Trabajar con contratistas puede ser un dolor de cabeza o el comienzo de una gran amistad y largos años de colaboración, si se aborda con responsabilidad y Reflexión.
La creación y organización de eventos es una especie de gran obra o reforma compleja, donde hay que mantener en la cabeza decenas de detalles, aprobaciones, presupuestos y factores que a veces se contradicen directamente entre sí, pero que deben encajar de alguna manera en una única imagen ideal.
Ya hemos hablado de la importancia de un equipo al que pueda confiar parte del trabajo y que no le defraudará en el momento crucial. Pero eso se refiere a la gestión y coordinación de procesos. Algunas tareas las realizarán los proveedores, y hoy intentaremos contarle cómo "no meter la pata" al trabajar con ellos.
Buenos presentadores, artistas responsables, decoradores ágiles con buen gusto, un catering sabroso y confiable, personal administrativo y técnicos cualificados: esta no es la lista completa de personas que normalmente participan en la preparación de un evento común. ¿Cómo elegir a los mejores de los mejores?
Los proveedores confiables son como en el amor: no se pueden encontrar, solo se pueden conocer. Tras vivir el primer "amor desafortunado", es decir, al toparnos con diversos proveedores no muy fiables, empezamos a abordar la selección de socios con mucho más cuidado, y ahora tenemos un equipo en el que siempre se puede confiar. Pero incluso nosotros a veces tenemos que buscar nuevos especialistas, y estas son las reglas que seguimos.
Descripción detallada de la tarea
En primer lugar, siempre elaboramos una descripción muy concreta del pliego de condiciones. Le aconsejamos que prepare un plan de la tarea para usted, y después uno aún más detallado para los proveedores, indicando todas las cifras y dimensiones, todas las preferencias que tenga usted o el cliente, todos los colores que aparezcan en el logotipo de la empresa, etc.
Cuanto más detallada y concreta sea la descripción del pliego de condiciones, mejor. Es importante proporcionar ejemplos de trabajos (referencias) – fotos, vídeos, planos y dibujos, para que el proveedor entienda mejor sus deseos.
Lista corta de proveedores
Para elaborar la lista de proveedores potenciales en una u otra dirección, utilizamos todos los métodos disponibles: nuestra propia base de proveedores desarrollada durante años, recomendaciones de colegas y socios, así como el top-10 de los motores de búsqueda. Estudiamos atentamente el portafolio de los proveedores, fotos, materiales de vídeo y leemos las opiniones sobre su trabajo.
Solo teniendo una elección de 10-20 socios potenciales podemos hacer una elección realmente correcta.
Después de determinar a los candidatos, nos ponemos en contacto con cada uno y les enviamos el pliego de condiciones preparado de antemano.
Elección dolorosa
Después de enviar el pliego de condiciones, en primer lugar, nos fijamos en la rapidez de respuesta del proveedor, la adecuación de su reacción y sus preguntas, y en su política de precios. Además, comprobamos si los precios se corresponden con el mercado y hacemos preguntas capciosas de aclaración.
Tras comparar todas las opciones presentadas, sopesar todos los factores positivos y negativos, y después de una pequeña reunión interna, finalmente se puede tomar una decisión y elegir a ese "Elegido" o incluso, a veces, dividir la tarea entre varios proveedores.
Contrato
Asegúrese de firmar un contrato con los socios, y no trabaje con quienes digan que están dispuestos a hacerlo todo sin contrato o pidan un anticipo antes de firmar el documento. Especifique en él:
— Condiciones de rescisión del acuerdo y multas por retraso en la ejecución de los trabajos
— Coste de los servicios y forma de pago
— Derechos de publicación y materiales (fotos, vídeos, etc.)
— Otros requisitos específicos de su tarea.
Pago y anticipo
Muchos artistas trabajan con anticipo, es normal y así está montado el trabajo de las estrellas. Pero otro personal o el trabajo de los decoradores debe pagarse después de que todo esté hecho, y todos los "fallos" hayan sido revisados y subsanados. No pague por adelantado, pero tampoco escatime si está muy satisfecho con el resultado.
Trabajan en un mismo equipo
Uno de los puntos importantes es la capacidad de comunicarse correctamente con los proveedores. Al preparar eventos, a veces hay que trabajar con representantes de profesiones muy diversas, y con todos hay que encontrar el enfoque adecuado. Respetar el carácter algo excéntrico de los artistas y la manera un tanto ruda de comunicarse del personal técnico. Lo principal es mostrar siempre cortesía, cumplir con sus propias promesas y plazos, recordar que todos ustedes trabajan en un mismo equipo y tienen un mismo objetivo: ¡hacer que el evento salga perfecto!
Trabajar con proveedores puede convertirse en un dolor de cabeza, o puede ser el comienzo de una gran amistad y muchos años de colaboración, si se aborda el asunto con responsabilidad y reflexión. Nos alegra que nuestros socios siempre trabajen con conciencia y ya se hayan convertido en una parte integral del equipo de la agencia de eventos «Aventura», del que estamos orgullosos.
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