Die Arbeit mit Dienstleistern kann zum Kopfzerbrechen werden, kann aber auch der Beginn einer großen Freundschaft und langjähriger Zusammenarbeit sein, wenn man die Sache verantwortungsvoll und durchdacht angeht.
Die Konzeption und Organisation einer Veranstaltung ist gewissermaßen eine große Baustelle oder eine komplexe Renovierung: Man muss Dutzende Details, Abstimmungen, Kostenvoranschläge und Faktoren im Kopf behalten, die sich manchmal direkt widersprechen, aber irgendwie zu einem einzigen perfekten Bild zusammenfügen müssen.
Wir haben bereits über die Bedeutung eines Teams gesprochen, dem Sie einen Teil der Arbeit anvertrauen können und das im entscheidenden Moment nicht im Stich lässt. Das betrifft jedoch das Management und die Koordination von Prozessen. Ein Teil der Aufgaben wird von Auftragnehmern übernommen, und wie man bei der Zusammenarbeit mit ihnen nicht baden geht, versuchen wir Ihnen heute zu erzählen.
Gute Moderatoren, verantwortungsvolle Künstler, flinke Dekorateure mit Geschmack, ein leckeres und zuverlässiges Catering und administratives Personal, qualifizierte technische Mitarbeiter – das ist nicht die gesamte Liste der Personen, die üblicherweise an der Vorbereitung eines gewöhnlichen Events beteiligt sind. Wie wählt man nun die Besten der Besten aus?
Zuverlässige Auftragnehmer sind wie in der Liebe: Man kann sie nicht finden, man kann ihnen nur begegnen. Nachdem wir die erste „unglückliche Liebe“ überstanden hatten, d. h. mit verschiedenen nicht gerade zuverlässigen Auftragnehmern zu tun bekommen hatten, begannen wir, Partner viel sorgfältiger auszuwählen, und heute haben wir ein Team, dem man immer vertrauen kann. Aber selbst wir müssen manchmal neue Spezialisten suchen, und dabei lassen wir uns von folgenden Regeln leiten.
Detaillierte Aufgabenbeschreibung
Vor allem erstellen wir immer eine sehr konkrete Beschreibung der technischen Aufgabenstellung. Wir empfehlen Ihnen, einen Aufgabenplan für sich selbst zu erstellen und danach einen noch detaillierteren für die Auftragnehmer, mit allen Zahlen und Maßen, allen Präferenzen, die Sie oder der Kunde haben, allen Farben, die im Logo des Unternehmens vorkommen, usw.
Je detaillierter und konkreter die Beschreibung der technischen Aufgabenstellung ist, desto besser. Wichtig ist, Arbeitsbeispiele (Referenzen) bereitzustellen – Fotos, Videos, Zeichnungen, Pläne und Skizzen –, damit der Auftragnehmer Ihre Wünsche besser versteht.
Shortlist der Auftragnehmer
Für die Zusammenstellung einer Liste potenzieller Auftragnehmer in dem einen oder anderen Bereich nutzen wir alle verfügbaren Wege: unsere eigene, über Jahre aufgebaute Auftragnehmerdatenbank, Empfehlungen von Kollegen und Partnern sowie die Top 10 der Suchmaschinen. Wir studieren sorgfältig die Portfolios der Auftragnehmer, Foto- und Videomaterialien und lesen Bewertungen über seine Arbeit.
Nur wenn wir eine Auswahl von 10-20 potenziellen Partnern haben, können wir wirklich die richtige Wahl treffen.
Nach der Bestimmung der Kandidaten kontaktieren wir jeden und senden die im Voraus vorbereitete technische Aufgabenstellung.
Qualvolle Auswahl
Nach dem Versand der technischen Aufgabenstellung achten wir vor allem auf die Reaktionsgeschwindigkeit des Auftragnehmers, die Angemessenheit seiner Reaktion und seiner Fragen sowie auf seine Preispolitik. Darüber hinaus prüfen wir, ob die Preise dem Markt entsprechen, und stellen knifflige Rückfragen.
Nach dem Vergleich aller vorgestellten Varianten, dem Abwägen aller positiven und negativen Faktoren und nach einer kurzen internen Besprechung kann man schließlich die Wahl treffen und den „Einzigen“ auswählen oder die Aufgabe sogar manchmal auf mehrere Auftragnehmer aufteilen.
Vertrag
Schließen Sie unbedingt einen Vertrag mit Partnern ab und arbeiten Sie nicht mit denen zusammen, die sagen, sie seien bereit, alles ohne Vertrag zu erledigen, oder die eine Vorauszahlung vor Unterzeichnung des Dokuments verlangen. Legen Sie darin Folgendes fest:
— Bedingungen für die Auflösung der Vereinbarung und Strafen für die verspätete Ausführung der Arbeiten
— Kosten der Leistungen und Zahlungsordnung
— Rechte an Veröffentlichungen und Materialien (Fotos, Videos usw.)
— Weitere Anforderungen, die speziell für Ihre Aufgabe charakteristisch sind.
Zahlung und Vorauszahlung
Viele Künstler arbeiten mit Vorauszahlung, das ist normal, und so funktioniert nun einmal die Arbeit mit Stars. Anderes Personal oder die Arbeit von Dekorateuren sollte jedoch erst bezahlt werden, nachdem alles erledigt und alle „Mängel“ überprüft und beseitigt sind. Zahlen Sie nicht im Voraus, aber seien Sie auch nicht geizig, wenn Sie mit dem Ergebnis sehr zufrieden sind.
Sie arbeiten in einem Team
Einer der wichtigen Punkte ist die Fähigkeit, richtig mit Auftragnehmern zu kommunizieren. Bei der Vorbereitung von Veranstaltungen muss man manchmal mit Vertretern sehr unterschiedlicher Berufe zusammenarbeiten, und für alle muss man den richtigen Ansatz finden. Den etwas exzentrischen Charakter von Künstlern und die raue Kommunikationsweise des technischen Personals gilt es zu respektieren. Die Hauptsache ist, stets Höflichkeit zu zeigen, die eigenen Versprechen und Fristen im Blick zu behalten und daran zu denken, dass Sie alle in einem Team arbeiten und ein Ziel haben – dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung perfekt verläuft!
Die Arbeit mit Auftragnehmern kann Kopfschmerzen bereiten, aber auch der Beginn einer großen Freundschaft und langjähriger Zusammenarbeit sein, wenn man die Sache verantwortungsvoll und durchdacht angeht. Wir freuen uns, dass unsere Partner stets gewissenhaft arbeiten und bereits ein vollwertiger Teil des Teams der Eventagentur Aventura geworden sind, auf das wir stolz sind.
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