Trabajar con contratistas puede ser un dolor de cabeza o el comienzo de una gran amistad y largos años de colaboración, si se aborda con responsabilidad y Reflexión.

Crear y organizar un evento es, en cierto modo, como una gran construcción o una reforma compleja, donde hay que mantener en mente decenas de detalles, aprobaciones, presupuestos y factores que a veces se contradicen directamente, pero deben encajar en una imagen ideal unificada.

Ya hemos hablado sobre la importancia del equipo al que puedes confiar parte del trabajo y que no te fallará en el momento crítico. Pero esto se refiere a la gestión y coordinación de procesos. Parte de las tareas serán realizadas por contratistas, y hoy intentaremos contarte cómo «no meter la pata» al trabajar con ellos.

Buenos maestros de ceremonias, artistas responsables, decoradores rápidos con buen gusto, un catering sabroso y confiable, personal administrativo y trabajadores técnicos de calidad: no son todos los involucrados en la preparación de un evento común. ¿cómo elegir a los mejores entre los mejores?

Los contratistas confiables son como el amor: no se pueden encontrar, solo se pueden encontrar. Después de vivir nuestro primer «amor no correspondido», es decir, enfrentarnos a varios contratistas no tan confiables, comenzamos a abordar la selección de socios con mucho más cuidado, y ahora tenemos un equipo en el que siempre podemos confiar. Pero incluso nosotros a veces necesitamos buscar nuevos especialistas, y estas son las reglas que seguimos.

Descripción detallada de la tarea

En primer lugar, siempre redactamos una descripción muy concreta del pliego de condiciones. Te recomendamos que elabores un plan de la tarea para ti mismo, y luego aún más detallado para los contratistas, indicando todas las cifras y medidas, todas las preferencias que tengas tú o el cliente, todos los colores del logotipo de la empresa, etc. Cuanto más detallada y concreta sea la descripción del pliego de condiciones, mejor. Es importante proporcionar ejemplos de trabajos (referencias): fotos, videos, planos, bocetos y dibujos, para que el contratista comprenda mejor tus deseos.

Lista corta de contratistas

Es importante proporcionar ejemplos de trabajos (referencias): fotos, videos, planos, dibujos y esquemas, para que el contratista comprenda mejor sus deseos.

Estudiamos cuidadosamente los portafolios de los contratistas, fotos, videos y leemos reseñas sobre su trabajo.

Elección angustiosa

Después de enviar el pliego de condiciones, primero observamos la rapidez de respuesta del proveedor, la adecuación de su reacción y preguntas, y su política de precios. Además, verificamos la adecuación de los precios al mercado y hacemos preguntas difíciles para aclarar.

Además, verificamos que los precios estén alineados con el mercado y hacemos preguntas difíciles.

Contrato

Tras comparar todas las opciones presentadas, sopesar los factores positivos y negativos, y después de una breve reunión interna, finalmente podemos tomar una decisión y elegir al "Elegido" o incluso dividir la tarea entre varios contratistas.

— Condiciones de rescisión del acuerdo y multas por retraso en la ejecución
— Costo de los servicios y forma de pago
— Derechos de publicación y materiales (fotos, videos, etc.)
— Otros requisitos específicos de su tarea.

Pago y anticipo

— Condiciones de rescisión del acuerdo y multas por retraso en la ejecución de los trabajos — Costo de los servicios y forma de pago — Derechos de publicación y materiales (fotos, videos, etc.) — Otros requisitos específicos de su tarea.

Trabajan en equipo

Один из важных пунктов – умение правильно общаться с подрядчиками. Uno de los puntos importantes es saber comunicarse correctamente con los contratistas.. Durante la preparación de eventos, a veces hay que trabajar con representantes de profesiones muy diferentes, y a todos hay que encontrar el enfoque adecuado.. Respetar el carácter algo excéntrico de los artistas y la manera brusca de comunicarse del personal técnico.

Trabajar con proveedores puede convertirse en un dolor de cabeza, o puede ser el comienzo de una gran amistad y largos años de colaboración, si se aborda el asunto con responsabilidad y reflexión. Nos alegra que nuestros socios siempre trabajen con dedicación y se hayan convertido en una parte fundamental del equipo de la agencia de eventos «Aventura», del cual estamos orgullosos.