Les événements en plein air en été sont plus pertinents que jamais. Les parcs urbains et naturels, les zones côtières, les arènes ouvertes et les stades – ces lieux conviennent parfaitement à un grand nombre de personnes, permettent de profiter de l'air frais et ravissent par leur beauté.
Nous vous expliquerons comment choisir un espace extérieur pour votre événement, adapté aux objectifs et aux enjeux de celui-ci. Nous vous indiquerons également à quoi prêter une attention particulière pour que votre événement en plein air se déroule dans les meilleures conditions de confort. En outre, vous découvrirez les espaces extérieurs les plus insolites au monde.
Que faut-il prendre en compte lors de la préparation d’un événement en extérieur ? Conseils de spécialistes de l’événementiel
Le choix du lieu de l’événement doit être abordé avec le plus grand sérieux et la plus grande responsabilité. Il faut aussi comprendre que la plupart de ces sites naturels sont une page blanche, et qu’il faudra investir des moyens considérables pour doter l’événement de tout le nécessaire, y compris l’électricité et l’eau. En particulier, lors de la sélection d’un site événementiel en extérieur, il est important de tenir compte des points suivants :
1. Autorisation d’organiser l’événement.
Tout site appartient à un domaine public ou privé, il est donc indispensable de faire valider son utilisation comme lieu de votre événement. De plus, si le site est un lieu public, il faut également obtenir les autorisations non seulement auprès des autorités locales, mais aussi auprès du ministère des Situations d’urgence et de la police. Lors de l’organisation d’événements de grande envergure, le processus de validation peut prendre du temps, il est donc préférable de confier cette étape à des professionnels.
2. Capacité du site et nombre de participants à l’événement.
Ce point est important non seulement pour les sites fermés, mais aussi pour les sites en extérieur. Il est mauvais que le site soit surchargé, mais une situation où l’espace reste vide n’est pas meilleure. Par conséquent, plus la fourchette du nombre de convives sera précise, plus les spécialistes pourront s’orienter facilement. De plus, la taille de l’espace extérieur dépend du format et des objectifs de l’événement ; il est important de tenir compte du type de mobilier utilisé, des zones d’activités, de la scène et de l’équipement technique.
Ainsi, par exemple, pour un team building et pour un concert réunissant le même nombre de personnes, l’espace nécessaire sera différent. Un concert implique un espace suffisamment grand pour la scène et le matériel professionnel, et en même temps un espace suffisamment dégagé devant la scène, avec ou sans places assises pour les convives. Pour le team building, en revanche, il faut un grand terrain ouvert pour organiser différentes zones d’animation, un espace pour les constructions d’équipes et, par exemple, un emplacement pour les tentes et le service traiteur.
3. Plan du site.
Pour installer confortablement les convives sur le site et visualiser l’emplacement des zones interactives, il est nécessaire d’élaborer un plan du site et de réaliser un panorama. Pour cela, les spécialistes se rendent à l’avance sur le futur lieu de l’événement et prennent les photos et les mesures nécessaires. Parfois, Google Maps peut y aider, mais dans tous les cas, tout doit être revérifié en personne.
4. Emplacement géographique et stationnement.
Si le site se trouve en dehors de la ville, il faut veiller au transfert des convives. Ainsi qu’au schéma d’itinéraire pour ceux qui prévoient de s’y rendre par leurs propres moyens. Si des laissez-passer sont nécessaires pour accéder au site, il faut également y penser à l’avance. Le stationnement doit correspondre au nombre de convives requis et être clôturé.
5.Équipement technique et électricité.
La particularité des espaces extérieurs, et en même temps leur inconvénient, est que, le plus souvent, ils sont une page blanche. Il est important d’y prévoir absolument tout. Il faut vérifier non seulement le nombre de points d’accès à l’électricité, mais aussi leur puissance. Il est également indispensable de tout indiquer sur le plan du site. Il convient de tenir compte du fait qu’une puissance élevée est nécessaire pour un grand nombre d’équipements. Et pour éviter une surcharge du réseau, il est indispensable d’établir des listes de tous les équipements utilisés.
Il est également important de calculer la distance entre les prises et les appareils électriques pour que la longueur du câble ou de la rallonge soit suffisante. Il faut aussi penser à la sécurité des convives : soit éloigner les chemins de câbles des personnes, soit les recouvrir de protections spéciales “Kapa”. Sur les sites extérieurs, on utilise l’électricité provenant des bâtiments voisins, des postes de transformation ou des poteaux. Cependant, toutes ces options nécessitent une validation supplémentaire auprès des propriétaires ou des autorités de contrôle. De plus, leur puissance peut ne pas suffire aux besoins de l’événement. C’est pourquoi différents générateurs d’électricité restent prioritaires.
6. Sécurité.
La sécurité incendie et la sécurité d’exploitation sont importantes, tout comme le traitement du site contre les tiques. Il convient également de prêter attention au relief du terrain afin qu’il n’y ait pas sur le site de trous, de ferraillage dépassant du sol, de fourrés, de plantes toxiques, de branches et d’herbes sèches, ni de déchets. Si le site n’est pas clôturé, il faut prévoir des barrières spéciales. En plein air, une bande de signalisation peut faire office d’une telle clôture.
