Seguridad en eventos: reglas y métodos de garantía

La preparación y realización de cualquier evento es un trabajo largo y minucioso. Al organizarlo, es importante prever una gran cantidad de matices y coordinar el trabajo de muchos servicios.

Cualquier evento, independientemente de su escala y número de participantes, es una zona potencialmente peligrosa y requiere especial atención por parte de todos los participantes. Por lo tanto, los organizadores tienen la responsabilidad de prever todos los imprevistos, advertir y prevenir posibles riesgos y amenazas.

Evaluación de riesgos

• En primer lugar, es necesario identificar las posibles amenazas: evaluar el lugar de celebración y el nivel del evento, el número esperado y el estatus de los invitados, la influencia de las condiciones climáticas y otros factores.

• En segundo lugar, se debe analizar la probabilidad de que ocurran situaciones peligrosas y sus consecuencias. Esto permitirá determinar qué medidas de seguridad serán las más eficaces. Con base en esto, se puede proceder a elaborar un plan de seguridad que incluya medidas para prevenir y responder a las amenazas: atención médica, rutas de evacuación, equipos de extinción de incendios, control de entrada y salida, instalación de equipos de control de acceso, contratación de personal de seguridad, etc.

• En tercer lugar, es importante capacitar al personal del evento en el conjunto mínimo de acciones en caso de emergencia y en cómo prevenirla. Además, es necesario establecer comunicación con los participantes del evento y transmitirles información sobre las medidas de seguridad y el procedimiento de evacuación, con el fin de controlar la salida de las personas del recinto y evitar el pánico entre los participantes.

Seguridad del lugar de celebración

Según el tipo de ubicación, todos los eventos se dividen en dos grandes grupos: cerrados y abiertos. Cada tipo tiene sus propias características y sus posibles amenazas.

Los espacios cerrados son restaurantes, salas de conferencias, salones de actos y locales similares, donde el número de invitados suele ser limitado. A menudo los participantes acceden a este tipo de eventos con invitaciones o entradas, por lo que es difícil que entren personas ajenas. El principal peligro de este tipo de eventos radica precisamente en el carácter cerrado del espacio. Por ejemplo, en caso de incendio es importante prever la evacuación de las personas y evitar el pánico y las aglomeraciones.

Los espacios abiertos (al aire libre) son estadios, plazas, parques, etc. Aquí, debido a la masividad y a la falta de control sobre el número de asistentes, aumenta el peligro de infracciones. También es importante controlar el estado emocional de las personas, ya que una gran concentración de gente puede convertirse en una multitud ingobernable (por ejemplo, peleas masivas de aficionados en el estadio).

Cualquier accidente en el lugar del evento debe ser previsto. Para ello se lleva a cabo toda una serie de acciones para garantizar la protección del lugar de celebración:

• Revise por separado las escaleras y los ascensores; deben estar en buen estado y completos. Inspeccione los principales sistemas técnicos y el inventario.

• Al instalar aparatos y equipos, asegúrese de que todos los cables estén colocados lejos de las personas. Si esto no es posible, cubra la comunicación con una protección especial: «cubrecables».

• El área abierta también debe ser bien examinada en busca de hoyos, piedras, armaduras sobresalientes, tocones y demás. Si es necesario, retire la hierba, las ramas y la basura. En ausencia de valla, la cinta de señalización puede servir de barrera. Además, el área debe ser tratada contra garrapatas.

• Piense en un refugio en caso de lluvia. En un espacio abierto, ese refugio suelen ser las carpas.

• El estacionamiento y el guardarropa también deben estar vigilados.

Para una salida a la naturaleza —espacio abierto, agua, bosque, hoguera— un análisis aparte: seguridad en un evento corporativo en la naturaleza.

Seguridad y control de acceso

La seguridad de un evento masivo puede ser proporcionada por empleados de empresas de seguridad privada o del Ministerio del Interior. Para organizar correctamente su trabajo, es necesario tener en cuenta las características del evento: tipo de evento, si el recinto es abierto o cerrado, si la entrada es libre para todos o por entradas/invitaciones, el tamaño del lugar, el número aproximado de participantes, la presencia de puntos débiles en el área, etc.

A menudo, el lugar elegido ya cuenta con su propio servicio de seguridad. Pero puede no ser suficiente para la debida protección de un evento masivo. Así, por ejemplo, para un evento de 50 personas son suficientes 1-2 empleados del servicio de seguridad, mientras que en un evento con 1500 invitados deben trabajar al menos 30 guardias. Sin embargo, también hay que tener en cuenta el formato del evento, el lugar de celebración y otros factores. Por lo tanto, es mejor prevenir y recurrir a los servicios de seguridad departamental y no departamental, que ayudarán a calcular correctamente el número necesario de puestos de seguridad.

