La exposición es una poderosa herramienta de marketing para promocionar el negocio y mostrar a gran escala los productos de la empresa, así como una forma de atraer inversores y adquirir nuevos socios o clientes.

También en el evento se puede:

• estudiar a los consumidores y al público objetivo;
• mantener contacto con clientes o compradores;
• llevar a cabo presentaciones de nuevos productos o servicios;
• resaltar el estatus de la empresa;
• formar una imagen positiva;
• atraer nuevos empleados.

Tipos de exposiciones

Las exposiciones se clasifican según varios criterios.

Por pertenencia sectorial

• sectoriales: tienen una especialización específica, por lo que participan empresas del mismo sector;
• intersectoriales: abarcan varias industrias diferentes, por lo que los participantes son empresas con una variedad de productos.

Por criterio territorial

• regionales: muestran una variedad de productos de empresas locales y se llevan a cabo dentro de una región;
• internacionales: presentan la gama de una amplia variedad de empresas de varios países;
• nacionales: se llevan a cabo dentro de un solo país y están dedicadas a su economía y especificidades comerciales.

Por orientación objetivo

• exposiciones que apoyan la imagen de la empresa: enfatizan el estilo corporativo y están dirigidas a la base establecida de clientes y socios;
• exposiciones piloto: presentan una imagen recientemente formada al público y se centran en la búsqueda y atracción de futuros clientes y socios.

Por finalidad específica

Exposiciones de productos

La opción más popular de eventos expositivos. На них предприниматели представляют ассортимент продукции, презентуют новинки, запускают рекламные кампании, а также могут заявить о проведении какой-либо акции. 

En la exposición, las empresas muestran muestras de productos que cada visitante puede conocer, y también ofrecen material impreso complementario: folletos, catálogos, brochures, revistas o incluso libros sobre su actividad. Los gerentes de la organización atraen a los visitantes, hablan sobre los productos y brindan asesoramiento sobre cualquier pregunta.

Exposiciones de grupos de productos

En estas exposiciones se llevan a cabo investigaciones sobre la demanda del consumidor: se estudia la reacción de los compradores a un segmento específico de productos, su tipo o una serie determinada.

Exposiciones temáticas

Este formato implica la participación de empresas con actividades homogéneas. Además, el formato puede ser variado: desde ferias de artesanía hasta exposiciones de maquinaria agrícola. El evento puede incluir talleres, concursos y otras actividades interactivas. Las exposiciones se llevan a cabo en días festivos o fines de semana para atraer a un público más amplio.

Etapas principales de la organización de la exposición

Definición de objetivos

Para que la exposición sea efectiva, es necesario determinar qué objetivos comerciales va a cumplir.. Это может быть привлечение новых покупателей, поддержание имиджа и статуса, презентация новых товаров или способ заявить о себе, если компания основана недавно. 

Implementación del concepto

La organización de la exposición debe partir de una idea principal. Los especialistas desarrollan un programa para el evento, diseñan el espacio expositivo y eligen los medios publicitarios.

Promoción de marketing

Es necesario planificar una estrategia publicitaria para atraer visitantes y participantes. Para difundir información se pueden utilizar diferentes opciones: publicidad en audio y video, invitaciones personales en línea y físicas, anuncios en redes sociales, distribución de folletos y otros métodos.

Si la temática de la exposición está dirigida a un público amplio, se puede colocar publicidad en lugares con alto tráfico: centros comerciales y de entretenimiento, transporte público terrestre y metro, así como en módulos multimedia exteriores.

Preparación para la realización

En esta etapa se selecciona el lugar, se define el círculo de participantes e invitados, se imprime material impreso y se configura el equipo técnico. También se prepara el espacio expositivo mediante la selección de muebles, disposición de productos y souvenirs, preparación de medios audiovisuales y zonificación del lugar.

Planificación del presupuesto de la exposición

Es recomendable planificar el presupuesto para la exposición con anticipación para evaluar objetivamente las tareas que deben cumplirse durante el evento. Recomendamos no escatimar recursos al formar el presupuesto para la exposición, ya que está destinado a atraer consumidores y aumentar la demanda.

En primer lugar, el evento debe ser completamente rentable y generar beneficios adicionales para la empresa.. Es importante determinar la cantidad mínima de ventas con las que las inversiones estarán justificadas.. Это можно сделать, рассчитав предполагаемый бюджет, сумму средней продажи и показатели окупаемости. 

Los gastos también pueden incluir cuotas por participación y alquiler del espacio, costo de fabricación de stands expositivos y materiales promocionales, gastos por transporte y alojamiento del personal, así como gastos adicionales para situaciones imprevistas.

Selección del lugar

При поиске подходящего помещения важно учитывать три фактора: размеры выставочной экспозиции, количество участников и количество посетителей. 

Dependiendo del tamaño de los productos expuestos y del mobiliario utilizado para presentarlos, puede ser necesario contar con mucho espacio libre. От второго и третьего параметров зависят нужные показатели максимальной вместимости площадки.  

También influyen en la disposición de las zonas de exposición de los participantes, la cantidad de espacio libre para equipos e incluso en las emociones de los invitados al evento después de visitarlo.. Арендуемая площадь должна вмещать все необходимое и при этом оставлять пространство для комфортного передвижения сотрудников и посетителей. 

Selección de personal

El número mínimo de personal y las habilidades requeridas dependen de la escala y el formato de la exposición. A menudo, se necesitan servicios de trabajadores generales, administradores y limpiadores en las exposiciones.

• Los trabajadores realizan actividades para mover equipos, montar y desmontar stands y otras estructuras, configurar equipos y otras responsabilidades físicas o técnicas.
• Los administradores se encargan de la organización para recibir y asesorar a los visitantes, así como supervisan el desarrollo del evento y el cumplimiento del plan.
• Los limpiadores mantienen la limpieza del lugar durante la exposición y limpian el área después del evento.

Realización de la exposición y conclusiones

Para llevar a cabo con éxito una exposición, es recomendable elaborar un plan con un horario por horas y especificar todos los plazos. Es especialmente importante indicar en el programa el tiempo detallado de eventos adicionales, como presentaciones, pausas para café y talleres. Esto ayudará a notificar a los visitantes con anticipación e invitar a más personas a ellos.

También es necesario diseñar un modelo de comunicación con expositores y visitantes de la exposición.. Администраторы должны оперативно реагировать на различные ситуации, отвечать на вопросы и решать какие-либо проблемы. 

Дополнительно можно создать схему помещения с наименованиями и расположением торговых точек компаний, туалетов, гардероба, кафе и других зон. 

Al evaluar el nivel de organización al finalizar el evento, analice el trabajo del personal, recopile opiniones de participantes y visitantes, problemas surgidos y la rapidez con que se resolvieron. Esto le ayudará a evitar cometer errores similares en la planificación de eventos en el futuro.

El equipo "Aventura" puede ayudarte