7. Mobilier.
Le type et la quantité de mobilier dépendent du format de l’événement et du nombre de personnes. Ainsi, par exemple, pour un cocktail en plein air, quelques tables à en-cas et un petit nombre de chaises ou de bancs pour ceux qui souhaitent se reposer suffisent. Pour une détente d’entreprise avec un programme de concert en plein air, il sera judicieux de disposer des poufs ou des plaids devant la scène. En règle générale, un événement en plein air ne nécessite pas trop de mobilier. Tout le mobilier nécessaire aux zones d'animation et au programme doit impérativement être calculé et apporté avec le matériel.
8. Signalétique.
Pour que les invités s'orientent facilement sur le site, il convient de préparer des panneaux indicateurs et un plan du site. Pour plus de confort, il est possible de préparer de petites cartes individuelles du site indiquant toutes les zones.
9. Toilettes chimiques avec lavabos et espaces fumeurs.
Le site doit impérativement prévoir soit des toilettes fixes, soit des toilettes chimiques. Leur nombre dépendra du nombre d'invités à l'événement. Il est également important de veiller à la présence de lavabos. Il faut réfléchir à l'avance à l'approvisionnement en eau : soit l'apporter avec soi, soit, si possible, utiliser le réseau d'eau local. Il ne faut pas oublier les espaces fumeurs ; s'il n'y en a pas, il faut les aménager.
10. Un abri en cas de pluie.
En règle générale, la préparation d'un événement dure plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il est donc tout simplement impossible de prévoir le temps qu'il fera le jour de l'événement. Et même si les météorologues annoncent un ciel dégagé, il ne faut quand même pas leur faire une confiance absolue. Mieux vaut prévoir à l'avance un abri en cas de pluie : il peut s'agir de tonnelles couvertes fixes ou de chapiteaux spéciaux.
Des événements uniques sur des sites en plein air à travers le monde
Festival des fleurs à Singapour (Singapore Garden Festival)
Fin juillet, le parc « Gardens By The Bay » de Singapour accueille un festival floral annuel consacré au design paysager. Les visiteurs plongent dans un monde de jardins inoubliable, où des designers et des fleuristes du monde entier présentent leurs créations fleuries. Un incroyable spectacle en plein air y est organisé.
Festival de musique Coachella (États-Unis)
Au cœur même de la Californie (États-Unis) se trouve l'Empire Polo Club. Ce lieu est célèbre pour son festival de musique Coachella. La pittoresque vallée de Coachella, située dans le désert de Colorado, est un site remarquable pour accueillir des événements à grande échelle. Elle dispose de tout le nécessaire pour tout événement de masse réussi : une superficie incroyablement vaste, des paysages magnifiques et une atmosphère inoubliable. C'est pourquoi s'y tient l'un des plus grands festivals de musique et d'arts au monde, portant le même nom : « Coachella ».
Festival des sciences, des technologies et des arts Geek Picnic
Le plus grand festival européen en plein air, Geek Picnic, se tient chaque année dans plusieurs villes de Russie. Cette année, le festival des sciences, des technologies et des arts aura lieu dans le parc des Monts Vorobyovy à Moscou, au parc Primorsky Pobedy de Saint-Pétersbourg et sur le quai du Palais des sports « Olimp » à Krasnodar. Les organisateurs promettent des débats animés sur les technologies de l'immortalité, une zone spatiale et un spectacle de drones, tandis que des experts internationaux en technologies et en sciences seront les vedettes du festival. En outre, les visiteurs pourront découvrir une game-zone de 200 mètres.
Une scène en forme de colline artificielle lors du concert d'un rappeur
En avril 2019, à l'occasion de Pâques catholique, le rappeur américain Kanye West a organisé le projet musical Sunday Service (service du dimanche) au festival de musique Coachella (États-Unis). Spécialement pour l'artiste, une semaine avant le spectacle, les organisateurs ont construit une scène insolite en forme d'énorme colline artificielle. Elle est devenue le point le plus haut du festival : le rappeur, un orchestre, une chorale ainsi que d'autres amis musiciens invités y ont pris place et ont interprété des morceaux avec West.
La Nuit de la lumière à Gatchina
À la mi-août, à Saint-Pétersbourg, dans le parc du palais de Gatchina, se tiendra le festival international annuel d'art lumineux « Nuit de la lumière ». Le projet prend la forme d'un concours de vidéo mapping et d'installations lumineuses, de projets artistiques internationaux et pétersbourgeois, de spectacles multimédias, de feu et pyrotechniques.
Cette année, le thème du festival est l'eau. Le milieu aquatique possède de nombreux états et qualités différents. L'eau, c'est la philosophie et les émotions, la paix et l'agressivité, l'amour et la haine, les flux et les reflux… Le parc de Gatchina et son lac Blanc sont le meilleur endroit pour des expériences créatives avec l'eau, car des milliers de visiteurs du festival se rendent chaque année sur les rives de ce lac.
Les spécialistes de l'agence « Aventura » ont une grande expérience dans l'organisation d'événements en plein air et sont toujours prêts à trouver le lieu adapté à votre événement. Nous suivons l'évolution du secteur et prenons en compte toutes les subtilités et tous les détails de l'organisation de chaque événement.
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