Entre las principales funciones de los empleados de seguridad se pueden destacar las siguientes:

• Estudio del plan del evento, del área de celebración, análisis del número de participantes, posibles amenazas, distribución de los guardias;

• Verificación anticipada del lugar;

• Organización de puntos de control de acceso;

• Revisión de las pertenencias personales de los invitados (en caso de multitud);

• Vigilancia, control y prevención de situaciones peligrosas;

• Detención de infractores;

• Control del número de participantes en el lugar, coordinación del flujo de salida para evitar aglomeraciones;

• Ayuda en la evacuación en caso de emergencia;

• Verificación final del área para asegurarse de que todos los invitados han abandonado el recinto (posiblemente alguien perdió el conocimiento, se golpeó, se lesionó una pierna y necesita ayuda), recoger y entregar los objetos perdidos.

En caso de que haya invitados con guardaespaldas personales, es importante discutir de antemano la interacción de la seguridad de todas las partes.

Seguridad de la información en el evento

El objetivo principal de la seguridad de un evento no consiste solo en reaccionar con rapidez ante las amenazas, sino también en prevenirlas. Muestre todas las medidas de seguridad de las que dispone: equipos especializados, cámaras, detectores de metales, personal de seguridad, etc. Esto ayudará a contener a posibles organizadores de disturbios.

Además, en la entrada al recinto se puede solicitar a los invitados el pasaporte u otro documento de identidad para comparar estos datos con la lista de personas registradas o invitadas al evento. Esto protegerá el evento de la infiltración de personas mediante el robo de datos personales.

Además, no conviene publicar a la vista de todos la información sobre un evento privado. Que esté disponible solo para los invitados del evento, a fin de evitar problemas de seguridad tanto de las personas como de la reunión en su conjunto.

Seguridad contra incendios

Antes de llevar a cabo un evento, el equipo del organizador o de la agencia de eventos debe recibir una instrucción contra incendios. Deben saber utilizar el equipo de extinción de incendios, conocer las normas de evacuación y los fundamentos de primeros auxilios a los afectados. En el recinto deben preverse extintores, palancas, hachas, cubos o cajas con arena.

Si en la ubicación se planea instalar decoraciones, escenarios, photocalls, córners y otros elementos, deben acompañarse de los certificados correspondientes que acrediten su composición ignífuga. Además, no deben bloquear las salidas de emergencia ni dificultar la evacuación, y deben situarse a distancia de los aparatos de iluminación que se calientan.

Las normas de seguridad contra incendios establecen que la seguridad del tamaño del recinto y del número de invitados se calcula a partir de un indicador de 0,75 m² por persona. Una mayor densidad de ocupación crea ciertos riesgos y dificulta la evacuación.

Se debe prestar especial atención al uso de pirotecnia. Los fuegos artificiales y salvas deben contar con la documentación correspondiente y utilizarse estrictamente según su finalidad técnica. En el evento, solo las personas jurídicas que cuenten con licencia para dicha actividad pueden manipularla.

Otras medidas para garantizar la seguridad durante la celebración de un evento

Al organizar un evento de tan gran escala como un concierto, una competición deportiva, el día de la ciudad, etc., es importante prever el servicio de guardia de equipos de ambulancias. Deben estar cerca del recinto para prestar asistencia a los afectados en cualquier momento.

También durante la celebración del evento se debe tener en cuenta la situación epidemiológica de la región. En algunas ciudades se introducen periódicamente restricciones relacionadas con el pico estacional de incidencia o la mayor propagación de determinadas enfermedades. En este caso, conviene consultar las disposiciones vigentes en el sitio web de la administración de la localidad.

No menos importante es la verificación de los proveedores que prestan sus servicios en la organización del evento. Entre ellos se incluyen los propietarios del recinto, los establecimientos de restauración o los servicios de catering, así como las agencias que proporcionan equipos, decorados, maquinaria y diverso personal. Su actividad debe estar certificada y, al solicitar cualquier servicio, es necesario celebrar un contrato.

Al contratar proveedores, en particular servicios de catering, asegúrese de que su trabajo cumpla con las normas de seguridad sanitaria.

Plan de acción en caso de emergencia

Antes del evento, elabore cuidadosamente un plan de acción que seguirán los participantes y el personal en caso de una situación de emergencia. Debe incluir:

• Notificación y comunicación: asegúrese del funcionamiento de la señal sonora, la radiocomunicación, los altavoces, las notificaciones por SMS u otros medios;

• Evacuación: coloque señales de dirección, el plano del recinto, el marcado de las salidas de emergencia y la señalización de los puntos de reunión en las diferentes zonas del evento;

• Responsabilidad: determine las personas responsables de la seguridad, compruebe el correcto funcionamiento del personal de seguridad y la disponibilidad del personal médico;

• Asistencia médica: asegúrese de la presencia de personal médico e indique los lugares para la prestación de primeros auxilios.

• Crisis: defina los procedimientos de gestión de situaciones de crisis, incluida la recopilación y el análisis de información, la toma de decisiones y la coordinación de las acciones de todos los responsables;

• Formación: prevea la formación anticipada del personal para garantizar la seguridad.