Schritt zur erfolgreichen Messe: Geheimnisse der Organisation und Durchführung

Die Ausstellung ist ein leistungsstarkes Marketinginstrument zur Förderung des Geschäfts und zur umfangreichen Präsentation der Produkte des Unternehmens sowie zur Anziehung von Investoren und zur Gewinnung neuer Partner oder Kunden.

Bei einer Veranstaltung kann man außerdem:

• Konsumenten und die Zielgruppe analysieren;
• den Kontakt zu Kunden oder Käufern pflegen;
• eine Präsentation neuer Produkte oder Dienstleistungen durchführen;
• den Status des Unternehmens unterstreichen;
• ein positives Image aufbauen;
• neue Mitarbeiter gewinnen.

Arten von Messen

Messen werden nach mehreren Kriterien klassifiziert.

Nach Branchenzugehörigkeit

• Branchenmessen: haben eine bestimmte Spezialisierung, daher nehmen daran Unternehmen einer einzigen Branche teil;
• branchenübergreifende Messen: umfassen mehrere verschiedene Branchen, daher sind die Teilnehmer Unternehmen mit unterschiedlichen Produkten.

Nach territorialem Merkmal

• regionale Messen: zeigen verschiedene Produkte lokaler Unternehmen und finden innerhalb einer Region statt;
• internationale Messen: präsentieren das Sortiment eines breiten Spektrums von Unternehmen aus mehreren Ländern;
• nationale Messen: finden innerhalb eines Landes statt und widmen sich dessen Wirtschaft und Besonderheiten der Tätigkeit.

Nach Zielausrichtung

• Messen, die das Image des Unternehmens unterstützen: betonen den Corporate Style und richten sich an die bestehende Kunden- und Partnerbasis;
• Testmessen: präsentieren der Öffentlichkeit ein neu formiertes Image und zielen darauf ab, zukünftige Kunden und Partner zu finden und zu gewinnen.

Nach Verwendungszweck

Produktmessen

Die beliebteste Form von Messeveranstaltungen. Hier präsentieren Unternehmer ihr Produktsortiment, stellen Neuheiten vor, starten Werbekampagnen und können auch eine Aktion ankündigen. 

Auf der Messe zeigen die Unternehmen Produktmuster, mit denen sich jeder Besucher vertraut machen kann, und bieten begleitende Drucksachen an: Broschüren, Kataloge, Hefte, Zeitschriften oder sogar Bücher über ihre Tätigkeit. Die Manager der Organisation gewinnen Besucher, erzählen über die Produkte und beraten zu allen Fragen.

Messen für Produktgruppen

Auf solchen Messen werden Untersuchungen der Verbrauchernachfrage durchgeführt: Die Reaktion der Käufer auf ein bestimmtes Produktsegment, seine Art oder eine bestimmte Serie wird untersucht.

Thematische Messen

Dieses Format setzt die Teilnahme von Unternehmen mit gleichartigen Tätigkeitsbereichen voraus. Dabei kann das Format vielfältig sein: von einem Markt für handgemachte Produkte bis hin zu einer Landtechnikmesse. Die Veranstaltung kann von Workshops, Wettbewerben und anderen interaktiven Formaten begleitet werden. Messen werden an Feiertagen oder Wochenenden durchgeführt, um mehr Publikum anzuziehen.

Hauptphasen der Organisation einer Ausstellung

Zieldefinition

Damit eine Ausstellung erfolgreich ist, muss festgelegt werden, welche Geschäftsziele sie erfüllen soll. Das kann die Gewinnung neuer Kunden sein, die Pflege von Image und Status, die Präsentation neuer Produkte oder eine Möglichkeit, auf sich aufmerksam zu machen, wenn das Unternehmen erst kürzlich gegründet wurde. 

Umsetzung des Konzepts

Die Organisation einer Ausstellung muss von der grundlegenden Idee ausgehen. Darauf aufbauend erstellen Spezialisten das Veranstaltungsprogramm, entwickeln das Design der Ausstellungsfläche und bestimmen die Werbeträger.

Marketing und Promotion

Es ist eine Werbestrategie zu entwickeln, um Besucher und Teilnehmer anzuziehen. Für die Verbreitung von Informationen können verschiedene Varianten genutzt werden: Audio- und Videowerbung, persönliche Online- und Offline-Einladungen, Ankündigungen in sozialen Netzwerken, Verteilung von Flyern und andere Methoden.

Wenn die Thematik der Ausstellung auf ein breites Publikum ausgerichtet ist, kann die Werbung an Orten mit hoher Besucherfrequenz platziert werden: in Einkaufs- und Unterhaltungszentren, im öffentlichen Nahverkehr und in der U-Bahn sowie auf externen Multimedia-Modulen.

