夏の屋外イベントはかつてないほど注目されています。都市公園や自然公園、沿岸エリア、屋外アリーナやスタジアム——これらの場所は大人数に最適で、新鮮な空気を存分に楽しめ、その美しさで人々を喜ばせます。
私たちは、イベントの目的や課題に合った屋外会場の選び方についてお伝えします。また、自然の中でのイベントを最大限快適に進めるために、特に注意すべき点もご紹介します。さらに、世界でも珍しい屋外会場についてもご紹介します。
屋外会場でのイベント準備で重要なポイントは？イベント専門家のアドバイス
イベントの開催場所の選定には、最大限真剣かつ責任を持って取り組む必要があります。 また、そのような自然の会場のほとんどはまっさらな状態であり、電気や水を含め、イベントに必要なものをすべて整えるために多くの費用を投じる必要があることを理解しておきましょう。 特に、屋外イベント会場を選ぶ際には、以下の点を考慮することが重要です：
1. イベント開催の許可
どのような会場も国または個人の所有物であるため、イベント会場としての使用について必ず調整する必要があります。また、公共の場所である場合は、地方自治体だけでなく、非常事態省や警察からの許可も必要です。大規模なイベントを企画する場合、調整プロセスが長引く可能性があるため、この点は専門家に任せるのが良いでしょう。
2. 会場の収容人数とイベント参加者数
この点は、屋内会場だけでなく屋外会場でも重要です。会場が満員すぎるのも良くありませんが、空間が空きすぎているのも同じく良いとは言えません。そのため、ゲスト数の範囲が正確であればあるほど、専門家が判断しやすくなります。また、屋外会場の広さは、イベントの形式や目的によって異なり、使用する家具の種類、アクティビティエリア、ステージ、そして技術設備を考慮することが重要です。
例えば、チームビルディングとコンサートでは、同じ人数でも必要なスペースが異なります。コンサートでは、ステージとプロ用機材のための十分な広さが必要であり、同時に、ゲストの座席の有無にかかわらず、ステージ前のかなり自由なスペースも必要です。一方、チームビルディングでは、さまざまなアニメーションゾーンを設けるための広いオープンスペース、チームを編成するための場所、そして例えばテントやケータリングのための場所が重要です。
3. 会場の配置図
ゲストを快適に配置し、インタラクティブゾーンの位置を視覚化するためには、会場の配置図を作成し、パノラマを作る必要があります。そのために、専門家は事前にイベント予定地を訪れ、必要な写真や測定を行います。時にはGoogleマップが役立つこともありますが、いずれにしてもすべてを個人的に再確認する必要があります。
4. 立地と駐車場
会場が市外にある場合は、ゲストの送迎を考慮する必要があります。また、自力で来場する予定の人向けのルート案内も必要です。会場への入場に許可証が必要な場合は、それについても事前に考えておく必要があります。駐車場は必要なゲスト数に対応し、囲まれている必要があります。
5.技術設備と電力
屋外会場の特徴であり、同時に欠点でもあるのは、ほとんどの場合、まっさらな状態であるということです。ここでは、絶対にすべてを想定することが重要です。電力へのアクセスポイントの数だけでなく、その容量も確認する必要があります。その際、必ずすべてを会場の配置図に記載する必要があります。多くの機材には高い電力が必要であることを考慮してください。また、ネットワークの過負荷を避けるために、使用するすべての機器のリストを必ず作成する必要があります。
また、コンセントから電化製品までの距離を計算し、ケーブルや延長コードの長さが足りるようにすることも重要です。ここでは、ゲストの安全も考慮する必要があります。ケーブルを人から遠ざけるか、特殊なカバー「キャップ」で覆うかです。屋外会場では、近隣の建物、変電所、または電柱から電力を使用します。ただし、これらのオプションはすべて、所有者または監督機関との追加調整が必要です。また、その容量がイベントの目的に足りない可能性もあります。そのため、さまざまな発電機が優先されます。
6. 安全
火災安全や運用安全だけでなく、ダニの駆除も重要です。また、会場に穴、地面から突き出た鉄筋、茂み、有毒植物、枯れ枝や草、ゴミがないように、地形にも注意を払う必要があります。敷地がフェンスで囲まれていない場合は、特別なバリアを設ける必要があります。自然の中では、そのようなフェンスとして標識テープを使用することができます。
7. 家具
家具の種類と数は、イベントの形式と人数によって異なります。例えば、自然の中でのビュッフェでは、軽食のためのテーブルと、休みたい人のための少しの椅子やベンチがあれば十分です。自然の中でのコンサートプログラム付きの企業レクリエーション、ステージの前にはビーズクッションやブランケットを置くのが適切でしょう。通常、自然の中での休憩にそれほど多くの家具は必要ありません。また、アニメーションゾーンやプログラムに必要な家具はすべて必ず計算に入れ、機材と一緒に搬入する必要があります。
