Etkinliklerde Güvenlik: Kurallar ve Sağlama Yöntemleri

Herhangi bir etkinliğin hazırlanması ve gerçekleştirilmesi uzun ve titiz bir çalışmadır. Organizasyon sırasında birçok ayrıntıyı öngörmek ve birçok servisin çalışmalarını koordine etmek önemlidir.

Büyüklüğü ve katılımcı sayısı ne olursa olsun herhangi bir etkinlik, potansiyel olarak tehlikeli bir alandır ve tüm katılımcıların özel dikkatini gerektirir. Bu nedenle organizatörlerin görevi, tüm mücbir sebepleri önceden düşünmek, olası riskleri ve tehditleri önlemek ve engellemektir.

Risk değerlendirmesi

• Öncelikle potansiyel tehditler belirlenmelidir: etkinlik mekânı ve düzeyi, beklenen misafir sayısı ve statüsü, hava koşullarının etkisi ve diğer faktörler değerlendirilmelidir.

• İkinci olarak, tehlikeli durumların ortaya çıkma olasılığı ve sonuçları analiz edilmelidir. Bu, hangi güvenlik önlemlerinin en etkili olacağını belirlemeyi sağlayacaktır. Buna dayanarak, tehditleri önlemeye ve bunlara müdahale etmeye yönelik önlemleri içeren bir güvenlik planı geliştirmeye başlanabilir: tıbbi yardım, tahliye güzergâhları, yangın söndürme araçları, giriş ve çıkış kontrolü, kontrol noktası ekipmanlarının kurulumu, güvenlik personelinin görevlendirilmesi vb.

• Üçüncü olarak, etkinlik personeline acil durumda yapılacak asgari eylemler ve bunu önleme yöntemleri konusunda eğitim verilmesi önemlidir. Ayrıca, etkinlik katılımcılarıyla iletişim sağlanmalı ve onlara güvenlik önlemleri ile tahliye prosedürü hakkında bilgi verilmeli, böylece insanların mekândan çıkarılması kontrol edilmeli ve katılımcılar arasında panik yaşanması önlenmelidir.

Etkinlik alanının güvenliği

Mekân türüne göre tüm etkinlikler iki büyük gruba ayrılır: kapalı ve açık. Her türün kendine özgü özellikleri ve potansiyel tehditleri vardır.

Kapalı mekânlar – restoranlar, konferans salonları, toplantı salonları ve benzeri alanlar olup buralarda misafir sayısı genellikle sınırlıdır. Çoğu zaman katılımcılar bu tür etkinliklere davetiye veya biletle girer, bu nedenle yabancıların buraya girmesi zordur. Bu tür etkinliklerin en büyük tehlikesi tam da mekânın kapalı olmasıdır. Örneğin yangın durumunda insanların tahliyesini öngörmek ve panik havasından ve izdihamdan kaçınmak önemlidir.

Açık (dış mekân) alanlar – stadyumlar, meydanlar, parklar vb. Burada kitlesellik ve ziyaretçi sayısının kontrol edilemezliği nedeniyle suç işlenme tehlikesi artar. Ayrıca insanların duygusal durumunu kontrol etmek de önemlidir, çünkü büyük bir kalabalık kontrol edilemez bir kalabalığa dönüşebilir (örneğin stadyumda taraftarların toplu kavgaları).

Etkinlik alanında meydana gelebilecek herhangi bir kaza öngörülmelidir. Bunun için etkinlik yerinin korunmasını sağlamaya yönelik bir dizi işlem yapılır:

• Ayrıca merdivenleri ve asansörleri kontrol edin; çalışır ve sağlam durumda olmalıdırlar. Ana mühendislik sistemlerini ve envanteri inceleyin.

• Cihazları ve ekipmanları kurarken, tüm kabloların insanlardan uzakta yerleştirilmesini sağlayın. Bu mümkün değilse, kabloları özel bir koruma olan «kablo kapakları» ile kapatın.

• Açık alan da çukurlar, taşlar, dışarı çıkan demirler, ağaç kütükleri ve benzerleri açısından iyice incelenmelidir. Gerekirse çimleri, dalları, çöpleri temizleyin. Çit yoksa, uyarı bandı bariyer işlevi görebilir. Ayrıca alan kenelere karşı ilaçlanmalıdır.