Vorbereitung der Durchführung

In dieser Phase erfolgt die Auswahl der Räumlichkeiten, es wird der Kreis der Teilnehmer und eingeladenen Gäste festgelegt, Druckerzeugnisse werden gedruckt und die technische Ausstattung wird eingerichtet. Ebenso wird hier die Ausstellungsfläche gestaltet – durch die Auswahl von Möbeln, die Präsentation von Produkten und Souvenirs, die Vorbereitung von Multimedia und die Zonierung des Standorts.

Budgetplanung für die Messe

Das Messe-Budget sollte im Voraus geplant werden, um die gesteckten Ziele, die während der Veranstaltung erreicht werden sollen, objektiv einschätzen zu können. Wir empfehlen, bei der Erstellung des Messe-Budgets nicht zu sparen, da die Messe auf die Gewinnung von Kunden und die Steigerung der Nachfrage ausgerichtet ist.

In erster Linie muss sich die Veranstaltung vollständig amortisieren und dem Unternehmen einen zusätzlichen Nutzen bringen. Es ist wichtig, die minimale Anzahl an Verkäufen zu bestimmen, bei der sich die Investitionen rechtfertigen. Dies kann durch die Berechnung des voraussichtlichen Budgets, der Höhe des durchschnittlichen Verkaufs und der Amortisationskennzahlen erfolgen. 

Auch die Ausgabenposten können Teilnahmegebühren und Miete für den Standort, die Kosten für die Herstellung von Messeständen und Werbematerialien, Beträge für Reise und Unterkunft des Personals sowie zusätzliche Ausgaben für Fälle höherer Gewalt umfassen.

Auswahl des Veranstaltungsortes

Bei der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort sind drei Faktoren wichtig: die Größe der Ausstellungsfläche, die Anzahl der Teilnehmer und die Anzahl der Besucher. 

Je nach den Abmessungen der Produkte und der für die Präsentation der Waren verwendeten Möbel kann viel freier Platz erforderlich sein. Vom zweiten und dritten Parameter hängen die erforderlichen Werte der maximalen Kapazität der Veranstaltungsfläche ab.  

Die Kriterien beeinflussen auch die Anordnung der Ausstellungsbereiche der Teilnehmer, die Menge an freiem Platz für die Ausrüstung und sogar die Emotionen der Gäste nach dem Besuch der Veranstaltung. Die gemietete Fläche muss alles Notwendige aufnehmen und gleichzeitig Platz für die komfortable Bewegung von Mitarbeitern und Besuchern lassen. 

Personalauswahl

Der Mindestpersonalbedarf und die erforderlichen Fähigkeiten hängen vom Umfang und Format der Messe ab. Am häufigsten werden auf Messen Hilfsarbeiter, Administratoren und Reinigungskräfte benötigt.

• Hilfsarbeiter übernehmen Tätigkeiten wie das Bewegen von Ausrüstung, den Auf- und Abbau von Ständen und anderen Konstruktionen, die Einrichtung von Technik sowie weitere physische oder technische Aufgaben.
• Administratoren übernehmen organisatorische Tätigkeiten wie den Empfang und die Beratung von Besuchern und kontrollieren zudem den Verlauf der Veranstaltung und die Einhaltung des Plans.
• Reinigungskräfte sorgen für die Sauberkeit der Räumlichkeiten während der Messe und reinigen das Gelände nach Ende der Veranstaltung.

Durchführung der Messe und Ergebnisse

Für eine erfolgreiche Durchführung der Messe ist es ratsam, einen Plan mit stündlichem Ablaufplan und Angabe aller Termine zu erstellen. Besonders wichtig ist es, im Programm die genaue Zeit für Zusatzveranstaltungen wie Auftritte, Präsentationen, Kaffeepausen und Workshops anzugeben. Dies hilft, Besucher im Voraus zu informieren und mehr Menschen dazu einzuladen.

Ebenso ist es notwendig, ein Kommunikationsmodell mit Ausstellern und Gästen der Messe zu entwickeln. Administratoren müssen schnell auf verschiedene Situationen reagieren, Fragen beantworten und Probleme lösen. 

Zusätzlich kann ein Raumplan mit Bezeichnungen und Standorten der Verkaufsstellen der Unternehmen, Toiletten, Garderobe, Cafés und anderer Bereiche erstellt werden. 

Bei der Auswertung der Veranstaltung bewerten Sie das Organisationsniveau: Analysieren Sie die Arbeit des Personals, sammeln Sie Feedback von Teilnehmern und Besuchern, aufgetretene Probleme und die Geschwindigkeit ihrer Lösung. Künftig hilft Ihnen dies, ähnliche Fehler bei der Planung von Events zu vermeiden.

Das Team „Aventura“ kann Ihnen helfen