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Qu'est-ce qu'un événement?

Un événement (ou « event » en anglais) peut être compris au sens large comme toute occurrence privée ou publique. En resserrant les paramètres, on désigne aujourd'hui principalement les événements organisés pour des clients existants ou potentiels, des collègues ou des partenaires.

Le plus souvent, un événement vise à informer et attirer l'attention : promouvoir l'entreprise, promouvoir sa marque ou des produits et services spécifiques. Mais il y a des exceptions : les événements peuvent divertir et éduquer le public. Indépendamment du type spécifique de l'événement, il est généralement coûteux et nécessite une préparation minutieuse non seulement en termes de concept général, mais aussi de chaque petit détail. Cette approche aidera à éviter les imprévus et à satisfaire tous les goûts des invités à l'événement.

Variétés d'événements

Corporate. Cela inclut les événements pour les collectifs qui contribuent au renforcement de la culture d'entreprise et au développement de l'esprit d'équipe. Ils peuvent être petits (pour quelques personnes d'une petite entreprise) ou de grande envergure (pour tous les départements et filiales). Parmi les types les plus populaires d'événements corporatifs : fêtes, chasses au trésor, quiz, team building, compétitions sportives, banquets, pique-niques, randonnées. Un événement corporatif peut être organisé à l'occasion d'une fête professionnelle, de l'anniversaire de l'organisation ou de la direction, des jours fériés traditionnels (Nouvel An, 8 mars, mai) ou à une étape importante dans l'histoire et le développement de l'entreprise (clôture d'une transaction, remise des rapports trimestriels, nouveau projet majeur etc.)
Business. Ce sont des événements pour la haute direction, les partenaires et concurrents, les sponsors et investisseurs. Dans leur grande majorité, ces événements visent à atteindre des objectifs commerciaux tels que l’élargissement du cercle de connaissances utiles, l’échange d’expérience professionnelle ou le renforcement des compétences managériales et des capacités de négociation. Ces évènements comprennent des déjeuners et des diners professionnels, des négociations et discussions, des tables rondes et des pitchs ainsi que des jeux commerciaux etc.
Publicitaires. Ce sont des évènements visant à promouvoir la marque. Ils améliorent la réputation de l’entreprise en renforçant la fidélité des clients et en présentant de nouveaux services ou produits. Cela inclut les festivals et foires commerciales, les cérémonies officielles d’ouverture/fermeture ainsi que les tapis rouges, présentations et expositions ainsi que tout autre évènement lié à l'image.

La classification des évènements est un sujet très vaste qui ne se limite pas à la catégorisation des évènements selon leur objectif ou leur public cible. Par exemple on peut diviser les évènements selon leur lieu : au bureau, en plein air, dans des locaux loués ou hors site dans une autre région ou pays ainsi que les évènements en ligne ou hybrides.
De plus on peut classer les évènements selon leur format et leur nature c’est-à-dire la manière dont l’information est transmise et les conditions dans lesquelles ils sont organisés. Par exemple on peut inclure dans les évènements éducatifs : ateliers pratiques, séminaires, conférences professionnelles etc., dans les divertissements tout en étant caritatifs : un concert gratuit pour enfants ou personnes âgées ou un marathon sportif etc., certains évènements peuvent être classés comme écologiques – impliquant une attention particulière à l'environnement avec un impact minimal lors de la préparation et du déroulement de l'évènement.

Comment organiser un événement étape par étape?

Préparation

Commencez par définir les objectifs et les tâches futures de l'événement. L'essence et le sens de l'événement aident à déterminer son format, son ampleur, son atmosphère, sa durée et sa date, ainsi que son budget. Ensuite, commencez à ébaucher le scénario souhaité de manière générale et à planifier, en indiquant tous les aspects organisationnels à résoudre. Cela permet de libérer l'esprit, sans s'attarder sur les détails insignifiants tout en ne négligeant pas l'essentiel, et de suivre le plan établi pour éviter des dépenses financières et temporelles inutiles. Lorsque l'apparence de l'événement est claire, vous pouvez mettre en correspondance votre budget avec ce plan, c'est-à-dire établir un devis et répertorier toutes les dépenses, voire prévoir une petite "marge de sécurité" en cas de force majeure. Ensuite, il est nécessaire de former une équipe pour préparer l'événement et répartir les responsabilités en définissant les domaines de responsabilité. Idéalement, chaque tâche du plan de préparation devrait avoir son exécutant.

