代理店にとってのイベント企画は、画家にとっての制作中の絵のようなものです。画家は完成形を思い描きながら、徐々に細部を描き加えていきます。イベント業界も同じです。大規模なイベントは多数の小さな「ストローク」で構成されており、イベントマネージャーの役割は、最終的に絵が完成するように、すべての「筆の動き」をコントロールすることです。
同時に何十ものプロセスやタスクを追跡するにはどうすればよいでしょうか？細部を見落とさず、全体像を完全で完璧なものにするにはどうすればよいでしょうか？人間の脳は万能ではなく、すべてを記憶しておくのは非常に難しいことがあります。そこに疲労やストレスも加わります。さらに、マネージャーが同時に複数のプロジェクトを担当している場合はどうでしょうか？
そのため、主催者は現代の多機能ガジェットや、データの収集と体系化を支援する特別なプラットフォーム、さらには「スマート」なアプリやプログラムを積極的に活用しています。イベントエージェンシー「Aventura」は、最新ツールの活用経験についてお話しします。
CRMシステム
ここ数年、大量の情報を体系化するための幅広い機能を備えた特別なプログラム、CRMシステムが成功裏に使用されています。これはクラウドプラットフォームであり、マネージャーが既存および新規の顧客、顧客との進行中の取引、そのステータスを管理できるようにします。使いやすいインターフェースは、必要なすべてのデータと連絡先をアクセス可能なフィールドに統合します。
たとえば、当社は管理とマーケティングのためのシステムである「AmoCRM」を使用しています。これにより、次のことが可能になります：
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既存および新規の顧客に関するすべての情報を保存する – 法的住所、電話番号、電子メール；
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各合意に関するすべての行動を追跡する：最後の交渉はいつだったか、どのような結果が得られたか、どの専門家がプロジェクトを担当しているか、どのくらいの期間か、など；
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電話をかけ、重要な交渉の記録を保存する；
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システムを他のサイト、メッセンジャー、ソーシャルネットワークと統合し、メッセージを直接プラットフォームで受信する；
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受信した申請の分析を追跡し、特定の方向性における広告の効果を判断する；
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同時に複数のプロジェクトを並行して進める；
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特定のマネージャーにタスクと期限を設定する；
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社内メールを管理する – すべての受信メールと送信メール、顧客とのやり取りを追跡し、メール送信の効果を分析する；
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追加の書類やレポートの作成にかかる時間を節約する；
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新しいデータを既存のデータと自動的に同期する。
追加の設定により、プログラムを各組織に合わせてカスタマイズし、作業を簡素化できます。これは、従業員が毎日マルチタスクと大量の新しい情報に直面するイベント業界では非常に便利です。
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AmoCRM |
特別なアプリの開発
また、モバイルデバイス用の特別なプログラムもあり、イベントの準備の主要な側面を体系化し、各参加者と直接連絡を取ることができます。各イベントに合わせて独自のオプションセットを選択し、使用を最大限に効果的にすることができます。
イベントエージェンシーが使用する既製のアプリは多数あります。「最高の技」は、特定のイベント向けに独自のアプリを開発することです。これには追加の投資が必要で、通常、数千人の参加者がいる大規模なイベントで実践されます。しかし、適切なアプローチを取れば、多くのプロセスの簡素化により他のコストを削減することで、開発費を回収できます。
イベントマネージャー向けアプリの利点：
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参加者への情報提供の簡素化：すべてのニュース、スケジュール、チケット、交通、ホテルに関する情報が自動的に各人のスマートフォンのマイページに届きます；
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チャットボットの作成とよくある質問への既成の回答による組織的な問題の解決；
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即時のプッシュ通知により、各参加者とゲストが最も重要なニュースを常に把握できます；
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さまざまなマスタークラス、ツアー、セッションなどの申し込み収集の自動化；
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各参加者用の印刷物の大幅な節約；
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ネットワーキングの組織化とその分析および有効性の測定の可能性；
