協力会社との仕事は頭痛の種になることもありますが、責任を持って思慮深く取り組めば、大きな友情と長年の協力関係の始まりにもなり得ます。
イベントの企画・運営は、いわば大規模な建設工事や複雑なリフォームのようなもので、何十もの細部、調整、見積もり、そして時に互いに真っ向から矛盾しながらも、何とかして一つの完璧な絵にまとめ上げなければならない要素を、頭の中に保持しておく必要があります。
私たちはすでに、仕事の一部を任せられ、重要な局面で裏切らないチームの重要性についてお話ししました。しかしそれはマネジメントとプロセスの調整に関することです。一部のタスクは外注業者が担うことになりますが、彼らとの仕事で「失敗しない」方法について、今日はお伝えしようと思います。
優れた司会者、責任感のあるアーティスト、センスのある機敏なデコレーター、美味しくて信頼できるケータリング、そして管理スタッフ、質の高い技術スタッフ——これらは、通常のイベントの準備に関わる人々のリストのすべてではありません。では、どうやって最高の中の最高を選べばよいのでしょうか？
信頼できる外注業者とは、恋愛のようなものです。見つけることはできず、ただ出会うことしかできません。最初の「失恋」を経験し、つまりさまざまなあまり信頼できない外注業者に遭遇したことで、私たちはパートナーの選定にはるかに慎重に取り組むようになり、今ではいつでも信頼できるチームがあります。しかし、私たちでさえ時に新しいスペシャリストを探さなければならず、その際に私たちが従っているルールは次のとおりです。
タスクの詳細な説明
まず第一に、私たちは常に非常に具体的な技術仕様書を作成します。あなた自身のためにタスクの計画を立て、その後、外注業者向けにはさらに詳細に、すべての数値とサイズ、あなたやクライアントにあるすべての好み、会社のロゴに使われているすべての色などを指定することをおすすめします。
技術仕様書の記述が詳細かつ具体的であればあるほどよいです。外注業者にあなたの希望をよりよく理解してもらうために、過去の仕事の例（リファレンス）——写真、動画、図面、平面図、絵——を提供することが重要です。
外注業者のショートリスト
特定の分野における潜在的な外注業者のリストを作成するために、私たちは利用可能なあらゆる方法を使います。長年かけて 築いてきた自社の外注業者データベース、同僚やパートナーからの推薦、そして検索エンジンのトップ10です。私たちは外注業者のポートフォリオ、写真、動画資料を注意深く検討し、その仕事についてのレビューを読みます。
10〜20の潜在的なパートナーから選べる状態があってこそ、私たちは本当に正しい選択をすることができます。
候補者が決まったら、私たちは一人ひとりに連絡を取り、あらかじめ準備した技術仕様書を送ります。
悩ましい選択
技術仕様書を送った後、私たちはまず外注業者の対応の迅速さ、その反応や質問の適切さ、そして価格方針に注目します。さらに、価格が市場に見合っているかどうかを確認し、意地の悪い確認質問をします。
提示されたすべての選択肢を比較し、すべての肯定的・否定的要因を検討し、さらに少し社内会議を行った後、ようやく選択を下し、その「唯一の人」を選ぶことができます。あるいは時には、タスクを複数の外注業者に分割することもあります。
契約
必ずパートナーと契約を結び、契約なしですべてをやると言う人や、書類への署名前に前払いを求める人とは仕事をしないでください。契約書には次のことを明記してください。
— 合意解除の条件と作業遅延に対する罰金
— サービスの費用と支払い手順
— 出版物および素材（写真、動画など）に関する権利
— あなたのタスクに特有のその他の要件。
支払いと前払い
多くのアーティストは前払いで仕事をしており、これは普通のことですし、スターの仕事とはそういうものです。しかし、その他のスタッフやデコレーターの仕事は、すべてが終わり、すべての「不備」が確認され解消された後に支払われるべきです。前もって支払わないでください。ただし、結果に非常に満足しているなら、けちけちしないでください。
あなたは同じチームで働いています
重要なポイントの一つは、外注業者と正しくコミュニケーションを取る能力です。イベントの準備では、非常に多様な職業の代表者と仕事をしなければならないことがあり、すべての人に対して正しいアプローチを見つける必要があります。アーティストのやや風変わりな性格や、技術スタッフのやや無骨な話し方を尊重すること。何より常に礼儀正しく振る舞い、自分の約束や期限を守り、あなた方全員が同じチームで働いており、目標は一つ——イベントを完璧に成功させること——であることを忘れないでください！
外注業者との仕事は頭痛の種になることもありますが、責任を持って思慮深く取り組めば、大きな友情と長年の協力関係の始まりにもなり得ます。私たちのパートナーが常に良心を持って働き、私たちが誇りに思うイベントエージェンシー「Aventura」のチームの完全な一員となっていることを嬉しく思います。
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