Event-Küche. Liste der Programme und Services für die produktive Arbeit eines Event-Managers

Die Organisation einer Veranstaltung für eine Agentur ist wie ein Gemälde für einen Künstler während des Arbeitsprozesses. Er sieht das fertige Bild vor Augen und arbeitet nach und nach die kleinen Details heraus, um es zu verwirklichen. So ist es auch im Event-Bereich. Eine große Veranstaltung besteht aus vielen kleinen „Strichen“, und die Aufgabe des Event-Managers ist es, alle „Pinselbewegungen“ unter Kontrolle zu halten, damit das Bild am Ende gelingt.

Wie behält man gleichzeitig Dutzende von Prozessen und Aufgaben im Blick? Wie verpasst man keine Details, damit das Gesamtbild vollständig und abgeschlossen wirkt? Schließlich ist das menschliche Gehirn nicht allmächtig, und es ist oft sehr schwierig, alles im Gedächtnis zu behalten. Hinzu kommen Müdigkeit und Stress. Und was, wenn ein Manager gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet?

Deshalb setzen Organisatoren aktiv moderne multifunktionale Gadgets, spezielle Plattformen zur Unterstützung bei der Sammlung und Systematisierung von Daten sowie „intelligente“ Anwendungen und Programme ein. Die Eventagentur Aventura berichtet Ihnen über ihre Erfahrungen mit dem Einsatz moderner Tools.

CRM-Systeme

Seit mehreren Jahren werden erfolgreich spezielle Programme mit umfangreichen Funktionen zur Systematisierung großer Informationsmengen eingesetzt – CRM-Systeme. Es handelt sich um eine Cloud-Plattform, die es Managern ermöglicht, bestehende und neue Kunden, laufende Geschäfte mit Auftraggebern und deren Status zu verwalten. Eine benutzerfreundliche Oberfläche vereint alle notwendigen Daten und Kontakte in einem übersichtlichen Bereich.

Zum Beispiel verwenden wir „AmoCRM“ – ein Managementsystem für Management und Marketing. Es ermöglicht:

• alle Informationen über bestehende und neue Kunden zu speichern – juristische Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen;

• alle Aktionen zu jeder Vereinbarung nachzuverfolgen: wann die letzten Verhandlungen stattfanden, welches Ergebnis erzielt wurde, welcher Spezialist das Projekt betreut, wie lange und so weiter;

• Anrufe zu tätigen und Aufzeichnungen wichtiger Verhandlungen zu speichern;

• das System mit anderen Websites, Messengern und sozialen Netzwerken zu integrieren und Nachrichten direkt auf der Plattform zu empfangen;

• die Analytik eingehender Anfragen zu verfolgen und die Effektivität der Werbung in die eine oder andere Richtung zu bestimmen;

• die Arbeit an mehreren Projekten gleichzeitig zu organisieren;

• Aufgaben und Fristen für einen bestimmten Manager festzulegen;

• die Unternehmens-E-Mail zu kontrollieren – alle eingehenden und ausgehenden E-Mails, Korrespondenzen mit Kunden zu verfolgen und die Effektivität des Versands zu analysieren;

• Zeit bei der Erstellung zusätzlicher Dokumentation und Berichte zu sparen;

• neue Daten automatisch mit vorhandenen zu synchronisieren.

Zusätzliche Einstellungen ermöglichen es, das Programm für jede Organisation „anzupassen“, um ihre Arbeit zu vereinfachen. Das ist sehr praktisch im Event-Bereich, wo Mitarbeiter täglich mit Multitasking und einem enormen Strom neuer Informationen konfrontiert werden.

AmoCRM

Entwicklung spezieller Anwendungen

Es gibt auch spezielle Programme für mobile Geräte, die es ermöglichen, die Hauptaspekte der Veranstaltungsvorbereitung zu systematisieren und eine direkte Verbindung zu jedem Teilnehmer herzustellen. Für jede Veranstaltung kann ein individuelles Set an Optionen ausgewählt werden, um die Nutzung maximal effektiv zu gestalten.

Es gibt viele fertige Anwendungen, die von Event-Agenturen genutzt werden. Die „höhere Kunst“ besteht in der Entwicklung einer einzigartigen App für eine bestimmte Veranstaltung. Dies erfordert zusätzliche Investitionen und wird üblicherweise bei großen Events mit Tausenden von Teilnehmern praktiziert. Bei einem kompetenten Ansatz amortisieren sich die Entwicklungskosten jedoch durch die Reduzierung anderer Ausgaben dank der Vereinfachung vieler Prozesse.

Was bringen Anwendungen für Event-Manager:

• Vereinfachung der Information der Teilnehmer: alle Neuigkeiten, Informationen zum Zeitplan, zu Tickets, zur Anreise, zu Hotels – werden automatisch jedem auf das Smartphone in den persönlichen Bereich übermittelt;

• Lösung organisatorischer Fragen durch die Erstellung von Chatbots und fertigen Antworten auf typische Fragen;

• Sofortige Push-Benachrichtigungen ermöglichen es jedem Teilnehmer und Gast, über die wichtigsten Neuigkeiten informiert zu sein;

• Automatisierung der Sammlung von Anmeldungen für verschiedene Workshops, Ausflüge, Sektionen usw.;

• erhebliche Einsparungen bei gedrucktem Informationsmaterial für jeden Teilnehmer;

• Organisation von Networking und die Möglichkeit seiner Analyse und Berechnung der Effektivität;

• einfache und effektive Abstimmung mit sofortiger Anzeige der Ergebnisse auf dem Bildschirm;

• Möglichkeit eines angenehmen Bonus in Form einer internen Währung, die auf derselben Veranstaltung ausgegeben werden kann;

• Einbindung aller Teilnehmer und Gäste, auch der „passiven“.