• Yağmur ihtimaline karşı sığınak düşünün. Açık alanda bu tür sığınaklar genellikle çadırlar olur.

• Otopark alanı ve vestiyer de korumalı olmalıdır.

Doğaya çıkış — açık alan, su, orman, kamp ateşi — için ayrı bir analiz: doğada kurumsal etkinlik güvenliği.

Güvenlik ve Kontrol Noktası

Kalabalık bir etkinliğin güvenliğini özel güvenlik şirketi veya İçişleri Bakanlığı çalışanları sağlamaya yardımcı olabilir. Çalışmalarını doğru organize etmek için etkinliğin özelliklerini dikkate almak gerekir: etkinlik türü, alanın açık veya kapalı olması, girişin herkese serbest mi yoksa bilet/davetiye ile mi olduğu, mekânın büyüklüğü, yaklaşık katılımcı sayısı, bölgedeki zayıf noktalar ve benzeri.

Sıklıkla seçilen mekânın kendi güvenlik hizmeti vardır. Ancak bu, kalabalık bir etkinliğin gerektiği gibi korunması için yeterli olmayabilir. Örneğin, 50 kişilik bir etkinlik için 1-2 güvenlik görevlisi yeterliyken, 1500 konuklu bir etkinlikte en az 30 güvenlik görevlisi çalışmalıdır. Ancak etkinliğin formatını, düzenlenme yerini ve bir dizi diğer faktörü de dikkate almak gerekir. Bu nedenle, tedbiri elden bırakmamak ve gerekli güvenlik noktası sayısını doğru hesaplamaya yardımcı olacak kurum içi ve kurum dışı güvenlik hizmetlerine başvurmak daha iyidir.

Güvenlik görevlilerinin temel işlevleri arasında şunlar sayılabilir:

• Etkinlik planının, düzenlenme alanının incelenmesi, katılımcı sayısının, olası tehditlerin analizi, güvenlik görevlilerinin dağılımı;

• Mekânın önceden kontrol edilmesi;

• Kontrol noktalarının organizasyonu;

• Konukların kişisel eşyalarının kontrol edilmesi (kalabalık durumunda);

• Gözlem, kontrol ve tehlikeli durumların önlenmesi;

• İhlal edenlerin gözaltına alınması;

• Mekândaki katılımcı sayısının kontrolü, izdihamı önlemek için çıkış akışının koordinasyonu;

• Acil durumda tahliyeye yardım;

• Tüm konukların bölgeyi terk ettiğinden emin olmak için son kontrol (belki biri bayılmış, çarpmış, bacağını incitmiş ve yardıma ihtiyacı vardır), kaybolan eşyaların toplanması ve teslim edilmesi.

Kişisel koruma görevlileri olan konuklar varsa, tüm tarafların güvenlik birimlerinin etkileşimini önceden konuşmak önemlidir.

Etkinlikte Bilgi Güvenliği

Bir etkinliğin güvenliğinin temel amacı yalnızca tehditlere hızlı müdahale etmek değil, aynı zamanda bunların ortaya çıkmasını önlemektir. Elinizdeki tüm güvenlik önlemlerini sergileyin: özel donanımlar, kameralar, metal dedektörleri, güvenlik görevlileri ve benzeri. Bu, olası düzensizlik çıkaranları caydırmaya yardımcı olacaktır.

Ayrıca mekân girişinde konuklardan pasaport veya başka bir kimlik belgesi isteyerek bu bilgileri etkinliğe kayıtlı veya davetli listesiyle karşılaştırabilirsiniz. Bu, etkinliği kişisel verilerin çalınması yoluyla insanların sızmasına karşı koruyacaktır.

Bunun yanı sıra, kapalı bir etkinlik hakkındaki bilgileri herkesin görebileceği şekilde yayınlamamalısınız. Bu bilgiler yalnızca etkinlik konuklarına açık olsun; böylece hem bireylerin hem de tüm buluşmanın güvenliğiyle ilgili sorunlardan kaçınılır.

