Travailler avec des entrepreneurs peut être un casse-tête, ou bien le début d'une grande amitié et d'une collaboration de longue date, si l'on aborde la question de manière responsable et réfléchie.
La création et l'organisation d'un événement, c'est en quelque sorte un grand chantier ou une rénovation complexe, où il faut garder en tête des dizaines de détails, de validations, de budgets et de facteurs qui, parfois, se contredisent directement, mais doivent tant bien que mal s'assembler en un tableau idéal et cohérent.
Nous avons déjà parlé de l'importance d'une équipe à laquelle vous pouvez confier une partie du travail et qui ne vous laissera pas tomber au moment crucial. Mais cela concerne le management et la coordination des processus. Certaines tâches seront réalisées par des prestataires, et nous allons tenter de vous expliquer aujourd'hui comment « ne pas se planter » dans le travail avec eux.
De bons animateurs, des artistes responsables, des décorateurs réactifs et dotés de goût, un service traiteur savoureux et fiable, un personnel administratif et des techniciens de qualité – voilà une liste non exhaustive des personnes généralement impliquées dans la préparation d'un événement ordinaire. Alors, comment choisir les meilleurs parmi les meilleurs ?
Les prestataires fiables, c'est comme en amour : on ne peut pas les trouver, on ne peut que les rencontrer. Après avoir vécu un premier « chagrin d'amour », c'est-à-dire après avoir rencontré divers prestataires pas toujours fiables, nous avons commencé à sélectionner nos partenaires avec bien plus de rigueur, et nous avons aujourd'hui une équipe à laquelle on peut toujours faire confiance. Mais même nous, il nous arrive parfois de chercher de nouveaux spécialistes, et voici les règles qui nous guident.
Description détaillée de la tâche
Tout d'abord, nous rédigeons toujours une description très précise du cahier des charges. Nous vous conseillons d'établir un plan de la tâche pour vous-même, puis de le détailler encore davantage pour les prestataires, en indiquant tous les chiffres et dimensions, toutes les préférences, les vôtres ou celles du client, toutes les couleurs présentes dans le logo de l'entreprise, etc.
Plus la description du cahier des charges sera détaillée et précise, mieux ce sera. Il est important de fournir des exemples de travaux (références) – photos, vidéos, schémas, plans et dessins, pour une meilleure compréhension de vos souhaits par le prestataire.
Short-list des prestataires
Pour établir une liste de prestataires potentiels dans tel ou tel domaine, nous utilisons tous les moyens disponibles : notre propre base de prestataires constituée au fil des années, les recommandations de collègues et de partenaires, ainsi que le top 10 des moteurs de recherche. Nous étudions attentivement le portfolio des prestataires, les photos, les vidéos et nous lisons les avis sur leur travail.
Ce n'est qu'en ayant le choix parmi 10 à 20 partenaires potentiels que nous pouvons faire un choix réellement pertinent.
Après avoir identifié les candidats, nous contactons chacun d'eux et leur envoyons le cahier des charges préparé à l'avance.
Le choix cornélien
Après l'envoi du cahier des charges, nous observons avant tout la réactivité du prestataire, la pertinence de sa réaction et de ses questions, ainsi que sa politique tarifaire. Nous vérifions également la conformité des prix avec le marché et posons des questions de clarification pointues.
Après avoir comparé toutes les options présentées, pesé tous les facteurs positifs et négatifs, et après une petite réunion interne, on peut enfin faire son choix et opter pour « l'Élu » ou même, parfois, répartir la tâche entre plusieurs prestataires.
Le contrat
Concluez impérativement un contrat avec vos partenaires, et ne travaillez pas avec ceux qui affirment être prêts à tout faire sans contrat ou qui demandent un prépaiement avant la signature du document. Mentionnez-y :
— Les conditions de résiliation de l'accord et les pénalités en cas de retard dans l'exécution des travaux
— Le coût des services et les modalités de paiement
— Les droits de publication et sur les matériaux (photos, vidéos, etc.)
— D'autres exigences spécifiques à votre tâche.
Paiement et prépaiement
De nombreux artistes travaillent sur prépaiement, c'est normal et c'est ainsi que fonctionne le milieu des stars. Mais le reste du personnel ou le travail des décorateurs doit être payé une fois que tout est terminé, et que tous les « couacs » ont été vérifiés et corrigés. Ne payez pas à l'avance, mais ne lésinez pas non plus si vous êtes très satisfait du résultat.
Vous travaillez dans la même équipe
L'un des points importants est la capacité à bien communiquer avec les prestataires. Lors de la préparation d'événements, il faut parfois travailler avec des représentants de métiers très différents, et il faut trouver la bonne approche avec chacun. Respecter le caractère quelque peu excentrique des artistes et la manière de communiquer un peu brusque du personnel technique. L'essentiel est de toujours faire preuve de politesse, de tenir ses promesses et ses délais, et de se rappeler que vous travaillez tous dans la même équipe avec un seul objectif : faire en sorte que l'événement se déroule parfaitement !
Le travail avec les prestataires peut devenir un casse-tête, ou bien marquer le début d'une grande amitié et de longues années de collaboration, si l'on aborde la chose de manière responsable et réfléchie. Nous sommes ravis que nos partenaires travaillent toujours consciencieusement et fassent désormais pleinement partie de l'équipe de l'agence événementielle « Aventura », dont nous sommes fiers.
Sommaire
