La organización de un evento para una agencia es como un cuadro para un pintor en proceso de trabajo. Él ve su forma terminada y gradualmente dibuja los pequeños detalles para su realización. Lo mismo ocurre en el ámbito de eventos. Un gran evento consta de una multitud de pequeños "toques", y la tarea del event manager es controlar todos los "movimientos del pincel" para que al final el cuadro salga bien.

¿Cómo supervisar simultáneamente decenas de procesos y tareas? ¿Cómo no perder detalles para que el cuadro salga completo y terminado? Después de todo, el cerebro humano no es omnipotente, y retener todo en la memoria puede ser muy difícil. Añada aquí el cansancio y el estrés. ¿Y si el gerente trabaja en varios proyectos a la vez?

Por eso, los organizadores utilizan activamente dispositivos multifuncionales modernos, plataformas especiales para ayudar en la recopilación y sistematización de datos, así como aplicaciones y programas "inteligentes".

Sistemas CRM

Desde hace varios años se vienen utilizando con éxito programas especiales con amplias funcionalidades para sistematizar grandes cantidades de información: sistemas CRM. Se trata de una plataforma en la nube que permite a los gerentes llevar un registro de los clientes existentes y potenciales, de las transacciones con los clientes, de sus estados. La interfaz conveniente une todos los datos necesarios y los contactos en un campo accesible.

Por ejemplo, utilizamos "AmoCRM" - un sistema de gestión para la gestión y marketing.

• rastrear todas las acciones sobre cada acuerdo: cuándo fueron las últimas negociaciones, qué resultado se logró, qué especialista lleva el proyecto, cuánto tiempo, etc.;

• rastrear todas las acciones relacionadas con cada acuerdo: cuándo fueron las últimas negociaciones, qué resultado se logró, qué especialista está llevando a cabo el proyecto, cuánto tiempo, etc.;

• integrar el sistema con otros sitios web, mensajeros y redes sociales, recibir mensajes directamente en la plataforma;

• rastrear análisis sobre las solicitudes recibidas y determinar la efectividad de la publicidad en una dirección u otra;

• rastrear el análisis de las solicitudes recibidas y determinar la efectividad de la publicidad en una u otra dirección;

• manejar el trabajo en varios proyectos simultáneamente;

• establecer objetivos y plazos para un gerente específico;

• controlar el correo corporativo: rastrear todos los correos electrónicos entrantes y salientes, correspondencia con los clientes, analizar la efectividad del envío;

• ahorrar tiempo en la preparación de documentación adicional e informes;

• sincronizar automáticamente los nuevos datos con los existentes;

Las configuraciones adicionales permiten "ajustar" el programa para cada organización para simplificar su trabajo. Esto es muy conveniente en el ámbito de eventos, donde los empleados se enfrentan diariamente a la multitarea y a un gran flujo de nueva información.

AmoCRM

Desarrollo de aplicaciones especiales

También existen programas especiales para dispositivos móviles que permiten sistematizar los aspectos principales de la preparación del evento. , así como establecer una comunicación directa con cada uno de sus participantes. Para cada evento se puede seleccionar un conjunto único de opciones para hacer su uso lo más efectivo posible., así como establecer una comunicación directa con cada participante. Para cada evento se puede seleccionar un conjunto único de opciones para hacer su uso lo más eficiente posible.

Existen numerosas aplicaciones listas para usar que utilizan las agencias de eventos. El desarrollo de una aplicación única para un evento específico sería lo más avanzado. Esto requiere inversiones adicionales y generalmente se practica en eventos grandes con miles de participantes. Sin embargo, con un enfoque adecuado, los costos de desarrollo se amortizan mediante la reducción de otros gastos gracias a la simplificación de muchos procesos.

¿Qué ofrecen las aplicaciones para gestores de eventos?

• Simplificación de la información para los participantes: todas las noticias, información sobre horarios, boletos, transporte, hoteles: llega automáticamente a cada teléfono inteligente en el área personal;

• Resolución de problemas organizativos mediante la creación de chatbots y respuestas predefinidas a preguntas comunes;

• Notificaciones push instantáneas permitirán que cada participante y huésped estén al tanto de las noticias más importantes;

• Automatización de la recopilación de solicitudes para varios talleres, excursiones, sesiones, etc.;

• Ahorro significativo en material impreso distribuido a cada participante;

• Organización del networking y posibilidad de análisis y evaluación del mismo;

• Votación simple y efectiva con resultados mostrados instantáneamente en pantalla;

• Posibilidad de obtener una bonificación agradable en forma de moneda interna que se puede gastar en el mismo evento;

• Participación activa de todos los participantes e invitados, incluso los "pasivos".

