Cocina de eventos. Lista de programas y servicios para el trabajo productivo del event manager

Organizar un evento para una agencia es como un cuadro para un artista en pleno trabajo. Él ve su imagen terminada y poco a poco dibuja pequeños detalles para plasmarla. Así es también en el ámbito de eventos. Un gran evento se compone de muchos pequeños 'trazos', y la tarea del event-manager es mantener bajo control todos los 'movimientos del pincel' para que el cuadro resulte al final.

¿Cómo seguir a la vez decenas de procesos y tareas? ¿Cómo no perder detalle para que la imagen resulte integral y completa? Al fin y al cabo, el cerebro humano no es omnipotente y retenerlo todo en la memoria puede ser muy difícil. Súmese el cansancio y el estrés. ¿Y si el gerente trabaja en varios proyectos a la vez?

Por eso los organizadores utilizan activamente gadgets multifuncionales modernos, plataformas especiales para ayudar a recopilar y sistematizar datos, así como aplicaciones y programas «inteligentes». La agencia de eventos «Aventura» le contará su experiencia en el uso de herramientas modernas.

Sistemas CRM

Desde hace varios años se utilizan con éxito programas especiales con amplias funcionalidades para sistematizar grandes cantidades de información: los sistemas CRM. Se trata de una plataforma en la nube que permite a los gerentes llevar un registro de los clientes existentes y nuevos, de las operaciones realizadas con los clientes y de sus estados. Una interfaz cómoda reúne todos los datos y contactos necesarios en un campo accesible.

Por ejemplo, nosotros utilizamos “AmoCRM”, un sistema de gestión para la administración y el marketing. Permite:

• almacenar toda la información sobre clientes habituales y nuevos: direcciones legales, teléfonos, correo electrónico;

• hacer seguimiento de todas las acciones de cada acuerdo: cuándo fueron las últimas negociaciones, qué resultado se alcanzó, qué especialista lleva el proyecto, cuánto tiempo lleva y demás;

• realizar llamadas y guardar grabaciones de negociaciones importantes;

• integrar el sistema con otros sitios web, mensajeros y redes sociales, recibir mensajes directamente en la plataforma;

• hacer seguimiento de la analítica de las solicitudes entrantes y determinar la eficacia de la publicidad en una u otra dirección;

• organizar el trabajo en varios proyectos a la vez;

• asignar tareas y plazos de ejecución a un gerente concreto;

• controlar el correo corporativo: hacer seguimiento de todos los correos entrantes y salientes, de la correspondencia con los clientes, analizar la eficacia de los envíos;

• ahorrar tiempo en la preparación de documentación e informes adicionales;

• sincronizar automáticamente los nuevos datos con los existentes.

Los ajustes adicionales permiten «adaptar» el programa a cada organización para simplificar su trabajo. Esto es muy útil en el ámbito de los eventos, donde a diario los empleados se enfrentan a la multitarea y a un enorme flujo de nueva información.

AmoCRM

Desarrollo de aplicaciones especiales

También existen programas especiales para dispositivos móviles que permiten sistematizar los aspectos principales de la preparación del evento, así como obtener una conexión directa con cada uno de sus participantes. Para cada evento se puede seleccionar un conjunto único de opciones para que su uso sea lo más eficaz posible.

Existen muchas aplicaciones ya listas que utilizan las agencias de eventos. La «máxima expresión» sería el desarrollo de una aplicación única para un evento concreto. Esto requiere inversiones adicionales y normalmente se practica en grandes eventos con miles de participantes. Pero con un enfoque competente, los costes de desarrollo se compensan reduciendo otros gastos gracias a la simplificación de muchos procesos.

Qué aportan las aplicaciones para los gestores de eventos:

• simplificación de la información a los participantes: todas las noticias, la información sobre el horario, las entradas, el viaje, los hoteles llega automáticamente al teléfono inteligente de cada uno a su cuenta personal;

• resolución de cuestiones organizativas mediante la creación de chatbots y respuestas preparadas para preguntas típicas;

• las notificaciones push instantáneas permitirán a cada participante e invitado estar al tanto de las noticias más importantes;

• automatización de la recogida de solicitudes para distintos talleres, excursiones, secciones, etc.;

• un ahorro considerable en material impreso para cada participante;

• organización de networking y la posibilidad de analizarlo y calcular su efectividad;

• votación sencilla y eficaz con visualización instantánea de los resultados en pantalla;

• posibilidad de un agradable bono en forma de moneda interna que se puede gastar en el mismo evento;

• implicación de todos los participantes e invitados, incluso de los «pasivos».