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結果を即座に画面に表示するシンプルで効果的な投票；
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同じイベントで使える内部通貨という形の嬉しいボーナスの可能性；
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「受動的な」参加者やゲストを含む、すべての参加者とゲストの関与。
さらに、モバイルアプリはイベントの「目玉」となり、高いレベルとプロフェッショナリズムを示すことができます。
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イベントマネージャー向けアプリ |
その他の重要なツール
CRMシステムやモバイルアプリケーションのような本格的な多機能プログラムのほかにも、当社の専門家は日々多くの「小さな」ツールを使用しています。それらは多くの場合無料で、使い方は簡単で、シンプルながら非常に重要な課題を解決することができます：
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ビジネスメール用の企業メール。 クライアントとの公式な電子連絡を組織することができます。特徴は個人アドレスです（メールボックスの名前では、@記号の後に通常、会社名、サイト名、ブランド名が続きます。例：yourname@companyname.com）。
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Telegram – 現在最も注目されているメッセンジャーで、さまざまな形式やサイズのメッセージやデータを最大限迅速に交換できます。また、このメッセンジャーの利点は、多数の参加者とのチャット、チャンネル、ボットを作成できることです。
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Skype – 「オールドスクール」と考えられていますが、それでも代替の迅速で高品質なビデオ通話として依然として有用です。
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Microsoft Office アプリケーションスイート – シナリオやタイミング（Word）、リスト、表、見積もり（Excel）、イベントのコンセプトを含むプレゼンテーション（PowerPoint）を作成するために最初に開くものです。
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GoogleDocs – テキスト文書を扱うための便利な機能です。非公開で、また同僚と共同で文書を作成、変更し、結果を比較しながら議論し編集することができます。すべてのバージョンは自動的に保存され、必要な形式に簡単に変換できます。
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GoogleMaps – このアプリはイベント会場のパノラマを作成するために不可欠です。ここではサービスの既成データを使用することも、自分の写真を作成してGoogleマップのパノラマデータベースに追加することもできます。
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GoogleMaps. イベント会場のパノラマ |
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Adobe PhotoshopとCorelDRAW – レイアウト、モデル、プレゼンテーションのスライドなどを素早く修正するためのものです。ただし、ほとんどの場合、そのようなタスクには外部の専門家が関与するか、社内に専任のデザイナーがいます。
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TimePad – 大規模イベントを追跡・整理するためのサービスです。イベントを作成し、統一データベースを作成してオーディエンスを招待し、1つのイベント内で独自のイベントを宣伝することができます。
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Mentimeter.com – リアルタイムでアンケートや投票を作成するためのシンプルでスタイリッシュなオンラインサービスです。
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SendPulse – クライアントとのコミュニケーションのためのさまざまなチャネルを備えたプラットフォームです：email、web push通知、SMS、Viber配信。さまざまなタイプのメッセージを個別に送信したり、自動配信に組み合わせたりすることができます。
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Typeform.com – あらゆる目的で迅速かつ便利なアンケートを行うためのサービスです。たとえば、潜在的な従業員やボランティアへの調査に使用されます。
ご覧のとおり、プロジェクトを生産的に進めるための手段のリストはかなり広範です。私たちは、使用されている最も必要なサービスの一部を挙げたにすぎません。さまざまな代理店がそれぞれ異なるツールを使用しています。バーチャルイベントマネージャーの台頭を恐れるべきでしょうか？おそらく、いいえ。イベント代理店「Aventura」は常に現代のテクノロジーの「波に乗っています」。当社の専門家は新しいものを受け入れ、仕事のための革新的な機能を学び、実践に応用しています。しかし、私たちの活動分野は感情と印象であることを忘れてはなりません。ガジェットやサービスは、私たちがその活動で鮮やかな色彩を加えている人間のコミュニケーションを完全に置き換えることは決してできません。
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