Ajans için etkinlik düzenlemek, ressamın çalışma sürecindeki tablosu gibidir. O, onun hazır görüntüsünü görür ve onu gerçekleştirmek için adım adım küçük detayları çizer. Etkinlik sektöründe de aynı durum söz konusudur. Büyük bir etkinlik, birçok küçük "vuruş"tan oluşur ve etkinlik yöneticisinin görevi sonunda tablonun ortaya çıkmasını sağlamak için tüm "fırça hareketlerini" kontrol altında tutmaktır.
Aynı anda onlarca süreci ve görevi nasıl takip edebilirsiniz? Resmin bütünlüklü ve eksiksiz olması için ayrıntıları nasıl kaçırmazsınız? Sonuçta insan beyni sınırsız değildir ve her şeyi akılda tutmak çok zor olabilir. Buna bir de yorgunluk ve stresi ekleyin. Peki ya yönetici aynı anda birkaç proje üzerinde çalışıyorsa?
Bu nedenle organizatörler, modern çok fonksiyonlu cihazları, verilerin toplanması ve sistemleştirilmesine yardımcı olan özel platformları ve ayrıca «akıllı» uygulama ve programları aktif olarak kullanıyor. Aventura etkinlik ajansı size modern araçların kullanımına ilişkin deneyimini anlatacak.
CRM Sistemleri
Birkaç yıldır, büyük miktarda bilgiyi sistemleştirmek için geniş işlevselliğe sahip özel programlar başarıyla kullanılıyor – CRM sistemleri. Bu, yöneticilerin mevcut ve yeni müşteriler, müşterilerle yapılan anlaşmalar ve durumları hakkında kayıt tutmasını sağlayan bulut tabanlı bir platformdur. Kullanışlı arayüz, gerekli tüm verileri ve kişileri erişilebilir bir alanda birleştirir.
Örneğin, biz yönetim ve pazarlama için bir yönetim sistemi olan “AmoCRM” kullanıyoruz. Bu sistem şunları sağlar:
-
sürekli ve yeni müşteriler hakkındaki tüm bilgileri saklamak – yasal adresler, telefonlar, e-posta;
-
her anlaşma için tüm eylemleri izlemek: son görüşmelerin ne zaman yapıldığı, hangi sonucun elde edildiği, projeyi hangi uzmanın yürüttüğü, ne kadar sürdüğü ve diğerleri;
-
aramalar yapmak ve önemli görüşmelerin kayıtlarını saklamak;
-
sistemi diğer web siteleri, mesajlaşma uygulamaları ve sosyal ağlarla entegre etmek, mesajları doğrudan platformda almak;
-
gelen taleplerin analitiğini izlemek ve reklamın şu veya bu yöndeki etkinliğini belirlemek;
-
aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışmayı düzenlemek;
-
belirli bir yönetici için görevler ve teslim tarihleri belirlemek;
-
kurumsal e-postayı kontrol etmek – tüm gelen ve giden e-postaları, müşterilerle yazışmaları izlemek, bülten etkinliğini analiz etmek;
-
ek belgelerin ve raporların hazırlanmasında zamandan tasarruf etmek;
-
yeni verileri mevcut verilerle otomatik olarak senkronize etmek.
Ek ayarlar, programı her kuruluşun çalışmasını kolaylaştıracak şekilde uyarlamanıza olanak tanır. Bu, çalışanların her gün çoklu görevler ve büyük bir yeni bilgi akışıyla karşılaştığı etkinlik sektöründe çok kullanışlıdır.
|
|
AmoCRM |
Özel Uygulama Geliştirme
Ayrıca, mobil cihazlar için, bir etkinlik hazırlığının ana yönlerini sistematik hale getirme ve her katılımcıyla doğrudan iletişim kurma olanağı sağlayan özel programlar da vardır. Her etkinlik için, kullanımı maksimum düzeyde verimli kılmak üzere benzersiz bir seçenekler seti seçilebilir.
Etkinlik ajanslarının kullandığı birçok hazır uygulama vardır. «En üst düzey» belirli bir etkinliğe özel benzersiz bir uygulama geliştirmek olacaktır. Bu, ek yatırım gerektirir ve genellikle binlerce katılımcılı büyük etkinliklerde uygulanır. Ancak akıllıca bir yaklaşımla, geliştirme maliyetleri birçok sürecin basitleştirilmesi sayesinde diğer masrafların azaltılmasıyla telafi edilir.
Etkinlik yöneticileri için uygulamalar neler sağlar:
-
katılımcıların bilgilendirilmesinin basitleştirilmesi: tüm haberler, program, biletler, yol, oteller hakkında bilgiler – otomatik olarak herkesin akıllı telefonundaki kişisel hesabına gelir;
-
sohbet botları oluşturarak ve tipik sorulara hazır yanıtlar vererek organizasyonel sorunların çözülmesi;
-
anlık push bildirimleri, her katılımcının ve misafirin en önemli haberlerden haberdar olmasını sağlar;
-
çeşitli atölye çalışmaları, geziler, oturumlar vb. için başvuru toplamanın otomasyonu;
-
her katılımcı için basılı dağıtım materyalinde önemli ölçüde tasarruf;
-
networking organizasyonu ve bunun analizi ve etkinliğinin ölçülmesi imkanı;
-
sonuçların anında ekrana yansıtıldığı basit ve etkili oylama;
-
aynı etkinlikte harcanabilecek iç para birimi şeklinde hoş bir bonus imkanı;
-
tüm katılımcıların ve misafirlerin, hatta «pasif» olanların bile katılımı.
