Müteahhitlerle çalışmak, sorun olabilir ya da sorumlulukla ve dikkatle yaklaşılırsa uzun yıllar sürecek bir dostluğun ve işbirliğinin başlangıcı olabilir.
Etkinliğin oluşturulması ve organizasyonu – bir bakıma büyük bir inşaat ya da karmaşık bir tadilat gibidir; onlarca ayrıntıyı, onayı, bütçeyi ve bazen birbiriyle doğrudan çelişen ama yine de bir şekilde tek bir mükemmel tabloda birleşmesi gereken faktörü akılda tutmayı gerektirir.
İşin bir kısmını güvenle emanet edebileceğiniz ve kritik anda sizi yarı yolda bırakmayacak bir ekibin öneminden daha önce söz etmiştik. Ancak bu, yönetim ve süreçlerin koordinasyonuyla ilgili kısım. Bazı görevleri yükleniciler yerine getirecek; onlarla çalışırken nasıl “çuvallamayacağınızı” bugün size anlatmaya çalışacağız.
İyi sunucular, sorumluluk sahibi sanatçılar, zevkli ve çevik dekoratörler, lezzetli ve güvenilir catering ile idari personel, kaliteli teknik çalışanlar – bunlar sıradan bir etkinliğin hazırlanmasına genellikle dahil olan kişilerin tam listesi değildir. Peki en iyilerin en iyisini nasıl seçmeli?
Güvenilir yükleniciler aşk gibidir: bulunmazlar, yalnızca karşılaşılırlar. İlk “mutsuz aşkımızı” yaşadıktan, yani çok da güvenilir olmayan çeşitli yüklenicilerle karşılaştıktan sonra partner seçimine çok daha titiz yaklaşmaya başladık ve şu anda her zaman güvenebileceğimiz bir ekibimiz var. Ama bazen biz bile yeni uzmanlar aramak zorunda kalıyoruz; işte izlediğimiz kurallar.
Görevin ayrıntılı tanımı
Her şeyden önce, her zaman çok net bir teknik şartname hazırlarız. Size de önce kendiniz için bir görev planı, ardından yükleniciler için tüm rakamları ve ölçüleri, sizin veya müşterinin tüm tercihlerini, şirket logosundaki tüm renkleri vb. belirterek çok daha ayrıntılı bir plan hazırlamanızı öneririz.
Teknik şartname ne kadar ayrıntılı ve net olursa o kadar iyidir. Yüklenicinin isteklerinizi daha iyi anlaması için örnek çalışmalar (referanslar) – fotoğraflar, videolar, çizimler, planlar ve resimler – sunmak önemlidir.
Yüklenici kısa listesi
Belirli bir alanda potansiyel yüklenicilerden oluşan bir liste hazırlamak için elimizdeki tüm yöntemleri kullanırız: yıllar içinde oluşturduğumuz kendi yüklenici veri tabanımız, meslektaşlarımızın ve partnerlerimizin tavsiyeleri ve arama motorlarının ilk 10 sonucu. Yüklenicilerin portföylerini, fotoğraflarını, video materyallerini dikkatle inceler ve çalışmaları hakkındaki yorumları okuruz.
Ancak 10-20 potansiyel partner arasından seçim yapabildiğimizde gerçekten doğru bir tercih yapabiliriz.
Adayları belirledikten sonra her biriyle iletişime geçer ve önceden hazırlanmış teknik şartnameyi göndeririz.
Sancılı seçim
Teknik şartnameyi gönderdikten sonra her şeyden önce yüklenicinin ne kadar hızlı yanıt verdiğine, tepkisinin ve sorularının ne kadar yerinde olduğuna ve fiyat politikasına bakarız. Bunun yanı sıra fiyatların piyasaya uygunluğunu kontrol eder ve zorlayıcı netleştirme soruları sorarız.
Sunulan tüm seçenekleri karşılaştırdıktan, tüm olumlu ve olumsuz faktörleri tarttıktan ve kısa bir iç toplantı yaptıktan sonra nihayet seçim yapıp o “Tek” kişiyi seçebiliriz; hatta bazen görevi birkaç yüklenici arasında bölüştürebiliriz.
Sözleşme
Partnerlerinizle mutlaka sözleşme imzalayın ve her şeyi sözleşmesiz yapmaya hazır olduğunu söyleyenlerle ya da belge imzalanmadan önce ön ödeme isteyenlerle çalışmayın. Sözleşmede şunları belirtin:
— Anlaşmanın feshedilme koşulları ve işin gecikmesi durumunda uygulanacak cezalar
— Hizmet bedeli ve ödeme usulü
— Yayın ve materyal hakları (fotoğraf, video vb.)
— Görevinize özgü diğer gereklilikler.
Ödeme ve ön ödeme
Birçok sanatçı ön ödemeyle çalışır; bu normaldir ve yıldızların çalışma düzeni böyledir. Ancak diğer personel ya da dekoratörlerin işi, her şey yapıldıktan ve tüm “aksaklıklar” kontrol edilip giderildikten sonra ödenmelidir. Peşin ödeme yapmayın, ama sonuçtan çok memnunsanız da cimrilik etmeyin.
Aynı takımda çalışıyorsunuz
Önemli noktalardan biri, yüklenicilerle doğru iletişim kurabilmektir. Etkinlik hazırlıklarında bazen çok farklı mesleklerden insanlarla çalışmak gerekir ve her birine doğru yaklaşımı bulmak lazımdır. Sanatçıların biraz eksantrik karakterine ve teknik personelin kaba sayılabilecek iletişim tarzına saygı göstermek gerekir. En önemlisi her zaman nezaket göstermek, kendi sözlerinizi ve teslim tarihlerinizi takip etmek, hepinizin aynı takımda çalıştığınızı ve tek bir amacınız olduğunu unutmamaktır: etkinliğin kusursuz geçmesini sağlamak!
Yüklenicilerle çalışmak baş ağrısına dönüşebilir ya da işe sorumlulukla ve özenle yaklaşırsanız büyük bir dostluğun ve uzun yıllar sürecek bir iş birliğinin başlangıcı olabilir. Partnerlerimizin her zaman vicdanlı çalıştığını ve gurur duyduğumuz Aventura etkinlik ajansının ekibinin artık tam bir parçası hâline geldiğini görmekten mutluluk duyuyoruz.
Makale faydalı oldu mu?
