Coulisses de l'événementiel. Liste de programmes et services pour le travail productif de l'event manager

L'organisation d'un événement pour une agence est comme une toile pour un artiste en train de travailler. Il voit son image finie et dessine progressivement de petits détails pour la concrétiser. C'est pareil dans le domaine de l'événementiel. Un grand événement se compose de nombreuses petites "touches", et la tâche du gestionnaire d'événements est de contrôler tous les "mouvements du pinceau" afin que l'image finale soit réussie.

Comment suivre simultanément des dizaines de processus et de tâches ? Comment ne pas manquer de détails pour que le tableau soit cohérent et complet ? Après tout, le cerveau humain n'est pas tout-puissant, et il est souvent très difficile de tout retenir en mémoire. Ajoutez à cela la fatigue et le stress. Et si un manager travaille sur plusieurs projets à la fois ?

C'est pourquoi les organisateurs utilisent activement des gadgets modernes multifonctionnels, des plateformes spéciales pour aider à la collecte et à la systématisation des données, ainsi que des applications et des programmes « intelligents ». L'agence événementielle «Aventura» vous fera part de son expérience dans l'utilisation d'outils modernes.

Systèmes CRM

Depuis plusieurs années, des programmes spéciaux aux fonctionnalités étendues sont utilisés avec succès pour systématiser un grand nombre d'informations – les systèmes CRM. Il s'agit d'une plateforme cloud qui permet aux managers de tenir un registre des clients existants et nouveaux, des transactions en cours avec les clients et de leur statut. Une interface conviviale regroupe toutes les données et contacts nécessaires dans un champ accessible.

Par exemple, nous utilisons « AmoCRM » – un système de gestion pour le management et le marketing. Il permet :

• stocker toutes les informations sur les clients réguliers et nouveaux – adresses juridiques, téléphones, e-mail ;

• suivre toutes les actions pour chaque accord : quand ont eu lieu les dernières négociations, quel résultat a été atteint, quel spécialiste gère le projet, depuis combien de temps, etc. ;

• passer des appels et conserver les enregistrements des négociations importantes ;

• intégrer le système avec d'autres sites, messageries et réseaux sociaux, recevoir les messages directement sur la plateforme ;

• suivre l'analyse des demandes entrantes et déterminer l'efficacité de la publicité dans tel ou tel domaine ;

• organiser le travail sur plusieurs projets simultanément ;

• fixer des tâches et des délais d'exécution pour un manager spécifique ;

• contrôler la messagerie professionnelle – suivre tous les e-mails entrants et sortants, les échanges avec les clients, analyser l'efficacité des envois ;

• économiser du temps sur la préparation de documents supplémentaires et de rapports ;

• synchroniser automatiquement les nouvelles données avec celles existantes.

Des paramètres supplémentaires permettent d'« adapter » le programme à chaque organisation pour simplifier son travail. C'est très pratique dans le secteur de l'événementiel, où les collaborateurs sont quotidiennement confrontés à la multitâche et à un flux énorme de nouvelles informations.

AmoCRM

Développement d'applications spéciales

Il existe également des programmes spéciaux pour les appareils mobiles, qui permettent de systématiser les aspects principaux de la préparation d'un événement, ainsi que d'établir une liaison directe avec chaque participant. Pour chaque événement, il est possible de sélectionner un ensemble unique d'options afin de rendre l'utilisation aussi efficace que possible.

Il existe de nombreuses applications prêtes à l'emploi utilisées par les agences événementielles. La « haute voltige » consiste à développer une application unique pour un événement spécifique. Cela nécessite des investissements supplémentaires et est généralement pratiqué lors de grands événements réunissant des milliers de participants. Mais avec une approche compétente, les coûts de développement sont rentabilisés par la réduction d'autres dépenses grâce à la simplification de nombreux processus.