Darüber hinaus kann eine mobile App zum „Highlight“ der Veranstaltung werden, was von einem hohen Niveau und Professionalität zeugt.

Anwendungen für Event-Manager

Andere wichtige Helfer

Neben so ernsthaften und multifunktionalen Programmen wie CRM-Systemen und mobilen Apps nutzen unsere Spezialisten täglich eine Vielzahl „kleiner“ Tools. Oft sind sie kostenlos, einfach in der Anwendung und ermöglichen die Lösung einfacher, aber sehr wichtiger Aufgaben:

• Firmen-E-Mail für die Geschäftskorrespondenz. Sie ermöglicht die Organisation der elektronischen Kommunikation mit Kunden auf offizieller Ebene. Ihr Merkmal ist die persönliche Adresse (im Namen der Postfächer folgt nach dem @-Zeichen normalerweise der Name des Unternehmens, der Website oder der Marke, nach dem Muster yourname@companyname.com).

• Telegram – der derzeit aktuellste Messenger, ermöglicht einen maximal schnellen Austausch von Nachrichten und Daten verschiedener Formate und Größen. Ein weiterer Vorteil des Messengers ist die Möglichkeit, Chats mit einer großen Anzahl von Teilnehmern, Kanälen und Bots zu erstellen.

• Skype – obwohl es als „oldschool“ gilt, bleibt es dennoch relevant für eine alternative schnelle und hochwertige Videoverbindung.

• Das Microsoft Office-Paket – das Erste, was wir öffnen, um Skripte und Timings (Word), Listen, Tabellen und Kostenvoranschläge (Excel), Präsentationen mit dem Veranstaltungskonzept (PowerPoint) zu erstellen.

• GoogleDocs – eine praktische Funktion für die Arbeit mit Textdokumenten. Ermöglicht das Erstellen und Ändern von Dokumenten sowohl im geschlossenen Zugriff als auch gemeinsam mit Kollegen, wobei Ergebnisse verglichen, diskutiert und bearbeitet werden. Alle Versionen werden automatisch gespeichert und lassen sich leicht in die erforderlichen Formate konvertieren.

• GoogleMaps – diese App ist unverzichtbar für die Erstellung eines Panoramas des Veranstaltungsgeländes. Hier können sowohl die vorhandenen Daten des Dienstes genutzt als auch eigene Aufnahmen erstellt und sogar in die Panoramadatenbank von Google Maps eingetragen werden.

GoogleMaps. Panorama des Geländes für die Veranstaltung

• Adobe Photoshop und CorelDRAW – für schnelle Korrekturen von Layouts, Modellen, Präsentationsfolien usw. Obwohl für solche Aufgaben meist externe Spezialisten hinzugezogen werden oder es einen eigenen Designer im Team gibt.

• TimePad – ein Dienst zum Verfolgen und Organisieren von Massenveranstaltungen. Ermöglicht das Erstellen von Events, das Einladen von Publikum mit Aufbau einer einheitlichen Datenbank und die Bewerbung eigener Events innerhalb einer Veranstaltung.

• Mentimeter.com – ein einfacher und stylischer Online-Dienst für die Erstellung von Umfragen und Abstimmungen in Echtzeit.

• SendPulse – eine Plattform mit verschiedenen Kanälen für die Kommunikation mit Kunden: E-Mail, Web-Push-Benachrichtigungen, SMS- und Viber-Versand. Es können verschiedene Nachrichtentypen einzeln versendet oder zu automatischen Aussendungen kombiniert werden.

• Typeform.com – ein Dienst für schnelle und bequeme Umfragen zu beliebigen Zwecken. Zum Beispiel wird er für die Befragung potenzieller Mitarbeiter oder Freiwilliger genutzt.

Wie Sie sehen, ist die Liste der Mittel für eine produktive Arbeit an Projekten recht umfangreich. Wir haben nur einen Teil der notwendigsten verwendeten Dienste aufgezählt. Verschiedene Agenturen nutzen ihre unterschiedlichen Tools. Sollte man die Blüte virtueller Event-Manager fürchten? Wohl eher nicht. Die Event-Agentur „Aventura“ ist immer „auf der Welle“ moderner Technologien. Unsere Spezialisten sind offen für Neues, erkunden innovative Funktionen für die Arbeit und setzen sie in der Praxis ein. Aber man sollte nicht vergessen, dass unser Tätigkeitsbereich Emotionen und Eindrücke sind. Gadgets und Dienste werden niemals die menschliche Kommunikation vollständig ersetzen können, die wir mit unserer Arbeit mit leuchtenden Farben füllen.