Un événement (ou « event » en anglais) peut être compris au sens large comme toute occurrence privée ou publique. En resserrant les paramètres, on désigne aujourd'hui principalement les événements organisés pour des clients existants ou potentiels, des collègues ou des partenaires.
Le plus souvent, un événement vise à informer et à attirer l'attention : faire la promotion d'une entreprise, de sa marque ou de produits et services spécifiques. Mais il y a aussi des exceptions : les événements peuvent divertir et former le public. Quel que soit son type précis, un événement est généralement très coûteux et exige une préparation minutieuse, non seulement sur le plan du concept général, mais aussi dans les moindres détails. Une telle approche permet d'éviter les imprévus et de satisfaire tous les goûts des invités.Types d'événements
- Corporatifs. Cette catégorie regroupe les événements destinés aux équipes, qui contribuent à renforcer la culture d'entreprise et l'esprit d'équipe. Ils peuvent être de petite taille (pour quelques personnes d'une même petite entreprise) ou de grande envergure (pour toutes les divisions et succursales). Parmi les types d'événements corporatifs les plus populaires figurent les soirées, les chasses au trésor, les quiz, les team buildings, les compétitions sportives, les banquets, les pique-niques, les randonnées. L'occasion d'un événement corporatif peut être une fête professionnelle, un anniversaire de l'organisation ou de la direction, un jour férié courant (Nouvel An, 8 mars, jours de mai) ou une étape importante dans l'histoire et le développement de l'entreprise (conclusion d'un contrat, remise des rapports trimestriels, nouveau grand projet, etc.)
- Affaires. Ce sont des événements destinés aux dirigeants, aux partenaires et concurrents, aux sponsors et investisseurs. Dans leur grande majorité, ces événements répondent à des objectifs business, qu'il s'agisse d'élargir son réseau de contacts utiles, d'échanger des expériences professionnelles ou de renforcer ses compétences managériales et ses capacités de négociation. Ces événements incluent les petits-déjeuners d'affaires et les déjeuners de travail, les négociations et discussions, les tables rondes et les pitchs, les jeux d'entreprise, etc.
- Promotionnels. Ce sont des événements de promotion de la marque. Ils améliorent la réputation de l'entreprise en augmentant la fidélité des clients, et font connaître de nouveaux services ou produits. On y trouve des festivals et des foires, des cérémonies d'ouverture/de clôture et des tapis rouges, des présentations et des expositions, d'autres événements d'image.
De plus, les événements peuvent être classés selon leur format et leur nature, c'est-à-dire le mode de transmission de l'information et les conditions d'organisation. Par exemple, les événements éducatifs comprennent les master classes, les séminaires, les conférences, les congrès, les forums, les formations, etc. Un concert gratuit pour les enfants ou les personnes âgées, un marathon sportif peuvent être considérés comme à la fois divertissants et caritatifs. Certains événements peuvent également être qualifiés d'écologiques — impliquant le souci de l'environnement et, en même temps, un impact négatif minimal sur celui-ci lors de la préparation et du déroulement de l'événement.
Comment organiser un événement étape par étape ?
