Los eventos al aire libre en verano son más relevantes que nunca. Los parques urbanos y naturales, las zonas costeras, las arenas abiertas y los estadios: estos lugares son perfectos para un gran número de personas, permiten disfrutar del aire fresco y deleitan con su belleza.
Le contaremos cómo elegir un espacio abierto para su evento que se ajuste a los objetivos y metas del mismo. También le indicaremos en qué debe fijarse especialmente para que un evento al aire libre se desarrolle con la máxima comodidad. Además, conocerá los espacios al aire libre más insólitos del mundo.
¿Qué es importante tener en cuenta al preparar un evento en un espacio abierto? Consejos de especialistas en eventos
La elección del lugar de celebración del evento debe abordarse con la máxima seriedad y responsabilidad. También hay que entender que la mayoría de estos espacios naturales son un lienzo en blanco, y habrá que invertir una cantidad considerable de recursos para dotar al evento de todo lo necesario, incluida electricidad y agua. En particular, al seleccionar un espacio abierto para eventos, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Permiso para la celebración del evento.
Cualquier espacio pertenece a dominio público o privado, por lo que es obligatorio acordar su uso como lugar para su evento. Además, si el objeto es un lugar público, también es necesario obtener permisos no solo de los órganos de gobierno local, sino también del Ministerio de Situaciones de Emergencia y de la policía. Al organizar eventos masivos a gran escala, el proceso de coordinación puede demorarse, por lo que es mejor confiar este aspecto a profesionales.
2. Capacidad del espacio y número de participantes del evento.
Este aspecto es relevante no solo para espacios cerrados, sino también para abiertos. Es malo cuando el espacio está abarrotado, pero cuando el espacio está vacío la situación no es mejor. Por lo tanto, cuanto más precisa sea la estimación del número de invitados, más fácil será para los especialistas orientarse. Asimismo, el tamaño del espacio abierto depende del formato y los objetivos del evento, y es importante tener en cuenta el tipo de mobiliario utilizado, las zonas para actividades, el escenario y el equipamiento técnico.
Así, por ejemplo, para el team building y para un concierto con el mismo número de personas se necesitará un espacio diferente. Un concierto implica un espacio bastante grande para el escenario y el equipo profesional, y al mismo tiempo un espacio suficientemente libre frente al escenario con asientos para los invitados o sin ellos. Para el team building, en cambio, es importante una gran extensión abierta para organizar diversas zonas de animación, un espacio para la formación de equipos y, por ejemplo, un lugar para carpas y catering.
3. Plano del espacio.
Para ubicar cómodamente a los invitados en el recinto y visualizar la disposición de las zonas interactivas, es necesario elaborar un plano del espacio y hacer una panorámica. Para ello, los especialistas se desplazan con antelación al futuro lugar del evento y toman las fotografías y mediciones necesarias. A veces los mapas de Google pueden ayudar en esto, pero en cualquier caso todo debe verificarse personalmente.
4. Ubicación territorial y estacionamiento.
Si el espacio se encuentra fuera de la ciudad, conviene encargarse del transporte para los invitados. Así como del esquema de la ruta para quienes planeen llegar por su cuenta. Si para acceder al recinto del espacio se necesitan pases, también hay que pensar en ellos con antelación. El estacionamiento debe corresponder al número necesario de invitados y estar cercado.
5.Equipamiento técnico y electricidad.
La particularidad de los espacios abiertos y, al mismo tiempo, su desventaja, es que la mayoría de las veces son un lienzo en blanco. Aquí es importante prever absolutamente todo. Hay que comprobar no solo la cantidad de puntos de acceso a la electricidad, sino también su potencia. Además, es imprescindible marcar todo en el plano del espacio. Hay que tener en cuenta que para una gran cantidad de equipos se necesita una alta potencia. Y para evitar sobrecargas en la red, es obligatorio elaborar listas de todos los equipos utilizados.
También es importante calcular la distancia desde los enchufes hasta los aparatos eléctricos, para que la longitud del cable o del alargador sea suficiente. Aquí también hay que pensar en la seguridad de los invitados: o bien colocar los tendidos de cables lejos de las personas, o bien cubrirlos con protectores especiales "tapas". En los espacios abiertos se utiliza electricidad de edificios cercanos, subestaciones transformadoras o postes. Sin embargo, todas estas opciones requieren una coordinación adicional con los propietarios o los organismos de control. Además, su potencia puede no ser suficiente para los fines del evento. Por eso, siguen teniendo prioridad los distintos generadores eléctricos.
6. Seguridad.
Son importantes tanto la seguridad contra incendios y la seguridad operativa, como el tratamiento del territorio contra las garrapatas. También hay que prestar atención al paisaje del terreno, para que en el espacio no haya hoyos, armaduras que sobresalgan del suelo, maleza, plantas venenosas, ramas y hierba secas, así como basura. Si el territorio no está cercado, hay que prever barreras especiales. En la naturaleza, dicha barrera puede ser una cinta de señalización.