Ayrıca, mobil uygulama, etkinliğin yüksek seviyesini ve profesyonelliğini gösteren bir «özellik» haline gelebilir.
|
|
Etkinlik yöneticileri için uygulamalar |
Diğer Önemli Yardımcılar
CRM sistemleri ve mobil uygulamalar gibi ciddi ve çok işlevli programların yanı sıra, uzmanlarımız günlük olarak birçok "küçük" araç kullanır. Çoğu zaman ücretsizdirler, kullanımı basittir ve basit ama çok önemli görevleri çözmeye olanak tanırlar:
-
İş yazışmaları için kurumsal e-posta. Müşterilerle resmi düzeyde elektronik iletişim kurmayı sağlar. Özelliği kişisel bir adres olmasıdır (e-posta kutularının adında @ işaretinden sonra genellikle şirket, site veya marka adı gelir, örneğin yourname@companyname.com).
-
Telegram – günümüzün en güncel mesajlaşma uygulamasıdır, farklı format ve boyutlardaki mesaj ve verilerin mümkün olan en hızlı şekilde paylaşılmasını sağlar. Ayrıca mesajlaşma uygulamasının avantajı, çok sayıda katılımcıyla sohbetler, kanallar ve botlar oluşturma imkânı sunmasıdır.
-
Skype – "eski usül" sayılsa da, alternatif hızlı ve kaliteli görüntülü iletişim için hâlâ güncelliğini koruyor.
-
Microsoft Office uygulama paketi – senaryolar ve zamanlamalar (Word), listeler, tablolar ve maliyet tahminleri (Excel), etkinlik konseptli sunumlar (PowerPoint) oluşturmak için ilk açtığımız şeydir.
-
GoogleDocs – metin belgeleriyle çalışmak için kullanışlı bir işlevdir. Belgeleri hem kapalı erişimde hem de meslektaşlarla birlikte oluşturmanıza, değiştirmenize, sonuçları karşılaştırmanıza, tartışmanıza ve düzenlemenize olanak tanır. Tüm sürümler otomatik olarak kaydedilir ve kolayca gerekli formatlara dönüştürülür.
-
GoogleMaps – etkinlik alanının panoramasını oluşturmak için vazgeçilmez bir uygulamadır. Burada hem hizmetin hazır verilerini kullanabilir hem de kendi görüntülerinizi oluşturup bunları Google Maps panorama veritabanına ekleyebilirsiniz.
|
|
GoogleMaps. Etkinlik alanı panoraması |
-
Adobe Photoshop ve CorelDRAW – maketlerde, modellerde, sunum slaytlarında vb. hızlı düzeltmeler yapmak için. Yine de çoğu zaman bu tür görevler için dışarıdan uzmanlar görevlendirilir ya da kadroda kendi tasarımcınız bulunur.
-
TimePad – kitlesel etkinlikleri takip etmek ve organize etmek için bir hizmettir. Etkinlikler oluşturmanıza, tek bir veritabanı oluşturarak hedef kitleyi davet etmenize ve tek bir etkinlik içinde kendi etkinliklerinizi tanıtmanıza olanak tanır.
-
Mentimeter.com – gerçek zamanlı anketler ve oylamalar oluşturmak için basit ve şık bir çevrimiçi hizmettir.
-
SendPulse – müşterilerle iletişim için farklı kanallara sahip bir platformdur: e-posta, web push bildirimleri, SMS ve Viber bültenleri. Farklı mesaj türlerini ayrı ayrı gönderebilir veya bunları otomatik gönderimlerde birleştirebilirsiniz.
-
Typeform.com – her amaçla hızlı ve kolay anket yapmak için bir hizmettir. Örneğin, potansiyel çalışanları veya gönüllüleri anket yapmak için kullanılır.
Gördüğünüz gibi, projeler üzerinde verimli çalışmak için kullanılan araçların listesi oldukça geniş. Kullanılan en gerekli hizmetlerin sadece bir kısmını sıraladık. Farklı ajanslar kendi farklı araçlarını kullanır. Sanal etkinlik yöneticilerinin yükselişinden korkmalı mıyız? Muhtemelen hayır. Aventura etkinlik ajansı her zaman modern teknolojilerin "dalgasında"dır. Uzmanlarımız yeniye hazırdır, iş için yenilikçi işlevleri keşfeder ve bunları pratikte uygular. Ancak faaliyet alanımızın duygular ve izlenimler olduğunu unutmamalıyız. Cihazlar ve hizmetler, faaliyetlerimizle parlak renklerle doldurduğumuz insan iletişiminin yerini asla tamamen alamaz.
Makale faydalı oldu mu?