Programme et lieu

Deux questions fondamentales constituent la base organisationnelle de tout événement. Premièrement, que feront les invités. Deuxièmement, où tout se déroulera. Tout d'abord, à ce stade, il est nécessaire de décider comment les invités seront occupés lors de l'événement, que ce soit en regardant un spectacle, en participant à des activités interactives, en prenant un repas, etc. En fonction du format des loisirs, de la formation ou des interactions sociales, il est possible de comprendre quelles autres personnes seront impliquées dans l'événement, c'est-à-dire trouver des sous-traitants. À ce stade, on détermine les animateurs, les modérateurs, les formateurs, les instructeurs, les serveurs, les chanteurs, les DJ et les artistes, les photographes et vidéastes. Parallèlement à cela, il est nécessaire de choisir un lieu et éventuellement de convenir de sa location si nécessaire. Le choix du lieu doit être fait en fonction du nombre d'invités, des formes dynamiques des loisirs lors de l'événement, des conditions météorologiques saisonnières, du confort de transport et des équipements techniques requis. Il est impératif de visiter personnellement le lieu avant la location pour vérifier l'authenticité des vidéos et photos de cet endroit.

Processus associés

Informer sur l'événement. D'une part, il sera nécessaire d'envoyer des invitations à tous les participants. D'autre part - mener si nécessaire une campagne de relations publiques impliquant les médias et les blogueurs. Parmi les options possibles : annonces sur le site web de l'entreprise, conférence de presse ou communiqué de presse, bannières, affiches, posters et brochures, publicité sur les réseaux sociaux et messageries instantanées, envoi par courrier électronique.
Résoudre les questions liées au service, à la sécurité et à la logistique. Il faut choisir un service traiteur ou des plats dans le menu banquet des restaurants, réserver un transport ou organiser un parking, veiller au respect des normes sanitaires et épidémiologiques ainsi que des normes anti-incendie lors de l'événement.
Travailler sur le lieu. Il est nécessaire d'organiser sa décoration florale et décorative, d'installer une scène ou diviser le lieu en différentes zones, d'apporter, connecter et régler l'éclairage, le son, le projecteur et tout autre équipement nécessaire, louer et disposer le mobilier avec accessoires. Ne pas négliger les détails tels que le matériel imprimé pour informer les participants ou des articles souvenirs pour tous les invités ou des cadeaux pour les gagnants des divers concours.

Dernières touches

Environ une journée avant l'événement finaliser la vérification de sa préparation en inspectant principalement le lieu et en contactant à nouveau tous les sous-traitants. Il est possible d'établir une liste de contrôle pour l'équipement, la décoration et les accessoires afin de vérifier sur place leur conformité avec celle-ci. Pendant le déroulement de l'événement l'organisateur peut assumer des fonctions coordonnatrices. Il surveille le bon déroulement du programme et apporte des ajustements en temps réel si nécessaire tout en résolvant les problèmes qui surviennent. Une fois l'événement terminé il faut s'assurer que tous les participants se sont dispersés et remettre le lieu en ordre par exemple en organisant un nettoyage.

Comment évaluer l'efficacité de l'événement organisé?

Calculer le nombre réel d'invités par rapport aux invités invités ainsi que le nombre d'apparitions médiatiques et sur les réseaux sociaux après sa conclusion.
Obtenir des retours des participants en recueillant immédiatement leurs commentaires via un questionnaire ou en demandant plus tard à laisser un avis par exemple par courrier électronique. Vous pouvez également demander à votre équipe si elle a réussi à atteindre ses objectifs fixés et éviter les erreurs courantes ou non.
Analyser la réalisation des objectifs fixés. Vouliez-vous générer des revenus ? Comparez le profit et les dépenses engagées. Vouliez-vous élargir votre base clientèle ? Comptez combien de contacts ont été collectés. Vouliez-vous augmenter vos ventes ou susciter un intérêt pour votre produit ? Déterminez la conversion pour une action spécifique telle que la commande d'une consultation sur le site web.