemen, sei es die Erweiterung des Netzwerks, der Austausch von beruflicher Erfahrung oder die Verbesserung von Managementfähigkeiten und Verhandlungsfertigkeiten. Zu solchen Veranstaltungen gehören Geschäftsfrühstücke und Mittagessen, Verhandlungen und Diskussionen, Round-Table-Gespräche und Pitching, Geschäftsspiele usw.
WerbungDiese Veranstaltungen dienen der Markenförderung. Sie verbessern das Ansehen des Unternehmens, steigern die Kundenloyalität, informieren über neue Dienstleistungen oder Produkte. Dazu gehören Festivals und Messen, feierliche Eröffnungs- und Abschlusszeremonien sowie rote Teppiche, Präsentationen und Ausstellungen sowie andere Image-Events.

Die Klassifizierung von Events ist ein sehr umfangreiches Thema und beschränkt sich nicht nur auf die Gruppierung von Veranstaltungen nach dem Zweck und dem Publikum der Teilnehmer. Zum Beispiel können Veranstaltungen nach ihren Standorten eingeteilt werden: Büroveranstaltungen, Outdoor-Veranstaltungen, Veranstaltungen in angemieteten Einrichtungen, Auslandsveranstaltungen in anderen Regionen oder Ländern sowie Online- und Hybridveranstaltungen.
Darüber hinaus können Veranstaltungen nach ihrem Format und Charakter klassifiziert werden, d.h. nach der Art der Informationsvermittlung und den Organisationsbedingungen. Beispielsweise können Bildungsveranstaltungen Workshops, Seminare, Konferenzen, Kongresse, Foren, Schulungen usw. umfassen. Unterhaltsame und gleichzeitig wohltätige Veranstaltungen könnten kostenlose Konzerte für Kinder oder ältere Menschen oder Sportmarathons sein. Einige Events können auch als ökologische Veranstaltungen betrachtet werden - die auf den Schutz der Umwelt abzielen und dabei minimale negative Auswirkungen während der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung haben.

Wie man eine Veranstaltung schrittweise organisiert?

Vorbereitung

Beginnen Sie zunächst mit der Festlegung der Ziele und Aufgaben der zukünftigen Veranstaltung. Die Essenz und Bedeutung des Events helfen bei der Bestimmung des Formats, des Umfangs und der Atmosphäre, der Dauer und des Datums sowie des Budgets. Dann beginnen Sie mit der groben Ausarbeitung des gewünschten Szenarios und des Plans, in dem alle organisatorischen Fragen aufgeführt sind, die gelöst werden müssen. Dies ermöglicht es Ihnen, den Kopf frei zu haben, ohne sich zu sehr auf Kleinigkeiten zu konzentrieren, aber auch ohne das Wichtige zu vernachlässigen, und dem geplanten Ablauf zu folgen, um unnötige finanzielle und zeitliche Aufwendungen zu vermeiden. Wenn klar ist, wie die Veranstaltung aussehen soll, können Sie Ihr Budget mit diesem Plan in Einklang bringen, d.h. eine Schätzung erstellen und alle Ausgabenposten auflisten sowie gegebenenfalls eine kleine "Sicherheitsreserve" für den Fall eines unvorhergesehenen Ereignisses planen. Danach müssen Sie ein Team für die Vorbereitung des Events zusammenstellen und die Aufgaben verteilen, indem Sie Verantwortungsbereiche festlegen. Idealerweise sollte jeder Aufgabe im Vorbereitungsplan ein eigener Verantwortlicher zugeordnet sein.

