L'organisation d'un événement pour une agence est comme une toile pour un artiste en train de travailler. Il voit son image finie et dessine progressivement de petits détails pour la concrétiser. C'est pareil dans le domaine de l'événementiel. Un grand événement se compose de nombreuses petites "touches", et la tâche du gestionnaire d'événements est de contrôler tous les "mouvements du pinceau" afin que l'image finale soit réussie.

Comment surveiller simultanément des dizaines de processus et tâches? Comment ne pas manquer les détails pour que la peinture soit cohérente et achevée? Après tout, le cerveau humain n'est pas tout-puissant, et tout retenir en mémoire peut être très difficile. Ajoutez à cela la fatigue et le stress. Et si le gestionnaire travaille sur plusieurs projets à la fois?

C'est pourquoi les organisateurs utilisent activement des gadgets multifonctionnels modernes, des plateformes spéciales pour aider à collecter et systématiser les données, ainsi que des applications et programmes «intelligents». L'agence événementielle «Aventura» vous parlera de son expérience dans l'utilisation d'outils modernes.

CRM-системы

Depuis plusieurs années, des programmes spéciaux avec une large fonctionnalité sont utilisés avec succès pour systématiser une grande quantité d'informations – les systèmes CRM. Il s’agit d'une plateforme cloud permettant aux gestionnaires de suivre les clients existants et nouveaux, les transactions avec les clients, leurs statuts. L’interface pratique regroupe toutes les données nécessaires et les contacts dans un champ accessible.

Par exemple, nous utilisons “AmoCRM” – un système de gestion pour la gestion et le marketing. Il permet:

• de stocker toutes les informations sur les clients existants et nouveaux – adresses légales, numéros de téléphone, adresses e-mail;

• suivre toutes les actions concernant chaque accord : quand ont eu lieu les dernières négociations, quel résultat a été atteint, quel spécialiste gère le projet, depuis combien de temps, etc;

• passer des appels téléphoniques et conserver des enregistrements de négociations importantes;

• intégrer le système avec d'autres sites web, messageries instantanées et réseaux sociaux, recevoir immédiatement des messages sur la plateforme;

• suivre l'analytique des demandes entrantes et déterminer l'efficacité de la publicité dans telle ou telle direction;

• gérer simultanément plusieurs projets;

• fixer des tâches et des délais pour un gestionnaire spécifique;

• contrôler la messagerie d'entreprise - suivre tous les e-mails entrants et sortants, la correspondance avec les clients, analyser l'efficacité de l'envoi;

• économiser du temps sur la préparation de documentation et de rapports supplémentaires;

• synchroniser automatiquement les nouvelles données avec celles existantes.

Les réglages supplémentaires permettent de "personnaliser" le programme pour chaque organisation afin de simplifier son fonctionnement. C'est très pratique dans le domaine des événements, où les employés sont confrontés quotidiennement à la multitâche et à un énorme flux d'informations.

AmoCRM

Разработка специальных приложений

Il existe également des programmes spéciaux pour les appareils mobiles qui permettent de systématiser les aspects principaux de la préparation de l'événement, ainsi que d'établir un lien direct avec chaque participant. Un ensemble unique d'options peut être sélectionné pour chaque événement afin d'optimiser son utilisation au maximum.

Il existe de nombreuses applications prêtes à l'emploi utilisées par les agences événementielles. Le summum serait le développement d'une application unique pour un événement spécifique. Cela nécessite des investissements supplémentaires et est généralement pratiqué lors de grands événements avec des milliers de participants. Mais avec une approche compétente, les coûts de développement sont compensés par la réduction d'autres dépenses grâce à la simplification de nombreux processus.

