Outdoor-Veranstaltungen im Sommer sind so aktuell wie nie zuvor. Stadtparks, Naturparks, Ufergebiete, offene Arenen und Stadien – diese Orte eignen sich hervorragend für eine große Anzahl von Menschen, ermöglichen es, die frische Luft zu genießen und begeistern mit ihrer Schönheit.
Wir erzählen Ihnen, wie Sie einen Open-Air-Veranstaltungsort auswählen, der den Zielen und Aufgaben der Veranstaltung entspricht. Außerdem geben wir Tipps, worauf Sie besonders achten sollten, damit eine Veranstaltung in der Natur so komfortabel wie möglich verläuft. Darüber hinaus erfahren Sie etwas über die ungewöhnlichsten Open-Air-Veranstaltungsorte der Welt.
Was ist bei der Vorbereitung einer Veranstaltung im Freien wichtig? Tipps von Event-Profis
Die Wahl des Veranstaltungsortes muss äußerst ernst und verantwortungsvoll angegangen werden. Außerdem muss man verstehen, dass die meisten dieser natürlichen Veranstaltungsorte eine leere Leinwand sind, und es erfordert erhebliche Investitionen, um die Veranstaltung mit allem Notwendigen auszustatten, einschließlich Strom und Wasser. Insbesondere bei der Auswahl eines Open-Air-Veranstaltungsortes sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
1. Genehmigung zur Durchführung der Veranstaltung.
Jeder Veranstaltungsort gehört entweder dem Staat oder privaten Eigentümern, daher muss die Nutzung als Ort für Ihre Veranstaltung unbedingt abgestimmt werden. Wenn es sich um einen öffentlichen Ort handelt, müssen zudem Genehmigungen nicht nur von den lokalen Behörden, sondern auch vom Ministerium für Notsituationen und der Polizei eingeholt werden. Bei der Organisation großer Massenveranstaltungen kann sich der Genehmigungsprozess hinziehen, daher sollte man diesen Aspekt besser Profis überlassen.
2. Kapazität des Veranstaltungsortes und Anzahl der Teilnehmer.
Dieser Punkt ist nicht nur für geschlossene, sondern auch für Open-Air-Veranstaltungsorte relevant. Es ist schlecht, wenn der Veranstaltungsort überfüllt ist, aber auch wenn der Raum leer bleibt, ist die Situation nicht besser. Je genauer die Bandbreite der Gästezahl ist, desto einfacher ist die Orientierung für die Spezialisten. Auch die Größe des Open-Air-Veranstaltungsortes hängt vom Format und den Zielen der Veranstaltung ab, wobei die Art der verwendeten Möbel, Bereiche für Aktivitäten, Bühne und technische Ausstattung berücksichtigt werden müssen.
So benötigen beispielsweise ein Teambuilding und ein Konzert für die gleiche Anzahl von Personen unterschiedlich viel Platz. Ein Konzert erfordert eine ausreichend große Fläche für die Bühne und professionelle Ausrüstung sowie ausreichend freien Raum vor der Bühne mit oder ohne Sitzgelegenheiten für die Gäste. Für Teambuilding hingegen ist eine große offene Fläche wichtig, um verschiedene Animationszonen zu organisieren, einen Platz für den Aufbau von Teams und beispielsweise Platz für Zelte und Catering.
3. Lageplan des Veranstaltungsortes.
Für eine komfortable Unterbringung der Gäste auf dem Gelände und zur Visualisierung der Lage der interaktiven Zonen ist es notwendig, einen Lageplan des Veranstaltungsortes zu erstellen und ein Panorama anzufertigen. Dazu fahren die Spezialisten im Voraus zum zukünftigen Veranstaltungsort und machen die notwendigen Fotos und Messungen. Manchmal können dabei Google Maps helfen, aber in jedem Fall muss alles persönlich überprüft werden.
4. Geografische Lage und Parkplatz.
Wenn der Veranstaltungsort außerhalb der Stadt liegt, sollte für einen Transfer für die Gäste gesorgt werden. Ebenso für eine Routenbeschreibung für diejenigen, die selbst anreisen möchten. Wenn für die Einfahrt auf das Gelände des Veranstaltungsortes Genehmigungen erforderlich sind, müssen diese ebenfalls im Voraus bedacht werden. Der Parkplatz muss der erforderlichen Anzahl von Gästen entsprechen und eingezäunt sein.