Además, una aplicación móvil puede convertirse en el «punto fuerte» del evento, lo que evidencia un alto nivel y profesionalismo.

Aplicaciones para gestores de eventos

Otros ayudantes importantes

Además de programas tan serios y multifuncionales como los sistemas CRM y las aplicaciones móviles, nuestros especialistas utilizan a diario multitud de herramientas «pequeñas». A menudo son gratuitas, elementales de usar y permiten resolver tareas sencillas pero muy importantes:

• Correo corporativo para la correspondencia comercial. Permite organizar la comunicación electrónica con los clientes a nivel oficial. Su característica es la dirección personal (en el nombre de los buzones de correo, después del signo @ normalmente va el nombre de la empresa, el sitio web o la marca, del tipo yourname@companyname.com).

• Telegram – la aplicación de mensajería más actual hoy en día, permite el intercambio más rápido de mensajes y datos de diferentes formatos y tamaños. Además, una ventaja de esta aplicación es la posibilidad de crear chats con una gran cantidad de participantes, canales y bots.

• Skype – aunque se considera «old school», sigue siendo relevante para una videocomunicación alternativa rápida y de calidad.

• Paquete de aplicaciones Microsoft Office – lo primero que abrimos para crear guiones y timings (Word), listas, tablas y presupuestos (Excel), presentaciones con el concepto del evento (PowerPoint).

• GoogleDocs – una función cómoda para trabajar con documentos de texto. Permite crear, modificar documentos tanto en acceso cerrado como de forma colaborativa con colegas, comparando resultados, debatiendo y editando. Todas las versiones se guardan automáticamente y se convierten fácilmente en los formatos necesarios.

• GoogleMaps – esta aplicación es indispensable para crear una panorámica del recinto del evento. Aquí se pueden utilizar tanto los datos ya disponibles del servicio como crear tus propias imágenes e incluso añadirlas a la base de panorámicas de Google Maps.

GoogleMaps. Panorámica del recinto para el evento

• Adobe Photoshop y CorelDRAW – para realizar ajustes rápidos de maquetas, modelos, diapositivas de presentaciones, etc. Aunque la mayoría de las veces para este tipo de tareas se recurre a especialistas externos, o bien se cuenta con un diseñador propio en plantilla.

• TimePad – servicio para el seguimiento y la organización de eventos masivos. Permite crear eventos, invitar a la audiencia, creando una base única, y promocionar eventos propios dentro de un mismo evento.

• Mentimeter.com – un servicio en línea sencillo y elegante para crear encuestas y votaciones en tiempo real.

• SendPulse – es una plataforma con diferentes canales de comunicación con los clientes: email, notificaciones web push, SMS y envíos por Viber. Se pueden enviar distintos tipos de mensajes por separado o combinarlos en envíos automáticos.

• Typeform.com – servicio para realizar encuestas rápidas y cómodas con cualquier fin. Por ejemplo, se utiliza para encuestar a posibles empleados o voluntarios.

Como ven, la lista de herramientas para trabajar de forma productiva en los proyectos es bastante amplia. Solo hemos enumerado una parte de los servicios más necesarios que utilizamos. Diferentes agencias utilizan sus propias herramientas. ¿Deberíamos temer el auge de los event managers virtuales? Probablemente no. La agencia de eventos «Aventura» siempre está «a la ola» de las tecnologías modernas. Nuestros especialistas están abiertos a lo nuevo, conocen las funcionalidades innovadoras para el trabajo y las aplican en la práctica. Pero no hay que olvidar que el ámbito de nuestra actividad son las emociones y las impresiones. Los gadgets y los servicios nunca podrán sustituir por completo la comunicación humana, que nosotros, con nuestra actividad, llenamos de colores vivos.