Ce que les applications apportent aux event managers :

• simplification de l'information des participants : toutes les nouvelles, les informations sur le programme, les billets, le trajet, les hôtels – arrivent automatiquement à chacun sur son smartphone dans son espace personnel ;

• résolution des questions organisationnelles par la création de chatbots et de réponses préétablies aux questions typiques ;

• des notifications push instantanées permettront à chaque participant et invité de se tenir au courant des nouvelles les plus importantes ;

• automatisation de la collecte des inscriptions à divers ateliers, excursions, sections, etc. ;

• économie substantielle sur les supports imprimés distribués à chaque participant ;

• organisation du networking et possibilité de son analyse et de l'évaluation de son efficacité ;

• vote simple et efficace avec affichage instantané des résultats à l'écran ;

• possibilité d'un bonus agréable sous forme de monnaie interne, à dépenser lors de cet événement ;

• l'implication de tous les participants et invités, même les « passifs ».

De plus, une application mobile peut devenir la « touche » distinctive de l'événement, témoignant d'un haut niveau et d'un professionnalisme.

Applications pour les event managers

Autres assistants importants

Outre des programmes aussi sérieux et polyvalents que les systèmes CRM et les applications mobiles, nos spécialistes utilisent quotidiennement de nombreux « petits » outils. Souvent gratuits et d'une grande simplicité d'utilisation, ils permettent de résoudre des tâches simples, mais très importantes :

• Messagerie d'entreprise pour la correspondance professionnelle. Elle permet d'organiser une communication électronique avec les clients au niveau officiel. Sa particularité est une adresse personnelle (dans le nom des boîtes mail, après le signe @, on trouve généralement le nom de l'entreprise, du site ou de la marque, du type yourname@companyname.com).

• Telegram – la messagerie la plus actuelle du moment, elle permet un échange extrêmement rapide de messages et de données de formats et de tailles différents. Autre atout de cette messagerie : la possibilité de créer des chats avec un grand nombre de participants, des canaux et des bots.

• Skype – bien qu'il soit considéré comme « old school », il reste pertinent pour une vidéoconférence alternative rapide et de qualité.

• La suite Microsoft Office – la première chose que nous ouvrons pour créer des scénarios et des timings (Word), des listes, des tableaux et des devis (Excel), des présentations avec le concept de l'événement (PowerPoint).

• GoogleDocs – une fonction pratique pour travailler avec des documents texte. Elle permet de créer et de modifier des documents aussi bien en accès privé qu'en collaboration avec des collègues, en comparant les résultats, en discutant et en modifiant. Toutes les versions sont automatiquement enregistrées et facilement converties dans les formats nécessaires.

• GoogleMaps – cette application est indispensable pour créer un panorama du site de l'événement. Vous pouvez y utiliser les données déjà disponibles du service, ou créer vos propres clichés et même les intégrer à la base de panoramas Google Maps.

GoogleMaps. Panorama du site de l'événement

• Adobe Photoshop et CorelDRAW – pour des retouches rapides de maquettes, de modèles, de diapositives de présentation, etc. Même si, le plus souvent, des spécialistes externes sont sollicités pour ce type de tâches, ou bien l'entreprise dispose de son propre designer.

• TimePad – un service de suivi et d'organisation d'événements de masse. Il permet de créer des événements, d'inviter un public en constituant une base unique, et de promouvoir ses propres événements au sein d'un même événement.

• Mentimeter.com – un service en ligne simple et élégant pour créer des sondages et des votes en temps réel.

• SendPulse – c'est une plateforme avec différents canaux de communication avec les clients : e-mail, notifications web push, SMS et campagnes Viber. Vous pouvez envoyer différents types de messages séparément ou les combiner en envois automatiques.

• Typeform.com – un service pour des questionnaires rapides et pratiques, à toutes fins. Par exemple, il est utilisé pour interroger des candidats potentiels ou des bénévoles.

Comme vous le voyez, la liste des outils permettant de travailler efficacement sur les projets est assez large. Nous n'avons cité qu'une partie des services les plus indispensables que nous utilisons. Les différentes agences utilisent leurs propres outils. Faut-il craindre l'essor des event managers virtuels ? Probablement pas. L'agence événementielle « Aventura » est toujours « à la pointe » des technologies modernes. Nos spécialistes sont ouverts à la nouveauté, découvrent des fonctionnalités innovantes pour leur travail et les appliquent en pratique. Mais n'oublions pas que notre domaine d'activité, ce sont les émotions et les impressions. Les gadgets et les services ne pourront jamais remplacer complètement la communication humaine, que nous enrichissons de couleurs vives par notre activité.