Que fournissent les applications aux gestionnaires d'événements :

• simplification de l'information pour les participants : toutes les actualités, informations sur l'horaire, les billets, le trajet, les hôtels - parviennent automatiquement à chacun sur son smartphone dans son espace personnel ;

• résolution des questions organisationnelles en créant des chatbots et des réponses prédéfinies aux questions courantes ;

• des notifications push instantanées permettent à chaque participant et invité d'être au courant des actualités les plus importantes ;

• automatisation de la collecte des inscriptions à divers ateliers, visites, sessions, etc. ;

• économies significatives sur le matériel imprimé distribué à chaque participant ;

• organisation du réseautage et possibilité d'en analyser l'efficacité ;

• un vote simple et efficace avec affichage instantané des résultats à l'écran ;

• possibilité d'un bonus agréable sous forme de monnaie interne pouvant être dépensée lors du même événement ;

• implication de tous les participants et invités, même les "passifs".

De plus, l'application mobile peut être le "clou" de l'événement, témoignant du haut niveau et du professionnalisme.

Applications pour les gestionnaires d'événements

Другие важные помощники

En plus de ces programmes sérieux et multifonctionnels tels que les systèmes CRM et les applications mobiles, nos spécialistes utilisent quotidiennement une multitude d'"outils" "mineurs". Souvent gratuits, simples à utiliser, ils permettent de résoudre des tâches simples mais très importantes :

• Courriel d'entreprise pour la correspondance professionnelle. Elle permet d'organiser une communication électronique avec les clients au niveau officiel. Sa particularité est l'adresse personnelle (dans le nom des boîtes aux lettres après le signe @, il y a généralement le nom de l'entreprise, du site ou de la marque, similaire à yourname@companyname.com).

• Telegram - le messagerie la plus actuelle aujourd'hui, permet un échange rapide de messages et de données de différents formats et tailles. Un autre avantage du messager est la possibilité de créer des chats avec un grand nombre de participants, des canaux et des bots.

• Skype - bien qu'il soit considéré comme "old school", il reste pertinent pour une communication vidéo alternative rapide et de qualité.

• Suite Microsoft Office - c'est ce que nous ouvrons en premier pour créer des scénarios et des plannings (Word), des listes, des tableaux et des estimations (Excel), des présentations avec le concept de l'événement (PowerPoint).

• GoogleDocs - une fonction pratique pour travailler avec des documents texte. Permet de créer, modifier des documents en accès restreint, ainsi que collaborer avec des collègues, comparer les résultats, discuter et éditer. Toutes les versions sont automatiquement sauvegardées et facilement converties dans les formats nécessaires.

• GoogleMaps - cette application est indispensable pour créer une vue panoramique du site de l'événement. Vous pouvez utiliser à la fois les données prêtes du service et créer vos propres images, voire les intégrer dans la base panoramique Google Maps.

GoogleMaps. Panorama du site pour l'événement

• Adobe Photoshop et CorelDRAW - pour apporter rapidement des corrections aux maquettes, modèles, diapositives de présentation, etc. Bien que souvent ces tâches soient confiées à des spécialistes externes ou qu'il y ait un designer interne.

• TimePad - un service pour suivre et organiser des événements de masse. Permet de créer des événements, inviter un public, en créant une base unique, et promouvoir ses propres événements au sein d'un même événement.

• Mentimeter.com - un service en ligne simple et élégant pour créer des sondages et des votes en temps réel.

• SendPulse - c'est une plateforme avec différents canaux de communication avec les clients : email, notifications web push, envois SMS et Viber . Vous pouvez envoyer différents types de messages séparément ou les combiner dans des campagnes automatisées.

• Typeform.com - un service pour réaliser rapidement et facilement des enquêtes à toutes fins utiles. Par exemple, il est utilisé pour interroger les futurs employés ou bénévoles.

Comme vous pouvez le constater, la liste des outils pour travailler de manière productive sur les projets est assez large. Nous avons énuméré seulement une partie des services les plus nécessaires utilisés. Différentes agences utilisent leurs propres outils différents. Faut-il craindre l'essor des event managers virtuels? Probablement pas. L'agence événementielle "Aventura" est toujours à la pointe des technologies modernes. Nos spécialistes sont prêts pour le nouveau, découvrent des fonctionnalités innovantes pour le travail et les mettent en pratique. Mais il ne faut pas oublier que notre domaine d'activité concerne les émotions et les impressions. Les gadgets et les services ne pourront jamais remplacer complètement la communication humaine que nous enrichissons de nos activités avec des couleurs vives.