Das Online-Format von Veranstaltungen hat sich in den letzten Jahren fest in unser Leben integriert. Virtuelle Veranstaltungen können in beliebigen Formaten durchgeführt werden und helfen zudem, die geografische Reichweite der Gäste zu erweitern.

Formulierung des Konzepts

Definition von Zielen

Dies kann sein: Steigerung der Bekanntheit, Präsentation von Neuheiten, Schulung, Leadgenerierung für den Verkauf, Erweiterung des Publikums, Networking, Steigerung der Publikumsloyalität und so weiter. Legen Sie die endgültigen Leistungskennzahlen für Eventziele und den Zeitrahmen fest, innerhalb dessen das Ergebnis erzielt werden muss. Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, Abonnenten in sozialen Netzwerken zu gewinnen, bestimmen Sie die genaue Anzahl neuer Benutzer.

Auswahl des Themas

Die Ausrichtung der Veranstaltung sollte interessant und nützlich für die Teilnehmer sein. Ein spezifisches Thema ermöglicht es, eine logische Erzählstruktur aufzubauen, Experten als Redner zu gewinnen und aus den Zuschauern ein Zielpublikum oder potenzielle Kunden zu schaffen.

Identifizierung von Besonderheiten

Zu den charakteristischen Merkmalen einer Veranstaltung gehören ihr Format, die Anzahl der Teilnehmer, die Dauer und der Veranstaltungsort. Dies hilft dabei, im Voraus den Ressourcenumfang für die Durchführung des Events festzulegen und eine qualitativ hochwertige technische Unterstützung sicherzustellen. Es ist auch wichtig anzugeben, ob die Übertragung für alle Interessierten zugänglich ist oder ob der Zugang beschränkt ist und eine vorherige Registrierung erforderlich ist.

Entwicklung des Programms

Eine erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung basiert auf einem abwechslungsreichen Programm, interessanten Rednern und ansprechendem Inhalt. Daher sollte zunächst ein Drehbuch entwickelt werden, in dem die Reihenfolge der Auftritte, Präsentationen und mögliche Aktivitäten zur Einbindung der Teilnehmer festgelegt sind: Musikpausen, Abstimmungen, Moderation durch den Moderator usw. Beachten Sie die Abwechslung von Live-Inhalten und vorab aufgezeichneten Auftritten - Liveübertragungen werden von Zuschauern normalerweise höher geschätzt.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass während des Online-Events Moderatoren vorhanden sind, um zu verhindern, dass Spammer die Übertragung stören. Darüber hinaus können Moderatoren Rednern oder Zuschauern helfen, sich mit den Tools der Plattform zurechtzufinden: Aufnahme oder Bildschirmfreigabe aktivieren, Fragen stellen, Kommentare im Chat hinterlassen, Umfragen oder Abstimmungen durchführen usw.

Vorbereitung auf das Event

Der Schritt beinhaltet die Überprüfung der technischen Komponenten des Events. Stellen Sie sicher, dass die Internetverbindung ordnungsgemäß funktioniert, deaktivieren Sie unnötige Geräte und Programme, die das Netzwerk überlasten könnten, sowie Ton und Benachrichtigungen auf dem Gerät. Führen Sie einen Kameratest, Mikrofon- und Bildschirmvorführungen durch und überprüfen Sie das Fehlen von Hintergrundgeräuschen und anderen Störungen.

Es ist auch möglich, Experten vor dem Event zu versammeln, um das Skript zu proben, Anpassungen am Programm vorzunehmen, technische Feinheiten der Online-Plattform zu erklären oder über etwaige Änderungen zu informieren. Dies wird den Rednern helfen, sich an die Bedingungen anzupassen und vor dem Publikum besser aufzutreten.