7. Mobiliario.
El tipo y la cantidad de mobiliario dependen del formato del evento y del número de personas. Así, por ejemplo, para un cóctel al aire libre bastan unas mesas para aperitivos y una pequeña cantidad de sillas o bancos para quienes quieran descansar. Para el descanso corporativo con programa de concierto al aire libre, frente al escenario será adecuado colocar pufs o mantas. Por regla general, para descansar en plena naturaleza no se necesita demasiado mobiliario. Y todo el mobiliario necesario para las zonas de animación y el programa conviene calcularlo con antelación y llevarlo junto con el equipamiento.
8. Señalización de orientación.
Para que los invitados se orienten con facilidad en el recinto, conviene preparar indicadores y un plano del recinto. Para mayor comodidad, se pueden preparar pequeños mapas individuales de la zona con la indicación de todas las áreas.
9. Baños portátiles con lavabos y zonas para fumar.
En el recinto deben preverse necesariamente baños fijos o portátiles. Su número dependerá de la cantidad de invitados al evento. También es importante asegurar la presencia de lavabos. Hay que pensar de antemano de dónde sacar el agua: o bien traerla consigo, o bien, si existe, utilizar la red de agua local. Tampoco hay que olvidarse de las zonas para fumar; si no las hay, es necesario habilitarlas.
10. Refugio en caso de lluvia.
Por regla general, la preparación de cualquier evento dura varias semanas o incluso meses. Por eso, predecir qué tiempo hará el día del evento es sencillamente imposible. E incluso si los meteorólogos prometen un cielo despejado, no conviene confiar en ellos al cien por cien. Es mejor prever de antemano un refugio en caso de lluvia; pueden ser cenadores cubiertos fijos o carpas especiales.
Eventos únicos en espacios abiertos del mundo
Festival de las Flores en Singapur (Singapore Garden Festival)
A finales de julio, en el parque singapurense «Gardens By The Bay», se celebra un festival anual de flores dedicado al diseño paisajístico. Los visitantes del evento se sumergen en un inolvidable mundo de jardines, donde diseñadores y floristas de todo el mundo presentan sus creaciones florales. Aquí se lleva a cabo un increíble programa de espectáculos al aire libre.
Festival de Música Coachella (EE. UU.)
En el corazón de California (EE. UU.) se encuentra el Empire Polo Club. Este lugar se hizo famoso por su festival de música Coachella. El pintoresco valle de Coachella, ubicado en el desierto de Colorado, es un escenario extraordinario para la celebración de eventos a gran escala. Cuenta con todo lo necesario para cualquier evento masivo exitoso: una superficie increíblemente grande, paisajes hermosos y una atmósfera inolvidable. Precisamente por eso aquí se celebra uno de los mayores festivales de música y artes del mundo, con el mismo nombre: «Coachella».
Festival de ciencia, tecnología y artes Geek Picnic
El mayor festival europeo al aire libre, Geek Picnic, se celebra anualmente en varias ciudades de Rusia. Este año, el festival de ciencia, tecnología y artes se celebrará en el parque de las montañas Vorobyovy en Moscú, en el Parque Primorsky de la Victoria de San Petersburgo y en el paseo del Palacio de Deportes «Olimp» en Krasnodar. Los organizadores prometen acalorados debates sobre las tecnologías de la inmortalidad, una zona espacial y un espectáculo de drones; además, los protagonistas del festival serán expertos internacionales en el ámbito de la tecnología y la ciencia. Además, los visitantes podrán visitar una zona de juegos de 200 metros.
Escenario en forma de colina artificial en el concierto de un rapero
En abril de 2019, en la Pascua católica, el rapero estadounidense Kanye West organizó el proyecto musical Sunday Service (Servicio Dominical) en el festival de música Coachella (EE. UU.). Especialmente para el artista, una semana antes de la actuación, los organizadores construyeron un escenario poco común que consistía en una enorme colina artificial. Se convirtió en el punto más alto del festival: en él se ubicaron el rapero, la orquesta, el coro, así como otros amigos músicos invitados, que interpretaron temas junto a West.
Noche de la Luz en Gatchina
A mediados de agosto, en San Petersburgo, en el Parque del Palacio de Gatchina, se celebrará el festival internacional anual de arte lumínico «Noche de la Luz». El proyecto consiste en un concurso de videomapping e instalaciones de luz, proyectos artísticos internacionales y de San Petersburgo, y espectáculos multimedia y de fuego y pirotecnia.
Este año, el tema del festival es el agua. El medio acuático tiene múltiples estados y cualidades diferentes. El agua es filosofía y emociones, serenidad y agresión, amor y odio, pleamares y bajamares… El parque de Gatchina y su Lago Blanco son el mejor lugar para experimentos creativos con agua, pues miles de visitantes del festival visitan cada año la orilla de este lago.
Los especialistas de la agencia «Aventura» tienen una amplia experiencia en la organización de eventos al aire libre y siempre están dispuestos a seleccionar el espacio adecuado para su evento. Seguimos el desarrollo del sector y tenemos en cuenta todos los detalles y matices en la organización de cada evento.
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