Una exposición es una poderosa herramienta de marketing para impulsar un negocio y mostrar a gran escala los productos de la empresa, además de ser una forma de atraer inversores y conseguir nuevos socios o clientes.
Además, en el evento se puede:
- estudiar a los consumidores y al público objetivo;
- mantener el contacto con los clientes o compradores;
- realizar una presentación de nuevos productos o servicios;
- resaltar el estatus de la empresa;
- formar una imagen positiva;
- atraer a nuevos empleados.
Tipos de exposiciones
Las exposiciones se clasifican según varios criterios.
Por sector de actividad
- sectoriales: tienen una especialización concreta, por lo que en ellas participan empresas del mismo sector;
- intersectoriales: abarcan varios sectores diferentes, por lo que los participantes son empresas con productos variados.
Por criterio territorial
- regionales: muestran productos diversos de empresas locales y se celebran dentro de una misma región;
- internacionales: presentan la oferta de una amplia gama de empresas de varios países;
- nacionales: se celebran dentro de un mismo país y están dedicadas a su economía y a las particularidades de su actividad.
Por orientación
- exposiciones que apoyan la imagen de la empresa: resaltan el estilo corporativo y están dirigidas a una base consolidada de clientes y socios;
- exposiciones de prueba: presentan al público una imagen recién formada y se orientan a la búsqueda y atracción de futuros clientes y socios.
Por finalidad
Exposiciones de productos
La opción más popular de eventos expositivos. En ellas, los empresarios presentan su gama de productos, dan a conocer las novedades, lanzan campañas publicitarias y también pueden anunciar la celebración de alguna promoción.
En la exposición, las empresas muestran muestras de productos que cada visitante puede conocer, y también ofrecen material impreso complementario: folletos, catálogos, trípticos, revistas o incluso libros sobre su actividad. Los gerentes de la organización atraen a los visitantes, hablan sobre los productos y asesoran en todas las cuestiones.
Exposiciones de grupos de productos
En este tipo de exposiciones se realizan estudios de la demanda de los consumidores: se analiza la reacción de los compradores ante un segmento concreto de productos, su tipo o una serie determinada.
Exposiciones temáticas
Este formato implica la participación de empresas con actividades similares. Además, el formato puede ser variado: desde una feria de artesanía hasta una exposición de maquinaria agrícola. El evento puede incluir talleres, concursos y otras actividades interactivas. Las exposiciones se celebran en días festivos o fines de semana para atraer a un mayor público.
Etapas principales de la organización de una exposición
Definición de objetivos
Para que una exposición sea efectiva, es necesario determinar qué tareas de negocio va a resolver. Puede ser la atracción de nuevos clientes, el mantenimiento de la imagen y el estatus, la presentación de nuevos productos o una forma de darse a conocer si la empresa se fundó hace poco.
Implementación del concepto
La organización de la exposición debe partir de la idea principal. En función de ella, los especialistas crean el programa del evento, diseñan el espacio expositivo y determinan los soportes publicitarios.
Promoción de marketing
Es necesario idear una estrategia publicitaria para atraer a visitantes y participantes. Para difundir la información se pueden utilizar diversas opciones: publicidad en audio y vídeo, invitaciones personales en línea y fuera de línea, anuncios en redes sociales, reparto de folletos y otros métodos.
Si la temática de la exposición está dirigida a un público amplio, la publicidad puede colocarse en lugares de gran afluencia: centros comerciales y de ocio, transporte público de superficie y metro, así como en módulos multimedia exteriores.
Preparación para la realización
En esta etapa se selecciona el local, se determina el círculo de participantes e invitados, se imprime el material gráfico y se configura el equipo técnico. Asimismo, aquí se decora el espacio expositivo mediante la selección de mobiliario, la disposición de productos y souvenirs, la preparación de multimedia y la zonificación de la ubicación.
Planificación del presupuesto de la exposición
Es mejor planificar el presupuesto de la exposición con antelación para evaluar objetivamente las tareas planteadas que deben cumplirse durante el evento. Recomendamos no escatimar recursos al elaborar el presupuesto para la exposición, ya que está orientada a atraer consumidores y aumentar la demanda.
En primer lugar, el evento debe amortizarse por completo y aportar un beneficio adicional a la empresa. Es importante determinar la cantidad mínima de ventas con la que las inversiones estarán justificadas. Esto se puede hacer calculando el presupuesto estimado, el importe de la venta media y los indicadores de recuperación de la inversión.
Asimismo, las partidas de gastos pueden incluir las cuotas de participación y alquiler del espacio, el coste de fabricación de los stands de exposición y el material promocional, los importes de desplazamiento y alojamiento del personal, así como gastos adicionales para situaciones de fuerza mayor.
Elección del local
Al buscar un local adecuado, es importante tener en cuenta tres factores: las dimensiones de la exposición, el número de participantes y el número de visitantes.
Dependiendo de las dimensiones de los productos y de los muebles utilizados para la presentación de la mercancía, puede ser necesario mucho espacio libre. Del segundo y tercer parámetro dependen los indicadores necesarios de capacidad máxima del recinto.
Los criterios también influyen en la distribución de las zonas de exposición de los participantes, la cantidad de espacio libre para el equipo e incluso en las emociones de los invitados al evento después de la visita. La superficie alquilada debe albergar todo lo necesario y, al mismo tiempo, dejar espacio para el desplazamiento cómodo de empleados y visitantes.
Selección de personal
La cantidad mínima de personal y las habilidades requeridas dependen de la escala y el formato de la exposición. Con mayor frecuencia, en las exposiciones se requieren los servicios de trabajadores generales, administradores y limpiadores.
- Los trabajadores generales se encargan de mover equipos, montar y desmontar stands y otras estructuras, configurar equipos y realizar otras tareas físicas o técnicas.
- Los administradores asumen las tareas organizativas de recibir y asesorar a los visitantes, además de supervisar el desarrollo del evento y el cumplimiento del plan.
- Los limpiadores mantienen la limpieza del recinto durante la exposición y limpian el área después de finalizar el evento.
Realización de la exposición y resultados
Para realizar con éxito la exposición, es recomendable elaborar un plan con un horario detallado por horas y la indicación de todos los plazos. Es especialmente importante indicar en el programa el horario detallado de eventos adicionales, como presentaciones, charlas, pausas para café y talleres. Esto ayudará a informar con antelación a los visitantes e invitar a más personas a asistir.
También es necesario idear un modelo de comunicación con los expositores y los invitados de la exposición. Los administradores deben reaccionar con rapidez ante diversas situaciones, responder a las preguntas y resolver cualquier problema.
Adicionalmente, se puede crear un plano del recinto con los nombres y la ubicación de los puntos de venta de las empresas, aseos, guardarropa, cafetería y otras zonas.
Al hacer balance del evento, evalúe el nivel de organización: analice el trabajo del personal, recoja las opiniones de los participantes y visitantes, los problemas surgidos y la rapidez con que se resolvieron. En el futuro, esto le ayudará a evitar errores similares al planificar eventos.
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