展示会はビジネスを促進し、自社製品を大規模にデモンストレーションする強力なマーケティングツールであり、投資家を惹きつけ、新たなパートナーや顧客を得る方法でもあります。
また、イベントでは以下のこともできます：
- 消費者やターゲット層を調査する；
- 顧客や購入者との関係を維持する；
- 新商品やサービスのプレゼンテーションを行う；
- 企業のステータスを強調する；
- ポジティブなイメージを形成する；
- 新しい人材を採用する。
展示会の種類
展示会はいくつかの基準で分類されます。
業界別
- 業界別：特定の専門分野を持つため、同業種の企業が参加します；
- 業界横断型：複数の異なる業界をカバーするため、多様な製品を持つ企業が参加します。
地域別
- 地域展示会：地元企業のさまざまな製品を紹介し、一つの地域内で開催されます；
- 国際展示会：複数の国の幅広い企業の商品ラインナップを紹介します；
- 国内展示会：一国内で開催され、その国の経済や活動の特性をテーマにしています。
目的別
- 企業イメージを支える展示会：コーポレートアイデンティティを強調し、既存の顧客やパートナー基盤を対象としています；
- 試験的展示会：最近形成されたイメージを一般に紹介し、将来の顧客やパートナーの獲得を目指します。
用途別
製品展示会
展示会イベントで最も一般的な形式です。これらでは、起業家が製品ラインナップを紹介し、新製品を発表し、広告キャンペーンを開始し、さらに何らかのキャンペーンの実施を告知することもできます。
展示会では、企業は各来場者が見学できる商品サンプルを展示し、関連する印刷物（パンフレット、カタログ、小冊子、雑誌、さらには自社の活動に関する書籍など）を提供します。組織のマネージャーは来場者を引き付け、製品について説明し、あらゆる質問にコンサルテーションを行います。
製品グループ展示会
このような展示会では、消費者需要の調査が行われます。つまり、特定の製品セグメント、その種類、または特定のシリーズに対する購入者の反応を研究します。
テーマ別展示会
この形式は、同種の事業分野を持つ企業の参加を想定しています。しかも、形式は多様で、手作り品の見本市から農業機械の展示会まであります。イベントには、マスタークラス、コンテスト、その他のインタラクティブな企画が伴うことがあります。展示会は、より多くの観客を引き付けるために、祝日や週末に開催されます。
展示会を企画・運営する主なステップ
目的の設定
展示会を成果につなげるには、それがビジネス上のどのような課題を解決するのかを明確にする必要があります。新しい顧客の獲得、イメージやステータスの維持、新製品のプレゼンテーション、あるいは会社の設立間もない場合の自社アピールなどが考えられます。
コンセプトの実現
展示会の運営は、中心となるアイデアを起点に進める必要があります。それに合わせて、専門家がイベントのプログラムを組み立て、展示スペースのデザインを開発し、広告媒体を決定します。
マーケティングによるプロモーション
来場者と出展者を集めるための広告戦略を練る必要があります。情報を広める方法はさまざまです。音声広告や動画広告、個別のオンライン・オフラインの招待、SNSでの告知、チラシの配布などが挙げられます。
展示会のテーマが幅広い層を対象としている場合は、人の流れの多い場所に広告を掲載できます。ショッピングセンターやエンターテインメント施設、路面の公共交通機関や地下鉄、屋外のマルチメディアモジュールなどです。
開催に向けた準備
この段階では、会場の選定、出展者と招待客の範囲の決定、印刷物の作成、技術機器の設定を行います。また、家具の選定、製品やノベルティの陳列、マルチメディアの準備、会場のゾーニングによって展示スペースを整えます。
展示会の予算計画
展示会の予算は、イベント中に達成すべき課題を客観的に評価するために、事前に計画することをおすすめします。展示会は消費者の獲得と需要の向上を目的としているため、予算編成の際には資金を節約しないことを推奨します。
まず第一に、イベントは完全に元が取れ、会社にさらなる利益をもたらすものでなければなりません。投資が正当化される最小の販売件数を決めることが重要です。これは、想定予算、平均販売額、回収指標を計算することで可能になります。
また、経費項目には、参加費や場所の賃貸料、展示ブースや配布資料の製作費、スタッフの交通費と宿泊費、さらには不測の事態に備えた追加費用が含まれる場合があります。
会場の選定
適切な会場を探す際には、展示スペースの広さ、参加者数、来場者数という3つの要素を考慮することが重要です。
商品のプレゼンテーションに使用する製品や家具の大きさによっては、広い自由スペースが必要になることがあります。第2と第3のパラメータによって、会場に求められる最大収容人数の指標が決まります。
また、これらの基準は、参加者の展示ゾーンの配置、設備のための自由スペースの量、さらには来場後のゲストの感情にも影響します。賃貸する面積は必要なものをすべて収容しつつ、スタッフと来場者が快適に移動できるスペースを確保する必要があります。
スタッフの選定
必要なスタッフの最小人数と求められるスキルは、展示会の規模や形式によって異なります。展示会では多くの場合、一般作業員、受付・案内スタッフ、清掃員のサービスが必要とされます。
- 一般作業員は、機材の移動、ブースやその他の構造物の組み立て・解体、機器の設定など、身体的または技術的な業務を担当します。
- 受付・案内スタッフは、来場者の対応や相談などの運営業務を担当し、イベントの進行と計画の遵守を管理します。
- 清掃員は、展示会期間中の会場の清潔を保ち、イベント終了後に会場を清掃します。
展示会の実施と総括
展示会を成功させるには、時間ごとのスケジュールとすべての締め切りを明記した計画を立てることが望ましいです。特に重要なのは、講演、プレゼンテーション、コーヒーブレイク、ワークショップなどの追加イベントの詳細な時間をプログラムに記載することです。これにより、来場者に事前に通知し、より多くの人々を招待することができます。
また、出展者や展示会のゲストとのコミュニケーションの方法を検討する必要があります。受付・案内スタッフは、さまざまな状況に迅速に対応し、質問に答え、問題を解決しなければなりません。
さらに、企業の販売ブース、トイレ、クローク、カフェなどの名称と位置を示した会場図を作成することもできます。
イベントの総括では、運営レベルを評価しましょう。スタッフの働きを分析し、参加者や来場者の声、発生した問題とその解決速度を集めます。今後、イベントを計画する際に同様のミスを避けるのに役立ちます。
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