Yaz aylarında açık hava etkinlikleri her zamankinden daha popüler. Şehir ve doğa parkları, sahil bölgeleri, açık hava arenaları ve stadyumlar – bu mekanlar çok sayıda kişi için mükemmel olup, temiz havanın tadını çıkarmanızı sağlar ve güzellikleriyle büyüler.
Etkinliğiniz için amaç ve hedeflerinize uygun bir açık alanı nasıl seçeceğinizi anlatacağız. Ayrıca doğadaki etkinliğin olabildiğince konforlu geçmesi için nelere özellikle dikkat etmeniz gerektiği konusunda ipuçları vereceğiz. Bunun yanı sıra, dünyanın en sıra dışı açık hava mekanları hakkında bilgi edineceksiniz.
Açık alanda etkinlik hazırlığında nelere dikkat edilmeli? Etkinlik uzmanlarının tavsiyeleri
Etkinliğin yapılacağı yeri seçerken son derece ciddi ve sorumlu bir yaklaşım gereklidir. Ayrıca, bu tür doğal mekanların çoğunun boş bir tuval olduğunu ve etkinliğin elektrik ve su dahil tüm ihtiyaçlarını karşılamak için ciddi bir bütçe ayırmanız gerekeceğini anlamalısınız. Özellikle açık bir etkinlik alanı seçerken aşağıdaki hususlara dikkat etmek önemlidir:
1. Etkinlik düzenleme izni.
Her mekan kamuya veya özel mülkiyete ait olabilir, bu nedenle etkinliğiniz için mekan olarak kullanımını mutlaka koordine etmelisiniz. Ayrıca, eğer mekan kamuya açık bir yer ise, sadece yerel yönetimlerden değil, aynı zamanda Acil Durumlar Bakanlığı ve polisten de izin almanız gerekir. Büyük ölçekli kitlesel etkinlikler düzenlerken, izin süreci uzayabilir, bu nedenle bu işi profesyonellere bırakmak daha iyidir.
2. Mekan kapasitesi ve etkinlik katılımcı sayısı.
Bu husus sadece kapalı mekanlar için değil, açık mekanlar için de geçerlidir. Mekanın aşırı kalabalık olması kötüdür, ancak alanın boş kalması da daha iyi bir durum değildir. Bu nedenle, misafir sayısı aralığı ne kadar kesin olursa, uzmanların yönlendirmesi o kadar kolay olur. Ayrıca açık mekanın büyüklüğü etkinliğin formatına ve amaçlarına bağlıdır; kullanılacak mobilya türü, aktivite alanları, sahne ve teknik donanım dikkate alınmalıdır.
Örneğin, takım çalışması ve aynı sayıda kişi için bir konser farklı alanlar gerektirir. Konser, sahne ve profesyonel ekipman için oldukça büyük bir alan ve aynı zamanda misafirlerin oturma düzeni olsun veya olmasın sahne önünde yeterince boş alan anlamına gelir. Takım çalışması için ise çeşitli animasyon bölgeleri düzenlemek için geniş bir açık alan, takımların oluşturulacağı bir alan ve örneğin çadırlar ve catering için yer önemlidir.
3. Mekan planı.
Misafirlerin alanda konforlu bir şekilde yerleştirilmesi ve interaktif bölgelerin konumunun görselleştirilmesi için mekan planı hazırlanmalı ve panorama çekilmelidir. Bunun için uzmanlar önceden etkinliğin yapılacağı yere giderek gerekli fotoğrafları çeker ve ölçümler yapar. Bazen Google haritalar bu konuda yardımcı olabilir, ancak her durumda her şeyin şahsen kontrol edilmesi gerekir.
4. Konum ve otopark.
Eğer mekan şehir dışında ise, misafirler için transfer düzenlemeyi düşünmelisiniz. Ayrıca kendi imkanlarıyla gelmeyi planlayanlar için güzergah şeması hazırlanmalıdır. Mekan alanına giriş için izin kartları gerekiyorsa, bunlar da önceden düşünülmelidir. Otopark, gerekli misafir sayısına uygun olmalı ve çitle çevrilmelidir.
