Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern kann zum Kopfzerbrechen werden oder der Beginn einer großen Freundschaft und langjährigen Partnerschaft sein, wenn man verantwortungsvoll und überlegt vorgeht..

Die Erstellung und Organisation einer Veranstaltung ist gewissermaßen eine Großbaustelle oder eine komplexe Renovierung, bei der man Dutzende von Details, Abstimmungen, Kostenvoranschlägen und Faktoren im Kopf behalten muss, die manchmal im direkten Widerspruch zueinander stehen, aber dennoch zu einem perfekten Gesamtbild zusammengefügt werden müssen.

Die Erstellung und Organisation einer Veranstaltung ist gewissermaßen eine große Baustelle oder eine komplexe Renovierung, bei der man Dutzende Details, Abstimmungen, Kostenvoranschläge und Faktoren im Kopf behalten muss, die sich manchmal direkt widersprechen, aber irgendwie zu einem einzigen idealen Bild zusammenfügen müssen.

Gute Moderatoren, verantwortungsbewusste Künstler, geschmackvolle und flinke Dekorateure, ein guter und zuverlässiger Catering Catering- und Verwaltungspersonal, qualifizierte Techniker – das ist noch nicht die vollständige Liste der Personen, die in der Regel an der Vorbereitung einer gewöhnlichen Veranstaltung beteiligt sind. Wie wählt man die besten der Besten aus?

Надежные подрядчики – это как в любви: их невозможно найти, их можно только встретить. Zuverlässige Auftragnehmer sind wie in der Liebe: Man kann sie nicht finden, man kann sie nur treffen.. Nachdem wir die erste „unglückliche Liebe“ überlebt haben,. das heißt, auf verschiedene nicht ganz so zuverlässige Auftragnehmer gestoßen sind, sind wir bei der Auswahl von Partnern viel sorgfältiger geworden, und jetzt haben wir ein Team, dem wir immer vertrauen können.

Детальное описание задачи

Zuallererst erstellen wir eine sehr konkrete Aufgabenbeschreibung. Wir empfehlen Ihnen, zunächst einen Aufgabenplan für sich selbst zu erstellen und dann noch detaillierter für die Auftragnehmer, mit allen Zahlen und Maßen, allen Präferenzen, die Sie oder der Kunde haben, allen Farben im Firmenlogo usw.

Je detaillierter und konkreter die Aufgabenbeschreibung ist, desto besser. Es ist wichtig, Arbeitsproben (Referenzen) bereitzustellen – Fotos, Videos, Zeichnungen, Pläne und Skizzen, damit der Auftragnehmer Ihre Wünsche besser versteht.

Detaillierte Aufgabenbeschreibung

Для составления списка потенциальных подрядчиков в том или ином направлении мы используем все доступные способы: собственная база подрядчиков наработанная годами, рекомендации коллег и партнеров, а также топ-10 поисковых систем. Мы внимательно изучаем портфолио подрядчиков, фото, видео материалы и читаем отзывы о его работе. 

Nur wenn wir die Wahl zwischen 10-20 potenziellen Partnern haben, können wir wirklich die richtige Entscheidung treffen.
После определения претендентов мы связываемся с каждым и отсылаем заранее подготовленное ТЗ.

Shortlist der Auftragnehmer

Nach dem Versand der Leistungsbeschreibung achten wir zuerst auf die Reaktionsgeschwindigkeit des Auftragnehmers, die Angemessenheit seiner Reaktionen und Fragen sowie auf seine Preispolitik. Darüber hinaus prüfen wir die Preisübereinstimmung mit dem Markt und stellen knifflige Klärungsfragen.

После сравнения всех представленных вариантов, взвешивания всех положительных и отрицательных факторов, а также после небольшого внутреннего совещания наконец можно сделать выбор и выбрать того "Единственного" или даже иногда разделить задачу между несколькими подрядчиками.

Qualvolle Auswahl

Обязательно заключайте договор с партнерами, и не работайте с теми, кто говорит, что готов все сделать без договора или просит предоплату до подписания документа. Пропишите в нем:

— Vertragskündigungsbedingungen und Verzugsstrafen bei verspäteter Fertigstellung der Arbeiten
— Servicekosten und Zahlungsbedingungen
— Nutzungsrechte an Veröffentlichungen und Materialien (Fotos, Videos usw.)
— Andere Anforderungen, die für Ihre spezifische Aufgabe typisch sind.

Vertrag

Многие артисты работают по предоплате, это нормально и так уж устроена работа звезд. Но вот иной персонал или работа декораторов должны оплачиваться уже после того, как все сделано, и все «косяки» проверены и устранены. Не платите заранее, но и не скупитесь, если очень довольны результатом.

Zahlung und Anzahlung

Один из важных пунктов – умение правильно общаться с подрядчиками. При подготовке мероприятий порой приходится работать с представителями очень разных профессий, и ко всем нужно найти верный подход. Уважать несколько эксцентричный характер артистов и грубоватую манеру общения технического персонала. Главное всегда проявлять вежливость, следить за собственными обещаниями, сроками, помнить, что все вы работаете в одной команде и у вас одна цель – сделать так, чтобы мероприятие прошло идеально!

Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern kann zum Kopfzerbrechen werden oder der Beginn einer großen Freundschaft und langjährigen Partnerschaft sein, wenn man verantwortungsvoll und überlegt vorgeht. Wir freuen uns, dass unsere Partner stets gewissenhaft arbeiten und zu einem vollwertigen Teil des Teams der Eventagentur „Aventura“ geworden sind, auf das wir stolz sind.