为机构组织活动就像画家在创作一幅画。他看到画的最终形象，然后逐步勾勒细节以实现它。活动策划领域也是如此。大型活动由许多小的‘笔触’组成，活动经理的任务是控制所有的‘画笔动作’，以确保最终画作出色。
如何同时跟踪数十个流程和任务？如何不遗漏细节，使整体画面完整而全面？毕竟人脑并非无所不能，把所有事情都记在脑子里往往非常困难。再加上疲劳和压力。如果经理同时处理多个项目呢？
因此，组织者积极使用现代多功能设备、帮助收集和系统化数据的专用平台，以及“智能”应用和程序。活动机构Aventura将向您介绍其使用现代工具的经验。
CRM系统
多年来，具有广泛功能的专用程序已成功用于系统化大量信息——CRM系统。这是一个云平台，使经理能够记录现有客户和新客户、与客户的交易及其状态。便捷的界面将所有必要数据和联系人整合在一个可访问的字段中。
例如，我们使用“AmoCRM”——用于管理和营销的管理系统。它允许：
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存储关于长期客户和新客户的所有信息——法定地址、电话、电子邮件；
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跟踪每项协议的所有操作：最后一次谈判是什么时候，取得了什么结果，哪位专家负责项目，持续多久等；
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拨打电话并保存重要谈判的记录；
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将系统与其他网站、即时通讯工具和社交网络集成，直接在平台上接收消息；
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跟踪收到申请的分析，并确定某个方向的广告效果；
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同时组织多个项目的运作；
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为特定经理设定任务和截止日期；
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监控企业邮箱——跟踪所有收发邮件、与客户的通信，分析邮件发送的效果；
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节省处理附加文档和报告的时间；
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自动将新数据与现有数据同步。
额外设置允许“量身定制”程序以适应每个组织，从而简化其工作。这在活动领域非常方便，员工每天都要面对多任务处理和大量新信息流。
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AmoCRM |
开发专用应用
此外，还有适用于移动设备的特殊程序，可以系统化活动筹备的主要方面，并与每位参与者建立直接联系。可以为每个活动选择独特的选项组合，使使用尽可能高效。
有许多现成的应用被活动机构使用。“最高境界”是为特定活动开发独特的应用。这需要额外投资，通常用于有数千名参与者的大型活动。但如果方法得当，由于简化了许多流程，开发成本会通过减少其他开支来收回。
应用为活动经理带来什么：
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简化参与者通知：所有新闻、日程信息、票务、交通、酒店——自动发送到每个人的智能手机个人账户；
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通过创建聊天机器人和对典型问题的现成回答来解决组织问题；
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即时推送通知让每位参与者和嘉宾了解最重要的新闻；
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自动化收集各种大师班、游览、分会等的申请；
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大幅节省为每位参与者印刷的发放材料；
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组织社交网络活动，并能够对其进行分析和计算成效；
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简单有效的投票，结果即时显示在屏幕上；
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以内部货币形式提供愉快奖励的机会，可在同一活动中使用；
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所有参与者和嘉宾，甚至“被动”者的参与度。
此外，移动应用可以成为活动的“亮点”，表明高水平和专业性。
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活动经理应用 |
其他重要助手
除了像CRM系统和移动应用这样严肃且多功能的程序外，我们的专家每天还会使用许多“小”工具。它们通常是免费的，使用简单，却能解决简单但非常重要的任务：
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用于商务往来的企业邮箱。 它能在官方层面组织与客户的电子通信。其特点是个人地址（邮箱名称中@符号后通常是公司、网站或品牌名称，例如 yourname@companyname.com）。
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Telegram – 当今最流行的即时通讯工具，可实现不同格式和大小消息与数据的最快交换。此外，该通讯工具的优势还在于能够创建拥有大量参与者的聊天群、频道和机器人。
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Skype – 尽管被认为“老派”，但作为替代性的快速高质量视频通信，仍然很实用。
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Microsoft Office 应用程序套件 – 我们首先打开它来创建脚本和时间安排（Word）、列表、表格和预算（Excel）、活动概念演示文稿（PowerPoint）。
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GoogleDocs – 处理文本文档的便捷功能。既可以私密创建和修改文档，也可以与同事协作，比较结果、讨论和编辑。所有版本自动保存，并且可以轻松转换为所需格式。
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GoogleMaps – 这个应用对于创建活动场地的全景图不可或缺。这里既可以使用服务的现成数据，也可以创建自己的照片，甚至将其添加到Google Maps全景图库中。
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GoogleMaps. 活动场地全景图 |
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Adobe Photoshop 和 CorelDRAW – 用于快速调整布局、模型、演示幻灯片等。虽然这类任务通常由外部专家完成，或者公司内部有自己的设计师。
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TimePad – 用于跟踪和组织大型活动的服务。可以创建活动、邀请受众，建立统一数据库，并在单个活动中推广自己的活动。
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Mentimeter.com – 简单时尚的在线服务，用于创建实时问卷调查和投票。
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SendPulse – 这是一个拥有多种客户沟通渠道的平台：电子邮件、网页推送通知、短信和Viber群发。可以单独发送不同类型的消息，或将它们组合成自动群发。
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Typeform.com – 用于快速便捷地进行各种目的问卷调查的服务。例如，用于调查潜在员工或志愿者。
如您所见，用于高效推进项目的工具清单相当广泛。我们仅列举了部分最常用的必要服务。不同机构使用的工具各不相同。是否应该担心虚拟活动策划者的兴起？大概不必。活动机构“Aventura”始终“紧跟”现代技术潮流。我们的专家乐于接受新事物，探索创新功能并应用于实践。但别忘了，我们的业务领域是情感和体验。设备和数字服务永远无法完全取代人际交流，而我们通过自己的活动为这种交流添上亮丽的色彩。
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