Préparation
Tout d'abord, commencez par définir l'objectif et les tâches du futur événement. L'essence et le sens de l'événement aident à déterminer son format, son ampleur et son atmosphère, sa durée et sa date, ainsi que son budget. Ensuite, vous commencez à rédiger le scénario souhaité sous une forme générale et un plan, où vous indiquez toutes les questions organisationnelles à résoudre. Cela permet de libérer l'esprit, sans trop se focaliser sur les détails, mais sans non plus négliger l'essentiel, et de suivre ce qui a été prévu afin d'éviter des dépenses financières et temporelles superflues. Lorsque l'on comprend à quoi l'événement doit ressembler, on peut mettre son budget en rapport avec ce plan, c'est-à-dire établir un devis et détailler tous les postes de dépenses, et éventuellement prévoir un petit « matelas de sécurité » en cas de force majeure. Ensuite, il faut constituer une équipe de préparation de l'événement et répartir les tâches, en définissant les zones de responsabilité. Idéalement, chaque tâche du plan de préparation doit avoir son propre exécutant.Programme et lieu
Deux questions fondamentales constituent la base organisationnelle de tout événement. Premièrement, ce que feront les invités. Deuxièmement, où tout se déroulera. Tout d'abord, à ce stade, il faut décider à quoi et comment seront occupés les invités de l'événement, qu'il s'agisse de regarder un spectacle, de participer à une animation interactive, de prendre un repas, etc. En partant du format de loisir, de formation ou de communication, on peut comprendre quelles autres personnes seront impliquées dans l'événement, c'est-à-dire trouver des prestataires. À ce stade, on détermine les animateurs, les modérateurs, les formateurs, les instructeurs, les serveurs, les chanteurs, les DJ et les artistes, les photographes et les vidéastes. En parallèle, il faut choisir un lieu et, si nécessaire, convenir de sa location. Le lieu doit être déterminé en fonction du nombre d'invités, des formes dynamiques de loisirs lors de l'événement, des conditions météorologiques de la saison, de la commodité des transports et de l'équipement technique requis. Avant de louer un lieu, il faut impérativement le visiter en personne pour vérifier l'authenticité des vidéos et photos de cet endroit.Processus annexes
- Informer sur l'événement. D'une part, il faudra envoyer les invitations à tous les participants. D'autre part, mener, si nécessaire, une campagne de relations publiques en faisant appel aux médias et aux blogueurs. Parmi les options possibles : des annonces sur le site de l'entreprise, une conférence de presse ou un communiqué de presse, des bannières, des affiches, des posters et des brochures, de la publicité sur les réseaux sociaux et les messageries, une campagne d'e-mails.
- Régler les questions de service, de sécurité et de logistique. Il faut choisir un service de traiteur ou des plats du menu de banquet des restaurants, commander un transport ou organiser un parking, veiller à la conformité de l'événement aux normes sanitaires et épidémiologiques et de lutte contre l'incendie en vigueur.
- Travailler avec le lieu. Il faut organiser sa décoration et son embellissement floral, construire une scène ou diviser le lieu en différentes zones, livrer, connecter et configurer la lumière, le son, le projecteur et autres équipements, louer et installer le mobilier et les accessoires. Ne pas oublier les détails. Qu'il s'agisse de supports imprimés pour informer les participants, de goodies souvenirs pour tous les invités ou de cadeaux pour les gagnants des différentes compétitions.
Dernières touches
Environ 24 heures avant, il faut effectuer une vérification finale de la préparation de l'événement, en inspectant d'abord le lieu et en recontactant tous les prestataires une fois de plus. On peut établir une checklist pour l'équipement, la décoration et les accessoires, et la vérifier sur place. Pendant le déroulement de l'événement, l'organisateur peut assumer des fonctions de coordination. Il veille à ce que le programme se déroule selon le scénario et, si nécessaire, apporte des corrections en temps réel et résout les problèmes qui surviennent. Une fois l'événement terminé, il faut vérifier que tous les participants sont partis et remettre le lieu en ordre, par exemple en faisant appel à un service de nettoyage.Nous établirons un devis adapté à votre format en 1 jour ouvré.Événements d'entreprise, conférences, journées clients. 16 ans et plus de 1 200 projets.
Calculer le budgetComment évaluer l'efficacité d'un événement organisé ?
- Comptez le nombre de participants réels par rapport aux invités, ainsi que le nombre de mentions de l'événement dans les médias et les réseaux sociaux après sa clôture.
- Recueillez le feedback des participants en collectant leurs retours immédiatement, au moyen d'un questionnaire, ou en demandant de laisser un avis plus tard, par exemple par e-mail. Vous pouvez également demander à votre équipe si les objectifs fixés ont été atteints et si les erreurs typiques ont été évitées, ou non.
- Analysez l'atteinte des objectifs fixés. Vous vouliez générer des revenus ? Comparez les bénéfices et les coûts. Vous cherchiez à élargir votre base clients ? Comptez combien de contacts vous avez collectés. Fallait-il augmenter les ventes ou susciter plus d'intérêt pour le produit ? Déterminez la conversion par rapport à une action cible concrète, par exemple, la demande de consultation sur le site.
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