Programm und Veranstaltungsort

Zwei grundlegende Fragen bilden die organisatorische Grundlage jeder Veranstaltung: Erstens, was werden die Gäste tun? Zweitens, wo wird alles stattfinden? Zunächst müssen Sie entscheiden, womit und wie die eingeladenen Gäste auf dem Event beschäftigt sein werden - sei es das Anschauen einer Show, die Teilnahme an interaktiven Aktivitäten, das Essen usw. Basierend auf dem Freizeit-, Bildungs- oder Kommunikationsformat können Sie verstehen, welche anderen Personen an der Veranstaltung beteiligt sein werden - d.h. Auftragnehmer finden. In diesem Stadium müssen Moderatoren, Trainer, Instruktoren, Kellner, Sänger, DJs und Künstler sowie Fotografen und Kameraleute ausgewählt werden. Gleichzeitig muss eine geeignete Location ausgewählt und gegebenenfalls deren Anmietung vereinbart werden. Die Wahl des Ortes sollte basierend auf der Anzahl der Gäste, den dynamischen Freizeitformen bei der Veranstaltung, den Wetterbedingungen zu dieser Jahreszeit, der Verkehrsanbindung und der erforderlichen technischen Ausstattung erfolgen. Bevor Sie einen Ort mieten, sollten Sie ihn unbedingt persönlich besuchen, um die Echtheit von Fotos dieses Ortes zu überprüfen.

Begleitende Prozesse

Informieren Sie über das Event. Einerseits müssen Einladungen an alle Teilnehmer verschickt werden. Andererseits muss bei Bedarf eine PR-Kampagne mit Beteiligung von Medienvertretern und Bloggern durchgeführt werden. Mögliche Optionen sind Ankündigungen auf der Unternehmenswebsite, eine Pressekonferenz oder eine Pressemitteilung, Banner, Plakate und Broschüren sowie Werbung in sozialen Netzwerken und Messengern sowie E-Mail-Marketing.
Fragen zur Betreuung, Sicherheit und Logistik klären. Es ist notwendig einen Cateringservice auszuwählen oder Gerichte aus dem Bankettmenü von Restaurants zu bestellen; Transport zu organisieren oder Parkplätze bereitzustellen; sicherzustellen dass das Event den geltenden sanitär-epidemiologischen und Brandschutzbestimmungen entspricht.
Arbeiten Sie mit dem Veranstaltungsort. Es ist erforderlich die dekorative und floristische Gestaltung zu organisieren; eine Bühne zu bauen oder den Ort in verschiedene Bereiche aufzuteilen; Licht-, Ton-, Projektions- und andere Ausrüstung zu liefern; Möbel mit Requisiten zu mieten und aufzustellen; an Kleinigkeiten zu denken - sei es Druckerzeugnisse zur Information der Teilnehmer oder Souvenirs für alle Gäste oder Geschenke für die Gewinner verschiedener Wettbewerbe.

Feine Details

Etwa einen Tag vorher muss eine abschließende Überprüfung der Einsatzbereitschaft des Events durchgeführt werden - insbesondere durch Inspektion des Ortes sowie erneute Kontaktaufnahme mit allen Auftragnehmern. Es kann hilfreich sein eine Checkliste für Ausrüstung, Dekor und Requisiten zu erstellen und vor Ort damit abzugleichen. Während des Events kann der Organisator Koordinationsaufgaben übernehmen: Er überwacht das Programmablauf gemäß dem Skript und nimmt bei Bedarf Korrekturen im laufenden Betrieb vor sowie löst auftretende Probleme. Nach Abschluss des Events muss sichergestellt werden dass alle Teilnehmer gegangen sind; außerdem muss der Ort wieder in Ordnung gebracht werden - beispielsweise durch Bestellung einer Reinigung.

Wie man die Effektivität der durchgeführten Veranstaltung bewertet?

Zählen Sie die Anzahl der tatsächlichen Gäste im Vergleich zu den eingeladenen sowie die Anzahl der Erwähnungen des Events in den Medien und sozialen Netzwerken nach dessen Abschluss.
Holen Sie Feedback von den Teilnehmern ein - entweder sofort durch Umfragen oder indem Sie sie später bitten eine Bewertung abzugeben - beispielsweise per E-Mail. Sie können auch Ihr Team fragen ob es gelungen ist die gesteckten Ziele zu erreichen sowie typische Fehler zu vermeiden.
Analysieren Sie das Erreichen Ihrer Ziele: Wollten Sie Einnahmen erzielen? Vergleichen Sie Einnahmen mit Ausgaben; wollten Sie Ihre Kundenbasis erweitern? Zählen Sie wie viele Kontakte gesammelt wurden; wollten Sie den Umsatz steigern oder das Interesse an einem Produkt erhöhen? Bestimmen Sie die Konversion für eine bestimmte Zielaktion - beispielsweise das Buchen einer Beratung auf Ihrer Website.