5.Technische Ausstattung und Stromversorgung.
Die Besonderheit von Open-Air-Veranstaltungsorten und gleichzeitig ihr Nachteil ist, dass sie meist ein unbeschriebenes Blatt sind. Hier ist es wichtig, absolut alles vorzusehen. Man muss nicht nur die Anzahl der Stromanschlüsse überprüfen, sondern auch deren Leistung. Dabei ist es unbedingt erforderlich, alles im Lageplan des Veranstaltungsortes zu markieren. Zu beachten ist, dass für eine große Anzahl von Geräten eine hohe Leistung erforderlich ist. Und um eine Überlastung des Netzes zu vermeiden, müssen unbedingt Listen aller verwendeten Geräte erstellt werden.
Ebenso wichtig ist es, den Abstand von den Steckdosen zu den elektrischen Geräten zu berechnen, damit die Länge des Kabels oder Verlängerungskabels ausreicht. Hier sollte auch an die Sicherheit der Gäste gedacht werden: Entweder die Kabelwege weiter entfernt von Personen verlegen oder sie mit speziellen Abdeckungen „Kappen“ schützen. Auf Open-Air-Veranstaltungsorten wird Strom aus nahe gelegenen Gebäuden, Transformatorenstationen oder Masten genutzt. Allerdings erfordern alle diese Optionen eine zusätzliche Abstimmung mit den Eigentümern oder Aufsichtsbehörden. Dabei kann ihre Leistung für die Zwecke der Veranstaltung nicht ausreichen. Daher bleiben verschiedene Stromgeneratoren im Vordergrund.
6. Sicherheit.
Wichtig sind sowohl der Brandschutz und die Betriebssicherheit als auch die Behandlung des Geländes gegen Zecken. Auch sollte auf die Landschaft geachtet werden, damit es auf dem Gelände keine Gruben, aus dem Boden ragende Bewehrungen, Dickichte, giftige Pflanzen, trockene Zweige und Gräser sowie Müll gibt. Wenn das Gelände nicht eingezäunt ist, müssen spezielle Barrieren vorgesehen werden. In der Natur kann ein solcher Zaun aus Absperrband bestehen.
7. Möbel.
Art und Anzahl der Möbel hängen vom Format der Veranstaltung und der Anzahl der Personen ab. So reichen beispielsweise für ein Buffet in der Natur kleine Tische für Snacks und eine kleine Anzahl von Stühlen oder Bänken für diejenigen, die sich ausruhen möchten. Für einen Firmenausflug mit Konzertprogramm in der Natur, Vor der Bühne sollten Sitzsäcke oder Decken platziert werden. In der Regel benötigt man für die Erholung in der Natur nicht zu viel Mobiliar. Und alle für die Animationsbereiche und das Programm notwendigen Möbel sollten unbedingt mit eingeplant und zusammen mit der Ausrüstung angeliefert werden.
8. Orientierungsschilder.
Damit sich die Gäste auf dem Gelände leicht orientieren können, sollten Wegweiser und ein Geländeplan vorbereitet werden. Für mehr Komfort können kleine individuelle Karten des Geländes mit Bezeichnung aller Zonen erstellt werden.
9. Biotoiletten mit Waschbecken und Raucherbereiche.
Auf dem Gelände müssen unbedingt entweder stationäre Toiletten oder Biotoiletten vorgesehen werden. Ihre Anzahl hängt von der Anzahl der Gäste bei der Veranstaltung ab. Ebenso wichtig ist es, für das Vorhandensein von Waschbecken zu sorgen. Es muss im Voraus überlegt werden, woher das Wasser kommt – entweder mitbringen oder, falls vorhanden, die örtliche Wasserversorgung nutzen. Auch Raucherbereiche sollten nicht vergessen werden; falls keine vorhanden sind, müssen sie eingerichtet werden.