5.Teknik donanım ve elektrik.
Açık mekanların özelliği ve aynı zamanda dezavantajı, çoğunlukla boş bir tuval olmalarıdır. Burada kesinlikle her şeyi öngörmek önemlidir. Sadece elektrik erişim noktalarının sayısını değil, aynı zamanda güçlerini de kontrol etmek gerekir. Ayrıca, her şeyin mekan planında işaretlenmesi zorunludur. Çok sayıda ekipman için yüksek güç gerektiğini unutmamalısınız. Ağ aşırı yüklenmesini önlemek için, kullanılan tüm ekipmanların listelerini oluşturmak gerekir.
Ayrıca prizlerden elektrikli cihazlara olan mesafeyi hesaplamak, kablo veya uzatma kablosu uzunluğunun yeterli olması için önemlidir. Burada misafirlerin güvenliğini de düşünmek gerekir: ya kablo hatlarını insanlardan uzakta konumlandırmalı ya da özel "Kapa" adı verilen kapaklarla kapatmalısınız. Açık mekanlarda elektrik, yakındaki binalardan, trafo merkezlerinden veya direklerden kullanılır. Ancak tüm bu seçenekler, mal sahipleri veya denetleyici kurumlarla ek koordinasyon gerektirir. Ayrıca güçleri etkinliğin amaçları için yeterli olmayabilir. Bu nedenle, çeşitli elektrik jeneratörleri öncelikli olarak kalır.
6. Güvenlik.
Yangın ve işletme güvenliğinin yanı sıra alanın kenelerden arındırılması da önemlidir. Ayrıca, mekanda çukur, topraktan çıkan demir çubuklar, çalılıklar, zehirli bitkiler, kuru dallar ve otlar ile çöp olmaması için arazi yapısına dikkat edilmelidir. Alan çitle çevrili değilse, özel bariyerler öngörülmelidir. Doğada bu tür bir çit görevi sinyal bandı görebilir.
7. Mobilya.
Mobilya türü ve miktarı etkinliğin formatına ve kişi sayısına bağlıdır. Örneğin, doğada bir kokteyl (açık büfe) için mezeler için küçük masalar ve dinlenmek isteyenler için az sayıda sandalye veya bank yeterlidir. Doğada konser programlı kurumsal dinlence için, sahnenin önüne puf koltuklar veya battaniyeler yerleştirmek uygun olacaktır. Kural olarak, doğada dinlenmek için çok fazla mobilyaya ihtiyaç duyulmaz. Animasyon alanları ve program için gerekli olan tüm mobilyalar mutlaka hesaplanmalı ve ekipmanla birlikte getirilmelidir.
8. Yönlendirme tabelaları.
Misafirlerin alanda rahatça yön bulabilmesi için yönlendirme işaretleri ve alan planı hazırlamak gerekir. Kolaylık sağlamak için tüm bölgeleri gösteren küçük bireysel haritalar hazırlanabilir.
9. Lavabolu biyolojik tuvaletler ve sigara içme alanları.
Alanda mutlaka ya sabit ya da biyolojik tuvaletler bulunmalıdır. Sayıları etkinlikteki misafir sayısına bağlı olacaktır. Ayrıca lavaboların bulunmasına dikkat etmek önemlidir. Su kaynağının önceden düşünülmesi gerekir – ya su getirilmeli ya da varsa yerel su şebekesi kullanılmalıdır. Sigara içme alanlarını da unutmamak gerekir; eğer yoksa, bunlar organize edilmelidir.
10. Yağmur için barınak.
Kural olarak, herhangi bir etkinliğin hazırlığı birkaç hafta, hatta aylar sürer. Bu nedenle, etkinlik günü havanın nasıl olacağını önceden tahmin etmek imkansızdır. Ve meteorologlar açık bir gökyüzü vaat etse bile, onlara yüzde yüz güvenmemek gerekir. En iyisi, yağmur ihtimaline karşı önceden bir barınak düşünmektir; bunlar sabit kapalı çardaklar veya özel çadırlar olabilir.
