Ajans için etkinlik düzenlemek, ressamın çalışma sürecindeki tablosu gibidir. O, onun hazır görüntüsünü görür ve onu gerçekleştirmek için adım adım küçük detayları çizer. Etkinlik sektöründe de aynı durum söz konusudur. Büyük bir etkinlik, birçok küçük "vuruş"tan oluşur ve etkinlik yöneticisinin görevi sonunda tablonun ortaya çıkmasını sağlamak için tüm "fırça hareketlerini" kontrol altında tutmaktır.

Büyük bir etkinlik, birçok küçük "vuruş"tan oluşur ve etkinlik yöneticisinin görevi sonunda resmin ortaya çıkmasını sağlamak için tüm "fırça hareketlerini" kontrol altında tutmaktır.

Bu nedenle organizatörler modern çok işlevli cihazları, veri toplama ve sistemlendirme için özel platformları, ayrıca "akıllı" uygulamaları ve programları aktif olarak kullanmaktadır. Etkinlik ajansı "Aventura", modern araçların kullanım deneyimini size anlatacaktır.

CRM sistemleri

Büyük miktardaki bilginin sistemli bir şekilde düzenlenmesi için geniş işlevselliğe sahip özel programlar uzun yıllardır başarıyla kullanılmaktadır - CRM sistemleri. Bu bulut tabanlı platform, yöneticilere mevcut ve yeni müşterilerle ilgili hesap tutmalarına, müşterilerle yapılan anlaşmalara ilişkin bilgilere ve durumlarına erişim sağlar. Kullanıcı dostu arayüz tüm gerekli verileri ve iletişimleri erişilebilir bir alanda birleştirir.

Örneğin, biz “AmoCRM”’i kullanıyoruz – yönetim ve pazarlama için bir yönetim sistemi

• Daimi ve yeni müşterilerle ilgili tüm bilgileri saklamak - yasal adresler, telefon numaraları, e-posta adresleri;

• Her anlaşma ile ilgili tüm eylemleri izlemek: son görüşmeler ne zaman yapıldı, hangi sonuca ulaşıldı, hangi uzman proje üzerinde çalışıyor, ne kadar sürdü vb.

• Aramalar yapmak ve önemli görüşmelerin kaydını tutmak;

• Sistemi diğer sitelerle, mesajlaşma uygulamalarıyla ve sosyal medya platformlarıyla entegre etmek; mesajları doğrudan platformda almak;

• Gelen başvuruların analitiğini takip etmek ve reklamın etkinliğini belirli bir yönde belirlemek;

• Aynı anda birkaç projenin üzerinde çalışmak;

• Belirli bir yönetici için görevler ve tamamlanma tarihleri belirlemek;

• Kurumsal e-postayı kontrol etmek - tüm gelen ve giden e-postaları takip etmek, müşteri yazışmalarını analiz etmek;

• Ek belgelerin ve raporların düzenlenmesinde zaman kazanmak;

• Yeni verileri mevcut verilerle otomatik olarak senkronize etmek.

Ek ayarlar, her organizasyon için programı kolaylaştırmak için "ayarlamayı" sağlar. Bu, her gün çoklu görevlerle ve yeni bilgi akışıyla karşılaşan etkinlik sektöründe çok kullanışlıdır.

AmoCRM

Özel uygulamaların geliştirilmesi

Ayrıca mobil cihazlar için özel programlar mevcuttur, bu programlar temel yönleri sistematize etme imkanı sağlar Etkinlik hazırlığı için, ayrıca her katılımcıyla doğrudan iletişim kurma imkanı sağlar. Her etkinlik için kullanıcıya özel bir dizi seçenek sunulabilir, böylece kullanım maksimum düzeyde verimli hale getirilebilir.

Etkinlik ajansları tarafından kullanılan birçok hazır uygulama bulunmaktadır. Özel bir etkinlik için benzersiz bir uygulama geliştirme en üst düzeyde uzmanlık gerektirir. Bu genellikle binlerce katılımcının olduğu büyük etkinliklerde uygulanır ve geliştirme maliyetleri genellikle diğer harcamaların azaltılmasıyla karşılanır. Ancak uygun bir yaklaşımla, geliştirme maliyetleri birçok süreci basitleştirmenin getirdiği diğer tasarruflarla karşılanır.

Etkinlik yöneticileri için uygulamalar neler sağlar:

• Katılımcıları bilgilendirmeyi kolaylaştırma: tüm haberler, program, bilet, yolculuk ve otel bilgileri otomatik olarak herkesin cep telefonuna gelir;

• Organizasyonel konuların chatbot'lar ve tipik sorular için hazır cevaplarla çözülmesi;

• Anlık bildirimlerle her katılımcının en önemli haberlerden haberdar olmasını sağlama;

• Çeşitli atölye çalışmaları, geziler, bölümler vb. için başvuruların otomatik toplanması;

• Her katılımcı için basılı materyallerde önemli tasarruf sağlama;

• Networking organizasyonu ve analiz edilmesi ve etkinliğin verimliliğinin hesaplanması;

• Anında sonuçların ekrana yansıtılmasıyla basit ve etkili oylama;

• Etkinlikte harcanabilen içsel para birimi olarak hoş bir bonus imkanı;

• Tüm katılımcıların ve konukların dahil edilmesi, hatta "pasif" olanların bile.