10. Regenunterstand.
In der Regel dauert die Vorbereitung auf eine Veranstaltung mehrere Wochen oder sogar Monate. Daher ist es schlicht unmöglich, vorherzusagen, wie das Wetter am Tag der Veranstaltung sein wird. Und selbst wenn die Wettervorhersage einen klaren Himmel verspricht, sollte man ihr nicht hundertprozentig vertrauen. Besser ist es, rechtzeitig einen Regenschutz vorzusehen; das können feste überdachte Pavillons oder spezielle Zelte sein.
Einzigartige Veranstaltungen auf Open-Air-Schauplätzen weltweit
Blumenfestival in Singapur (Singapore Garden Festival)
Ende Juli findet im Singapurer Park „Gardens By The Bay“ ein jährliches Blumenfestival statt, das dem Landschaftsdesign gewidmet ist. Die Gäste der Veranstaltung tauchen in eine unvergessliche Welt der Gärten ein, in der Designer und Floristen aus aller Welt ihre blühenden Kreationen präsentieren. Hier findet ein unglaubliches Open-Air-Showprogramm statt.
Musikfestival Coachella (USA)
Im Herzen Kaliforniens (USA) liegt der Empire Polo Club. Dieser Ort wurde durch sein Musikfestival Coachella bekannt. Das malerische Coachella Valley liegt in der Colorado-Wüste und ist ein hervorragender Veranstaltungsort für große Events. Es bietet alles, was für jede erfolgreiche Massenveranstaltung notwendig ist: eine unglaublich große Fläche, wunderschöne Ausblicke und eine unvergessliche Atmosphäre. Genau deshalb findet hier eines der größten Musik- und Kunstfestivals der Welt mit dem gleichnamigen Namen „Coachella“ statt.
Festival für Wissenschaft, Technologie und Kunst Geek Picnic
Das größte europäische Open-Air-Festival Geek Picnic findet jährlich in mehreren Städten Russlands statt. In diesem Jahr findet das Festival für Wissenschaft, Technologie und Kunst im Park auf den Sperlingsbergen in Moskau, im Primorski-Park des Sieges in Sankt Petersburg und auf der Uferpromenade des Sportpalasts „Olimp“ in Krasnodar statt. Die Organisatoren versprechen hitzige Debatten über Technologien der Unsterblichkeit, eine Weltraumzone und eine Drohnenshow; zu den Protagonisten des Festivals werden internationale Experten aus den Bereichen Technologie und Wissenschaft. Darüber hinaus können die Gäste eine 200-Meter-Game-Zone besuchen.
Bühne in Form eines künstlichen Hügels beim Konzert eines Rappers
Im April 2019 organisierte der amerikanische Rapper Kanye West zu katholischen Ostern das Musikprojekt Sunday Service (Sonntagsgottesdienst) beim Musikfestival Coachella (USA). Speziell für den Künstler bauten die Organisatoren eine Woche vor dem Auftritt eine ungewöhnliche Bühne, die einen riesigen künstlichen Hügel darstellte. Er wurde zum höchsten Punkt des Festivals – auf ihm befanden sich der Rapper, das Orchester, der Chor sowie weitere eingeladene befreundete Musiker, die gemeinsam mit West Tracks aufführten.
Nacht des Lichts in Gattschina
Mitte August findet in Sankt Petersburg im Gattschiner Palastpark das jährliche internationale Festival der Lichtkunst „Nacht des Lichts“ statt. Das Projekt umfasst einen Wettbewerb für Videomapping und Lichtinstallationen, internationale und St. Petersburger Kunstprojekte sowie Multimedia- und Feuer-Pyrotechnik-Shows.
In diesem Jahr lautet das Thema des Festivals Wasser. Die Wasserwelt hat viele verschiedene Zustände und Eigenschaften. Wasser ist Philosophie und Emotion, Frieden und Aggression, Liebe und Hass, Ebbe und Flut … Der Gattschiner Park und sein Weißer See sind der beste Ort für kreative Experimente mit Wasser, besuchen doch jährlich Tausende Festivalgäste das Ufer dieses Sees.
Die Spezialisten der Agentur „Aventura“ haben große Erfahrung in der Durchführung von Open-Air-Veranstaltungen und sind immer bereit, den passenden Veranstaltungsort für Ihr Event auszuwählen. Wir verfolgen die Entwicklung der Branche und berücksichtigen alle Feinheiten und Nuancen bei der Organisation jeder Veranstaltung.
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