Dünyanın açık hava mekanlarında benzersiz etkinlikler
Singapur Çiçek Festivali (Singapore Garden Festival)
Temmuz ayının sonunda Singapur'daki «Gardens By The Bay» parkında peyzaj tasarımına adanmış yıllık çiçek festivali düzenlenir. Etkinliğin konukları, dünyanın dört bir yanından tasarımcıların ve çiçek uzmanlarının çiçek açan eserlerini sergilediği unutulmaz bir bahçeler dünyasına dalar. Burada açık havada inanılmaz bir gösteri programı düzenlenir.
Coachella Müzik Festivali (ABD)
Kaliforniya'nın (ABD) tam kalbinde Empire Polo Club yer alır. Bu mekan, Coachella müzik festivaliyle ün kazanmıştır. Pitoresk Coachella Vadisi, Colorado Çölü'nde yer alır ve büyük ölçekli etkinlikler için harika bir mekandır. Herhangi bir başarılı kitlesel etkinlik için gereken her şeye sahiptir: inanılmaz büyük bir alan, en güzel manzaralar ve unutulmaz bir atmosfer. Bu nedenle burada, dünyanın en büyük müzik ve sanat festivallerinden biri olan «Coachella» düzenlenir.
Bilim, Teknoloji ve Sanat Festivali Geek Picnic
Avrupa'nın en büyük açık hava festivali Geek Picnic her yıl Rusya'nın birçok şehrinde düzenlenir. Bu yıl bilim, teknoloji ve sanat festivali Moskova'daki Vorobyovy Gory'deki parkta, St. Petersburg'daki Primorsky Zafer Parkı'nda ve Krasnodar'daki «Olimp» Spor Sarayı'nın kıyı şeridinde gerçekleşecek. Organizatörler, ölümsüzlük teknolojileri üzerine hararetli tartışmalar, uzay bölgesi ve drone gösterisi vaat ediyor; festivalin kahramanları ise teknoloji ve bilim alanındaki uluslararası uzmanlar olacak. Ayrıca konuklar 200 metrelik oyun alanını ziyaret edebilecek.
Bir rapçinin konserinde yapay tepe şeklindeki sahne
Nisan 2019'da Katolik Paskalya'da Amerikalı rapçi Kanye West, Coachella müzik festivalinde (ABD) Sunday Service (Pazar Ayini) adlı müzik projesini düzenledi. Organizatörler, sanatçı için performanstan bir hafta önce dev bir yapay tepeden oluşan sıra dışı bir sahne inşa ettiler. Bu tepe, festivalin en yüksek noktası oldu; üzerinde rapçi, orkestra, koro ve West ile birlikte parçaları seslendiren diğer davetli müzisyen arkadaşlar yer aldı.
Gatchina'da Işık Gecesi
Ağustos ortasında St. Petersburg'da Gatchina Saray Parkı'nda yıllık uluslararası ışık sanatı festivali «Işık Gecesi» gerçekleşecek. Proje; video mapping ve ışık enstalasyonları yarışması, uluslararası ve St. Petersburg merkezli sanat projeleri, multimedya ve ateşli piroteknik gösterilerden oluşuyor.
Bu yıl festivalin teması su. Su ortamı birçok farklı hâl ve niteliğe sahiptir. Su; felsefe ve duygudur, huzur ve saldırganlık, sevgi ve nefret, medler ve cezirler… Gatchina Parkı ve Beyaz Gölü, suyla yaratıcı deneyler için en iyi yerdir; zira binlerce festival konuğu her yıl bu gölün kıyısını ziyaret eder.
«Aventura» ajansının uzmanları açık hava etkinlikleri düzenleme konusunda geniş deneyime sahiptir ve etkinliğiniz için her zaman uygun bir mekan bulmaya hazırdır. Sektörün gelişimini takip eder ve her etkinliğin organizasyonunda tüm incelikleri ve nüansları dikkate alırız.
Makale faydalı oldu mu?