Ayrıca, mobil uygulama etkinliğin "özelliği" olabilir ve yüksek seviye ve profesyonellik hakkında bilgi verir.

Etkinlik yöneticileri için uygulamalar

Diğer önemli yardımcılar

Ayrıca, CRM sistemleri ve mobil uygulamalar gibi ciddi ve çok işlevli programların yanı sıra, uzmanlarımız günlük olarak birçok "küçük" aracı kullanmaktadır

• İş yazışmaları için kurumsal e-posta. Resmi düzeyde müşteri ile elektronik iletişim kurmayı sağlar. Onun özelliği kişisel adrestir (genellikle @ işaretinden sonra gelen posta kutusu adında şirketin, web sitesinin veya markanın adı bulunur, türüne göre) yourname@companyname.com).

• Telegram - bugünün en popüler anlık mesajlaşma uygulaması, farklı formatlardaki ve boyuttaki mesajların ve verilerin maksimum hızda alışverişine olanak tanır. Mesajlaşmanın avantajlarından biri aynı zamanda büyük sayıda katılımcıya sahip sohbetler, kanallar ve botların oluşturulabilmesi haline gelmiştir.

• Skype - "eski okul" olarak kabul edilse de hala alternatif hızlı ve kaliteli video iletişimi için geçerlidir.

• Microsoft Office uygulama paketi - senaryo ve zamanlamalar oluşturmak için ilk açtığımız şey (Word), listeler, tablolar ve maliyet tahminleri (Excel), etkinlik konseptli sunumlar (PowerPoint).

• GoogleDocs - metin belgeleriyle çalışmak için kullanışlı bir özelliktir. Belgeleri kapalı erişimde veya meslektaşlarla ortak olarak oluşturmanıza, sonuçları karşılaştırmanıza, tartışmanıza ve düzenlemenize olanak tanır. Tüm sürümler otomatik olarak kaydedilir ve gerektiğinde kolayca istenen formata dönüştürülür.

• GoogleMaps - etkinlik mekanının panoramasını oluşturmak için vazgeçilmez bir uygulamadır. Burada servisin hazır verilerini veya kendi fotoğraflarınızı kullanabilir ve hatta bunları Google Haritalar'ın panorama veritabanına ekleyebilirsiniz.

Google Haritalar. Etkinlik mekanının panoraması

• Adobe Photoshop ve CorelDRAW - tasarımların, modellerin, sunum slaytlarının vb. hızlı düzeltmeleri için bir servistir. Genellikle bu tür görevler için dış uzmanlar getirilir veya şirkette kendi tasarımcısı bulunur.

• TimePad - toplu etkinliklerin izlenmesi ve düzenlenmesi için bir servistir. Etkinlik oluşturmanıza, izleyiciyi davet etmenize olanak tanırken tek bir veritabanı oluşturabilir ve kendi etkinliklerinizi tanıtabilirsiniz.

• Mentimeter.com - gerçek zamanlı olarak anket yapma ve oylama olanağı sunan basit ve şık bir çevrim içi servistir.

• SendPulse - müşterilerle farklı iletişim kanallarına sahip bir platformdur: e-posta, web bildirimleri, SMS ve Viber gönderileri gibi kanallar bulunmaktadır.Mesajların farklı tiplerini ayrı ayrı gönderebilir veya otomatik gönderilerde kombinasyon yapabilirsiniz.

• Typeform.com - herhangi bir amaçla hızlı ve kullanışlı anket yapma servisidir.Mesela potansiyel çalışanların veya gönüllülerin anketleri için kullanılır.

Proje üzerinde verimli çalışma için geniş bir araç listesi görebilirsiniz. Sadece en gerekli hizmetlerin bir kısmını listeledik. Farklı ajanslar kendi farklı araçlarını kullanırlar. Sanal etkinlik yöneticilerinin yükselişinden endişe etmeli miyiz? Belki de hayır. "Aventura" etkinlik ajansı her zaman modern teknolojilerle uyumlu. Uzmanlarımız yeniye hazır, iş için yenilikçi işlevleri öğreniyor ve uyguluyorlar. Ancak faaliyet alanımızın duygular ve izlenimler olduğunu unutmamak gerekir. Bizim etkinliklerimizle doldurduğumuz insan iletişimini hiçbir zaman tamamen değiştiremeyecek cihazlar ve hizmetler.