Además, la aplicación móvil puede convertirse en el "sello distintivo" del evento, demostrando un alto nivel y profesionalismo.

Permite organizar comunicaciones electrónicas con los clientes a nivel oficial. Su característica distintiva es la dirección personal (generalmente, después del signo @ en el nombre del buzón de correo electrónico va el nombre de la empresa, sitio web o marca, similar a

Otros asistentes importantes

Además de herramientas serias y multifuncionales como sistemas CRM y aplicaciones móviles, nuestros especialistas utilizan diariamente una variedad de herramientas "pequeñas". A menudo son gratuitas, fáciles de usar y permiten resolver tareas simples pero muy importantes:

• Correo corporativo para correspondencia comercial. – el mensajero más relevante hoy en día, permite un intercambio rápido de mensajes y datos de diferentes formatos y tamaños. También se ha convertido en una ventaja del mensajero la posibilidad de crear chats con un gran número de participantes, canales y bots. yourname@companyname.com).

• Telegram - el mensajero más relevante hoy en día, permite un intercambio rápido de mensajes y datos de diferentes formatos y tamaños. También se ha convertido en una ventaja del mensajero la posibilidad de crear chats con un gran número de participantes, canales y bots.

• Skype – lo primero que abrimos para crear escenarios y horarios (Word), listas, tablas y presupuestos (Excel), presentaciones con el concepto del evento (PowerPoint).

• Paquete de aplicaciones Microsoft Office. – una función conveniente para trabajar con documentos de texto. Permite crear y modificar documentos tanto en acceso restringido como en colaboración con colegas, comparando resultados, discutiéndolos y editándolos. Todas las versiones se guardan automáticamente y se pueden convertir fácilmente a los formatos necesarios.

• GoogleDocs – esta aplicación es indispensable para crear una panorámica del lugar del evento. Aquí se pueden utilizar tanto datos predefinidos del servicio como crear sus propias imágenes e incluso agregarlas a la base de panorámicas de Google Maps.

• GoogleMaps - esta aplicación es indispensable para crear una panorámica del lugar del evento. Aquí se pueden utilizar tanto los datos predefinidos del servicio como crear sus propias imágenes e incluso agregarlas a la base panorámica de Google Maps.

– para ajustes rápidos de maquetas, modelos, diapositivas de presentaciones, etc. Aunque a menudo se recurre a especialistas externos para estas tareas o se cuenta con un diseñador interno.

• Adobe Photoshop y CorelDRAW. – servicio para rastrear y organizar eventos masivos. Permite crear eventos, invitar audiencia, creando una base única, y promocionar eventos propios dentro de un solo evento.

• TimePad - servicio para rastrear y organizar eventos masivos. Permite crear eventos, invitar al público creando una base única, y promocionar eventos propios dentro de un solo evento.

• Mentimeter.com – plataforma con diferentes canales de comunicación con los clientes: correo electrónico, notificaciones push web, envíos por SMS y Viber. Se pueden enviar diferentes tipos de mensajes por separado o combinarlos en envíos automáticos.

• SendPulse – servicio para encuestas rápidas y convenientes con cualquier propósito. Por ejemplo, se utiliza para encuestar posibles empleados o voluntarios.

• Typeform.com Organizar un evento para una agencia es como un cuadro para un pintor durante el proceso creativo. Él ve su imagen terminada y gradualmente dibuja los pequeños detalles para su realización. Lo mismo ocurre en la industria de eventos...

Como puede ver, la lista de herramientas para trabajar productivamente en proyectos es bastante amplia. Hemos enumerado solo parte de los servicios más necesarios utilizados. Diferentes agencias utilizan sus propias herramientas diversas. ¿Deberíamos temer el auge de los gestores virtuales de eventos? Probablemente no. La agencia de eventos "Aventura" siempre está "en sintonía" con las tecnologías modernas. Nuestros especialistas están listos para lo nuevo, exploran funcionalidades innovadoras para el trabajo y las aplican en la práctica. Pero no debemos olvidar que nuestro campo es emociones e impresiones. Los dispositivos y servicios nunca podrán reemplazar completamente la comunicación humana que llenamos con colores brillantes a través de nuestra actividad.