Yangın Güvenliği

Bir etkinlik düzenlemeden önce, organizatör ekibinin veya etkinlik ajansının yangın güvenliği eğitiminden geçmesi gerekir. Yangın söndürme ekipmanını kullanmayı bilmeli, tahliye kurallarını ve yaralılara ilk yardımın temellerini bilmelidirler. Mekânda yangın söndürücüler, demir çubuklar, baltalar, kovalar veya kum dolu kutular bulundurulmalıdır.

Eğer mekânda dekorlar, sahne, basın duvarları, köşe alanları ve diğer öğelerin kurulması planlanıyorsa, bunlara yangına dayanıklı bileşimi gösteren ilgili sertifikalar eklenmelidir. Ayrıca bunlar acil çıkışları kapatmamalı, tahliyeyi engellememeli ve ısınan ışık cihazlarından belirli bir mesafede bulunmalıdır.

Yangın güvenliği kuralları, mekân büyüklüğü ve konuk sayısı güvenliğinin kişi başına 0,75 m2 oranından hesaplandığını belirtir. Daha yoğun doluluk belirli riskler yaratır ve tahliyeyi engeller.

Piroteknik kullanımına özellikle dikkat edilmelidir. Havai fişekler ve maytaplar ilgili belgelere sahip olmalı ve kesinlikle teknik amacına uygun olarak kullanılmalıdır. Etkinlikte pirotekniklerle yalnızca bu faaliyet için lisansa sahip tüzel kişiler ilgilenebilir.

Etkinlik sırasında güvenliği sağlamak için diğer önlemler

Konser, spor müsabakası, şehir günü gibi büyük ölçekli bir etkinlik düzenlerken, ambulans ekiplerinin nöbette olmasını sağlamak önemlidir. Yaralılara her an yardım edebilmek için etkinlik alanına yakın konumlanmalıdırlar.

Ayrıca etkinlik düzenlenirken bölgedeki epidemiyolojik durum da dikkate alınmalıdır. Bazı şehirlerde mevsimsel hastalık artışı veya belirli hastalıkların yayılımının artmasıyla bağlantılı kısıtlamalar periyodik olarak getirilebilir. Bu durumda, yerleşim yerinin idaresinin web sitesindeki güncel talimatlara göz atmalısınız.

Etkinlik organizasyonunda hizmet sunan yüklenicilerin kontrol edilmesi de önemlidir. Bunlara mekan sahipleri, yeme-içme yerleri veya catering hizmetleri ile ekipman, dekor, teknik ve çeşitli personel sağlayan ajanslar dahildir. Faaliyetleri sertifikalı olmalı ve herhangi bir hizmet talep ederken mutlaka sözleşme yapılmalıdır.

Yüklenicileri, özellikle catering hizmetlerini dahil ederken, çalışmalarının sıhhi güvenlik standartlarına uygun olduğundan emin olun.

Acil durumda eylem planı

Etkinlikten önce, katılımcıların ve personelin acil bir durumda izleyeceği eylem planını dikkatlice düşünün. Bu plan şunları içermelidir:

• Bildirim ve iletişim: sesli alarm, telsiz, hoparlör, SMS bildirimleri veya diğer yöntemlerin çalıştığından emin olun;

• Tahliye: yönlendirme işaretleri, mekan planı, tahliye çıkış işaretlemeleri ve etkinliğin farklı bölgelerinde toplanma noktalarının işaretlerini yerleştirin;

• Sorumluluk: güvenlikten sorumlu kişileri belirleyin, güvenlik görevlilerinin çalışmalarının doğruluğunu ve tıbbi personelin hazır olduğunu kontrol edin;

• Tıbbi yardım: tıbbi personelin varlığını sağlayın ve ilk yardım noktalarını belirtin.

• Kriz: bilgi toplama ve analiz etme, karar verme ve tüm sorumlu kişilerin eylemlerini koordine etme dahil olmak üzere kriz yönetimi prosedürlerini belirleyin;

• Eğitim: güvenliğin sağlanmasını garanti etmek için personelin önceden eğitilmesini sağlayın.