Event（イベント）とは、英語からの訳で、広義にはあらゆる私的または公的な出来事を指します。イベントの範囲を狭めると、現在では主に、既存または潜在的な顧客、同僚、パートナー向けに組織される催しを指します。
多くの場合、イベントの目的は情報を伝え、注目を集めることです。つまり、会社を宣伝し、そのブランドや特定の商品・サービスを促進することです。しかし例外もあります。イベントは観客を楽しませ、学びを与えることもあります。具体的な種類にかかわらず、イベントは一般に非常に費用がかかり、全体のコンセプトだけでなく細部に至るまで入念な準備が必要です。こうしたアプローチにより、不測の事態を避け、イベントゲストのあらゆる好みを満たすことができます。イベントの種類
- コーポレート。ここには、企業文化の強化やチームスピリットの育成に寄与する、組織向けのイベントが含まれます。小規模なもの（中小企業の1社から数名程度）もあれば、大規模なもの（全部門や支店を対象とするもの）もあります。最も人気のあるコーポレートイベントの種類には、パーティー、クエスト、クイズ、チームビルディング、スポーツ大会、宴会、ピクニック、ハイキングなどがあります。コーポレートイベントのきっかけとしては、職業上の祝日、組織や経営陣の記念日、一般的なカレンダー上の休日（新年、3月8日、5月連休）、あるいは会社の歴史と発展における重要な節目（契約締結、四半期報告書の提出、新しい大規模プロジェクトなど）が挙げられます。
- ビジネス。これは経営幹部、パートナーや競合他社、スポンサーや投資家向けのイベントです。その大半は、有益な人脈の拡大、専門的経験の交換、管理スキルや交渉能力の向上など、ビジネス課題を解決します。こうしたイベントには、ビジネス朝食会やビジネスランチ、交渉やディスカッション、円卓会議やピッチ、ビジネスゲームなどが含まれます。
- 広告。これはブランドを促進するためのイベントです。会社の評判を高め、顧客ロイヤルティを向上させ、新しいサービスや製品について伝えます。これには、フェスティバルや見本市、厳粛なオープニング/クロージングセレモニーやレッドカーペット、プレゼンテーションや展示会、その他のイメージイベントが含まれます。
さらに、イベントはその形式や性格、つまり情報の伝え方や開催条件によって分類することもできます。たとえば、教育系イベントには、マスタークラス、セミナー、会議、大会、フォーラム、トレーニングなどを含めることができます。娯楽的であり同時に慈善的でもあるものとしては、子どもや高齢者向けの無料コンサートやスポーツマラソンが考えられます。イベントの中には、環境への配慮を意味し、準備・開催過程で環境への悪影響を最小限に抑えるエコロジカルなものに分類できるものもあります。
イベントを段階的に企画・運営するには？
準備
まず最初に、開催予定のイベントの目的と課題を定義することから始めましょう。イベントの本質と意義は、その形式、規模と雰囲気、所要時間と日程、そして予算を決めるのに役立ちます。 次に、望ましいシナリオの概要と、解決すべき運営上の課題をすべて記した計画を書き出します。これにより、細部にこだわりすぎず、しかし重要な点は逃さずに頭を整理でき、余分な費用と時間を避けるために予定に沿って進めることができます。 イベントがどのような形になるかが明確になったら、予算をこの計画と照らし合わせます。つまり、見積もりを作成してすべての費目を書き出し、可能であれば不測の事態に備えた小さな「予備費」も計画に入れます。その後、イベント準備チームを編成し、責任範囲を定めて役割を分担する必要があります。理想的には、準備計画の各タスクに担当者を置くべきです。プログラムと会場
2つの基本事項が、あらゆるイベントの運営の基礎となります。第一に、ゲストが何をするか。第二に、すべてをどこで行うかです。 まずこの段階では、イベントに招かれた人々が何を、どのようにして過ごすかを決める必要があります。ショーの鑑賞、参加型アクティビティへの参加、食事などであれ。余暇、学習、交流のどの形式かに基づいて、イベントで他にどのような人材が必要かを把握し、つまり外部業者を見つけることができます。この段階で、司会者、モデレーター、トレーナー、インストラクター、ウェイター、歌手、DJ、アーティスト、写真家、ビデオ撮影者を決めます。 並行して、会場を選び、必要に応じてその賃借について合意する必要があります。会場は、ゲスト数、イベントでのアクティブな過ごし方、季節の天候、交通の利便性、必要な技術設備に基づいて決定する必要があります。借りる前に、その会場の動画や写真が本物か確認するため、必ず実際に足を運ぶ必要があります。関連プロセス
- イベントについて周知する。 一方で、すべての参加者に招待状を送る必要があります。他方で、必要に応じてメディアやブロガーを巻き込んだPRキャンペーンを実施します。可能な選択肢には、自社サイトでの告知、記者会見またはプレスリリース、バナー、告知ポスター、プラカード、パンフレット、SNSやメッセージアプリでの広告、メール配信などがあります。
- サービス、安全、ロジスティクスの問題を解決する。 ケータリングサービスまたはレストランの宴会メニューから料理を選び、交通手段を手配するか駐車場を確保し、イベントが現行の衛生・疫学基準および防火基準に適合しているか確認する必要があります。
- 会場に関する作業を行う。 会場の装飾とフラワーアレンジメントを手配し、ステージを設営するか会場を複数のゾーンに分け、照明、音響、プロジェクターなどの機材を搬入・接続・設定し、家具と小道具をレンタルして配置する必要があります。 細部も忘れないようにしましょう。参加者への周知用の印刷物、全ゲストへの記念グッズ、各種競技の勝者への景品などです。
最終仕上げ
約1日前に、イベントの準備状況の最終確認を行い、まず会場を点検し、すべての外部業者に再度連絡する必要があります。機材、装飾、小道具のチェックリストを作り、当日会場でそれに照らし合わせて確認するとよいでしょう。 イベントの進行中、主催者はコーディネーターの役割を担うことができます。プログラムがシナリオ通りに進むよう見守り、必要に応じて即座に修正を加え、発生した問題を解決します。イベントが終了したら、すべての参加者が退場したことを確認し、会場を整理する必要があります。たとえば清掃を依頼するなどです。お客様のフォーマットに合わせた見積もりを1営業日で作成します。コーポレートイベント、カンファレンス、クライアントデー — 16年間で1,200以上のプロジェクト。
見積もりを計算実施したイベントの効果をどう評価するか？
- 招待者数と比較して実際に来場したゲストの数を数え、イベント終了後のメディアやSNSでの言及数も確認しましょう。
- 参加者からフィードバックを得ましょう。アンケートですぐに意見を集めるか、後日メールなどでレビューを書いてもらうよう依頼します。また、チームに設定した目標を達成できたか、よくあるミスを回避できたかを尋ねることもできます。
- 設定した目標の達成度を分析しましょう。収益を得たかったのですか？利益と費用を比較してください。顧客基盤の拡大に関心がありましたか？集めた連絡先の数を数えましょう。売上を増やす、あるいは製品への関心を高める必要がありましたか？ウェブサイトでの相談申し込みなど、特定のコンバージョンアクションでコンバージョンを測定しましょう。
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