Die Planung wird dazu beitragen, Verzögerungen und Fehler bei der Durchführung des Events zu vermeiden, was das Image des Unternehmens stärken und das Vertrauen des Publikums erhöhen wird. Wenn Sie nicht über ausreichende Erfahrung bei der Durchführung von Online-Events verfügen, wenden Sie sich an das Unternehmen "Aventura". Die Spezialisten werden durch ihre Erfahrung, professionelle Ausrüstung und Qualifikation eine qualitativ hochwertige Organisation des virtuellen Events gewährleisten.

Technische Ausstattung

Vor der Durchführung des Events ist es wichtig, die Registrierung der Teilnehmer zu organisieren. Die Datensammlung kann durch Ausfüllen eines Formulars auf der Event-Website oder in sozialen Netzwerken erfolgen. Bestimmen Sie im Voraus, welche Informationen über die Gäste Sie benötigen, um das Formular nicht zu lang zu gestalten: Die Leute möchten nicht viel Zeit damit verbringen, ausführliche Antworten zu schreiben.

Die Auswahl der Plattform hängt von der erforderlichen Anzahl von Tools ab. Einige Plattformen bieten eine begrenzte Liste von Möglichkeiten an, während andere eine erweiterte Liste von Optionen bieten können, manchmal sogar über herkömmliche Videokonferenzen hinausgehend. Gamification, On-Demand-Zugriff, interaktive Funktionen und andere Ergänzungen können für das Event vorteilhaft sein: Teilnehmer einbeziehen, technische Kompetenz demonstrieren, das Image des Unternehmens betonen und den Komfort von Zuschauern und Rednern gewährleisten. Es ist auch möglich, die Übertragung auf mehreren Kanälen einzurichten: auf der Unternehmenswebsite, auf einer Streaming-Plattform und in sozialen Netzwerken.

Ein weiterer Vorteil eines Online-Meetings kann Networking sein: Erstellen Sie einen gemeinsamen Chat für die Teilnehmer des Events in einem Messenger, sozialen Netzwerk oder einem speziellen Service. Auf diese Weise können Sie Zuschauer einbeziehen, ihnen Fragen stellen, Feedback verfolgen, Diskussionsthemen vorschlagen usw. Vergessen Sie nicht die Kommunikationsregeln festzulegen und Hashtags für eine bequeme Suche nach relevanten Informationen einzuführen.

Wenn Ihre Aufgabe darin besteht, ein herkömmliches Event in ein Online-Format zu adaptieren, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden:

• Anzahl der Kameras;

• Beleuchtungsmöglichkeiten;

• Raumgröße;

• Anzahl der Redner im Bild;

• Erscheinungsbild des Hintergrunds und des Gesamtbildes der Übertragung.

Anwerbung von Teilnehmern

Effektive Veranstaltungsförderung besteht darin, ein Porträt der Zielgruppe zu erstellen und geeignete Verbreitungskanäle auszuwählen. Zu letzteren gehören E-Mail-Marketing, Inhalte in sozialen Netzwerken, Zusammenarbeit mit Bloggern, zielgerichtete und kontextbezogene Werbung, Medien und andere Marketinginstrumente. Es ist auch wichtig, das Design der Materialien sorgfältig zu überlegen: Sie sollten den Markenstil und den Status der Veranstaltung widerspiegeln und die erforderlichen Informationen über Zeit, Namen, Format, Sprecher und Veranstaltungsort vermitteln.

Wenn Sie eine hohe Besucherzahl wünschen, ist es besser, die Teilnehmer frühzeitig anzusprechen. Regelmäßige Erinnerungen an die Veranstaltung ermöglichen es, ein breites Publikum zu erreichen, und helfen potenziellen Zuschauern, das Event nicht zu vergessen. Außerdem können Sie das Interesse an den Neuigkeiten über die Veranstaltung durch schrittweise Enthüllung von Details, die Durchführung eines Live-Wettbewerbs oder eine langwierige Verlosung von Einladungen, Geschenken von Sponsoren und anderen Präsenten aufrechterhalten.