8. 案内サイン。
ゲストが会場内を自由に移動できるよう、案内表示と会場の平面図を用意しましょう。便利なように、すべてのゾーンを示した小さな個人用マップを用意するのもよいでしょう。
9. 手洗い付きのバイオトイレと喫煙所。
会場には、常設トイレかバイオトイレのいずれかを必ず設ける必要があります。その数はイベントのゲスト数によって変わります。また、手洗い場の確保も重要です。水をどこから調達するか（持参するか、水道があれば現地の水道を使うか）を事前に考える必要があります。喫煙所のことも忘れずに。ない場合は設ける必要があります。
10. 雨天時の雨除け。
通常、どんなイベントの準備にも数週間、場合によっては数か月かかります。そのため、イベント当日の天気を予測するのはまったく不可能です。たとえ予報士が晴天を約束しても、100％信頼するべきではありません。雨に備えて雨除けを事前に用意するのがよく、常設の屋根付きあずまやや専用のテントなどが考えられます。
世界の野外会場で開催されるユニークなイベント
シンガポールのフラワーフェスティバル（Singapore Garden Festival）
毎年7月下旬、シンガポールの「Gardens By The Bay」で、ランドスケープデザインをテーマにしたフラワーフェスティバルが開催されます。来場者は、世界中のデザイナーやフローリストが咲き誇る作品を披露する、忘れられない庭園の世界に浸ります。ここでは、信じられないような野外ショープログラムが行われます。
コーチェラ音楽フェスティバル（アメリカ）
カリフォルニア州（アメリカ）の中心部にEmpire Polo Clubがあります。この場所は、音楽フェスティバルCoachellaで有名です。絵のように美しいコーチェラ渓谷は、コロラド砂漠に位置し、大規模なイベントを開催するのに素晴らしい会場です。信じられないほど広大な面積、最も美しい景色、忘れられない雰囲気など、あらゆる成功的な大規模イベントに必要なものをすべて備えています。だからこそ、ここでは「コーチェラ」という同名の世界最大級の音楽と芸術のフェスティバルが開催されます。
科学・技術・芸術のフェスティバルGeek Picnic
ヨーロッパ最大の野外フェスティバルGeek Picnicは、毎年ロシアのいくつかの都市で開催されます。今年は、科学・技術・芸術のフェスティバルが、モスクワのボロビョーヴィ・ゴリ（雀ヶ丘）の公園、サンクトペテルブルクのプリモルスキー勝利公園、クラスノダールのDS「オリンプ」の堤防で開催されます。主催者は、不死の技術についての熱い討論、宇宙ゾーン、ドローンのショーを約束しており、フェスティバルのヒーローは技術と科学の分野の国際的な専門家です。さらに、来場者は200メートルのゲームゾーンを訪れることができます。
ラッパーのコンサートで人工の丘の形をしたステージ
2019年4月のカトリックの復活祭に、アメリカのラッパー、カニエ・ウェストが音楽フェスティバルCoachella（アメリカ）で音楽プロジェクト「Sunday Service（日曜礼拝）」を開催しました。アーティストのために、公演の1週間前に主催者は巨大な人工の丘からなる珍しいステージを建設しました。それはフェスティバルで最も高い地点となり、そこにはラッパー、オーケストラ、合唱団、そしてウェストと一緒にトラックを演奏した他の招待されたミュージシャンの友人が配置されました。
ガッチナの光の夜
8月中旬、サンクトペテルブルクのガッチナ宮殿公園で、毎年開催される国際光芸術フェスティバル「光の夜」が開催されます。このプロジェクトは、ビデオマッピングと光のインスタレーションのコンテスト、国際的およびサンクトペテルブルクのアートプロジェクト、マルチメディアと火と花火のショーです。
今年のフェスティバルのテーマは水です。水の環境は、さまざまな状態と性質を持っています。水は哲学と感情、平穏と攻撃性、愛と憎しみ、満ち潮と引き潮…ガッチナ公園とその白い湖は、水を使った創造的な実験に最適な場所です。なぜなら、毎年何千人ものフェスティバルのゲストがこの湖の岸を訪れるからです。
Aventuraエージェンシーの専門家は、野外イベントの開催において豊富な経験を持ち、お客様のイベントに適した会場をいつでも選定する準備ができています。私たちは業界の発展を注視し、各イベントの組織においてあらゆる細部とニュアンスを考慮に入れています。
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